6. Kết cấu của luận văn
2.4 Đánh giá thực trạng kế toán hoạtđộng thu –chi BHXH tại BHXH tỉnh Hà
2.4.1 Những kết quả đạt được:
- Cơ quan BHXH tỉnh Hà Nam đã vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp với tình hình hoạt động đặc thù của cơ quan.
- Các hóa đơn chứng từ lập ra đều phù hợp với yêu cầu quản lý và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ được sử dụng đúng theo mẫuvà quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của Công tác quản lý hóa đơn, chứng từ. Đó là cơ sở ban đầu để thực hiện trong công tác kế toán, do đó các hóa đơn chứng từ đều được ký hiệu, đánh số thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra các con số, các chữ ký, kiểm tra các định khoản.Tại những đơn vị ứng dụng phần mềm kế toán VSA, việc lập các chứng từ thu (Phiếu Thu), các chứng từ chi (phiếu chi, quản lý ủy nhiệm chi, danh sách tạm ứng, danh sách chi trả lương hưu hàng tháng) được thực hiện hoàn toàn tự động.
- Trong quá trình ghi sổ, kế toán đã sử dụng các mẫu sổ chi tiết theo đúng mẫu sổ và quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Các mẫu sổ chi tiết được lập ra phù hợp với yêu cầu quản lý và các nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế toán áp dụng tại BHXH tỉnh là hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái được xử lý bằng máy vi tính đã giúp giảm bớt công việc ghi chép số liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc lên các báo cáo quyết toán. Các sổ sách được soạn sẵn trên máy theo mẫu quy định, giúp cho kế toán ghi chép, đối chiếu và tổng hợp số liệu nhanh chóng và thuận lợi.
Bên cạnh đó, tại đơn vị được ứng dụng phần mềm kế toán VSA, phần lớn các sổ kế toán thu, chi đều thực hiện tự động hoàn toàn. Kế toán viên sau khi lập chứng từ thu, chi các loại BHXH và ghi lại trên phần mềm VSA, kết hợp với số thu, các chứng từ chi đang theo dõi của các đơn vị SDLĐ trên phần mềm thu BHXH (SMS) tại bộ phận thu đẩy sang, phần mềm xét duyệt 3 chế độ ngắn hạn (Xét duyệt 2.0), phần mềm kế toán VSA sẽ tự động kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết thu - chi có liên quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin này, đã góp phần giảm bớt đi khối lượng công việc của kế toán thu, đảm bảo số liệu chính xác, việc sửa chữa sai xót nếu có tiến hành cũng khá đơn giản.
-Quy trình và thủ tục: Cơ quan đã xây dựng được quy trình và thủ tục hạch toán tương đối cụ thể và dễ vận dụng từ đó tiết kiệm được thời gian luân chuyển chứng từ, phục vụ hạch toán kịp thời, chính xác.
- Lập báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, được lập đúng thời gian, và kịp thời so với thời điểm quy định duyệt quyết toán của đơn vị cấp trên. Số liệu trên các báo cáo hợp lệ theo đúng những nguyên tắc khách quan.
2.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân
* Về k ế toán thu BHXH:
- Thứ nhất, trong vận dụng tài khoản kế toán. Các Tài khoản theo dõi thu BHXH hiện sử dụng tại toàn thành phố là: Tài khoản 571-Thu BHXH bắt buộc, 3112-Thu BHXH tự nguyện, 3113-Thu BHTN. Tuy nhiên, xét về bản chất quy định tại Chế độ kế toán BHXH thì tài khoản loại 3 là tài khoản thanh toán, tài khoản loại 5 là các khoản thu dùng để phản ánh tất cả các khoản thu theo chế độ tài chính quy định phát sinh tại đơn vị BHXH. Do vậy, việc BHXH Việt Nam hướng dẫn mở tài khoản hạch toán thu BHXH tự nguyện, BHTN theo tài khoản loại 3 chưa thực sự đúng bản chất, điều này dẫn đến khi nhìn tổng quan trên Bàng cân đối tài khoản rất khó phát hiện đâu là tài khoản phản ánh thu BHXH tự nguyện, BHTN.
