Ngoài kinh doanh sản xuất mía đƣờng, công ty còn tham gia đầu tƣ vào các hoạt động tài chính nhƣ: gửi tiền ngân hàng, đầu tƣ vào công ty con, công ty liên kết…nhầm tạo ra thêm nguồn thu nhập cho công ty.
4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo Có
- Bảng sao kê tiền gửi ngân hàng: Cuối mỗi tháng Ngân hàng giao dịch với Công ty sẽ gửi Bảng sao kê ngân hàng. Trong Bảng này phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ làm tăng và giảm tiền gửi của Công ty.
- Các chứng từ có liên quan khác.
Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết tài khoản 515 - Sổ cái tài khoản 515
Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 515 – Doanh thu từ hoạt động tài chính.
4.1.2.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Hình 4.2: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ thu nhập hoạt động tài chính
Ngân hàng
Kế toán thanh toán
Giấy báo có
Kiểm tra, đối chiếu ghi sổ
Bảng kê
Giấy báo có Bảng kê
Sổ cái, sổ chi tiết
45
Giải thích lƣu đồ: Đến ngày nhận lãi, công ty sẽ nhận đƣợc giấy báo có từ ngân hàng sau đó kiểm tra, đối chiếu và ghi vào sổ cái, sổ chiết tài khoản liên quan. Cuối tháng công ty sẽ nhận đƣợc bảng kê tiền gửi từ ngân hàng bao gồm các giao dịch đã thực hiện, kế toán thanh toán kiểm tra và dối chiếu với sổ sách của công ty và lƣu lại các chứng từ.
Ƣu điểm: Chứng từ đƣợc kiểm tra đối chiếu hợp lý. Kế toán ghi sổ ngay khi nghiệp vụ phát sinh đảm bảo tính đầy đủ và chính xác, chứng từ đƣợc lƣu trữ theo thời giam phát sinh nghiệp vụ nên rất dễ kiểm tra và đối chiếu.
4.1.2.3 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1. Ngày 03/06/2014 thu lãi tạm ứng của Công đoàn cơ sở theo phiếu thu PT014 số tiền là 2.350.000 đồng.
2. Ngày 13/06/2014 thu tiền cổ tức của Công ty cổ phần mía đƣờng Bến Tre năm 2013 với số tiền là 2.070.090.000 đồng, Công ty đã nhận đƣợc giấy báo Có 065/06/14 của ngân hàng.
3. Ngày 25/06/2014 thu lãi tiền gửi ngân hàng Liên Việt số tiền là 12.055.056, công ty đã nhận đƣợc giấy báo có 103/06/14 của ngân hàng.
4. Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính.
4.1.2.4 Thực hiện kế toán chi tiết
Dựa vào phiếu thu PT014 (phụ lục 2, trang 5) về thu lãi tạm ứng của công đoàn cơ sở, kế toán lên sổ chi tiết doanh thu hoạt hoạt động tài chính. Các nội dung trên sổ chi tiết đƣợc ghi đầy đủ và chính xác. Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phải lên sổ ngay để tránh bỏ sót nghiệp vụ dẫn đến những sai sót nghiêm trọng (Phụ lục 2, trang 7).
4.1.2.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
Kế toán lập chứng từ ghi sổ số 00618 (phụ lục 2, trang 6) làm căn cứ lên sổ cái doanh thu hoạt động tài chính. Sau khi lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ chi tiết, nghiệp vụ kinh tế đƣợc phản ánh lên sổ cái, các nội dung trên sổ cái đƣợc ghi đầy đủ theo thứ tự từ trái sang phải (phụ lục 2, trang 8).
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển tài khoản doanh thu hoạt động tài chính sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Nhận xét: Sổ chi tiết và sổ cái của công ty đƣợc thiết kế đúng với quy định của Bộ Tài chính, kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế theo trình từ thời gian phát sinh, các nội dung liên quan đƣợc kế toán phản ánh đầy đủ và chính xác lên sổ sách.
4.1.3 Kế toán doanh thu khác
Ngoài các khoản thu nhập chính từ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính, hằng năm công ty còn thu đƣợc các khoản thu nhập khác nhƣ: thu nhập từ bán tro, bán bã bùn, bã mía…Các khoản thu này tuy không lớn nhƣng vẫn góp phần tăng lợi nhuận của công ty.
