25 Tạ Văn Thụ 1980 Kinh 5 năm + 26 Nguyễn Văn
1.5.1. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý của UBND xã Nga My
My
Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống cung cấp thông tin cho
thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người quản lý ra các quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý.
Hệ thống thông tin trong quản lý là yếu tố quan trọng để bộ máy tổ chức được vận hành một cách thuận lợi, dễ ràng. Mỗi một tổ chức có thể có nhiều cấp, nhiều bộ phận và mỗi một cấp, một bộ phận lại có một hệ thống thông tin riêng. Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức.
Như vậy để có được một hệ thống thông tin trong UBND xã Nga My bao gồm các yếu tố:
- Con người: Chính là chủ thể trong việc thu thập và xử lý thông tin trong toàn bộ hệ thống thông tin. Đây là yếu tố giữ vai trò quan trọn nhất trong toàn bộ các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong quản lý. Bởi vì con người là nhân tố quyết định thành công của tổ chức, nếu không có con người thì không có thông tin được truyền đi, không có kênh truyền và không có nơi nhận cũng như mã hóa thông tin.
- Nguồn thông tin
+ Thông tin từ trên xuống: Là thông tin từ những người ở cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn trong hệ thống phân cấp quản lý. Đó là các văn bản của chính phủ, các bộ, thủ tướng chính phủ, sở, huyện...như các quyết định, nghị định, pháp lệnh, thông tư, các văn bản hướng dẫn thi hành,... hệ thống thông tin này được truyền qua các nguồn tin như internet, các văn bản, công văn đến, fax,...
+ Thông tin từ dưới lên: Sau khi tiếp nhận thông tin từ các cấp cao hơn, người nhận tin trong cơ quan có thể có phản hồi lại với các thông tin đã nhận, loại thông tin này thường là đóng góp ý kiến, kháng nghị, khiếu nại...hoặc từ các xóm, người dân có khiếu nại gì có thể viết đơn hay tham
gia trực tiếp các buổi tiếp xúc dân để hỏi trực tiếp cán bộ. Hay gần gũi nhất là các thông tin trực tiếp từ các cán bộ, người dân đến cơ quan hỏi đáp, khiếu nại.
+ Thông tin đan chéo, thông tin ngang: Là thông tin giữa những bộ phận, những người cùng các phòng ban, hay từ các đơn vị xã bạn… nhằm đẩy mạnh quá trình truyền tin. Đối với thông tin này thường truyền tin qua hình thức truyền miệng là chủ yếu, trong một phòng khi một người biết về thông tin gì họ có thể nói chuyện với nhau để cùng nhau biết. Hình thức truyền tin này rất nhanh nhưng đôi khi gây ra hiện tượng nhiễu thông tin.
Các thông tin có thể được lấy từ bên trong cơ quan: Báo cáo, sổ sách từ các bộ phận như Thống kê, Văn phòng UBND