- Thứ hai, trong quá trình ghi thu BHXH, BHYT, BHTN kế toán không thể ghi nhận trực tiếp số thu BHXH, BHYT, BHTN, lãi nợ đọng để theo dõi chi tiết quá
trình thu này trong tháng mà phải đợi cuối quý, khi Bộ phận thu tiến hành chia tách các khoản thu ra mới có thể tiến hành sửa sai, theo dõi sổ chi tiết thu BHXH, BHYT, BHTN thông qua Bộ phận thu, như vậy không thể đưa ra các thông tin kế toán chính xác và kịp thời cho Giám đốc và các đơn vị liên quan trong tháng, hơn nữa các bút toán sửa sai quá nhiều.
Trong việc theo dõi nợ đọng thu BHXH, BHYT, BHTN lãi suất của từng khoản nộp là khác nhau, tuy nhiên kế toán lại không theo dõi chi tiết lãi của từng khoản nộp mà theo dõi gộp chung như một tài khoản lãi nợ đọng, như vậy không cho thông tin chính xác về các khoản lãi này.
Nguyên nhân: Do cơ quan chưa hướng dẫn cụ thể về phương thức lập chứng từ nộp tiền để mình có thể quản lý dễ dàng, các đơn vị chưa trực tiếp tách chi tiết các khoản nộp BHXH, BHYT, BHTN, lãi chậm nộp ra từng chứng từ nộp tiền, Bộ phận thu cũng không thể kịp thời tách chi tiết các chứng từ thu theo tháng, phân quỹ BHYT theo tháng để có thể hạch toán đúng.
* Về k ế toán chi BHXH:
Trong vận dụng tài khoản kế toán, BHXH tỉnh Hà Nam hiện đang sử dụng các tài khoản chi là: Tài khoản 671-Chi BHXH bắt buộc, Tài khoản 3112-Phải trả số tạm thu BHXH tự nguyện, Tài khoản 3114-Tạm thu BHTN. Điều này dẫn đến khi nhìn tổng quan trên Bảng cân tài khoản rất khó phát hiện đâu là tài khoản phản ánh chi BHXH tự nguyện, BHTN. Hơn nữa, xét về bản chất quy định tại Chế độ kế toán BHXH thì tài khoản loại 3 là tài khoản thanh toán, tài khoản loại 6 là các khoản chi của các hoạt động trong đơn vị. Do vậy, việc BHXH Việt Nam hướng dẫn mở tài khoản hạch toán thu BHXH tự nguyện, BHTN theo tài khoản loại 3 chưa thực sự đúng bản chất.
* Về hệ thống phần mềm kế toán:
Hệ thống phần mềm ở cơ quan còn bị lỗi, có nhiều phần mục trong hệ thống vẫn chưa sử dụng được như: Thu BHYT tự nguyện còn phải nhập trực tiếp, thuyết minh báo cáo tài chính phải lập ngoài… quá trình nhập chứng từ tốn nhiều thời gian.
Nguyên nhân: Các cơ quan BHXH thuộc hệ thống các cơ quan của BHXH Việt Nam đều phải áp dụng một cơ chế tài chính chung và sử dụng một phần mềm chung do BHXH Việt Nam ở trung ương xây dựng nên không tránh khỏi những lỗi chung của phần mềm kế toán BHXH.
*
Về sổ kế toán và báo cáo kế toán:
- Hiện nay, số tiền lãi phạt chậm đóng BHXH tại BHXH tỉnh, huyện và thành phố được thể hiện trên dòng “Thu lãi chậm đóng của BHXH” của Báo cáo kế toán thu BHXH mẫu B07c-BH, B07b-BH, điều này đã không phản ánh hết được tình hình thu, nộp BHXH, BHTN và lãi phạt do chậm đóng của các đơn vị, cá nhân tham gia BHXH theo phân cấp quản lý đối với BHXH quận, huyện; và tình hình thu, nộp BHXH, BHTN, lãi chậm đóng của các đơn vị cấp dưới đối với BHXH tỉnh. - Về sổ chi tiết : BHXH các huyện và thành phố đã mở các Sổ chi tiết chi theo mẫu quy định tại Chế độ kế toán BHXH. Tuy nhiên, đối với BHTN do mới thực hiện từ năm 2008 nên tại chế độ chưa có biểu mẫu cho nội dung này, tạm thời vẫn chỉ theo dõi trên Sổ kế toán chi tiết tài khoản 3314.