46 4.1.3.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu - Hóa đơn GTGT - Giấy báo Có - Và các chứng từ khác có liên quan. Sổ sách sử dụng:
- Sổ cái các tài khoản 711 và các tài khoản có liên quan. - Sổ chi tiết tài khoản 711 và các tài khoản có liên quan.
Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 711 – thu nhập khác
4.1.3.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
KTBH: Kế toán bán hàng KH: Khách hàng
Hình 4.3: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ thu nhập khác
Tƣơng tự lƣu đồ thu tiền – bán hàng của công ty, sau khi kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT sẽ chuyển cho kế toán thanh toán lập hóa đơn phiếu thu gồm 2 liên. Sau đó phiếu thu đƣợc
KT BH
Kế toán Thanh toán
Hóa đơn GTGT Lập phiếu thu, ghi sổ Sổ cái Phiếu thu Thủ quỷ Thu tiền, ghi sổ Sổ quỷ KH N Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu KT BH
Kế toán Thanh toán
Hóa đơn GTGT Lập phiếu thu, ghi sổ Sổ cái
47
chuyển cho thủ quỹ thu tiền nếu khách hàng thanh toán ngay, phiếu thu liên 1 chuyển cho kế toán thanh toán lƣu, liên 2 giao cho khách hàng.
Ƣu điểm: Chứng từ đƣợc lập đủ số liên theo quy định của Công ty, chứng từ đƣợc luân chuyển hợp lý, mỗi bộ phận kế toán sẽ thực hiện một chức năng riêng, tách biệt vai trò của thủ quỷ và kế toán. Kế toán là ngƣời lập phiếu thu và thủ quỷ chịu trách nhiệm thu tiền không ai đƣợc quyền thay đổi chức năng.
Nhƣợc điểm: Phiếu thu liên 2 giao cho khách hàng thƣờng thiếu chữ ký của kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị. Liên 1 lƣu nội bộ sẽ đƣợc kế toán thanh toán chuyển cho cấp trên ký sau.
4.1.3.1 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1. Ngày 04/06/2014 thu tiền hoa lợi trên đất Phà Cái Tƣ theo phiếu thu PT015 số tiền là 2.416.000 đồng.
2. Ngày 05/06/2014 xuất bán tro thu tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 0003068 và phiếu thu PT020 là 30.516.176 đồng.
3.Ngày 09/06/2014 xuất bán bã bùn và bã mía cho khách hàng, khách hàng còn nợ lại với số tiền trên hóa đơn GTGT số 0003196 là 64.818.632 đồng (chƣa có VAT).
4. Ngày 30/06 kết chuyển thu nhập khác xác định kết quả kinh doanh.
4.1.3.4 Thực hiện kế toán chi tiết
Căn cứ vào phiếu thu PT015 (phụ lục 3, trang 9) ngày 04/06/2014 thu tiền hoa lợi trên đất Phà Cái Tƣ, tiến hành ghi sổ chi tiết thu nhập khác, kế toán ghi lần lƣợt các nội dung theo thứ tự từ trái sang phải và các nội dung phải đƣợc ghi chính xác và đầy đủ (Phụ lục 3, trang 11).
4.1.3.4 Thực hiện kế toán tổng hợp
Căn cứ vào phiếu thu PT015 ngày 04/06/2014 về thu tiền hoa lợi trên đất Phà Cái Tƣ, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 00623 (phụ luc 3, trang 10) làm căn cứ ghi số cái thu nhập khác. Các nội dung trên sổ cái đƣợc ghi đầy đủ, chính xác (phụ lục 3, trang )
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển tài khoản doanh thu hoạt động tài chính sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
4.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH DOANH
4.2.1 Chi phí giá vốn hàng bán
Chi phí giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu chi phí của doanh nghiệp, liên quan mật thiết đến doanh thu và lợi nhuận, là một trong những nhân tố quyết định kết quả của lợi nhuận. Vì thế, công ty luôn tìm kiếm những chính sách mới nhằm hạn chế sự tăng lên của loại chi phí này nhƣng vân đảm bảo doanh thu và lợi nhuận tăng cao.
