4.2.1 Kế toán khoản phải trả ngƣời bán
Các khoản phải trả của doanh nghiệp là các khoản phải trả ngƣời bán trong việc mua thực phẩm và gia vị phục vụ bán hàng tại các trạm dừng chân và vƣờn sinh thái, trả tiền vé tàu, vé vào cổng khi dẫn tour, tiền phòng thuê cho khách, chi trả chi phí kiểm toán.
a) Chứng từ và sổ sách - Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001) - Giấy báo Nợ
- Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a-DN)
- Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán) (Mẫu số 31-DN) - Sổ đăng ký chứng từ (Mẫu số S02b-DN)
- Sổ Cái (Mẫu số S02c1-DN) b) Luân chuyển chứng từ
56
Khi nhà cung cấp phát hành hóa đơn GTGT (kèm theo hợp đồng kinh tế) cho doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp chƣa thanh toán mà thiếu chịu nhà cung cấp thì kế toán viên sẽ ghi sổ theo dõi công nợ phải trả. Khi doanh nghiệp thanh toán các khoản phải trả nhà cung cấp thì thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán bằng chuyển khoản gửi đến Ngân hàng mà doanh nghiệp có mở tài khoản) và hợp đồng kinh tế để chi tiền. Phiếu chi đƣợc luân chuyển đến kế toán trƣởng xem xét, ký duyệt và trình Giám đốc phê duyệt, đóng dấu. Phiếu chi sau khi đã duyệt, thì thủ quỹ giao liên 2 cho nhà cung cấp, liên 1 lƣu lại, liên 3 luân chuyển đến kế toán chi tiết. Kế toán chi tiết ghi sổ chi tiết bằn thủ công và lập các chứng từ ghi sổ cho kế toán tổng hợp ghi sổ tổng hợp. Giấy báo Nợ đƣợc ngân hàng gửi đến thì đƣợc thủ quỹ ghi vào sổ TGNH và đƣợc lƣu lại. Kế toán tổng hợp dựa vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi sổ Cái các tài khoản. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp công nợ phải trả.
Qua lƣu đồ, cho thấy khi có các chứng từ kế toán từ bên ngoài đƣợc gửi đến thì thủ quỹ sẽ kiểm tra, đối chiếu với chứng từ kế toán tại doanh nghiệp để xử lý nhƣ lập phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi để thanh toán với nhà cung cấp. Chứng từ kế toán đƣợc lập, luân chuyển đúng trình tự và luân chuyển trong một phòng ban nên thuận tiện cho việc ký duyệt chứng từ. Doanh nghiệp chƣa sử dụng phần mềm kế toán mà chủ yếu là ghi sổ bằng tay nhƣng có sự hỗ trợ của phần mềm Excel để tính toán. Vì thế, trong quá trình lƣu trữ các chứng từ kế toán cũng nhƣ ghi chép sổ sách bằng thủ công thì việc kiểm tra, phát hiện sai sót còn khó khăn, mất nhiều thời gian. Công việc của nhân viên hành chánh nhiều mà phải kiêm thêm công việc của thủ quỹ nên không thể tránh khỏi những sai sót, chậm trễ.
57 Sổ Cái N CTGS N A Ghi sổ Sổ quỹ Sổ TGNH Giấy báo Nợ Phiếu chi đã duyệt
(Nguồn: Phòng kế toán tại công ty TNHH MTV TMDL mía đường Cần Thơ)
Hình 4.3: Quy trình luân chuyển chứng từ khoản phải trả ngƣời bán
Hợp đồng kinh tế Lập CTGS và ghi sổ CTGS Sổ chi tiết KH
Kế toán chi tiết
Sổ đăng ký CTGS
Thủ quỹ, kiêm hành chánh Kế toán tổng hợp
CTGS Ghi sổ tổng hợp Hợp đồng kinh tế C Bảng tổng hợp Kết thúc Hợp đồng kinh tế NCC NH Bắt đầu Hóa đơn GTGT 2 Lập phiếu chi, Ủy nhiệm chi
Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT 2
Ủy nhiệm chi Phiếu chi B
Phiếu chi đã duyệt
NH gửi đến
Giấy báo Nợ Phiếu chi đã duyệt NCC Hóa đơn GTGT 2 A Phiếu chi đã duyệt Hóa đơn
GTGT 2 D D N Kế toán trƣởng Phiếu chi B Xem xét, ký duyệt Phiếu chi đã duyệt C
58
c) Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 04 năm 2014.
Tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 4 năm 2014 tại công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ liên quan đến khoản phải trả ngƣời bán: (ĐVT: đồng)
1/ Ngày 02/04/2014, theo hợp đồng kinh tế số 03 đã ký với đối tác Singapore và Ngân hàng gửi giấy báo Nợ số 0030 có nội dung chuyển khoản đặt cọc đợt 2 cho đối tác Singapore về cung cấp land tour HCM – Singapore ký ngày 26/03/2014 số tiền 116.474.000 bằng tiền gửi ngân hàng cho công ty TNHH MTV Cao su Dawk Lawk Ban Me Dakruco.
Chứng từ bao gồm: Giấy báo Nợ số 0030, Ủy nhiệm chi số 43 và hợp đồng kinh tế số 03/HD.DLMĐ.14.
2/ Ngày 03/04/2014, mua đƣờng về nhập kho tại TDC Cái Răng số tiền 26.685.710, thuế GTGT 5%, chƣa trả tiền cho công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ.
Chứng từ bao gồm: hóa đơn GTGT số 0001251 và phiếu nhập kho số 43. 3/ Ngày 07/04/2014, mua gia vị nhập kho TDC Chợ Nổi Cái Răng số tiền 17.238.010, thuế GTGT 5%, chƣa trả tiền cho công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ.
Chứng từ bao gồm: hóa đơn số 0001258 và phiếu nhập kho số 44 .
4/ Ngày 07/04/2014, thực hiện hợp đồng kinh tế số 07, doanh nghiệp chuyển khoản đặt vé tàu cao tốc phục vụ tour Cần Thơ – Thốt Nốt – Phú Quốc số tiền 3.000.000 cho công ty TNHH MTV Cội Nguồn – Phú Quốc.
Chứng từ bao gồm: hợp đồng kinh tế số 07/HD.DLMĐ.14 và Giấy báo Nợ số 0038.
5/ Ngày 08/04/2014, mua hàng hóa thực phẩm nhập kho VST Cái Nai số tiền 15.748.613, thuế GTGT 5%, chƣa trả tiền cho công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ.
Chứng từ bao gồm: hóa đơn GTGT số 0001259 và phiếu nhập kho số 54. 6/ Ngày 09/04/2014, thực hiện hợp đồng kinh tế số 09, doanh nghiệp chuyển khoản trả vé tàu cao tốc phục vụ tour Cần Thơ – Thốt Nốt – Phú Quốc ngày 02/05 – 04/05/2014 số tiền 7.000.000 cho công ty TNHH MTV Cội Nguồn – Phú Quốc.
59
7/ Ngày 11/04/2014, theo hợp đồng kinh tế số 13 và hóa đơn GTGT số 0500801 về khoản chi phí phòng nghỉ phải trả tour Hậu Giang – Phú Quốc ngày 05 – 06/04 số tiền 26.363.636, thuế GTGT 10% cho công ty TNHH MTV Cội Nguồn – Phú Quốc.
Chứng từ bao gồm: hợp đồng kinh tế số 13 và hóa đơn GTGT số 0500801.
8/ Ngày 17/04/2014, thực hiện hợp đồng kinh tế số 03 đã ký với đối tác Singapore doanh nghiệp chuyển khoản đặt cọc đợt cuối cho đối tác Singapore về cung cấp land tour số tiền 46.589.000 cho công ty TNHH MTV Cao su Dawk Lawk Ban Me Dakruco.
