III. Chờnh lệch 1. Số tạm ứng chi khụng hết 40.408.000 2. Chi quỏ tạm ứng Kốm theo 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn)
Kế toỏn thanh toỏn (Ký, họ tờn)
Người đề nghị thanh toỏn (Ký, họ tờn)
*Khi mua vật tư, CCDC phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất căn cứ vào hợp đồng mua hàng kế toỏn lập phiếu nhập kho.
Vớ dụ ngày 20/03/2007 phũng vật tư mua thộp D14, D16, D22, D25, D32 của cụng ty CPXD Và Thương mại Ban Tớch, kế toỏn lập phiếu nhập kho số 73 và tiến hành ghi sổ:
Nợ TK 152: 640.192.500 Nợ TK 133: 32.009.625
Cú TK 331: 627.202.125
Khi thanh toỏn nếu trả bằng tiền mặt thỡ kế toỏn viết phiếu chi, nếu trả bằng chuyển khoản thỡ kế toỏn viết uỷ nhiệm chi và ghi:
Nợ TK 331: 627.202.125
Cú TK 111,112: 627.202.125
Nhiều khi cụng ty phải vay tiền của ngõn hàng để trả nợ. Để hạch toỏn nghiệp vụ này kế toỏn căn cứ và uỷ nhiệm chi và ghi như sau:
Cú TK 311: 627.202.125
Biểu 13: Phiếu nhập kho
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 20 thỏng 03 năm 2007 Số 73 Người giao hàng: Cty CPXD&TM Ban Tớch
Đơn vị: QA008060 – Cụng ty xõy dựng và thương mại Ban Tớch Địa chỉ: 49 Lờ Quốc Hưng P.12 Q4 TPHCM
Số hoỏ đơn: 000278 Seri: AA/2006-T Ngày 12/03/2007
Nội dung: Mua thộp 3740kg D14, 31620kg D16, 2032kg D22, 17494kg D25, 15044kg D32 Tài khoản cú: 3311 - Phải trả cho người bỏn: hoạt động SXKD
Mó kho Tờn vật tư TK Đvt Số lượng Đơn giỏ Thành tiền QA0801 QA002220 – Thộp vằn D14 1521 Kg 3740 9154 34.238.810 QA0801 QA002221 – Thộp vằn D16 1521 Kg 31620 9154 289.472.571 QA0801 QA002215 – Thộp vằn D22 1521 Kg 2032 9154 18.602.476 QA0801 QA002210 – Thộp vằn D25 1521 Kg 17494 9154 160.153.405 QA0801 QA002223 – Thộp vằn D32 1521 Kg 15044 9154 137.724.238 Tổng cộng tiền hàng 640.192.500 Chi phớ 0 Thuế GTGT 32.009.625 Tổng thanh toỏn 672.202.125 Bằng chữ: sỏu trăm bảy mươi hai triệu, hai trăm linh hai nghỡn, một trăm hai mươi lăm đồng chẵn./ Kốm theo 1 chứng từ gốc Nhập ngày 20 thỏng 03 năm 2007
Biểu 14: Sổ chi tiết cụng nợ
SỔ CHI TIẾT CễNG NỢ
Tài khoản: 3311 - Phải trả cho người bỏn: hoạt động SXKD Khỏch hàng : Cụng ty TNHHTM Kim Tớn (QA008137)
Từ ngày: 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006
Chứng từ Diễn Giải TKĐƯ PS NỢ PS Cể Ngày Số
15/05UN 88 Trả tiền mua que hàn phục vụ CT 3111 19.199.400
19/05PN 137 Mua 2000 que hàn phục vụ CT 1522 17.454.000 19/05PN Mua 2000 que hàn phục vụ CT 13311 1.754.400 23/05UN 95 Trả tiền mua que hàn phục vụ CT 3111 14.399.550
…….. …. ………. …….. …………. …………..04/12UN 167/ 04/12UN 167/
TG
Trả tiền mua que hàn phục vụ CT 1121 2.163.680 04/12 23/T
G
Trả tiền mua que hàn phục vụ CT 1121 877.300
28/12 525 Mua 2100 que hàn phục vụ CT 1522 19.999.960 28/12 525 Mua 2100 que hàn phục vụ CT 1331 2.000.040 Tổng phỏt sinh nợ: 105.877.030 Tổng phỏt sinh cú: 127.877.030 Số dư cú cuối kỳ: 22.000.000 Ngày ….thỏng …..năm Người lập biểu (Ký, họ tờn)
Biểu trờn là một vớ dụ về phản ỏnh chi tiết số phải trả đối với một nhà cung cấp.
