Gần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nĩi đến cách tiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Vậy lợi điểm của mơ hình quản lý này là gì? Liệu nĩ cĩ thể giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mơ hình quản lý truyền thống hay khơng ?
Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mơ hình truyền thống hay cịn gọi cách tiếp cận theo hàng dọc là chuyên mơn hĩa dựa trên chức năng các phịng ban, bộ phận trong cơng ty và tối ưu hĩa việc sử dụng nguồn lực. Trong mơ hình này các trưởng bộ phận kiểm sốt nắm rất chắc cơng việc của phịng, ban mình cũng như các nhân viên hiểu rất sâu về cơng việc mình đảm trách. Và như vậy chúng ta sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức.
Cịn nguyên tắc tổ chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại Tây Âu và Bắc Mỹ hay cịn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, là thơng qua các quá trình kinh doanh và chú trọng vào giá trị cung cấp cho khách hàng cũng như giảm tới mức thấp nhất thời gian sản xuất. Theo
nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của cơng ty đều được xem như các quá trình, trong đĩ quá trình kinh doanh là chủ đạo, cịn các quá trình khác sẽ cung cấp sự lãnh đạo cùng các nguồn lực cần thiết cho quá trình kinh doanh. Đây cũng chính là điểm chung giữa nguyên tắc tổ chức mới và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 phiên bản 2000: thơng qua các quá trình và nhắm tới giá trị cao nhất cho khách hàng, hay nĩi theo ngơn ngữ của ISO là mọi hoạt động trong cơng ty phải luơn định hướng tới khách hàng. Ở đây cĩ thể xuất hiện câu hỏi, vậy theo nguyên tắc thiết kế tổ chức mới (theo hàng ngang) sẽ khơng cịn chú trọng đến chuyên mơn hĩa và tối ưu các nguồn lực nữa hay sao? Nếu như vậy cĩ lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp khơng?
Những ưu điểm của cách tiếp cận theo hàng ngang
Để cĩ thể tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang và tương tác chéo giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phịng ban, yêu cầu đối với từng vị trí sẽ rất cao. Nhân viên khơng chỉ phải nắm vững chuyên mơn chính mà cịn phải hiểu biết về cơng việc các bộ phận khác cùng tương tác với mình. Nếu như trước đây chủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyển lên cho cấp cao hơn hoặc chuyển xuống dưới, thì nay khơng những vẫn phải báo cáo, thơng tin cho cấp trên trực tiếp mà cịn phải tương tác, trực tiếp làm việc với các bộ phận khác. Nếu làm được điều này, cĩ nghĩa là đã rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến tay khách hàng. Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc rút ngắn thời gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là một lợi thế cạnh tranh rất lớn để thỏa mãn khách hàng. Cịn trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, cách tiếp cận định hướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểm sốt chất lượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả các quá trình đều được giám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống. Điều này hướng đến việc nâng cao chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Cốt lõi của vấn đề chính là ở đây.
Điểm yếu ở khâu trao đổi thơng tin
Tuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang cĩ nhiều ưu điểm nhưng khơng dễ thực hiện chút nào. Một trong những điểm dễ gãy nhất của mơ hình tổ chức này là việc trao đổi thơng tin. Hoặc là rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thơng tin đều được chuyển thẳng lên trên
trước khi được chuyển cho các bộ phận liên quan. Như vậy, về bản chất, vẫn chỉ là mơ hình theo hàng dọc truyền thống. Chỉ đổi mới ở bên ngồi mà thơi, việc này cịn làm tốn thời gian hơn so với mơ hình truyền thống căn bản. Hoặc là cấp trưởng bộ phận mất sự kiểm sốt khi thơng tin khơng được thơng qua và nếu sự việc diễn ra ngồi khả năng của các bộ phận bên dưới thì khi được phát hiện cĩ thể đã quá trễ, chỉ cịn cách xử lý sự cố để giảm thiểu hậu quả.
Các việc cần làm
Để thực hiện được mơ hình tổ chức theo quá trình này, việc đầu tiên cần làm là phải xây dựng được hệ thống cũng như quy trình truyền tin hay cách thức quản trị thơng tin trong nội bộ doanh nghiệp. Một trong những cơng cụ hữu hiệu thường được các cơng ty lớn áp dụng là hệ
thống mạng máy tính phân quyền (mạng LAN), hệ thống e-mail nội bộ và hệ thống quản trị các nguồn lực ERP. Một điểm cần lưu ý là hệ thống chỉ là phần cứng, là cơng cụ, cịn chính yếu vẫn là con người và các quy trình truyền thơng tin, báo cáo… Một trong những ứng dụng của mơ hình tổ chức theo quá trình là hoạt động của các dự án, các ủy ban liên chức năng (Cross functional committee) trong doanh nghiệp. Hoạt động của các dự án trong cơng ty chính là cách tiếp cận theo quá trình với đích nhắm đến là thời gian và hiệu quả sau cùng. Tuy vậy trong thực tế nhiều mơ hình dự án này thất bại và lại phải quay về mơ hình truyền thống do các thành viên dự án chưa đủ năng lực hay chưa đủ tầm. Khi năng lực non yếu, các thành viên dự án khơng đủ can đảm quyết định hoặc chần chừ giữa việc tự quyết hay gửi vấn đề đĩ lên cho cấp trên. Nếu cấp trên can dự vào quá nhiều, dự án sẽ khơng cịn đúng nghĩa là dự án nữa, nĩ đã trở thành mơ hình truyền thống theo hàng dọc mất rồi. Cịn nếu chần chừ sẽ dẫn đến mất thời gian, khơng đạt được mục đích tối thiểu hĩa thời gian sản xuất của mơ hình tổ chức này. Đây là điều mà nhà quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp phải cân nhắc xem xét khi thiết kế tổ chức. Như vậy, vấn đề là chọn lựa mơ hình nào phù hợp với hồn cảnh doanh nghiệp và mơi trường kinh doanh. Hãy bắt đầu từ các chiến lược kinh doanh dựa trên các ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình, vạch ra các quá trình mà doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình tạo ra sản phẩm và sau đĩ là mơ hình tổ chức để thực hiện các quá trình này. Ngồi yếu tố mơi trường kinh doanh, mơ hình phù hợp cho doanh nghiệp là mơ hình cĩ tính đến đội ngũ cán bộ hiện cĩ và dự tính sẽ cĩ.
Cuối cùng, bất cứ mơ hình nào cũng đều cần đến con người, nhất là những mơ hình tiên tiến với những yêu cầu rất cao về trình độ chuyên mơn và quản lý. Hãy luơn chăm lo đào tạo và thu hút đội ngũ cán bộ cho doanh nghiệp - đĩ chính là mấu chốt của thành cơng.
(theo TBKTSG)