3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Cũng giống nhƣ tổ chức bộ máy quản lý, cơ cấu kế toán của Công ty đƣợc tổ chức tƣơng đối gọn nhẹ nhƣ hình dƣới:
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trƣởng: là ngƣời điều hành mọi công việc trong phòng kế toán ,
trực tiếp kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ký duyệt chứng từ, báo cáo trƣớc khi trình giám đốc, đồng thời phải duyệt quấy toán quý, năm theo đúng chế độ; tham mƣu cho giám đốc trong việc quản lý quá trình kinh doanh
Kế toán bán hàng: thực hiên nhiệm vụ liên lạc với khách hàng nhằm tìm kiếm đơn đặt hàng và phụ trách bán hàng cho Công ty
Thủ kho: phản ánh kịp thời, đầy đủ số lƣợng hàng hóa hiện có và tình
hình biến động về giá cả hàng hóa, tính toán chính xác từng loại măt hàng nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho yêu cầu quản lý hàng hóa của Công ty
Thủ quỹ: bảo quản tiền mặt, tiến hành thu, chi khi có chứng từ hợp lệ.
Cập nhật thu, chi, tồn tiền mặt vào Sổ quỹ, báo cáo khi cần cho Kế toán trƣởng, Ban Giám Đốc.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty Ngọc Diễm đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc gửi về phòng kế toán để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán.
Công ty áp dụng luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán của Việt Nam theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và các thông tin hƣớng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài chính
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam
- Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
- Phƣơng pháp tính giá thành xuất kho: phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG THỦ KHO THỦ QUỸ
-Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ
- Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ: phƣơng pháp đƣờng thẳng - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm
- Hình thức kế toán: Công ty đang sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính và phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức Nhật ký chung
* Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng đã đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập các báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính đã in ra. Cuối tháng (năm), sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
* Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
- Hàng ngày, căn cứ các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan. Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ, tùy theo khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối kỳ, cộng số liệu sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Máy vi tính Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
Hình 3.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh SỔ CÁI Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN BÁN HÀNG PHÒNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ KH Đơn mua hàng Kiểm tra, xét duyệt Lệnh bán hàng A Lệnh bán hàng Kiểm tra hàng tồn kho hàng Phiếu xuất kho Xuất kho Phiếu giao hàng A Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Hóa đơn GTGT Hình thức thanh toán Phiếu thu Hóa đơn GTGT Phiếu thu Thu tiền Phiếu thu KH Phiếu thu Ghi sổ Lƣu
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2011-2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Ngọc Diễm giai đoạn 2011- 2013 và 6 tháng đầu năm 2014
ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chênh lệch 6T/2014 - 6T/2013 2011 2012 2013 6T/2013 6T/2014 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu 34.715 33.845 27.586 15.893 12.115 (870) (2,5) (6.259) (18,5) (3.778) (23,8) 2. Chi phí 33.914 33.574 27.786 16.141 11.883 (340) (1,0) (5.788) (17,2) (4.258) (26,4) 3. Lợi nhuận trƣớc thuế 801 271 (200) (248) 233 (530) (66,2) (471) (173,8) 480 193,5
Khái quát kết quả kinh doanh:
Qua bảng số liệu 3.1, ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty phát triển theo chiều hƣớng không đƣợc tốt trong 3,5 năm gần đây. Lợi nhuận trƣớc thuế năm 2011 Công ty lãi 801 triệu đồng, sang năm 2012 số tiền lãi giảm đáng kể khi chỉ còn 271 triệu đồng, giảm 530 triệu đồng so với năm 2011. Đến năm 2013 kết quả kinh doanh của Công ty đã chuyển từ lãi sang lỗ khi lợi nhuận trƣớc thuế lúc này là âm 200 triệu đồng giảm 471 triệu đồng ( tƣơng đƣơng giảm 173,8%) so với năm 2012. Tuy nhiên, khoảng 6 tháng đầu năm 2014 lợi nhuận Công ty bắt đầu có những chuyển biến tích cực hơn, lợi nhuận trƣớc thuế đạt 233 triệu đồng, tăng 480 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2013.
