Giao kết HĐTD là một quá trình mang tính chất kỹ thuật nghiệp vụ pháp lý do các bên thực hiện theo một trình tự luật định.
Trình tự ký kết hợp đồng là quá trình mà trong đó các bên chủ thể bày tỏ ý chí với nhau bằng cách trao đổi ý kiến để đi đến thoả thuận trong việc cùng nhau xác lập những quyền và nghĩa vụ đối với nhau. Thực chất đó là quá trình mà hai bên thoả thuận về những điều khoản trong nội dung của hợp đồng.
Đề nghị giao kết
Để thiết lập một quan hệ hợp đồng bao giờ cũng phải có một bên đưa ra lời đề nghị hợp đồng và bên kia chấp nhận lời đề nghị hợp đồng đó, tức là có sự thống nhất ý chí của các bên. Đề nghị giao kết hợp đồng là việc một bên biểu hiện ý chí của mình trước người khác bằng cách tỏ cho phía bên kia biết ý muốn tham gia giao kết với người đó một hợp đồng. Như vậy, đề nghị giao kết HĐTD là việc khách hàng biểu hiện ý chí của mình trước TCTD nơi mình muốn ký kết (nơi mà mình muốn vay vốn) bằng cách bày tỏ cho TCTD biết ý muốn tham gia giao kết một hợp đồng tín dụng. Để bảo đảm quyền lợi của các bên và để hợp đồng thực hiện tốt thì các bên đưa ra những điều khoản của hợp đồng một cách cụ thể và rõ ràng. Việc đề nghị giao kết hợp đồng thường được thực hiện bằng cách trao đổi, thoả thuận trực tiếp với nhau. Các bên trực tiếp bàn bạc thoả thuận thống nhất các điều khoản của hợp đồng, điều kiện của các bên. Sau khi thống nhất các điều khoản cơ bản của Hợp đồng thì người đại diện có thẩm quyền của các bên sẽ cùng nhau tiến hành soạn thảo và ký kết HĐTD. Quan hệ HĐTD hình thành kể từ thời điểm các bên ký vào văn bản và nó sẽ có giá trị nếu nó bảo đảm các điều kiện mà pháp luật yêu cầu. Lời đề nghị mặc dù chưa phải là một hợp đồng nhưng ít nhiều đã có tính chất ràng buộc đối với người đề nghị.
Như vậy, đề nghị giao kết HĐTD là hành vi pháp lý do một bên thực hiện dưới hình thức văn bản chính thức gửi cho bên kia, với nội dung thể hiện ý chí mong muốn được giao kết HĐTD.
Hồ sơ vay vốn
Để được vay vốn thì bên đi vay phải gửi đến TCTD dự kiến cho vay các kế hoạch vay vốn, các hồ sơ tài liệu liên quan đến mục đích xin vay vốn, đồng thời TCTD phải yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu chứng minh phương án sử dụng vốn khả thi, khả năng tài chính của mình, mục đích sử dụng vốn hợp pháp, biện pháp bảo đảm tiền vay trước khi quyết định cấp tín dụng (khoản 1 điều 94 Luật TCTD năm 2010). Hiện tại, các TCTD yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ tín dụng gồm có:
- HĐTD và tài liệu ghi rõ mục đích sử dụng vốn, căn cứ pháp lý về TSBĐ (nếu có).
- Báo cáo thực trạng tài chính của khách hàng, của người bảo lãnh. - Quyết định cấp tín dụng có chữ ký của người có thẩm quyền; trong trường hợp quyết định tập thể, phải có biên bản, ghi rõ quyết định được thông qua. - Những tài liệu phát sinh trong quá trình sử dụng khoản vay liên quan đến HĐTD.
Theo Điều 14 - Quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN về việc ban hành quy chế cho vay của TCTD đối với khách hàng, thì:
Khi có nhu cầu vay vốn khách hàng gửi cho tổ chức tín dụng giấy đề nghị vay vốn và các tài liệu cần thiết chứng minh đủ điều kiện vay vốn như quy định tại điều 7 quy chế này. Khách hàng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và hợp pháp của các tài liệu gửi cho tổ chức tín dụng.
Tổ chức tín dụng hướng dẫn các loại tài liệu khách hàng cần gửi cho tổ chức tín dụng phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng loại khách hàng, loại cho vay và khoản vay [11].
Thẩm định hồ sơ vay vốn
Hồ sơ vay vốn tốt phải đảm bảo các yếu tố sau: Các thông tin cơ bản về doanh nghiệp xin vay; thông tin tài chính hiện tại; lịch sử tài chính; thông tin về mục đích vay vốn; thoả thuận hoàn trả khoản vay; các dự toán về hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai và vốn hoạt động; các thông tin cụ thể về giao dịch tín dụng với doanh nghiệp; bản sao của mọi quan hệ có liên quan đến doanh nghiệp xin vay.
Hồ sơ vay vốn không chỉ giúp cán bộ tín dụng làm việc tốt hơn mà còn cho phép các cán bộ khác chưa quen với khoản vay, có thể tiếp nhận và xử lý khoản vay đó. Đây cũng là nguồn cung cấp thông tin đầy đủ cho người kiểm soát ngân hàng và kiểm toán viên trong việc ra quyết định về khả năng chấp thuận khoản vay.
Thẩm định hồ sơ vay vốn là tất cả những hành vi mang tính nghiệp vụ - pháp lý do TCTD thực hiện nhằm kiểm tra và xác định các điều kiện vay vốn, trên cơ sở đó mà quyết định có cho vay hay không đối với khách hàng. Bản báo cáo này phải được gửi cho người có thẩm quyền quản lý trong TCTD để quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay đối với khách hàng. Trong trường hợp từ chối cho vay, TCTD phải thông báo cho khách hàng bằng văn bản và phải nêu rõ những căn cứ từ chối cho vay.
Chấp nhận đề nghị giao kết HĐTD
Chấp nhận đề nghị giao kết HĐTD là hành vi pháp lý do bên nhận đề nghị (TCTD) thực hiện dưới hình thức một văn bản chính thức gửi cho bên kia (bên đề nghị hợp đồng) với nội dung thể hiện sự đồng ý giao kết HĐTD. Về phương diện lý thuyết, việc một bên chấp nhận vô điều kiện văn bản đề nghị hợp đồng của bên kia có thể làm phát sinh một hợp đồng giữa họ với nhau, nếu trong văn bản đề nghị đã hội đủ các điều khoản cốt yếu của chủng loại hợp đồng mà họ mong muốn giao kết. Tuy nhiên đối với HĐTD, do loại giao dịch này vốn có ảnh hưởng sâu sắc và mang tính dây chuyền đối với cả
hệ thống kinh tế trong một quốc gia nên các luật gia cho rằng việc một bên gửi văn bản thông báo chấp nhận đề nghị giao kết HĐTD của bên kia chỉ có giá trị như một lời tuyên bố đồng ý giao kết hợp đồng chứ không phải là hành vi pháp lý làm phát sinh quan hệ hợp đồng giữa các bên và do đó cũng không thể thay thế cho việc giao kết hợp đồng chính thức giữa các bên. Giao kết hợp đồng chỉ được xem là hoàn thành khi các bên đã trải qua giai đoạn thương lượng, đàm phán trực tiếp các điều khoản của hợp đồng và người đại diện có thẩm quyền của các bên đã trực tiếp kí tên vào văn bản HĐTD.