nhận các văn bản từ bưu điện, công văn của cấp trên, đặt mua các loại sách báo, cập nhật thông tin trên Internet, các phương tiện truyền thông. Trong các cuộc điều tra làm hồ sơ phương pháp thu thập thông tin của xã rất đa dạng có thể là phỏng vấn trực tiếp, bảng hỏi…
Những trở ngại trong quá trình thu thập, xử lý và phản hồi thông tin
- Do địa bàn rộng, gồm 26 xóm, cán bộ xã có hạn nên không thể trực tiếp thu thập cũng như xác thực thông tin thường xuyên, mà các thông tin chủ yếu được gửi lên từ các cơ quan chuyên môn cơ sở. Do đó tính cập nhật và tính chính xác của thông tin chưa được đảm bảo.
- Cũng do địa bàn rộng, giao thông còn khó khăn nên quá trình phản hồi thông tin, truyền tin cũng gặp nhiều khó khăn.
1.5.2. Ví dụ về hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý
Ngày 26/7/2013 do tình trạng mưa lũ kéo dài nên đã gây ra hiện tượng sạt lở kênh mương và hiện tượng nước dâng lên nhà người dân tại xóm Đò, khi biết thông tin này, đồng chí Đặng Văn Nam cán bộ giao thông thủy lợi đã nhanh chóng đến nơi xẩy ra sạt lở, hộ gia đình bị nước ngập xem xét tình hình. Sau khi xem xét xong đồng chí thông báo tình hình lên phòng nông nghiệp huyện Phú Bình và UBND xã Nga My. Sau khi nhân được thông tin đó Phó chủ tịch xã Bác Lưu Minh Thập đã xem xét tình hình và ký duyệt phương án di dời hộ dân đến nơi an toàn và biện pháp khắc phục lở đê tại khu vực Xóm Đò, ngoài ra các ban ngành xã đã kịp thời đến vận động người dân di chuyển đồ đạc và người đến nơi an toàn. Nhờ nắm bắt được thông tin chính xác, kịp thời nên xã đã đưa ra các quyết định đúng đắn kịp thời khắc phục hậu quả trận mưa mang lại, nên không bị thiệt hại về người và của.
1.6. Văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức của UBND xã Nga My là toàn bộ những giá trị văn hóa được xây dựng bởi các cán bộ tại xã trong quá trình tồn tại và phát triển của tổ chức mình, nó trở thành những giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của cơ quan. Nó chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi cán bộ thành viên trong ủy ban nhân dân xã khi theo đuổi các mục tiêu của tổ chức. Nó thể hiện hay phản ánh trong các yếu tố như: Phương châm hoạt động, mối quan hệ giữa các thành viên, ngôn ngữ giao tiếp, trang phục, cách thức giải quyết công việc, cách bố trí không gian làm việc, những quy tắc quy định, chính sách, chế độ….
Các yếu tố cấu thành văn hóa của UBND xã Nga My
- Thứ nhất là nhóm yếu tố giá trị: Bao gồm niềm tin, ý tưởng, động cơ…đây là nhóm yếu tố quan trọng phải mất rất nhiều năm mới có thể tạo dựng được và muốn bỏ cũng không hề dễ. Giống như uy tín của UBND xã Nga My, UBND xã đã ra đời và phục vụ nhân dân hơn 35 năm, chính vì thế mà người dân đều tin tưởng vào các chính sách, hoạt động của UBND.
Bên canh đó còn thể hiện ở niềm tin của cán bộ, công chức của cơ quan vào sự phát triển ngày càng lớn mạnh của cơ quan, điều đó thể hiện ở việc các nhân viên gắn bó lâu dài với ủy ban nhân dân xã từ khi thành lập đến nay đã hơn 35 năm, nhiều cán bộ, công chức đã có thâm niên công tác > 20 năm như bác Nguyễn Minh Tăng – Phó công an xã, bác Lưu Minh Thập – Phó chủ tịch xã và nhiều cán bộ khác. Vì UBND xã luôn đề cao đến quyền lợi của cán bộ, công chức và của nhân dân, như chế độ lương ổn định, chế độ bảo hiểm đảm bảo, luôn sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của người dân nhiệt tình chu đáo. Chính điều đó đã tạo được niềm tin đối với mọi người
- Thứ hailà nhóm yếu tố chuẩn mực: Nhóm yếu tố chuẩn mực gồm những quy định thành văn và quy định bất thành văn nhưng được mọi người tự giác tuân theo. Quy định thành văn như các quy định, quy tắc, chính sách, chế độ làm việc tại cơ quan. Tất cả mọi người đều biết và tuân thủ ví dụ: Thời gian làm việc: Theo quy định của nhà nước.
Giờ làm việc mùa hè Buổi sáng Từ 7h đến 11h
Buổi chiều Từ 13h30 đến 17h30 Giờ làm việc mùa đông Buổi sáng Từ 7h30 đến 11h30
Buổi chiều Từ 13h00 đến 17h00 Những quy định về lịch làm việc trong tuần:
Thứ 2: Chứng thực lao động và thương binh xã hội, đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn.
Thứ 3: Công chứng, chứng thực địa chính xây dựng và lao động thương binh xã hội.
