Công dụng: Tạo mỗi quan hệ nối kết giữa các dữ liệu dạng số của những bảng tính lựa chọn vào
trong một bảng tính tổng hợp. Bạn có thể kết hợp số liệu của các bảng tính lựa chọn trong cùng 1 tập tin Workbook hoặc của những tập tin Workbook khác với nhau.
1. Đọc lại tập tin Workbook chứa những bảng tính cần kết hợp và hiển thị các cửa sổ bảng tính trên cùng một màn hình(để dễ dàng xác định phạm vi cần thích hợp).
2. Lựa chọn bảng tính và phạm vi dùng để chứa những dữ liệu kết hợp (chỉ cần chọn toạ độ ô đầu trong một bảng tính bất kỳ).
3. Chọn lệnh [Menu] Data > Consolidate. Xuất hiện hộp đối thoại Consolidate.
4. Lựa chọn phạm vi chứa dữ liệu trong bảng tính cần kết hợp: Chọn một trong hai cách thực hiện sau:
* Di chuyển vào bảng tính cần thực hiện và Drag trên phạm vi lựa chọn. * Nhập toạ độ ô trên khung Reference (xem dạng thức trên phần lưu ý). 5. Chọn nút Add.
Xuất hiện phạm vi vừa khai báo trong khung All References. 6. Lập lại các bước 4,5 cho những bảng tính cần kết hợp khác. 7. Chọn những thông số trên khung Use Labels In:
* Left Column: Khi cần dùng cột dữ liệu đầu tiên ở bên trái những cột số liệu trong phạm vi lựa chọn làm cột tiêu đề.
* Top Row: Khi cần dùng dòng dữ liệu đầu tiên ở phía trên những dong số liệu trong phạm vi lựa chọn làm cột tiêu đề.
8. Thay đổi loại hàm cần tính toán trong việc kết hợp trên khung Function khi cần thiết (định dạng mặc nhiên của Excel là hàm Sum).
9. Chọn nút OK.
Excel sẽ gới kết xuất vào phạm vi lựa chọn trong bước 2. Lưu ý:
* Phạm vi vùng chứa dữ liệu cần kết hợp có thể là: - Những vùng khác nhau trong cùng một bảng tính. - Giữa những bảng tính trong cùng tập tin Workbook.
- Giữa những tập tin Workbook đang hiển thị trên màn hình hoặc trong đĩa. * Có thể kết hợp tối đa 255 khu vực.
* Vùng chứa dữ liệu cần kết hợp có thể chứa cột dòng tiêu đề hoặc không. * Nhập phạm vi vùng chứa dữ liệu kết hợp trên khung Reference:
- Tên hoặc toạ độ của vùng: khi thực hiện việc kết hợp trong cùng một bảng tính.
- Tên bảng tính! Tên hoặc toạ độ của vùng: khi thực hiện việc kết hợp giữa các bảng tính trong cùng một tập tin Workbook.
- [Tên tập tin]tên bảng tính tên hoặc toạ độ của vùng khi thực hiện việc kết hợp giữa các tập tin trong thư mục.
- Tên đường dẫn [Tên tập tin] tên bảng tính hoặc toạ độ của vùng khi thực hiện việc kết hợp giữa các tập tin Workbook khác thư mục.
* Chỉ có dữ liệu loại giá trị mới được tổng hợp (chuỗi dạng thức không có giá trị thực hiện).
* Có 11 hàm tương thích với tính năng này là : Sum; Average; Count; Max; Min... * Chọn nút Browse khi cần lựa chọn các tạp tin Workbook chứa bảng tính cần kết hợp khác trê đĩa.
* Bạn có thể sử dụng các kí tự đại diện (*,?) trong phần tên tập tin khi khai báo trên khung Reference.
* Chọn thông số Create Links to Source Data khi cần tạo thêm sự liên két với những dữ liệu nguồn trên các bảng tính.
Sắp xếp và tính tổng các nhóm số liệu
Thực hiện việc thống kê, tính toán ở mỗi nhóm dữ liệu trên những cột lựa chọn trong phạm vi vùng CSDL. Excel sẽ tự động phân tách các nhóm dữ liệu đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê tính toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi vùng CSDL.
• Các bước thực hiện:
Sắp xếp lại phạm vi vùng CSDL theo thứ tự của vùng tin cần thực hiện việc thống kê hay tính toán.
+ Di chuyển ô hiện hành vào vùng tin cần sắp xếp. + Chọn nút trên Standard Toolbar.
1. Di chuyển ô hiện hành vào trong phạm vi vùng CSDL. 2. Chọn lệnh [Menu] Data > Subtotals.
• Xuất hiện hộp đối thoại Subtotals. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Lựa chọn vùng tin chứa dữ liệu cần phân tách theo nhóm trên khung At Each Change in:
+ Click vào Menu drop-down. + Click vào tên vùng tin lựa chọn.
4. Lựa chọn hàm sử dụng trong việc thống kê hay tính toán trên khung Use Function: + Click vào Menu drop-down.
+ Click vào hàm lựa chọn.
5. Lựa chọn những vùng tin chứa dữ liệu cần thực hiện việc thống kê hay tính toán trên khung Add Subtotal to:
+ Click vào những tên vùng tin lựa chọn.
6. Lựa chọn những thông số khác trong hộp đối thoại khi cần thiết. 7. Chọn nút OK.
Lưu ý:
• Khi cần huỷ bỏ việc thống kê tính toán vừa thực hiện bạn chọn lệnh [Menu] Edit > Undo Subtotals (hoặc chọn lại lệnh [Menu] Data Subtotals và chọn nút Remove All).
• Các lựa chọn khác trong hộp đối thoại Subtotals:
• Replace Current Subtotals: bật tắt việc thay thế cho phạm vi dữ liệu hiện hành. • Page Break Between Groups: Bật tắt việc tự động tạo dấu ngắt trang giữa các
nhóm dữ liệu.
Summary Below Data: bật tắt việc tự động tạo các dòng thống kê tính toán phía dưới các nhóm dữ liệu.