Trước khi thực hiện việc in dữ liệu trong bảng tính hiện hành ra giấy, bạn nên kiểm tra lại nội dung và hình thức của dữ liệu trên màn hình trang in dể tránh những sai sót. Trong màn hình trang in, bạn có thể:
* Phóng to/thu nhỏ tỉ lệ hiện thị trang in.
* Điều chỉnh kích thước các lề trái, phải, trên, dưới của trang in và của vùng HEADER/FOOTER.
* Thay đổi độ rộng của các cột. 1. Hiển thị màn hình trang in
1. Tạo mới (hoặc đọc lại) tập tin workbook chứa dữ liệu cần in vào màn hình bảng tính hiện hành.
2. Chọn một trong những cách thực hiện sau: * Chọn nút Print Preview trên Standard Toolbar. * Chọn lệnh [Menu] File > Print Preview .
* Chọn nút Print Preview trong những hộp đối thoại: Print hoặc Page Setup. Xuất hiện màn hình hiển thị toàn bộ trang in hiện hành.
Lưu ý:
* Bạn cần phóng to/thu nhỏ màn hình trang in, bạn chọn nút Zoom hoặc di chuyển con trỏ Mouse (có hình kính lúp )vào vị trí cần hiển thị và Click Mouse.
2. Giới thiệu các nút lệnh trong màn hình trang in + Next: hiện thị những trang in (nếu có).
+ Previous: hiện thị những trang in trước đó (nếu có). + Zoom: phóng to/thu nhỏ tỉ lệ của màn hình trang in. + Print: Thực hiện lệnh in, chuyển vào họp đối thoại Prin. + Setup: Chuyển vào hộp đối thoại Page setup.
+ Margins: điều chỉnh các lề và độ rộng cột.
+ Close: đóng màn hình trang in và trở về bảng tính(không thực hiện lệnh in). + Help: xem giúp đỡ về các nút lệnh trong màn hình trang in.
Lưu ý:
* Khi không có những trang in kế tiếp hoặc trước đó thị những nút lệnh next, Previous sẽ bị mờ.
* Nhấn phím Enter (hoặc nhấn phím mũi tên xuống) thay cho phím Next. * Nhấn phím mũi tên lên thay cho phím Previous.
* Nhấn phím Home/End để hiển thị trang in đầu/cuối.
3. Điều chỉnh kích thước của các lề trang in, vùng Header/Footer và độ rộng cột trên màn hình trạng in
1. Chọn nút Margins (trong màn hình trang in).
• Excel xuất hiện các mốc vuông ở các lề trái, phải trên, dưới của trang in, vùng Header/Footer và ở hai bên cột dữ liệu.
2. Drag trên những mốc vuông của lề hoặc cột cần điều chỉnh kích thước.
• Trên dòng cuối của màn hình trang in sẽ xuất hiện kích cỡ hiện hành mỗi khi Drag trên những mốc vuông. excel sẽ tự động điều chỉnh lề và độ rộng cột trên trang in và trong bảng tính theo kích thước mới.