Thứ 4: Chứng thực, đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn. Thứ 5: Công chứng, chứng thực địa chính xây dựng. Thứ 6: Chứng thực, đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn. Thứ 7: Làm việc chuyên môn.
Chủ nhật: Nghỉ làm việc.
Những quy định bất thành văn được thể hiện qua sự quan tâm tới đồng nghiệp, bản thân tác giả là sinh viên thực tập khi đến cơ quan trong những ngày trời mưa, Bác phó chủ tịch và Bác cán bộ văn hóa trong phòng luôn hỏi thăm về đường xá đi lại có vất vả không, đi đường nào tới…ngoài ra trong 5 tuần thực tế tại cơ quan tác giả quan sát được đó là đầu giờ làm việc mỗi ngày mọi người trong phòng, trong ủy ban ngồi với nhau uống tách trà tại phòng Bác phó chủ tịch, hỏi thăm nhau hay trò chuyện về thế sự, gia đình... rồi mới bắt đầu công việc. Trong cơ quan có người ốm, mọi người không ai bảo ai tự nguyện đến thăm và động viên người ốm nhanh khỏi bệnh. Quan tâm giúp đỡ những cán bộ mới, giúp họ nhanh hòa nhập với tổ chức. Ngày đầu khi tác giả mới đến cơ quan thực tế tác giả rất ngỡ ngàng không biết làm công việc gì nhưng được sự chỉ đạo tận tình của các Bác đặc biệt Bác Nguyễn Minh Tăng – Phó công an xã kết quả là sau một tuần tác giả đã thành thạo việc công chứng, làm các thủ tục khai sinh, khai tử…
- Thứ ba là nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý sự tác động của phong cách quản lý đến việc thực hiện mục tiêu của UBND:
Đây là yếu tố quan trọng giúp cho tổ chức được vận hành một cách trơn tru cũng như tâm trạng của cán bộ, công chức, nhân viên khi đến cơ quan, sự hăng hái làm việc, thoải mái tham gia các hoạt động của cơ quan ở mức độ nào. Yếu tố không khí được thể hiện qua thái độ thân thiện, hòa đồng của các cán bộ, nhân viên trong ủy ban xã. Bản thân thân tác giả được trải nghiệm thực tế tại ủy ban nhân dân xã trong 5 tuần tác giả cảm thấy không
khí làm việc ở UBND xã rất thoải mái, thân thiện, các bác, cô, chú, anh, chị trong ủy ban rất nhiệt tình giúp đỡ và chỉ bảo tác giả những việc từ nhỏ nhặt nhất đến những việc lớn hơn. Các cán bộ nhân viên trong xã luôn quan tâm giúp đỡ nhau trong công việc, trong đời sống, thăm hỏi khi ốm đau, bệnh tật. Từ đó, tạo lên bầu không khí làm việc thân thiện, hòa đồng nơi công sở, tạo động lực giúp cho các cán bộ thực hiện tốt các công việc của mình và gắn bó lâu dài với UBND xã.
Yếu tố phong cách quản lý đây là yếu tố thể hiện thái độ và quyền lực của người quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Ở UBND xã thì yếu tố này thể hiện rất rõ qua sự quan tâm của Chủ tịch UBND xã đến các nhân viên trong cơ quan, không chỉ về công việc mà còn về sức khỏe, gia đình. Chủ tịch và Phó chủ tịch luôn lắng nghe mọi ý kiến của nhân dân và cấp dưới. Điều này tạo lên sự thân thiết, rút ngắn khoảng cách giữa cấp trên với cấp dưới, cấp dưới cảm thấy thoải mái và được tôn trọng trong công việc vì họ được lên tiếng được đóng góp ý kiến với lãnh đạo. Nếu như trong cơ quan người lãnh đạo là người chuyên quyền không chịu lắng nghe ý kiến của cấp dưới , bảo thủ không tôn trọng ý kiến của người, như vậy sẽ gây ra tâm lý bất mãn trong nhân viên, tạo tâm lý thoái trào trong cơ quan. Nhận thức được tác hại của vấn đề đó UBND xã Nga My đa chú trọng tới yếu tố phong cách quản lý nên đã tạo được tâm lý thoải mái trong cơ quan, kích thích được cán bộ hăng say với công việc và gắn bó lâu dài với tổ chức. Chủ tịch và Phó chủ tịch xã thường xuyên trao đổi trực tiếp với nhân viên, chỉ bảo tận tình khi nhân viên vướng mắc, khen thưởng khi cán bộ nhân viên làm tốt công việc, nghiêm khắc kỷ luật khi cán bộ nhân viên mắc khuyết điểm.
Phong cách quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới quá trình thực hiện các mục tiêu của tổ chức, đó phải là một sự tác động mang tính nghệ thuật và
mềm dẻo, linh hoạt trong mọi tình huống mà trong đó cũng không thể thiếu tính khoa học. Điều đó vừa giúp duy trì được nề nếp, kỷ cương của cơ quan vừa có sự hướng dẫn và khích lệ nhân viên làm việc, phát huy tối đa tiềm năng và năng lực cá nhân của các nhân viên. Tất cả những điều đó sẽ tác động rất tích cực tới việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Chính sự tác động mang tính hai chiều đó càng phải đề cao vai trò của người lãnh đạo, hướng tới sự tác động tích cực để đạt được mục tiêu trong tổ chức.