Chứng từ bao gồm: hợp đồng kinh tế số 03/HD.DLMĐ.14 và Giấy báo Nợ số 0045 (xem phụ lục 22).
9/ Ngày 17/04/2014, thanh toán bằng tiền mặt cho việc mua hàng cho công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ số tiền 28.019.996 bằng tiền mặt.
Chứng từ bao gồm: hóa đơn GTGT số 0001251 và phiếu chi số 00189. 10/ Ngày 25/04/2014, thanh toán bằng tiền mặt cho việc mua thực phẩm, hải sản tƣơi sống, dụng cụ phục vụ TDC Chợ Nổi Cái Răng số tiền 3.810.000 cho công ty Cổ phần mía đƣờng Càn Thơ.
Chứng từ bao gồm: hóa đơn GTGT số 07530 và phiếu chi số00193. 11/ Ngày 28/04/2014, thanh lý hợp đồng kinh tế số 13 doanh nghiệp chuyển khoản thanh toán tiền khách sạn Cội Nguồn phục vụ tour Hậu Giang – Phú Quốc từ ngày 02/05 – 04/05/2014 với số tiền 29.000.000 cho công ty TNHH MTV Cội Nguồn – Phú Quốc.
Chứng từ bao gồm: hợp đồng kinh tế số 13 Giấy báo Nợ số 0050.
12/ Ngày 29/04/2014, chuyển khoản thanh toán chi phí kiểm toán cho Công ty Cổ phần Kiểm Toán A&C số tiền 15.000.000.
Chứng từ bao gồm: hợp đồng kinh tế số 703 và Giấy báo Nợ số 0053. d) Thực hiện kế toán chi tiết
Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi vào các sổ chi tiết sau:
+ Sổ chi tiết phải trả ngƣời bán Công ty sổ phần mía đƣờng Cần Thơ (minh họa trang 61)
+ Sổ chi tiết phải trả ngƣời bán Công ty TNHH MTV Cội Nguồn – Phú Quốc (xem phụ lục 17)
60
+ Sổ chi tiết phải trả ngƣời bán Công ty TNHH MTV Cao Su Dawk Lawk Ban Me Dakruco (xem phụ lục 18)
+ Sổ chi tiết phải trả ngƣời bán Công ty cổ phần kiểm toán A&C (xem phụ lục 19)
+ Sổ quỹ tiền mặt (xem phụ lục 1) + Sổ TGNH (xem phụ lục 2)
+ Kế toán lập các chứng từ ghi sổ sau:
Chứng từ ghi sổ số 05 (minh họa trang 60) Chứng từ ghi sổ số 06 (xem phụ lục 13) Chứng từ ghi sổ số 07 (xem phụ lục 14) Công ty TNHH MTV TMDL mía
đƣờng Cần Thơ
Số 104, đƣờng 30/04, Phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.CT
Mẫu số S02a – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS00005 Ngày 29 tháng 04 năm 2014 Trích yếu Số hiệu tài
khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Chi trả mua đƣờng về nhập kho 331 111 28.019.996 Chi trả mua thực phẩm, hải sản tƣơi
sống, dụng cụ phục vụ TDC CR 331 111 3.810.000
Cộng x x 31.829.996
Kèm theo …. Chứng từ gốc Ngày tháng năm 2014 Ngƣời lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)
61 Công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ
Số 104, đƣờng 30/04, phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.CT
Mẫu số S31 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƢỜI BÁN
Tài khoản: 331 –Phải trả ngƣời bán
Tên khách hàng: Cty CP Mía đƣờng Cần Thơ
Mã khách hàng: MIA DUONG ĐVT: Đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dƣ Số hiệu Ngày, tháng A B C D E 1 2 3 Số dƣ đầu kỳ 2.425.739 Số phát sinh
03/04/14 0001251 03/04/14 Mua đƣờng về nhập kho TDC Cái Răng 156 26.685.710
03/04/14 0001251 03/04/14 Thuế GTGT đầu vào 133 1.334.286
07/04/14 0001258 07/04/14 Mua gia vị nhập khoTDC Chợ nổi Cái Răng 156 17.238.010