- Đối với doanh thu: Năm 2012 tổng doanh thu đạt 33.845 triệu đồng giảm khoảng 870 triệu đồng (giảm khoảng 2,5%) so với năm 2011. Đến năm 2013, doanh thu tiếp tục giảm mạnh chỉ còn 27.586 triệu đồng, giảm 6.259 triệu đồng (giảm 18,5%) so với năm 2012. Doanh thu của 6 tháng đấu năm 2014 là 12.115 triệu đồng giảm 3.778 triệu đồng ( giảm 23,8%) so với 6 tháng cùng kỳ năm 2013. Nguyên nhân chủ yếu của sự suy giảm này là do tình hình kinh tế ngày càng khó khăn, giá cả hàng hóa lúc tăng lúc giảm khó kiểm soát, có sự cạnh tranh gay gắt trên thị trƣờng kinh tế thƣơng mại hiện nay. Ngoài ra còn phải cạnh tranh về chất lƣợng với nhiều cửa hàng khác.
- Đối với chi phí: Năm 2012 tổng chi phí của Công ty là 33.574 triệu đồng, giảm 340 triệu đồng (giảm khoảng 1,0%) so với năm 2011. Năm 2013 khoản mục chi phí giảm còn 27.786 triệu đồng, giảm 5.788 triệu đồng ( giảm 17,2%) so với năm 2012. Riêng 6 tháng đầu năm 2014 thì khoản mục chi phí đạt 11.883 triệu đồng giảm 4.258 triệu đồng ( giảm 26,4%) so với 6 tháng đấu năm 2013. Nguyên do chủ yếu là số lƣợng hàng hóa còn tồn nhiều trong thời gian qua nên chi phí nhập hàng mới về không nhiều.
Qua đó, ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty đã đạt kết quả tốt trong 6 tháng đầu năm 2014 khi phải trải qua giai đoạn ( 2011 – 2013) đầy khó khăn. Nhƣng ta thấy tình hình doanh thu, chi phí đã có xu hƣớng giảm so với 6 tháng đầu năm 2013. Do đó Công ty cần có những giải pháp để nâng cao doanh thu, kiểm soát chi phí trong tời gian tới nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.6 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
3.6.1 Thuận lợi
- Công ty có vị trí mặt tiền ở Quốc lộ 1A nên khá thuận lợi trong việc lƣu thông hàng hóa và thu hút khách hàng.
- Đội ngũ công nhân viên trẻ, đa số có tay nghề và kinh nghiệm trong việc bán hàng, tập thể nhân viên công ty rất nhiệt tình trong công việc luôn phục vụ vui vẻ, nhiệt tình với khách hàng. Cán bộ trong công ty luôn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. Phòng trƣng bày sản phẩm rộng rãi đem lại cảm giác thoải mái cho khách hàng khi lựa chọn sản phẩm.
- Các cấp lãnh đạo địa phƣơng luôn quan tâm và giúp đỡ, tạo điều kiện để Công ty nâng cao cơ sở hạ tầng và đổi mới trang thiết bị.
- Công ty đã chiếm giữ lòng tin và tạo đƣợc uy tín cao với ngƣời tiêu dùng trong nhiều năm qua.
3.6.2 Khó khăn
Tuy có nhiều thuận lợi, song Công ty cũng gặp không ít khó khăn làm hạn chế hoạt động kinh doanh của Công ty:
- Cạnh tranh gay gắt với các đối thủ cùng ngành không chỉ trong thành phố mà còn phải cạnh tranh với các tỉnh khác.
- Thị trƣờng gặp nhiều khó khăn do rào cản kinh tế thƣơng mại nhƣ bán phá giá, kiện tụng,…
3.6.3 Định hƣớng phát triển
- Công ty hƣớng đến mục tiêu mở rộng, đa dạng hóa thị trƣờng tiêu thụ cho sản phẩm bằng việc chú trọng hơn về mặt mẫu mã, kích thƣớc, tăng cƣờng kiểm tra giám sát chất lƣợng của hàng hóa.
- Phát triển nguồn nhân lực thông qua việc tập trung đào tạo cán bộ có chuyên môn cao, cán bộ khoa học và cán bộ quản lý.trong quá trình hoạt động công ty cấn tích cực và thực hiện đúng theo quy định của Nhà nƣớc.
