2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập số liệu, chứng từ, sổ sách kế tốn tại phịng kế tốn của xí nghiệp, thơng tin trên sách báo, tạp chí, internet thơng qua các trang web.
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
Sử dụng các phương pháp thống kê mơ tả, so sánh số số liệu, phương pháp suy luận để phân tích các số liệu đưa ra nhận xét đánh giá và một số giải pháp cho xí nghiệp hồn thiện cơng tác kế tốn của mình tốt hơn trong tương lai.
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG – XÍ NGHIỆP LƯƠNG THỰC CÁI
CAM
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
3.1.1 Thơng tin tổng quan về cơng ty
- Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long (IMEX CUU LONG) là đơn vị chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang cơng ty cổ phần, chính thức hoạt động từ ngày 01/12/2007 theo Giấy Đăng ký kinh doanh số 1500171478 được Phịng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư Tỉnh Vĩnh Long cấp.
- Cơng ty là thành viên của:
+ Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam + Hiệp hội Xuất Nhập Khẩu Lương thực Việt Nam + Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu Thủy sản Việt Nam + Hiệp hội Phân bĩn Việt Nam
+ Hiệp hội Lương thực Việt Nam
- Trụ sở chính đặt tại: Số 3-5, đường 30/4, phường I, thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long.
+ Điện thoại: (070) 3823618 – Fax: (070) 3823822
+ Website: www.imexcuulong.com và www.imexcuulong.com.vn
+ Email: imexcuulong@imexcuulong.com.vn
- Văn phịng đại diện:
+ Địa chỉ: Số 206, Võ Thị Sáu, Phường 7, Quận 3, thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (08) 39326191 – 39325094 – Fax: (08) 39325799
+ Số 2 Đường 11, Khu dơ thị mới Him Lam, Phường Tân Hưng, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (08) 62638404 – 62638405 – FAX: (08) 62638389 - Chi nhánh của cơng ty:
+ Xí nghiệp Lương thực Cái Cam
Điện thoại: (070) 3822324 – Fax: (070) 3816422 + Xí nghiệp Lương thực Cổ Chiên
Địa chỉ: 209A, đường 14/9, phường 5, thành phố Vĩnh Long. Điện thoại: (070) 3830721 – Fax: (070) 3895080
+ Xí nghiệp Lương thực Tân Quy Tây
Địa chỉ: ấp Tân Lập, xã Tân Quy Tây, thị xã Sa Đéc, tỉnh Đồng Tháp. Điện thoại: 067 3761997 – Fax: 067 3761998
3.1.2 Lịch sử hình thành
- Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu tỉnh Vĩnh Long tiền thân là Cơng ty Ngoại thương tỉnh Cửu Long được thành lập theo Quyết định số 439/UBT ngày 10/11/1976 của Chủ tịch UBND tỉnh Cửu Long, là đơn vị xuất nhập khẩu tổng hợp.
- Năm 1992, Cơng ty Ngoại thương tỉnh Cửu Long được đăng ký thành lập lại và đổi tên thành Cơng ty Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long theo Quyết định số 540/QĐ-UBT ngày 20/11/1992 của UBND tỉnh Vĩnh Long.
- Năm 2006, thực hiện Quyết định số 96/2005/QĐ-TTg ngày 06/5/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt điều chỉnh phương án sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp Nhà nước thuộc UBND tỉnh Vĩnh Long, Cơng ty Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long đã tiến hành cổ phần hĩa và chuyển sang hoạt động theo hình thức Cơng ty Cổ phần theo Quyết định số 2608/QĐ-UBND, ngày 29/12/2006 của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Long. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngày 01/12/2007, Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu tỉnh Vĩnh Long chính thức đi vào hoạt động theo Giấy đăng ký kinh doanh số 1500171478 được Phịng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Vĩnh Long cấp.
- Thành tích đạt được:
+ Đơn vị thi đua xuất sắc của Tỉnh năm 2008 theo Quyết định số 519/QĐ–UBND, ngày 9/3/2009 của UBND tỉnh Vĩnh Long.
