- Thứ tư là nhóm yếu tố hữu hình: Nhóm yếu tố này được thể hiện qua không gian làm việc thoáng mát, UBND xã Nga My đã chuyển trụ sở
3.1. Khuyến nghị về hiện trạng cơ quan thực tập thực tế
Về cách thức làm việc: Dù lịch làm việc của ủy ban nhân dân xã khá rõ ràng nhưng không được duy trì thường xuyên, một số nhân viên còn đi muộn, nghỉ không có lý do. Vẫn còn một số nhân viên không tập trung vào công việc, không hoàn thành công việc đúng thời hạn và không có tính hiệu quả, vẫn còn cách thức làm việc theo kiểu “nước đến chân mới nhảy”, do vậy Chủ tịch– Phó chủ tịch ủy ban cần có cách thức quản lý chặt chẽ hơn.
Về số lượng nhân lực của UBND xã: Hiện nay xã gồm có 20 cán bộ công chức, 13 người hoạt động không chuyên trách, 26 trưởng xóm, 23 bí thư chi bộ, 26 công an viên. Tuy nhiên xã vẫn thiếu một cán bộ ngành xã hội phụ trách mảng xã hội tại phòng LĐTB – XH của xã, 01 cán bộ làm văn thư lưu trữ, 01 cán bộ làm thống kê. Vì vậy công việc ở các phòng này còn gặp nhiều khó khăn, do vậy xã cần phải nhanh chóng bổ sung những vị trí còn thiếu để đảm bảo tính chuyên môn và nâng cao hiệu quả công việc.
Về chất lượng cán bộ: Về chất lượng cán bộ như ta đã phân tích ở trên, hiện nay vẫn chưa hoàn toàn đảm bảo theo yêu cầu về chuyên môn, chất lượng cán bộ xã còn thấp so với mặt bằng chung của huyện. Chính vì vậy cần phải tăng cường, khuyến khích đào tạo, nâng cao trình độ. Hiện nay cán bộ công chức của xã Nga My là 20 cán bộ trong đó chỉ có 01 đồng chí có bằng đại học chỉ chiếm 5% còn lại là chủ yếu là trình độ trung cấp vẫn còn 35% cán bộ công chức xã là trình độ THPT và THCS. Ta thấy chất lượng cán bộ công chức của xã rất thấp so với mặt bằng chung của huyện. Vì vậy để nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC xã Nga My cần thực hiên:
Một là: Tiếp tục đổi mới thực hiện tốt các khâu trong công tác cán bộ trước hết là công tác đánh giá cán bộ phải đảm bảo công khai, minh bạch, khách quan đánh giá đúng cán bộ cả về phẩm chất và năng lực.
Hai là: Làm tốt công tác quy hoạch cán bộ xã, trên cơ sở quy hoạch cán bộ và căn cứ vào tiêu chuẩn, nhu cầu đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã để xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cho phù hợp.
Ba là: Tuyển dụng đáp ứng tiêu chuẩn và trình độ năng lực chuyên môn từng chức danh cán bộ xã nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế của xã.
Bốn là: Thực hiện việc đào tạo theo tiêu chuẩn chức danh về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý Nhà nước. Cần quan tâm đến bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý các tình huống ở xã. Giáo dục rèn luyện đội ngũ cán bộ, trau dồi đạo đức cán bộ. Cử cán bộ viên chức đi học các khóa tập huấn nhằm mục đích bồi dưỡng cung cấp cho cán bộ những kiến thức và kỹ năng quan trọng trong công việc. Đồng thời qua khóa tập huấn đó cũng là cơ hội cho các cán bộ của các xã có thể chia sẻ kinh nghiệm của địa phương .
Năm là: Thực hiện nghiêm túc các quy chế, quy định về công tác cán bộ về chính sách bảo đảm vật chất,động viên tinh thần đối với cán bộ xã. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, thực hiện tốt việc nhân dân giám sát CBCC. Nâng cao chất lượng tuyển dụng chú trọng thu hút cán bộ giỏi, sinh viên mới tốt nghiệp các trường đại học cao đẳng về công tác tại xã.
