Chi nhánh miền Trung tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung. Tất cả các công việc kế toán như phân loại, kiểm tra chứng từ, định khoản, nhập liệu
vào sổ sách, sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tính giá thành, lập các Báo cáo tài chính đều được thực hiện tài phòng Kế toán - Tài chính của công ty.
Với mô hình kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm và cơ cấu quản lý của công ty, phòng Tài chính Kế toán đảm nhận và thực hiện tốt các công việc kế toán.
Hơn nữa, do chi nhánh hạch toán kế toán bằng máy nên tất cả các số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán từng bộ phận nhập liệu và theo dõi trên máy. Sau đó kế toán tổng hợp in ra các chứng từ cho kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt.
Chi nhánh tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên chứng từ được tập hợp và lưu trữ an toàn, việc hạch toán kế toán bảo đảm tính thống nhất. Tuy nhiên, một kế toán làm nhiều việc, nên có thể gây chậm trễ trong việc hạch toán kinh tế, cung cấp thông tin khi cần thiết.
a. Tổ chức hệ thống tài khoản:
Xem phụ lục 1
Các tài khoản kể cả cấp 1, cấp 2, cấp 3 và cấp 4 được mở một cách chi tiết tại công ty, phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán. Ngoài ra, với việc chi tiết tài khoản còn giúp cho nhà quản lý dễ dàng quản lý kết cấu tài sản và nguồn vốn của chi nhánh.
Đối với việc tính giá thành, thì mọi tài khoản liên quan đều tùy thuộc vào dự án mới mở tài khoản chi tiết riêng cho từng công trình, HMCT Điện.
b. Hình thức kế toán tại Chi nhánh:
Hình thức kế toán áp dụng tại chi nhánh:
Căn cứ vào đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và khối lượng nghiệp vụ phát sinh, yêu cầu của công tác quản lý, trách nhiệm và năng lực của kế toán viên, điều kiện và phương tiện, vật chất làm việc, công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán có tên là FMIS theo hệ thống sổ sách của hình thức Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ:
phần mềm kế toán FMIS do Tập đoàn điện lực Việt Nam cung cấp và được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung.
Hình thức này dễ phát hiện sai sót, tập trung được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ mọi giai đoạn cho dịch vụ của công trình Điện cần thực hiện.
Hằng ngày kế toán căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ phát sinh đã được kiểm tra. Kế toán tổng hợp lên bảng kê và nhập dữ liệu vào máy tính với các phần hành kế toán liên quan. Các thông tin được nhập vào, máy sẽ tự động nhập vào các sổ tổng hợp và các sổ thẻ chi tiết liên quan. Dữ liệu quản lý trên kho dữ liệu tổng hợp, từ đó chuyển sang sổ cái và lên các sổ sách, báo cáo tài chính. Cuối tháng, cuối năm các sổ tổng hợp được in ra giấy đóng thành quyển và lưu tại phòng kế toán.
GIAO DIỆN PHẦN MỀM
Hình thức Nhật ký chung do công ty áp dụng tương đối dơn giản, dễ làm,dễ hiểu, đối chiếu và kiểm tra.
Hơn nữa, phần mềm ứng dụng tin học trong công tác kế toán giúp công ty xử lý thông tin kịp thời, chính xác khoa học các số liệu tính toán, giúp bộ phận kế toán cập nhật những thông tin phù hợp với công tác hạch toán, đồng thời tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin, phục vụ công tác quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh sử dụng phần mềm kế toán này thì kế toán viên vẫn còn phải sử dụng Exel để làm một số công việc mà phần mềm kế toán chưa giải quyết được.
Chếđộ kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Chếđộ kế toán áp dụng tại chi nhánh theo QĐ 15/2006 QĐ-BTC
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo giá thực tế.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế: Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao tài sản cốđịnh: Đường thẳng.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sơđồ 2.3: Sơđồ tổ chức sổ kế toán tại Công ty CP TVXD Điện 3
Phần mềm kế toán công ty đang áp dụng được lập trình FMIS do Tập đoàn
Điện Lực Việt Nam quy định và chủ ban hành chung cho nghành Điện. Hệ thống menu trong FMIS được tổ chức dạng menu 3 cấp:
Cấp thứ 1: Bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau 1.Hệ thống
2.Kế toán tổng hợp
3.Kế toán tiền gửi NH, Tiền mặt, tiền vay 4.Kế toán mua hàng, công nợ phai trả 5.Kế toán hàng tồn kho Dữ liệu kế toán giá thành Dữ liệu kế toán vật tư hàng hóa Dữ liệu kế toán Tổng hợp Dữ liệu kế toán TSCĐ Dữ liệu kế toán các nghiệp vụ khác Kho dữ liệu phát sinh Dữ liệu phát sinh Sổ sách báo cáo: Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối Tài khoản
Bảng cân đối kế toán
6.Kế toán chi phí và giá thành 7.Kế toán TSCĐ
8.Báo cáo thuế
Cấp thứ 2: Liệt kê chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ, bao gồm: 1.Cập nhật số liệu
2.Lên báo cáo
3.Khai báo danh mục từ điển 4.In ấn các danh mục từ điển
Cấp thứ 3: Liệt kê ra từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc các báo cáo cụ thể nêu ra trong menu cấp 2 tương ứng
Sơđồ 2.4: Sơđồ trình tự ghi sổ kế toán máy
Chứng từ kế toán
Phân loại và nhập vào máy
Phần mềm kế toán xử lý
In sổ kế toán, chứng từ liên quan, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
Báo cáo tài chính Kho dữ liệu
2.2.2.3. Tổ chức chứng từ: Ghi chú các từ viết tắt có trong bảng: