6. Kết cấu của luận văn
2.3.3 Kế toán hoạtđộng chi BHXH
a. Chi bộ máy:
* Tài khoản sử dụng chủ yếu:
TK 66121 – Chi thường xuyên năm nay TK 431 – Các quỹ
Chi tiết
TK 4311 – Qũy khen thưởng TK 4312 – Qũy phúc lợi TK 211 – TSCĐ
Chi tiết: TK 2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2112 – Máy móc, thiết bị
TK 2113 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý
TK 2118 – TSCĐ khác
TK 334 - Phải trả cán bộ viên chức
Chi tiết: TK 3321- BHXH TK 3322 - BHYT
TK 3323 - KPCĐ TK 3323 – BHTN
TK 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên năm nay
* Phương pháp hạch toán cơ bản:
-
Chi thường xuyên năm nay:
Chi thường xuyên năm nay gồm rất nhiều khoản mục trong đó có thể tổng hợp thành các mục lớn như:
+ Chi thanh toán cho cá nhân: Tiền lương, tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh- sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, các khoản thanh toán khác cho cá nhân.
+ Chi về hàng hóa, dịch vụ: Thanh toán tiền dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thong tin, tuyên truyền, liên lạc, hội nghị, công tác phí, chi phí thuê mướn, sữa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên.
+ Các khoản chi khác: chi cho công tác Đảng ở tổ chức cơ sở và cấp trên cơ sở, chi lập các quỹ của đơn vị thực hiện khoán chi và đơn vị sự nghiệp có thu.
+ Chi hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp, các quỹ và đầu tư vào tài sản: Mua, đầu tư tài sản vô hình, mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn, sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn và các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí đầu tư.
Các khoản chi thường xuyên nhỏ hơn 5 triệu có thể chi bằng tiền mặt, lớn hơn 5 triệu thì phải chuyển khoản.
Khi phát sinh nghiệp vụ chi - Nhận được đề nghị thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 66121 – Chi tiết các khoản chi
Có TK 1111, 1121
- Chi các quỹ:
Chi quỹ khen thưởng gồm có:
+ Chi các khoản thưởng thường xuyên: Chi thưởng quý, năm
+ Chi các khoản thưởng không thường xuyên: chi thưởng cho lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua và các khoản thưởng khác…
Chi quỹ phúc lợi gồm 2 mục chính:
+ Chi cho CBCNV trong ngành: chi trợ cấp cho CBCNV nữ nghỉ thai sản, chi hiếu, hỷ, thăm hỏi, chi tiền thưởng các ngày lễ tết.
+ Chi từ thiện và hỗ trợ các tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan giao lưu, học hỏi. Khi phát sinh nghiệp vụ chi, kế toán ghi:
Nợ TK 431 – Chi tiết tài khoản và các khoản chi Có TK 1111, 1121
- Chi mua sắm TSCĐ :
Cơ quan BHXH được phép mua TSCĐ từ nguồn kinh phí chi quản lý bộ máy tiets kiệm được hoặc nhận kinh phí phụ cấp để mua TSCĐ
+ Mua từ nguồn kinh phí chi quản lý book máy tiết kiệm được: Khi mua TSCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 211 – Chi tiết tài khoản Có TK 1111, 1121
Đồng thời ghi: Nợ TK 66121
Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ + Nhận kinh phí được cấp để mua TSCĐ:
Khi mua TSCĐ kế toán ghi Nợ TK 211 – Chi tiết tài khoản Có TK 461 – Chi tiết tài khoản Đồng thời ghi:
Nợ TK 66121
Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
- Chi lương cho CBCNV các khoản trích theo lương phải nộp cho BHXH tỉnh
:
+ Chi lương cho cán bộ công nhân viên cơ quan: Hằng tháng căn cứ vào bảng lương
Trích lương hàng tháng tính vào chi phí quản lý bộ máy: Nợ TK 66121
Có TK 334
Nợ TK 334
Có TK 1111, 1121
+ Các khoản trích theo lương phải nộp cho BHXH tỉnh:
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN hàng tháng tính vào chi phí quản lý bộ máy: Nợ TK 6621 Có TK332 Chi tiết: TK 3321 – BHXH TK 3322 – BHYT TK 3323 – KPCĐ TK 3324 - BHTN
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trên lương của CBCNV Nợ TK 334
Có TK 332
Chi tiết: TK 3321 – BHXH TK 3322 – BHYT
TK 3323 – KPCĐ
Các khoản chi quản lý bộ máy nhỏ hơn 5 triệu có thể chi bằng tiền mặt, lớn hơn 5 triệu đồng thì phải chuyển khoản.