* Về quá trình giao dịch với ngân hàng, kho bạc:
Do tính chất đặc thù trong hoạt động của cơ quan BHXH là thu – chi BHXH nên phải thường xuyên diễn ra các giao dịch với ngân hàng và kho bạc, tuy nhiên do khối lượng công việc của các đơn vị này nhiều nên các giao dịch này diễn ra rất chậm và hay xảy ra sai sót, lạc mất chứng từ.
Nguyên nhân: Do cơ quan chỉ được mở tài khoản theo dõi thu, chi tại Ngân hàng, kho bạc mà BHXH Việt Nam ký hợp đồng là Kho bạc Nhà Nước và Ngân hàng NN&PTNT mà tại địa bàn tỉnh thì hai đơn vị này không có chi nhánh, nên các giao dịch chậm, mất rất nhiều thời gian.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Tóm lại, trong chương 2, luận văn đã giới thiệu khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hoạt động của BHXH tỉnh Hà Nam trong hệ thống BHXH Việt Nam.
Dựa trên hệ thống lý luận cơ bản liên quan đến kế toán hoạt động thu – chi BHXH đã nghiên cứu và trình bày tại chương 1, chương 2 của luận văn đã đi vào đánh giá thực trạng kế toán thu – chi tại BHXH tỉnh Hà Nam. Từ đó đã rút ra được những mặt mạnh, những hạn chế của kế toán hoạtđộng thu – chi tại BHXH tỉnh Hà Nam, là tiền đề cơ bản cho việc đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác này tại đơn vị và được trình bày tại chương 3 của luận văn.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU - CHI TẠI BHXH TỈNH HÀ NAM 3.1 Định hướng về phát triển BHXH và hoàn thiện kế toán hoạt động thu – chi
tại BHXH tỉnh Hà Nam.
3.1.1 Định hướng phát triển của BHXH Việt Nam
Bảo hiểm xã hội là một chính sách lớn được Đảng, nhà nước đặc biệt quan tâm. Ngày 26/5/1997 Bộ Chính trị đã ra Chỉ thị 15/CT-TW về tăng cường lãnh đạo thực hiện chế độ BHXH đã chỉ rõ: “BHXH là chính sách lớn của Đảng và Nhà nước ta góp phần đảm bảo đời sống cho người lao động, ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội, thúc đẩy sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”. [12]
Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng cũng đã chỉ rõ: “Khẩn trương mở rộng hệ thống BHXH và an sinh xã hội. Sớm xây dựng, thực hiện chính sách BHXH đối với NLĐ thất nghiệp... Thực hiện các chính sách xã hội bảo đảm an toàn cuộc sống mọi thành viên cộng đồng, bao gồm BHXH đối với NLĐ thuộc các thành phần kinh tế, cứu trợ xã hội những người gặp rủi ro, bất hạnh”. Theo đó, trong Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2001-2010 và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm 2001-2005, Đảng ta đã xác định: “Từng bước mở rộng vững chắc hệ thống BH và an sinh xã hội. Tiến tới áp dụng chế độ BH cho mọi NLĐ, mọi tầng lớp nhân dân”. [10]
Trong điều kiện Việt Nam đang hội nhập sâu và rộng với kinh tế thế giới và trong bối cảnh nước ta đang đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, BHXH cần tiếp tục có những đổi mới cả về giác độ hoạch định chính sách và giác ngộ thực thi chính sách. Đảng ta đã chỉ rõ, đẩy mạnh CNH-HĐH và phát triển nhanh nền kinh tế tri thức, tạo nền tảng để nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020, trong đó một trong những nhiệm vụ chủ yếu là: “Thực hiện tiến bộ và công bằng xã hội, giải quyết việc làm, khuyến khích làm giàu hợp pháp... phát triển hệ thống an sinh xã hội ...” [11, tr.187]. Điều này cũng là một trong những định hướng chiến lược của Đảng ta, đó là: " Tiếp tục hoàn chỉnh thể thế thị trường lao động, đảm bảo hài hòa lợi ích của người lao động và
người sử dụng lao động. Đổi mới hệ thống BHXH, đa dạng hoá hình thức BHXH và phù hợp với kinh tế thị trường; xây dựng chế độ BHTN..." [11, trang 216].
