III. Một số ý kiến nhằm góp phần nâng cao năng lực thực hiện khối lượng
1. Xử lý tình huống chậm tiến độ
Trong thời gian qua tại công ty có một số công trình không hoàn thành đúng tiến độ. Đây là tình trạng yếu kém về hoạt động quản lý của công ty. Thời hạn cuối cùng theo kế hoạch đã xác định trước thường bị bỏ lỡ và hiện tượng này lại trở nên bình thường.
Một khuyến nghị nghiêm túc đối với nhà quản lý là hãy coi thời hạn cuối cùng như là một điều hiển nhiên và coi sự chậm trễ không thể chấp nhận được, trừ khi đó là trường hợp bất khả kháng. Sự chậm trễ so với thời hạn chót là nguyên
nhân của sự phá huỷ theo dây chuyền đối với toàn bộ hệ thống quản lý và quá trình sản xuất kinh doanh.
* Biện pháp:
- Có thể ấn định thời hạn kết thúc sớm hơn thực tế: Cách tốt nhất để khắc phục tình trạng này là biết lập khung thời gian vừa đủ, khả thi nên đòi hỏi phải cân nhắc tính toán và phân tích các nhu cầu thời gian đối với từng công việc, công đoạn của công trình với quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch để đảm bảo công trình hoàn thành đúng theo kế hoạch.
- Sự chậm trễ có thể chấp nhận: Không phải vì chúng thường xảy ra mà nguyên nhân phát sinh ở ngoài vùng kiểm soát về thời hạn của công trình nên có thể trình bày và thông báo với chủ đầu tư rằng thời hạn của công trình sẽ bị trễ.
- Ta có thể xin gia hạn: Chủ công trình phải báo cáo rõ ràng với ban giám đốc là dự án không thể hoàn thành đúng hạn được. Chính khi ta đang phải chịu áp lực của việc hoàn thành một số giai đoạn và hoàn thành thời hạn cuối cùng của công trình là lúc để xem xét thực tế có thể xin gia hạn và việc gia hạn này có thể chấp nhận ?
- Có thể khắc phục sự chậm trễ này bằng cách tìm các giải pháp độc đáo: Khi thời hạn của một số giai đoạn công trình đã bị tụt lại phía sau so với thời hạn kế hoạch nhưng điều này chưa hẳn đã hoàn toàn rơi vào bế tắc. Nhà quản lý phải bằng cách này hay cách khác vẫn có thể lấy lại thời gian đã mất bằng các giải pháp độc đáo để rút ngắn khoảng thời gian từ hiện tại cho dến thời điểm cuối cùng. Chính tình huống này sẽ thử thách bản lĩnh, kinh nghiệm và sức sáng tạo trong hoạt động quản lý công trình.
Tuy nhiên, có thể áp dụng các biện pháp đa dạng để giải quyết thời gian bị trễ hạn nhưng cần phải đảm bảo việc rút ngắn thời gian đó không gây nên sự cắt giảm kết quả hoặc chất lượng của công trình.