Kế toán vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại - Phiếu chi tiền mặt (Biểu
2.9), Ủy nhiệm chi (Biểu 2.10), sổ chi tiết tài khoản liên quan, từ bảng tổng hợp
chứng từ gốc cùng loại vào Nhật ký - Sổ cái.
b. Chi chế độ BHXH:
* Tài khoản sử dụng chủ yếu:
- TK 3112 –Phải thu số tạm thu chi BHXH tự nguyện - TK 3114 - Phải thu số tạm chi BHXH thất nghiệp - TK 3116 - Phải thu số chi trước BHYT cho năm sau - TK 3431 – Thanh toán với đại diện ban chi trả - TK 3432 – Thanh toán với đơn vị sử dụng lao động - TK 3433 – Thanh toán với cơ sở khám chữa bệnh - TK 3435 – Thanh toán với nhà trường
- TK 5712 – Thu BHYT bắt buộc
- TK 664 – Chi BHXH do NSNN đảm bảo
Chi tiết: + TK6641 – Chi BHXH do NSNN đảm bảo năm trước + TK 6642 – Chi BHXH do NSNN đảm bảo năm nay
- TK 6711 – Chi BHXH bắt buộc năm trước Chi tiết: + TK 67111: Chi ốm đau, thai sản + TK 67112: Chi tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp + TK 67113: Chi hưu trí, tử tuất
- TK 6712 – Chi BHXH bắt buộc năm nay Chi tiết: +TK 67121: Chi ốm đau, thai sản + TK 67122: Chi tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp + TK 67123: Chi hưu trí, tử tuất
- TK 673 – Chi BHYT bắt buộc
Chi tiết: + TK 6731 – Chi BHYT bắt buộc năm trước + TK 6732 – Chi BHYT bắt buộc năm nay
- TK 674: Chi BHYT tự nguyện
Chi tiết: + TK 6741 – Chi BHYT tự nguyện năm trước + TK 6742 – Chi BHYT tự nguyện năm nay
* Phương pháp hạch toán:
-
Chi chế độ ngắn hạn (Ốm đau – Thai sản - Dưỡng sức):
Hằng quý, cán bộ BHXH huyện, thành phố phụ trách Chi chế độ ngắn hạn chuyển bảng tổng hợp giải quyết chế độ ốm đau, thai sản và trợ cấp dưỡng sức PHSH mẫu số 01 – SHB lên BHXH tỉnh. Căn cứ vào Thông báo quyết toán chi BHXH theo chế độ tại đơn vị sử dụng lao động trong quý, kế toán tổng hợp số chi các chế độ BHXH, kế toán ghi:
Nợ TK 671 – Chi BHXH bắt buộc (chi tiết 67121 – chi ốm đau, thai sản) Có TK 343 – Thanh toán về chi BHXH, BHYT(3432)
-
Các chế độ do nguồn NSNN đảm bảo: Hưu trí, Mất sức lao động, Công nhân cao su, trợ cấp 91, trợ cấp 613, trợ cấp TNLĐ – BNN, trợ cấp người phục vụ đối tượng bị TNLĐ – BNN, trợ cấp tuất hàng tháng.
Các chế độ do nguồn quỹ BHXH đảm bảo: Hưu trí, trợ cấp tuất hàng tháng, trợ cấp TNLĐ – BNN, trợ cấp người phục vụ đối tượng bị TNLĐ – BNN, trợ cấp thất nghiệp hàng tháng.
Khi Báo cáo kế toán chi BHXH bằng nguồn Ngân sách của từng huyện, thành phố được duyệt và chuyển lên, kế toán sẽ tổng hợp thành số chi trên địa bàn toàn tỉnh, kế toán ghi:
Nợ TK 664 – ( Nếu hưởng chế độ do nguồn NSNN đảm bảo)
Nợ TK 6711 – ( Nếu hưởng chế độ do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo của năm trước chưa nhận)
Nợ TK 6712 – ( Nếu hưởng chế độ do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo của năm nay chưa nhận)
Nợ TK 3112 – ( Nếu hưởng chế độ do quỹ BHXH TN đảm bảo) Nợ TK 3114 – ( Nếu hưởng chế độ do quỹ BHTN đảm bảo) Có TK 354 - Tổng số tiền chi BHXH
Định kỳ, kế toán tổng hợp toàn bộ số chi BHXH bằng nguồn ngân sách, Báo cáo kế toán chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo của toàn thành phố được theo dõi bên Nợ TK 664, TK671( 6711,6712) trên Sổ chi tiết TK 664 (Biểu 2.6),
TK671(Biểu 2.5) để lập Báo cáo kế toán chi BHXH gửi về BHXH Việt Nam. Sau khi báo cáo được duyệt chính thức, kế toán ghi :
Nợ TK 352-Thanh toán về chi BHXH giữa Trung ương với tỉnh Có TK 644 - Chi BHXH do NSNN đảm bảo
Có TK TK 6711 – Chi BHXH bắt buộc năm trước Có TK 6712 – Chi BHXH bắt buộc năm nay
Trường hợp cuối năm, báo cáo chưa được duyệt sẽ chuyển số chi BHXH sang năm sau, kết chuyển từ TK6642- Năm nay sang TK 6641- Năm trước và từ TK6672- Năm nay sang TK 6671- Năm trước để theo dõi khi quyết toán được duyệt.