Sự phát triển của sự nghiệp BHXH phụ thuộc rất nhiều vào trình độ phát triển của nền kinh tế, do vậy chương trình phát triển ngành BHXH Việt Nam phải được xây dựng trên cơ sở chương trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước, cũng như của mỗi địa phương. Vì vậy, chương trình phát triển ngành BHXH Việt Nam tập trung vào những định hướng sau [23]:
- Xây dựng hệ thống pháp luật chính sách BHXH áp dụng với mọi người lao động trong các thành phần kinh tế theo chủ trương của Đảng, Nhà nước, tạo thành một mạng lưới an toàn xã hội rộng khắp để đảm bảo ổn định cuộc sống cho mọi đối tượng, phát triển và mở rộng hơn nữa phạm vi BHXH.
- Mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BH thất nghiệp tới mọi NLĐ trong bất cứ ngành nghề nào, thuộc mọi thành phần kinh tế.
- Từng bước hiện đại hóa phương tiện quản lý của ngành, hòa nhập với xu thế quản lý thu, chi BHXH của các nước tiên tiến trên thế giới. Bộ máy quản lý cần tinh giản, gọn nhẹ, đa chức năng.
- Cán bộ, công chức, viên chức của ngành cần được đào tạo và đào tạo lại một cách cơ bản và hệ thống về chuyên môn và nghiệp vụ, cũng như nhận thức tư tưởng, đạo đức, thấm nhuần sâu sắc quan điểm phục vụ NLĐ. Làm tốt công tác cán bộ từ khâu đào tạo, tuyển dụng, sử dụng đến khâu đãi ngộ để phát huy hết năng lực, sở trường của họ.
- Thực hiện tốt các biện pháp bảo toàn và đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH. Quỹ BHXH được quản lý tập trung thống nhất, không thành lập, chia tách nhỏ các quỹ thành phần, để tạo ra một quỹ tài chính mạnh, tăng khả năng chi trả và cân đối quỹ.
- Mở rộng mối quan hệ mật thiết giữa cơ quan BHXH với các cơ quan hữu quan, với các cấp uỷ Đảng, Chính quyền, Đoàn thể từ Trung ương đến địa phương. Tăng cường và mở rộng mối quan hệ hợp tác, học hỏi giữa BHXH Việt nam với các tổ chức BHXH, An sinh xã hội quốc tế, hội nhập với các nước trong khu vực.
3.1.2 Định hướng phát triển và hoàn thiện kế toán hoạt động thu - chi BHXHcủa BHXH tỉnh Hà Nam của BHXH tỉnh Hà Nam
Nằm trong hệ thống BHXH Việt Nam, kết hợp với mục tiêu phát triển kinh tế xã hội của tỉnh trong những năm tiếp theo, BHXH tỉnh Hà Nam tập trung chủ yếu vào những hướng sau:
- Quản lý được tất cả các đối tượng thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH, BH thất nghiệp; đồng thời ngày càng mở rộng đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, nhằm tăng trường nguồn thu, đảm bảo cho quỹ BHXH được phát triển bền vững.
- Quản lý chặt chẽ đối tượng thụ hưởng BHXH và các khoản chi trả BHXH, đảm bảo các khoản chi đúng, đủ, kịp thời. Thực hiện tốt chính sách BHXH áp dụng với mọi NLĐ trong các thành phần kinh tế theo chủ trương của Đảng, Nhà nước nhằm đảm bảo an sinh xã hội và ổn định cuộc sống cho mọi NLĐ.
- Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện BHXH tại các cơ sở. Tổ chức tuyên truyền về chế độ, chính sách tới mọi người lao động.
- Tổ chức kiện toàn tổ chức, bộ máy BHXH từ tỉnh tới các huyện. Tăng cường phương tiện quản lý nghiệp vụ; không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức BHXH nhằm thực hiện tốt hơn nữa các chế độ BHXH với mọi NLĐ.
- Từng bước hiện đại hóa phương tiện quản lý, áp dụng công nghệ thông tin trong các nghiệp vụ thu, chi BHXH, giải quyết chính sách, công tác hồ sơ, cấp và quản lý sổ BHXH...
- Cải tiến công tác tiếp nhận hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, hồ sơ giải quyết chế độ chính sách theo hướng cải cách hành chính, giảm phiền hà, nâng cao chất lượng phục vụ.
3.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán hoạt động thu – chi tại BHXHtỉnh Hà Nam. tỉnh Hà Nam.
Kế toán hoạt động thu – chi BHXH tại BHXH tỉnh Hà Nam là một trong