07/04/14 0001258 07/04/14 Thuế GTGT đầu vào 133 861.901
08/04/14 0001259 08/04/14 Mua hàng hóa thực phẩm nhập kho VST Cái Nai 156 15.748.613
08/04/14 0001259 08/04/14 Thuế GTGT đầu vào 133 787.431
17/04/14 PC00189 17/04/14 Chi trả mua đƣờng nhập kho 111 28.019.996 25/04/14 PC00193 25/04/14 Chi trả mua thực phẩm tƣơi sống 111 3.810.000
Cộng phát sinh x 31.829.996 62.655.951
Số dƣ cuối kỳ x 33.251.694
-Sổ này có ….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
-Ngày mở sổ …. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày tháng năm 2014 Giám đốc
62 e) Thực hiện kế toán tổng hợp
Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào các sổ tổng hợp sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (xem phụ lục 10)
+ Sổ Cái phải trả ngƣời bán (minh họa trang 63) + Sổ Cái tiền mặt (xem phụ lục 4)
+ Sổ Cái hàng hóa (xem phụ lục 8)
+ Sổ Cái thuế GTGT đầu vào (xem phụ lục 9)
63 Công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ
Số 104, đƣờng 30/04, Phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.CT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Mẫu số S02c1 – DN của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 04 năm 2014
Tài khoản: 331 -Phải trả ngƣời bán
Ngày hạch toán Số hiệu CT CTGS Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Nợ Có Số hiệu Ngày ghi sổ A B C D E G 1 2 Số dƣ đầu kỳ 389.435.000 Số phát sinh
17/04 PC00189 CTGS00005 29/04 Chi trả mua hàng nhập kho 111 28.019.996 25/04 PC00193 CTGS00005 29/04
Chi trả mua thực phẩm, hải sản tƣơi sống,
dụng cụ p/v TDC CR 111 3.810.000
02/04 GBN0030 CTGS00006 29/04
Chuyển khoản đặt cọc đợt 2 cho đối tác
cung cấp land HCM - Sing 112 116.474.000
07/04 GBN0038 CTGS00006 29/04 Chuyển khoản đặt cọc vé tàu cao tốc 112 3.000.000 09/04 GBN0043 CTGS00006 29/04 Chuyển khoản trả tiền vé tàu 112 7.000.000 17/04 GBN0045 CTGS00006
29/04 Chuyển khoản đặt cọc đợt cuối cho đối tác
cung cấp land HCM - Sing 112 46.589.000
28/04 GBN0050 CTGS00006 29/04 Thanh toán tiền khách sạn Cội Nguồn 112 29.000.000 29/04 GBN0053 CTGS00006 29/04 Chi trả cp kiểm toán A&C 112 15.000.000 03/04 0001251 CTGS00007 29/04 Mua đƣờng về nhập kho TDC Cái Răng 156 26.685.710
64
03/04 0001251 CTGS00007 29/04 Thuế GTGT đầu vào 133 1.334.286
07/04 0001258 CTGS00007 29/04
Mua gia vị nhập khoTDC Chợ nổi Cái
Răng 156 17.238.010
07/04 0001258 CTGS00007 29/04 Thuế GTGT đầu vào 133 861.901
08/04 0001259 CTGS00007 29/04 Mua hh thực phẩm nhập kho VST Cái Nai 156 15.748.613
08/04 0001259 CTGS00007 29/04 Thuế GTGT đầu vào 133 787.431
11/04 0500801 CTGS00007 29/04 Chi phí phòng nghỉ 641 26.363.636
11/04 0500801 CTGS00007 29/04 Thuế GTGT 133 2.636.364
Cộng phát sinh x 248.964.996 91.655.951
Số dƣ cuối kỳ x 232.197.955
-Sổ này có ….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
-Ngày mở sổ …. Ngày tháng năm 2014
Ngƣời ghi sổ
65 Công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ
Số 104, đƣờng 30/04, Phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.CT
TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Từ ngày 01/04/2014 đến ngày 30/04/2014 Tài khoản: 331 – Phải trả ngƣời bán
Mã KH Tên khách hàng Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh Số dƣ cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
A B 1 2 3 4 5 6
COI NGUON Cty TNHH MTV Cội Nguồn – Phú Quốc 35.462.733 39.000.000 29.000.000 25.462.733
A & C Cty Cổ phần Kiểm toán A&C 15.000.000 15.000.000 0 0
MIA DUONG Công ty cổ phần mía đƣờng Cần Thơ 2.425.739 31.829.996 62.655.951 33.251.694
Tổng cộng 52.888.472 85.829.996 91.655.951 58.714.427 Ngƣời lập (Ký, họ tển) Kế toán trƣởng (Ký, họ tển) Ngày tháng năm 2014 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
66
Nhận xét:
Về chứng từ: doanh nghiệp sử dụng các chứng từ kế toán bắt buộc nhƣ phiếu chi. Doanh nghiệp sử dụng đúng mẫu quy định, các thông tin trên mẫu chứng từ đƣợc kế toán ghi đầy đủ, các phần hành trách nhiệm đƣợc ký tên, đóng dấu đầy đủ. Thủ quỹ kiêm phần công việc của nhân viên hành chánh, trên phiếu chi có phần hành của ngƣời lập và thủ quỹ là cùng một nhân viên thì điều đƣợc ký đầy đủ trên cả hai phần hành. Chứng từ kế toán đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, chính xác theo quy định trên mẫu. Nhƣng kế toán bỏ qua việc lập bảng kê chứng từ gốc cùng loại cho các chứng từ gốc, kế toán ghi sổ sách sẽ nhanh gọn hơn nhƣng khi có sai sót xảy ra thì việc kiểm tra lại rất khó khăn và mất nhiều thời gian.
Về sổ sách: các mẫu sổ doanh nghiệp sử dụng đúng mẫu quy định của BTC. Cách ghi sổ hằng ngày và cuối tháng của doanh nghiệp theo đúng trình tự, đảm bảo đủ các nội dung có trong mẫu sổ. Sổ Cái các tài khoản ngoài căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi sổ thì kế toán cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ, điều này sai với quy định của BTC và việc ghi sổ cùng lúc căn cứ vào hai loại chứng từ sẽ gây khó khăn và mất thời gian cho kế toán viên.
Về phản ánh nghiệp vụ: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều đƣợc kế toán lập chứng từ kế toán và chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
4.2.2 Kế toán khoản phải trả khác
Các khoản phải trả khác của doanh nghiệp là các khoản phát sinh khi kiểm kê thừa tài sản nhƣ: tiền, TSCĐ, CCDC.
a) Chứng từ và sổ sách
- Biên bản kiểm kê (Mẫu số 05-VTT) - Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a-DN) - Sổ chi tiết các tài khoản (Mẫu số 38-DN) - Sổ đăng ký chứng từ (Mẫu số S02b-DN) - Sổ Cái (Mẫu số S02c1-DN)
b) Luân chuyển chứng từ
Cuối ngày, cuối tháng hoặc khi có quyết định kiểm kê thì ban lãnh đạo sẽ thành lập Ban kiểm kê để kiểm kê tài sản. Ban kiểm kê bao gồm: Ban Giám Đốc, Kế toán trƣởng, thủ quỹ. Đối tƣợng kiểm kê là: quỹ tiền mặt, tài sản đang quản lý và sử dụng. Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê tài sản và sau khi kiểm kê
67
tài sản, Ban kiểm kê lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê (biên bản kiểm kê).