Hàng quý, căn cứ lập Mẫu Danh sách thu hồi kinh phí chi BHXH của từng huyện, thành phố gửi lên, và của tỉnh đối với những đối tượng thụ hưởng tỉnh trực tiếp quản lý, kế toán tổng hợp toàn bộ số chi BHXH do ngân sách nhà nước đảm bảo bị xuất toán phải thu hồi vào Bảng tổng hợp thu hồi kinh phí chi BHXH do Ngân sách đảm bảo, ghi giảm số Chi BHXH do Ngân sách nhà nước đảm bảo toàn thành phố theo số chi sai bị xuất toán phải thu hồi và theo dõi bên Có Tài khoản 664 trên Sổ kế toán chi tiết Tài khoản 664 (Biểu số 2.6), đồng thời ghi tăng các khoản phải thu khác (Tài khoản 3118). Khi thu được tiền, kế toán ghi giảm các phải thu, tăng tiền mặt.
-
Trường hợp trong kỳ xảy ra trùng cấp chi sai cho các đối tượng: Khi thu được tiền, căn cứ chứng từ thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Có TK 664, 671, 3112, 3114 - ( Số tiền chi sai)
- Chi BHTN:
Kế toán chi BHTN phản ánh theo số thực tế thanh quyết toán cho các đối tượng trên địa bàn đã được Sở Lao động thương binh & Xã hội ra quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp với cơ quan BHXH và thanh toán trực tiếp cho các đối tượng. Việc hạch toán chi BHTN căn cứ vào các chứng từ chi trả cho các đối tượng hưởng trợ cấp thất nghiệp đến thanh toán trực tiếp, để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi trả cho từng đối tượng trên địa bàn.
Định kỳ, sau khi Báo cáo chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo của các huyện, thành phố gửi lên được duyệt, kế toán tổng hợp số chi BHTN phát sinh trên địa bàn toàn tỉnh:
Nợ TK 3114: Phải thu số tạm chi BHXH thất nghiệp Có TK 354: Thanh toán về chi BHXH giữa tỉnh và huyện
Bên cạnh đó, kế toán mở Sổ kế toán chi tiết Tài khoản 3114 (Biểu số 2.7) để ghi chép lại số tạm chi BHTN đã phát sinh.
Tương tự như quy trình kế toán chi BHXH do ngân sách nhà nước đảm bảo hoặc quỹ BHXH đảm bảo, định kỳ kế toán lập Báo cáo kế toán chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo của toàn tỉnh để nộp về BHXH Việt Nam. Qua đó, kế toán kết chuyển số chi BHTN để quyết toán với số kinh phí chi BHXH đã nhận của BHXH Việt Nam (phản ánh bên Nợ Tài khoản 354), đồng thời ghi giảm số chi BHTN trên địa bàn toàn tỉnh.
- Chi BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện:
Tương tự như quy trình kế toán chi BHXH. Định kỳ, sau khi Báo cáo chi BHYT của các huyện, thành phố gửi lên được duyệt, kế toán tổng hợp số chi BHYT phát sinh trên địa bàn toàn tỉnh, ghi nhận:
Nợ TK 673 – Chi BHYT bắt buộc Nợ TK 674 - Chi BHYT tự nguyện
Có TK 354- Thanh toán về chi BHXH giữa tỉnh và huyện.
Định kỳ kế toán lập Báo cáo kế toán chi BHYT của toàn tỉnhđể nộp về BHXH Việt Nam. Qua đó, kế toán kết chuyển số chi BHYT để quyết toán với số kinh phí chi BHYT đã nhận của BHXH Việt Nam (phản ánh bên Nợ Tài khoản 352), đồng thời ghi giảm số chi BHTN trên địa bàn toàn tỉnh.
Kế toán vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại - Phiếu chi tiền mặt (Biểu
2.9), Ủy nhiệm chi (Biểu 2.10), sổ chi tiết tài khoản liên quan, từ bảng tổng hợp
chứng từ gốc cùng loại vào Nhật ký - Sổ cái.