+ Giấy khen Tổng cục thuế về “Hồn thành tốt cơng tác thuế năm 2009”. + Cúp vàng "DOANH NGHIỆP XUẤT SẮC TỒN QUỐC" lần thứ I năm 2009.
+Năm 2010, Cơng ty đã được Tổ chức SGS United Kingdom Ltd UKAS Vương quốc Anh đánh giá và chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh gạo.
+ Cúp vàng “Vinh danh Doanh nghiệp hội nhập WTO 2010”.
+Xếp hạng 178/500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam năm 2010 (VNR 500) và xếp thứ 44/500 Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam năm 2010 (FAST 500),…
- Qua 35 năm thành lập và hoạt động, Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu tỉnh Vĩnh Long là đơn vị luơn chấp hành tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nước, đĩng gĩp rất lớn vào ngân sách địa phương. Cơng ty được xếp hạng doanh nghiệp loại 1 và được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba.
- Quá trình thành lập Xí nghiệp Lương thực Cái Cam:
+ Thực hiện quyết định 21/XNK.93 ngày 28/07/1993 chuyển từ Trạm thu mua và chế biến hàng xuất khẩu thành Xí nghiệp Chế biến hàng xuất khẩu trực thuộc Cơng ty Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long.
+ Quyết định 03/QĐ.XNK.96 ngày 06/01/1997 thành lập Xí nghiệp Chế biến Lương thực Xuất khẩu, trực thuộc Cơng ty Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long.
+ Ngày 04/01/2001 đổi tên Xí nghiệp Chế biến Lương thực Xuất khẩu thành Xí nghiệp Lương thực Cái Cam theo quyết định 01/QĐ.XNK.
+ QĐ22/QĐ.XNK ngày 24/12/2007 thành lập Xí nghiệp Lương thực Cái Cam, trực thuộc Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu tỉnh Vĩnh Long.
- Cơ cấu tổ chức:
+ Tổng số Cán bộ Cơng nhân viên: 14 người.
+ Trình độ: Đại học: 02, Cao đẳng: 01, Trung cấp: 04, bằng nghề: 04, lao động phổ thơng: 03.
+ Các tổ chức đồn thể: Cơng đồn bộ phận Xí nghiệp Lương thực Cái Cam, phân đồn Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh trực thuộc Chi đồn Cơng ty.
3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ
3.1.3.1 Chức năng
- Được Cơng ty ủy quyền ký các hợp đồng mua bán và thu mua lúa, gạo các loại để chế biến cung ứng xuất khẩu và tiêu thụ nội địa.
- Cĩ bộ phận kế tốn riêng, tự hạch tốn và lập báo cáo tài chính dưới hình thức báo sổ gửi về Cơng ty theo từng kỳ quy định.
3.1.3.2 Nhiệm vụ
- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch Cơng ty giao và hoạt động dưới sự quản lý và chỉ đạo của Giám đốc Cơng ty.
- Báo cáo quyết tốn chính xác, trung thực, kịp thời. Tuân thủ các quy định về nguyên tắc kế tốn tài chính, thống kê và pháp luật Nhà nước.
- Quản lý nhân sự, tài sản, thiết bị phù hợp với chức năng và nhiệm vụ, đảm bảo an tồn và sử dụng cĩ hiệu quả tiền vốn và tài sản được giao.
- Thực hiện đúng quy chế tài chính của đơn vị.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu tỉnh Vĩnh Long – Xí nghiệp Lương thực Cái Cam
Tổ trưởng KCS (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổ trưởng VHM
Thủ kho 1 Thủ kho 2 Bảo vệ NV KCS NV VHM1 NV VHM2 NV VHM3 Giám đốc Phĩ Giám đốc Quản đốc phân xưởng Kế tốn ttrưởng kiêm TCHC
Ghi chú các chữ viết tắt:
TCHC: tổ chức hành chánh NV VHM1: nhân viên vận hành máy 1 VHM: tổ trưởng vận hành máy NV VHM2: nhân viên vận hành máy 2 NV KCS: nhân viên KCS NV VHM3: nhân viên vận hành máy 3
3.2.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận
3.2.2.1 Trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc
- Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc Cơng ty và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao.