Qua biểu trờn ta thấy tổng số phỏt sinh cú trong năm đối với cụng ty TNHHTM Kim Tớn là 127.877.030 đồng trong đú đó trả được 105.877.030 đồng và cũn nợ là 22.000.000 đồng. Quỏ trỡnh hạch toỏn cú thể được biểu diễn theo sơ đồ sau:
3313111 3111
112
152
133Trả tiền mua que hàn Trả tiền mua que hàn
33.598.950
Trả tiền hàng bằng chuyển khoản 3.040.980
Mua vật tư nhập kho 37.453.960
Thuế VAT đầu vào 3.754.440
Sau khi tiến hàn theo dừi trờn sổ chi tiết cụng nợ cho từng đối tượng. Kế toỏn tiến hành ghi chộp trờn nhật ký chung, nhật ký tài khoản, sổ cỏi để làm căn cứ lập bỏo cỏo sau này. Sau đõy là cỏc mẫu sổ được phản ỏnh trờn đối tượng là cụng ty TNHHTM Kim Tớn.
Biểu 15: Trớch mẫu sổ nhật ký chung
NHẬT Kí CHUNG
Chứng từ Diễn giải Đó ghi
sổ cỏi
TKĐƯ Số phỏt sinh
SH NT Nợ Cú
88 18/05 Trả tiền mua que hàn phục vụ CT phục vụ CT * 3111 19.199.400 137 20/05 Mua 2000 que hàn * 152 17.454.000 133 1.754.400 ….. …... ……… ……….. ……. ……….. ……. 525 28/12 Mua 2100 que hàn * 152 19.999.960 133 2.000.040 Người giữ sổ (Ký, họ tờn) Ngày thỏng năm
Biểu 16: Trớch mẫu nhật ký tài khoản 331
NHẬT Kí TÀI KHOẢN
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phỏt sinh
SH NT Nợ Cú
…… …….. ………... …….. ………….. …………88 15/05 Trả tiền mua que hàn 3111 19.199.400 88 15/05 Trả tiền mua que hàn 3111 19.199.400
137 23/05 Mua 2000 que hàn 152 17.454.0001331 1.754.400 1331 1.754.400 …… …….. ……… …….. ………….. ………….. 525 28/12 Mua 2100 que hàn 152 19.999.960 1331 2.000.040 …… ……... ……… …... ………… ………….
Người giữ sổ Ngày thỏng năm (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng
(Ký, họ tờn)
Biểu 17: Mẫu sổ cỏi tài khoản 331
Trờn thực tế ứng với một năm bỏo cỏo tài chớnh thỡ cụng ty cú quan hệ với nhiều nhà cung cấp khỏc nhau và thường xuyờn biến động qua cỏc năm. Để đảm bảo thanh toỏn đỳng kịp thời thỡ kế toỏn phải lập bảng dự trự thanh toỏn nợ, căn cứ vào bảng này để tiến hành trả nợ trong thời gian tới.
4.2.2. Cụng tỏc quản lý nợ phải trả của cụng ty
Thực hiện tốt cụng tỏc quản lý cụng nợ phải trả chớnh là việc quản lý rủi ro về tài chớnh, cải thiện hệ số tớn nhiệm, nõng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc quản lý nợ phải trả được tiến hành theo trỡnh tự sau:
SỔ CÁI
Ngày Chứng từ Diễn giải Trang
NK
TKĐƯ Số phỏt sinh
SH NT Nợ Cú
1/6 88 15/5 Trả tiền mua que hàn 10 3111 19.199.400
1/6 137 19/5 Mua 2000 que hàn 10 1522 17.454.000 10 1331 1.754.400 …… …. …… ……… …….. ……. ………….. ………... . 30/12 525 28/12 Mua 2100 que hàn 18 1522 19.999.960 1331 2.000.040
Người lập biểu Kế toỏn trưởng