4.1.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
Khoản phải thu khách hàng là các khoản thu về tiền bán hàng tại các trạm dừng chân ở Cái Răng, vƣờn sinh thái ở Cái Nai, ăn uống, thu các khoản phí trả vé vào cổng khi dẫn tour, thu tiền phí dẫn tour nội địa, nƣớc ngoài, thu về khoản cho khách hàng thuê xe du lịch.
a) Chứng từ và sổ sách - Phiếu thu (Mẫu số 01-TT) - Hợp đồng du lịch
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001) - Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a-DN) - Giấy báo Có
- Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán) (Mẫu số 31-DN) - Sổ đăng ký chứng từ (Mẫu số S02b-DN)
- Sổ Cái (Mẫu số S02c1-DN) - Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số 07-DN)
- Sổ tiền gửi Ngân hàng (Mẫu số 08-DN) b) Luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng có nhu cầu đi du lịch hoặc thuê xe của doanh nghiệp thì khách hàng đến ký hợp đồng để doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Nhân viên hành chính sẽ lập hợp đồng kinh tế cho khách hàng ký và trình kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt. Khi hợp đồng kinh tế đã đƣợc ký kết, khách hàng sẽ đặt cọc một phần giá trị của hợp đồng. Khi đó thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu để thu tiền và phiếu thu đƣợc lập thành 3 liên (liên 1: lƣu; liên 2: giao cho khách hàng; liên 3: lƣu hành nội bộ). Đồng thời, thủ quỹ lập và phát hành hóa đơn GTGT (liên 1: lƣu; liên 2: giao cho khách hàng; liên 3: lƣu hành nội bộ). Thủ quỹ mang phiếu thu và hóa đơn GTGT trình kế toán trƣởng xem xét, ký tên và trình lên Giám đốc ký tên, đóng dấu. Sau khi phiếu thu và hóa đơn GTGT đã đƣợc ký duyệt, thủ quỹ đƣa liên 2 của phiếu thu, liên 2 của hóa đơn
38
GTGT cho khách hàng; liên 1 của phiếu thu và liên 1 của hóa đơn GTGT làm căn cứ ghi vào sổ quỹ và lƣu lại; liên 3 của phiếu thu và liên 3 của hóa đơn GTGT luân chuyển đến kế toán chi tiết để ghi sổ chi tiết theo dõi công nợ và làm căn cứ cho kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và ghi sổ tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các sổ Cái các tài khoản liên quan. Tại doanh nghiệp, công việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và ghi chép vào các sổ sách đều ghi bằng tay.
Trƣờng hợp, khách hàng đặt cọc bằng chuyển khoản thì thủ quỹ tiến hành lập Ủy nhiệm thu gửi đến Ngân hàng mà doanh nghiệp có mở tài khoản giao dịch nhờ thu hộ, khi Ngân hàng gửi Giấy báo Có đến thì thủ quỹ tiến hành ghi vào sổ TGNH và luân chuyển Giấy báo Có cho kế toán chi tiết theo dõi công nợ và làm căn cứ cho kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và ghi sổ tổng hợp. Trƣờng hợp, khách hàng đặt cọc bằng tiền mặt thì thủ quỹ lập phiếu thu để thu tiền đặt cọc. Với những hợp đồng kinh tế không cần đặt cọc và chỉ thanh lý hợp đồng khi hợp đồng đã đƣợc thực hiện thì ngay khi thủ quỹ phát hành hóa đơn GTGT, thì kế toán công nợ theo dõi công nợ phải thu trên sổ chi tiết từng khách hàng.
Khi hợp đồng kinh tế đã đƣợc thực hiện, khách hàng đến thanh lý hợp đồng thì thủ quỹ tiếp tục phát hành hóa đơn GTGT để thanh lý hợp đồng kinh tế và lập phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm thu (nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản) rồi trình kế toán trƣởng xem xét, ký tên và đến Giám đốc ký tên, đóng dấu. Liên 1 của hóa đơn GTGT, liên 1 của phiếu thu đƣợc thủ quỹ dùng làm căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết và lƣu lại; liên 2 của hóa đơn GTGT, liên 2 của phiếu thu đƣa cho khách hàng; liên 3 của hóa đơn GTGT, liên 3 của phiếu thu đƣợc luân chuyển đến kế toán chi tiết và làm căn cứ cho kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và ghi sổ tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và lập bảng tổng hợp công nợ.
Qua lƣu đồ, cho thấy các chứng từ kế toán đƣợc lập và luân chuyển trong một phòng ban nên thuận tiện cho việc luân chuyển, ký duyệt chứng từ. Doanh nghiệp chƣa sử dụng phần mềm kế toán mà chủ yếu là ghi sổ bằng tay nhƣng có sự hỗ trợ của phần mềm Excel để tính toán. Vì thế, trong quá trình lƣu trữ các chứng từ kế toán cũng nhƣ ghi chép sổ sách bằng thủ công thì việc kiểm tra, phát hiện sai sót còn khó khăn, mất nhiều thời gian. Công việc của nhân viên hành chánh nhiều mà phải kiêm thêm công việc của thủ quỹ nên không thể tránh khỏi những sai sót, chậm trễ.
39
(Nguồn:Phòng kế toán tại công ty TNHH MTV TMDL mía đường Cần Thơ)
Hình 4.1: Quy trình luân chuyển chứng từ khoản phải thu khách hàng
Hợp đồng kinh tế
N
Hđ GTGT Lập hđ GTGT,
Ủy nhiệm thu, phiếu thu, Thủ quỹ, kiêm hành chánh Hợp đồng kinh tế KH Tiền Giấy báo Có Ủy nhiệm thu
Phiếu thu Tiền Ghi sổ quỹ TM, TGNH Sổ quỹ TM Sổ TGNH NH Bắt đầu A Đã ký kết N NH gửi đến Hđ GTGT đã duyệt 1 Phiếu thu đã duyệt 1 B Phiếu thu đã duyệt 1 đã duyệt 1 Hđ GTGT Giấy báo Có KH C Hđ GTGT Xem xét, ký duyệt Hđ GTGT đã duyệt 1 Kế toán Trƣởng Phiếu thu Phiếu thu đã duyệt 1 A B C Giấy báo Có Hđ GTGT đã duyệt 3 Lập CTGS và ghi sổ CTGS Sổ chi tiết KH
Kế toán chi tiết
Phiếu thu đã duyệt 3 Giấy báo Có Hđ GTGT đã duyệt 3 Phiếu thu đã duyệt 3 N Kết thúc D Sổ đăng ký CTGS Bảng tổng hợp chi tiết Kế toán tổng hợp CTGS Ghi sổ tổng hợp Sổ Cái D CTGS
40
c) Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 04 năm 2014
Tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 4 năm 2014 tại công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ liên quan đến khoản phải thu khách hàng: (ĐVT: đồng)
1/ Ngày 01/04/2014, thanh lý hợp đồng kinh tế số 03/HD.DL.MĐ14 về tour Cần Thơ – Singapore của công ty Cổ phần In tổng hợp Cần Thơ bằng tiền mặt số tiền 190.000.000.
Chứng từ gồm: phiếu thu số 00134 và hợp đồng kinh tế số 03/HD.DL.MĐ14.
2/ Ngày 02/04/2014, thu tiền bán hàng tại TDC Cái Răng của công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ bằng tiền mặt số tiền là 10.000.000.
Chứng từ gồm: phiếu thu số 00142 (xem phụ lục 21) và hóa đơn GTGT số 0000297.
3/ Ngày 04/04/2014, thu tiền bán hàng tại TDC Cái Răng của công ty Cổ phần In tổng hợp Cần Thơ bằng tiền mặt số tiền 8.000.000.
Chứng từ gồm: phiếu thu số 00145 và hóa đơn GTGT số 0000316.
4/ Ngày 07/04/2014, phải thu của công ty Cổ phần mía đƣờng Bến Tre về tiền đặt cọc cho tour Cần Thơ - Phú Quốc ngày 11 - 13/04/2014 với số tiền 44.250.000, thuế VAT 892.500.
Chứng từ gồm: hoá đơn GTGT số 0000316, hợp đồng du lịch số 08/HD.DLMĐ.14.
5/ Ngày 10/04/2014, thu tiền bán hàng tại VST Cái Nai của công ty Cổ phần In tổng hợp Cần Thơ bằng tiền mặt số tiền 20.000.000.
Chứng từ gồm: phiếu thu số 00150 và hóa đơn GTGT số 000317.
6/ Ngày 10/04/2014, thanh lý hợp đồng du lịch số 08 của công ty Cổ phần
mía đƣờng Bến Tre về tour Cần Thơ - Phú Quốc ngày 11 - 13/04/2014 số tiền 44.250.000, thuế GTGT 10%. Công ty Cổ phần mía đƣờng Bến Tre thanh toán bằng tiền mặt.
Chứng từ gồm: phiếu thu số 00153 và hợp đồng du lịch số 08/HD.DLMĐ.14.
7/ Ngày 10/04/2014, phải thu phí dẫn tour của công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ cho tour Hậu Giang - Phú Quốc ngày 02 - 04/05/2014 với số tiền 116.550.000, gồm 10% VAT.
Chứng từ gồm: theo hợp đồng số 11/HD.DLMĐ.14 (xem phụ lục 23) và hóa đơn GTGT số 0000320.
41
8/ Ngày 11/04/2014, phải thu tiền ăn uống tại TDC Cái Răng của công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ số tiền 1.208.182, thuế VAT 10%.
Chứng từ gồm: hóa đơn GTGT số 0000474.
9/ Ngày 12/04/2014, thu tiền bán hàng tại TDC Chợ Nổi Cái Răng của công ty Cổ phần In tổng hợp Cần Thơ bằng tiền mặt số tiền 10.000.000.
Chứng từ gồm: phiếu thu số 00155
10/ Ngày 14/04/2014, thu tiền của công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ bằng chuyển khoản về chi phí tổ chức tour Cần Thơ – Sóc Trăng ngày 17 - 19/04/2014 số tiền 5.000.000, thuế VAT 10%.
Chứng từ gồm: hoá đơn GTGT số 0000321, hợp đồng du lịch số 12/HD.DLMĐ.14 và giấy nộp tiền vào tài khoản số 00014.
11/ Ngày 15/04/2014, phải thu của công ty Cổ phần In tổng hợp Cần Thơ về việc cho công ty Cổ phần In tổng hợp Cần Thơ thuê xe đi Phụng Hiệp – Tam Nông số tiền 9.000.000, thuế VAT 10%.
Chứng từ gồm: hoá đơn GTGT số 0000322 và hợp đồng kinh tế số 14/HD.DLMĐ.14
12/ Ngày 16/04/2014, phải thu của công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ về phí tổ chức tour Cần Thơ – Singapore ngày 05 - 08/04/2014 số tiền 55.116.416, thuế VAT 1.383.584.
Chứng từ gồm: hoá đơn GTGT số 0000501 (phụ lục 20), hợp đồng số 15/HD.DLMĐ.14
d) Thực hiện kế toán chi tiết
Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi vào các sổ sách chi tiết sau: + Sổ quỹ tiền mặt (xem phụ lục 1)
+ Sổ TGNH (xem phụ lục 2)
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu Công ty Cổ phần In Tổng Hợp Cần Thơ (minh họa ở trang 43)
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu Công ty Cổ phần Mía đƣờng Cần Thơ (xem phụ lục 15)
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu Công ty Cổ phần Mía đƣờng Bến Tre (xem phụ lục 16)
+ Kế toán lập các chứng từ ghi sổ:
42 Chứng từ ghi sổ số 02 (xem phụ lục 11) Chứng từ ghi sổ số 03 ( xem phụ lục 12) Công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ Số 104, đƣờng 30/04, Phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.CT
Mẫu số S02a – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS00001 Ngày 29 tháng 04 năm 2014 Trích yếu Số hiệu tài
khoản Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
A B C 1 D
Thu tiền tour Cần Thơ - Singapore 111 131 190.000.000 Thu tiền bán hàng TDC Cái Răng 111 131 10.000.000 Thu tiền bán hàng TDC Cái Răng 111 131 8.000.000 Thu tiền bán hàng VST Cái Nai 111 131 20.000.000 Thu tiền bán hàng TDC Cái Răng 111 131 10.000.000 Thu tiền tour Cần Thơ - Phú Quốc 111 131 44.250.000 Thu tiền bán hàng TDC Cái Răng 111 131 10.000.000 Kiểm kê thừa tiền mặt tại quỹ 111 338 300.000 CCDC thiếu đƣợc bồi thƣờng 111 138 2.000.000 Cộng x x 294.550.000 Kèm theo …. Chứng từ gốc Ngƣời lập (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2014 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)
43 Công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ
Số 104, đƣờng 30/04, phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.CT
Mẫu số S31 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU
Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng
Tên khách hàng: Cty CP In Tổng hợp Cần Thơ
Mã khách hàng: IN ĐVT: Đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dƣ Số hiệu Ngày, tháng A B C D E 2 3 4 Số dƣ đầu kỳ 220.000.000 Số phát sinh
01/04/14 PT00134 01/04/14 Thu tiền tour Cần Thơ - Singapore đợt 1 111 190.000.000 04/04/14 PT00145 04/04/14 Thu tiền bán hàng TDC Cái Răng 111 8.000.000
10/04/14 PT00150 10/04/14 Thu tiền bán hàng tài VST Cái Nai 111 20.000.000 12/04/14 PT00155 12/04/14 Thu tiền bán hàng TDC Cái Răng 111 10.000.000
15/04/14 0000322 15/04/14 Thu tiền cho thuê xe 511 9.000.000
15/04/14 0000322 15/04/14 Thuế GTGT 333 900.000
Cộng phát sinh x 9.900.000 228.000.000
Số dƣ cuối kỳ x 1.900.000
Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
Ngày mở sổ: …. Ngày tháng năm 2014
Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)
44 e) Thực hiện kế toán tổng hợp
Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi vào sổ tổng hợp sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (xem phụ lục 10)