- Tổ chức sản xuất kinh doanh đúng quy chế tài chính Cơng ty và luật pháp nhà nước.
- Quan hệ và phối hợp chặt chẽ các tổ chức Đảng, cơng đồn và đồn thể trong việc thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách nhà nước.
- Ký các hợp đồng mua bán và hợp đồng lao động theo quy chế Cơng ty. - Quyết định giá cả mua bán.
3.2.2.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Phĩ Giám đốc sản xuất kinh doanh
- Theo dõi giá cả thị trường hàng ngày phục vụ cho việc ký kết các hợp đồng mua, bán.
- Tham mưu cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh trong và ngồi đơn vị, giúp cho hoạt động của Xí nghiệp diễn tiến thuận lợi và đạt hiệu quả tốt nhất.
- Chỉ đạo trực tiếp khu vực sản xuất.
- Thay mặt giám đốc ký phiếu thu, chi, chứng từ mua bán và sản xuất. - Phân cơng, điều động cán bộ, cơng nhân viên bộ phận sản xuất theo yêu cầu chung,…
3.2.2.3 Trách nhiệm và quyền hạn của kế tốn trưởng kiêm tổ chức hành chính
- Phụ trách cơng tác tổ chức hành chính quản trị tại đơn vị.
- Lập và theo dõi các hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể cho cán bộ, cơng nhân viên và cơng nhân.
- Lập đề nghị nâng lương cho cán bộ, cơng nhân viên đến hạn theo quy định của chế độ tiền lương.
- Soạn thảo và thanh lý hợp đồng đầu tư xây dựng cơ bản đảm bảo đúng theo quy định.
- Lập các báo cáo, văn bản và đảm nhận một số cơng việc khác do Giám đốc phân cơng.
- Phụ trách cơng tác kế tốn tài vụ, kiểm tra các nghiệp vụ kế tốn phát sinh. Tính giá thành và kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm.
- Ký xác nhận các chứng từ kế tốn, từ chối thanh tốn chi phí sai qui định và những chứng từ bất hợp lệ,…
3.2.2.4 Trách nhiệm và quyền hạn của Quản đốc phân xưởng
- Chịu trách nhiệm chung trước ban giám đốc Xí nghiệp về số lượng, chất lượng hàng hĩa và mọi hoạt động sản xuất trong kho.
- Theo dõi và ghi chép tỉ lệ thu hồi qua máy. Từ đĩ, xác nhận khối lượng sản phẩm hồn thành cho cơng nhân.
- Quản lý và sắp xếp một cách khoa học cơng tác giữa các bộ phận để chất lượng cơng việc đạt hiệu quả tốt nhất.
- Nhắc nhỡ cán bộ, cơng nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh nội quy kho và điều động cơng việc hằng ngày trong khu vực sản xuất,…
3.2.2.5 Trách nhiệm và quyền hạn của tổ trưởng KCS (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chịu trách nhiệm chung trước quản đốc phân xưởng và ban giám đốc về cơng tác kiểm tra chất lượng hàng hĩa trong kho.
- Phân loại và sắp xếp hàng hĩa hợp lý để quá trình chế biến đạt hiệu quả cao.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận máy và kho, nắm tỷ lệ các lơ hàng trong quá trình chế biến.
- Kiểm tra khâu đĩng gĩi hàng xuất, bao bì, may bao, cân trọng lượng. - Xây dựng chân hàng, tham mưu lãnh đạo tính tốn tỷ lệ đấu trộn hàng xuất chất lượng, hiệu quả.
- Đề xuất với giám đốc về chất lượng nhập và xuất khi hàng chưa đạt yêu cầu,…
- Chịu trách nhiệm chung trước quản đốc phân xưởng và ban giám đốc về cơng tác vận hành và bảo trì máy mĩc thiết bị trong kho.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận kho, KCS trong quá trình chế biến. - Lập sổ nhật ký vận hành máy trình lãnh đạo mỗi ngày.
- Thường xuyên kiểm tra bảo quản thiết bị máy mĩc, vệ sinh an tồn lao động.
- Phân cơng, điều động nhân viên vận hành máy trong khâu chế biến,…
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
- Ngành nghề kinh doanh:
+ Mua bán lương thực; nơng sản nguyên liệu, nơng sản sơ chế (tấm, cám,...); máy mĩc thiết bị và phụ tùng thay thế; phân bĩn và hĩa chất sử dụng trong nơng nghiệp; nhiên liệu động cơ.
+ Xay xát thĩc lúa, đánh bĩng gạo. Liên doanh với các đơn vị trong và ngồi nước để đầu tư chế biến nơng sản xuất khẩu và trong các lĩnh vực khác.
+ Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê (cho thuê đất, kho, bãi; mơi giới bất động sản, dịch vụ nhà đất…).
-Xí nghiệp Lương thực Cái Cam sản xuất các mặt hàng sau: + Gạo 5% tấm + Gạo 10% tấm + Gạo 15% tấm + Gạo 25% tấm + Gạo 100% tấm + Phụ phẩm (tấm 3, cám) 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN
3.4.1 Sơ đồ bộ máy kế tốn và nhiệm vụ của từng bộ phận
3.4.1.1 Sơ đồ bộ máy kế tốn
Ở Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long – Xí nghiệp Lương thực Cái Cam áp dụng mơ hình tổ chức kế tốn tập trung. Đây là mơ hình tổ chức cĩ đặc điểm tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn Cơng ty tập trung ở Phịng kế tốn, cịn các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu nhập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về Ban kế tốn xử lý và tổng hợp thơng tin.
Ưu điểm của mơ hình là cơng việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm việc xử lý cung cấp thơng tin nhanh nhạy. Song nĩ cũng cĩ nhược điểm đĩ là: Địi hỏi điều kiện tổ chức sản xuất và quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất – kĩ thuật phục vụ cho việc xử lý thơng tin được trang bị hiện đại đồng bộ và đầy đủ.
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế tốn Xí nghiệp Lương thực Cái Cam
3.4.1.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế tốn trưởng:
Điều hành tồn bộ bộ máy kế tốn trong cơng ty, chịu trách nhiệm chính về mọi mặt trong kế tốn tài vụ của cơng ty với Ban lãnh đạo.
Kế tốn tổng hợp:
Thay mặt kế tốn trưởng kiểm tra số liệu hạch tốn kế tốn, theo dõi các số liệu như tiền vay, tiền gửi ngân hàng. Tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kiểm tra kế tốn, phản ánh các chi phí vào giá thành sản phẩm. Ghi chép, đối chiếu tài khoản kế tốn liên quan vào Sổ cái, xác định kết quả sản xuất kinh doanh của từng bộ phận sản xuất và lập báo cáo theo định kỳ quý, 6 tháng, năm.
Kế tốn chi tiết:
Theo dõi các quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu, hàng hĩa. Tập hợp các chứng từ cĩ liên quan vào sổ chi tiết và theo dõi các vấn đề phát sinh, tồn cuối kỳ của nguyên vật liệu và thành phẩm…
Thủ quỹ:
Cĩ nhiệm vụ thu – chi tiền mặt thơng qua phiếu thu – chi. Vào sổ quỹ tiền mặt, hàng ngày đối chiếu với kế tốn thanh tốn để kịp thời phát hiện những sai sĩt. Bảo quản quỹ tiền mặt và chịu trách nhiệm về sự thâm hụt ngân quỹ trước lãnh đạo xí nghiệp và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế tốn trưởng.
3.4.2 Chế độ kế tốn và hình thức ghi sổ kế tốn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.4.2.1 Chế độ kế tốn
KẾ TỐN TỔNG HỢP KẾ TỐN CHI TIẾT THỦ QUỸ
Cơng ty áp dụng Chế độ kế tốn Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Việt Nam và các thơng tư sửa đổi, bổ sung Quyết định này.
3.4.2.2 Hình thức kế tốn: Hình thức kế tốn mà cơng ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Hình 3.3 Sơ đồ hình thức kế tốn nhật ký chung Ghi chú: ghi hàng ngày đối chiếu ghi cuối kỳ kế tốn
- Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung:
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đĩ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị cĩ mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ
Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
+ Trường hợp đơn vị cĩ mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