48
4.2.1.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho
Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết chi phí giá vốn hàng bán - Sổ cái chi phí giá vốn hàng bán
Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
4.2.1.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Giải thích lƣu đồ: Sau khi nhận đƣợc hợp đồng bán hàng từ phòng kinh doanh kế toán bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Liên 1 lƣu, liên 2 chuyển cho thủ kho. Thủ kho nhận đƣợc phiếu xuất kho sẽ kiểm tra hàng và lập biên bản giao nhận hàng gồm 2 liên. Liên 1 lƣu tại kho liên 2 sẽ chuyển cho khách hàng cũng với lô hàng.
Nhận xét: Số liên chứng từ đƣợc lập đầy đủ, thủ kho có trách nhiệm bảo quản hàng hóa và kiểm kê hàng hóa nhƣng không đƣợc lập phiếu xuất kho, tránh trƣờng hợp thủ kho gian lận trong kiểm kê và giao hàng. Hàng chỉ đƣợc đem ra khỏi kho khi có đầy đủ chữ ký trên chứng từ.
N N Kế toán bán hàng Thủ kho Bắt đầu Hợp đồng bán hàng Lập phiếu xuất kho Hợp đồng bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Kiểm tra hàng hóa, lập biên bản giao nhận hàng Phiếu xuất kho Hợp đồng bán hàng Biên bản giao nhận hàng KH
49
4.2.1.3 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1. Ngày 02/06/2014, Xuất bán đƣờng VTA cho Cơ sở Nguyễn Thị Thu Mai theo PXK 000178, giá trị hàng xuất là 171.392.400 đồng.
2. Ngày 12/06/2014 xuất bán mật rỉ cho công ty TNHH Thái Hằng theo phiếu xuất kho 000199, giá vốn mật rỉ xuất là 565.453.286 đồng.
3. Ngày 17/06/ 2014 xuất kho đƣờng VTA để quảng cáo sản phẩm theo phiếu xuất kho 000215, với giá trị hàng xuất là 2.024.563 đồng.
4. Ngày 20/06/2014 xuất bán đƣờng PHA cho cơ sở Phƣơng Long theo phiếu xuất kho 000232 , giá trị hàng xuất là 49.985.359 đồng.
5. Ngày 30/06 điều chỉnh giá vốn hàng bán 1.985.325.476 đồng.
6. Ngày 30/06/2014, Kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
4.2.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết
Căn cứ vào phiếu xuất kho 000178 (phụ lục 4, trang 13), kế toán sẽ ghi giá vốn hàng bán và mặt hàng tiêu thụ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán, các nội dụng ngày ghi sổ, số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải, số phát sinh đƣợc ghi đầy đủ và chính xác (phụ lục 4, trang 15).
4.2.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
Kế toán lập chứng từ ghi sổ số 0063 (phụ lục 4, trang 14) làm căn cứ ghi sổ cái, các nội dung trên sổ cái đƣợc ghi theo thứ tự từ trái sang phải và đảm bảo nội dung đƣợc phản ánh đầy đủ và chính xác (phụ lục 4, trang 16).
Chi phí giá vốn hàng bán sẽ đƣợc kết chuyển sang tài khoản xác định kinh doanh vào cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
4.2.2 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí là yếu tố tất nhiên trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí giá vốn chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu chi phí , tiếp theo là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí thấp không có nghĩa là công ty kinh doanh có hiệu quả, nó phải đƣợc so sánh với doanh thu đạt đƣợc. Vì vậy mỗi công ty cần có chính sách sử dụng chi phí hợp lý, đảm bảo vẫn tăng trƣởng doanh thu và lợi nhuân.
4.2.1.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ sử dụng: - Giấy báo nợ - Hóa đơn GTGT - Phiếu chi - Phiếu nhập kho - Các chứng từ khác có liên quan
50
Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết tài khoản 641, tài khoản 642 và các tài khoản có liên quan - Sổ cái tài khoản 641, tài khoản 642 và các tài khoản có liên quan Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
- Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.2.1.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Hình 4.5: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng
Giải thích: Căn cứ vào các hóa đơn tiền điện, nƣớc, điện thoại hoặc vật dụng văn phòng phẩm kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi gồm 2 liên và ghi sổ. Liên 1 kế toán thanh toán lƣu, liên 2 giao cho khách hàng . Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi chi tiền và ghi vào sổ quỹ.