Sáu là: Đầu tư cho cán bộ học thêm văn bằng công nghệ thông tin. Trong thời đại CNTT để hội nhập cần phải có kiến thức về CNTT. Ở xã Nga My đa số cán bộ đã có chứng chỉ CNTT nhưng toàn là loại A, vẫn còn 40% cán bộ công chức chưa có chứng chỉ CNTT . Vì vậy gây khó khăn rất lớn trong quá trình quản lý. Dù có trang bị đầy đủ các máy móc trang thiết bị nhưng cán bộ xã không am hiểu về CNTT thì cũng không làm được gì. Trong thời đại phát triển như ngày nay ứng dụng CNTT là một tiện ích rất
lớn trong quá trình quản lý hành chính Nhà nước. Để nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ cán bộ xã Nga My nên thực hiên:
- Tạo điều kiện thời gian cho cán bộ công chức tham gia các lớp học CNTT.
- Khuyến khích động viên các cán bộ tham gia các buổi tập huấn về ứng dụng CNTT.
- Hỗ trợ một phần kinh phí cho cán bộ đi học thêm chứng chỉ CNTT. Về tổ chức họp UBND xã định kỳ và chế độ báo cáo của nhân viên: Theo quy định, cứ 15 ngày sẽ tổ chức họp ủy ban 1 lần để trao đổi thông tin, giao nhiệm vụ, báo cáo tình hình và tổng kết đánh giá, trong 1 tháng thực tập tác giả thấy xã đã tổ chức họp hai lần theo quy định. Tuy nhiên trong buổi họp các cán bộ báo cáo về hoạt động của mình rất sơ sài và chưa có kế hoạch cụ thể cho bộ phận mình đảm nhận. Vẫn có tình trạng cán bộ họp nhưng không có sổ ghi chép, còn tình trạng một số trưởng xóm, cán bộ không tham gia cuộc họp điều này phản ánh sự thiếu nghiêm túc và cần phải có sự chấn chỉnh kịp thời.
Tăng cường nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng CNTT trong cung ứng dịch vụ ở xã: Chất lượng cung ứng dịch vụ
không chỉ phụ thuộc vào yếu tố con người mà còn phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở vật chất trang thiết bị sử dụng trong quá trình cung cấp dịch vụ. Thực tế ở xã Nga My mới chuyển từ trụ sở cũ là ngôi nhà cấp 4 ra trụ sở mới 02 tầng nên cơ sở trang thiết bị còn thiếu thốn. Hiện nay toàn xã có 06 máy tinh công nưng chỉ có 03 máy hoạt động, 01 máy photo và 06 máy in. Có thể thấy cơ sở vật chất, trang thiết bị của xã còn hạn chế, vì vậy để nâng cao chất lượng hoạt động của xã, UBND xã cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến việc đầu tư trang thiết bị và việc ứng dụng CNTT trong cung ứng dịch vụ ở xã. Để làm được điều đó xã cần thực hiện các công việc sau:
Một là: Đầu tư máy vi tính cho các phòng ban ít nhất mỗi phòng ban có một máy vi tính công.
Hai là: Đầu tư mạnh cho công tác tin học hóa quản lý. Phải đầu tư ở mức độ đủ để đảm bảo cho hệ thống hoạt động đồng bộ.
Ba là: Xã cần quan tâm hơn nữa trong việc đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị một cách đồng bộ, cần đầu tư đồng bộ giữa cơ sở vật chất và con người.
Bốn là: Coi trong công tác đào tạo tin học cho đội ngũ cán bộ công chức trong cơ quan hành chính nhà nước.
Năm là: Tổ chức cán bộ đối với các đơn vị làm công tác tin học trong cơ quan hành chính theo một quy chế nhất định.
Nâng cao trình độ văn hóa giao tiếp công sở cho cán bộ xã: Giao
tiếp là yếu tố cần thiết cho sự thành công, đặc biệt trong ngành dịch vụ, phục vụ lợi ích của nhân dân thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều đối tượng vì vậy kỹ năng giao tiếp là rất quan trong. Trong công sở yêu cầu kỹ năng này phải thật cao và đúng với văn hóa công sở. Thực tế trong 05 tuần thực tế tại địa bàn xã Nga My tác giả nhận thấy các cán bộ xã vẫn sử dụng văn hóa giao tiếp mang nét văn hóa làng xã, giải quyết công việc vẫn mang tính cả nể, lối giao tiếp ưa tế nhị nên có thói quen nói vòng vo tam quốc, không vào thẳng vấn đề khiến mất thời gian. Coi trong danh dự nên mắc phải căn bệnh sĩ diện… trong xã hội hiện đại, hội nhập như ngày này thì văn hóa giao tiếp làng xã không còn phù hợp vì vậy xã Nga My cần chú trọng vào công tác trang bị kiến thức kỹ năng giao tiếp công sở cho cán bộ xã để hội nhập với tiến trình phát triển của đất nước.