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH VÀ
PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI NGỌC DIỄM
4.1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, THU NHẬP 4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng 4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Hợp đồng mua bán hàng hóa Sổ chi tiết , Sổ tổng hợp chi tiết
Sổ cái, Sổ nhật ký chung, Sổ đặc biệt
4.1.1.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa
Tài khoản 51111: Doanh thu bán hàng hóa: Nội địa
4.1.1.3 Một số nghiệp vụ phát sinh
(1) Ngày 02/05/2014 anh Thạnh ở Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ thanh toán tiền hóa đơn mua hàng cho Công ty theo HĐ số 7143 bằng hình thức tiền mặt với số tiền 26.315.080 đồng.
Kế toán định khoản nhƣ sau: Nợ TK 1111: 26.315.080
Có TK 13111: 26.315.080
(2) Ngày 24/05/2014 Công ty bán cho Công ty TNHH Thanh Long Cần Thơ 205 thùng gạch men Thanh thanh(20x25)L1 với giá bán là 80.909 đồng, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán định khoản: Ghi nhận doanh thu
Nợ TK 131111: 16.586.345 Có TK 5111: 16.586.345
Nợ TK 131111: 1.658.635
Có TK 33311: 1.658.635
Khi khách hàng thanh toán cho Công ty, kế toán tiến hành lập PT 079/05 rồi định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 1111: 18.244.980
Có TK 131111: 18.244.980
(3) Ngày 24/05/2014 Công ty bán cho Công ty TNHH XD TM Diễm Phúc 50 thùng gạch men Thanh Thanh (20x25)L2 với giá bán 77.273 đồng, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán tiến hành định khoản: Ghi nhận doanh thu
Nợ TK 131111: 3.863.650 Có TK 5111: 3.863.650
Nợ TK 131111: 386.365 Có TK 33311: 386.365
Khi khách hàng thanh toán cho Công ty, kế toán định khoản Nợ TK 1111: 4.250.015
Có TK 131111: 4.250.015
4.1.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách
Phiếu thu, Giấy báo có
Sổ chi tiết, Sổ cái, Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt
4.1.2.2 Tài khoản sử dụng
TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính TK 5151: Lãi tiền cho vay, tiền gởi
4.1.2.3 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(Trong tháng 05/2014, Công ty không có phát sinh nghiệp vụ doanh thu hoạt động tài chính)
4.1.3 Kế toán thu nhập khác
4.1.3.1 Chứng từ và sổ sách
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu
Sổ chi tiết, Sổ cái, Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt
4.1.3.2 Tài khoản sử dụng
TK 711: Thu nhập khác TK 7113: Thu nhập khác
4.1.3.3 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(Trong tháng 05/2014, Công ty không có phát sinh nghiệp vụ thu nhập khác)
4.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ 4.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán 4.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
4.2.1.1 Chứng từ và sổ sách
Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, Sổ cái, Sổ nhật ký chung, Sổ đặc biệt.
4.2.1.2 Tài khoản sử dụng
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 6321: Giá vốn hàng bán : hàng hóa, thành phẩm
4.2.1.3 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 24/05/2014 Công ty bán 205 thùng gạch men Thanh thanh (20x25)L1 cho Công ty TNHH Thanh Long Cần thơ với giá xuất kho là 63.890,57 đồng.
Kế toán tiến hành định khoản nhƣ sau: Nợ TK 1561: 13.097.567 đồng
Có TK 6321: 13.097.567 đồng
(2) Ngày 24/05/2014 Công ty bán cho Công ty TNHH XD TM Diễm Phúc 50 thùng gạch men Thanh Thanh (20x25)L2 với giá xuất kho là 50.090,9 đồng
Kế toán tiến hành định khoản nhƣ sau: Nợ TK 1561: 2.954.545 đồng
4.2.2 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
4.2.2.1 Chứng từ và sổ sách
Ủy nhiệm chi, Phiếu chi
Sổ chi tiết, Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ nhật ký đặc biệt
4.2.2.2 Tài khoản sử dụng
TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh
TK 6421: Chi phí bán hàng TK 64211: Chi phí nhân viên
TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 64218: Chi phí bằng tiền khác
TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 64221: Chi phí nhân viên quản lý TK 64224: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 64225: Thuế, phí lệ phí
TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 64228: Chi phí khác bằng tiền
4.2.2.3 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 23/05/2014 Công ty thanh toán tiền nƣớc sinh hoạt cho Công ty CP Cấp nƣớc Cái Răng với số tiền là 1.060.500 đồng ( bao gồm thuế GTGT)
Kế toán định khoản nhƣ sau: Nợ TK 64217: 49.000
Nợ TK 13311: 1.011.500