Kế toán thanh toán Thủ quỷ
A
Hóa đơn điện nƣớc
Lập phiếu chi, ghi sổ
Hóa đơn điện nƣớc Sổ chi tiết Phiếu chi Chi tiền, ghi sổ Phiếu chi Sổ chi tiết Phiếu chi Phiếu chi A
51
Hình 4.6 : Lƣu đồ luân chuyển chứng từ chi phí quản lý doanh nghiệp Giải thích: Sau khi nhận đƣợc hóa đơn giá trị gia tăng do sếp tiếp khách về thì kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi và chuyển sang cho thủ quỷ chi tiền tƣơng tự nhƣ chi phí bán hàng.
Chứng từ đƣợc lập đủ liên và lƣu trữ hợp lý. Chứng từ đƣợc luân chuyển hợp lý , đảm bảo tính trung thực, việc lập chứng từ và chi tiền đƣợc tách biệt rõ ràng giữa kế toán và thủ quỷ.
4.2.1.3 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chi phí bán hàng
1. Ngày 09/06/2014 thanh toán cƣớc phí thuê xe vận chuyển đƣờng túi theo phiếu chi PC026 3.049.000 đồng.
2. Ngày 09/06/2014 Thanh toán tiền điện kho Cái răng, số tiền trên phiếu chi PC031 là 847.735 đồng, chƣa có thuế GTGT.
3. Ngày 24/06/2014 thanh toán tiền cơm cho nhân viên tiếp thị sản phẩm theo phiếu chi PC081 là 2.560.000
4.Ngày 30/06/2014 kết chuyển chi phí bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp
1. Ngày 03/06/2014 Thanh toán phí đăng kiểm, phí đƣờng bộ xe số tiền trên phiếu chi PC024 là 810.000. đồng.
Kế toán thanh toán Thủ quỷ
A
Hóa đơn tiếp khách
Lập phiếu chi, ghi sổ
Hóa đơn tiếp khách Sổ chi tiết Phiếu chi Chi tiền, ghi sổ Phiếu chi Sổ chi tiết Phiếu chi Phiếu chi A
52
2. Ngày 06/06/ 2014 thanh toán tiền mua trái cây tiếp khách phiếu chi PC054 là 345.000 đồng.
3. Ngày 30/06/2014 thanh toán tiền mua nƣớc uống văn phòng số tiền là 450.000 đồng phiếu chi PC177.
4. Ngày 30/06 kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 6.
4.2.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết
Căn cứ vào phiếu chi PC177 (phụ lục 5, trang 18) về thanh toán tiền mua nƣớc uống cho văn phòng, kế toán ghi sổ chi tiết tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, dựa vào các nội dung trên phiếu chi nhƣ: ngày chi tiền, số phiếu chi, nội dung chi tiền, số tiền chi, và tài khoản đối ứng sẽ đƣợc ghi lên sổ (phụ lục 5, trang 21).
4.2.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
Chứng từ ghi sổ 00945 (phụ lục 5, trang 19) đƣợc lập dựa trên phiếu chi PC177, nội dung chứng từ ghi sổ gồm phần trích yếu, tài khoản ghi nợ, số tiền ghi nợ, tài khoản ghi có, số tiền ghi có. Sau khi lập chứng từ ghi sổ kế toán sẽ ghi lên sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp. Các nội dung trên sổ cái đƣợc ghi đầy đủ và chính xác theo thứ tự từ trái sang phải và phải phản ánh lên sổ ngay khi nghiệp vụ phát sinh (phụ lục 5, trang 23).
Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
4.2.2 Xác định kết quả kinh doanh
Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp sẽ khóa sổ các tài khoản doanh thu và chi phí để xác định kết quả kinh doanh. Các tài khoản doanh thu và chi phí sẽ đƣợc kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
Sổ sách sử dụng: sổ chi tiết, sổ cái.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Thực hiện ghi sổ chi tiết: Căn cứ vào phiếu hạch toán 178 (Phụ lục 6, trang 25) kế toán sẽ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh, dựa vào các nội dung trên phiếu hạch toán nhƣ số phiếu, số tiền kết chuyển, nội dung kết chuyển, ngày tháng kết chuyển kế toán sẽ ghi lên sổ chi tiết tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Ngày kết chuyển và ngày ghi sổ luôn trùng nhau do kế toán ghi sổ ngày sau khi lập