+ Sổ Cái phải thu khách hàng (minh họa trang 45) + Sổ Cái TGNH (xem phụ lục 3)
+ Sổ Cái tiền mặt (xem phụ lục 4)
+ Sổ Cái doanh thu cung cấp dịch vụ (xem phụ lục 5) + Sổ Cái thuế GTGT đầu ra (xem phụ lục 6)
45 Công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ
Số 104, đƣờng 30/04, Phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.CT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Mẫu số S02c1 – DN Bộ trƣởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 04 năm 2014
Tài khoản: 131 -Phải thu khách hàng
Ngày hạch toán Số hiệu CT CTGS Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Nợ Có
Số hiệu ghi sổ Ngày
A B C D E 1 2
Số dƣ đầu kỳ 141.651.938
Số phát sinh
01/04 PT00134 CTGS00001 29/04 Thu tiền tour Cần Thơ - Singaore 111 190.000.000 02/04 PT00142 CTGS00001 29/04 Thu tiền bán hàng tại TDC Cái Răng 111 10.000.000 04/04 PT00145 CTGS00001 29/04 Thu tiền bán hàng tại TDC Cái Răng 111 8.000.000 10/04 PT00150 CTGS00001 29/04 Thu tiền bán hàng tại TDC Cái Răng 111 20.000.000 11/04 PT00155 CTGS00001 29/04 Thu tiền bán hàng tại TDC Cái Răng 111 10.000.000
14/04 NTTK00014 CTGS00002 29/04
Thu tiền tour Cần Thơ – Sóc Trăng ngày
17-19/04/2014 112 5.500.000
07/04 0000316 CTGS00003 29/04 Thu tiền tour Cần Thơ - Phú Quốc 511 44.250.000
07/04 0000316 CTGS00003 29/04 Thuế GTGT 333 892.500
10/04 0000320 CTGS00003 29/04 Thu tiền tour Hậu Giang – Phú Quốc 511 116.550.000 11/04 0000474 CTGS00003 29/04 Thu tiền ăn uống chợ Nổi 511 1.208.182
46
11/04 0000474 CTGS00003 29/04 Thuế GTGT 333 120.818
14/04 NTTK00014 CTGS00003 29/04 Phí dẫn tour CT – ST ngày 17-19/04/2014 511 5.000.000
14/04 NTTK00014 CTGS00003 29/04 Thuế GTGT 333 500.000
15/04 0000321 CTGS00003 29/04 Thu tiền cho thuê xe 511 9.000.000
15/04 0000321 CTGS00003 29/04 Thuế GTGT 333 900.000
16/04 0000501 CTGS00003 29/04 Phí tour Cần Thơ - Singapore 511 55.116.416
16/04 0000501 CTGS00003 29/04 Thuế GTGT 333 1.383.584
Cộng phát sinh x 234.921.500 243.500.000
Số dƣ cuối kỳ x 133.073.438
Sổ này có ….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
Ngày mở sổ …. Ngày tháng năm 2014
Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
47 Công ty TNHH MTV TMDL mía đƣờng Cần Thơ
Số 104, đƣờng 30/04, Phƣờng An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.CT
TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU
Từ ngày 01/04/2014 đến ngày 30/04/2014 Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng
Mã KH Tên khách hàng
Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh Số dƣ cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
A B 1 2 3 4 5 6
IN Công ty cổ phần in tổng hợp Cần Thơ 220.000.000 9.900.000 228.000.000 1.900.000 BEN TRE Công ty cổ phần mía Bến Tre 12.000.000 45.142.500 55.142.000 2.000.000 MIA DUONG Công ty cổ phần mía đƣờng Cần Thơ 19.000.000 174.379.000 15.500.000 177.879.000
Tổng cộng 251.000.000 229.421.500 298.642.000 181.779.000 Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
48
Nhận xét:
Về chứng từ: doanh nghiệp sử dụng các chứng từ kế toán bắt buộc nhƣ phiếu thu,... Doanh nghiệp sử dụng chứng từ đúng mẫu quy định, các thông tin trên mẫu chứng từ đƣợc kế toán lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, các phần hành trách nhiệm đƣợc ký tên, đóng dấu đầy đủ. Thủ quỹ kiêm nhiệm thêm công việc nhân viên hành chánh, đôi khi trên chứng từ có hai phần hành trách nhiệm do thủ quỹ lập và ký tên thì điều ký đầy đủ. Chứng từ kế toán đƣợc lập đầy đủ chính xác theo quy định trên mẫu. Nhƣng kế toán bỏ qua việc lập bảng kê chứng từ gốc cùng loại cho các chứng từ gốc, kế toán ghi sổ sách bằng thủ công nhanh gọn hơn nhƣng khi có sai sót xảy ra thì việc kiểm tra lại rất khó khăn và mất nhiều thời gian. Đồng thời, chứng từ ghi sổ đƣợc lập vào cuối tháng sẽ phản ánh không kịp thời về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chứng từ