Quá trình luân chuyển của từng loại chứng từ

II. PHẦN CÂU HỎI:

4.2.2.1 Quá trình luân chuyển của từng loại chứng từ

- Quy trình luân chuyển của chứng từ của tài khoản giá vốn hàng bán: căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK154) chuyển sang giá vốn hàng bán để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

- Quy trình luân chuyển chứng từ của tài khoản doanh thu bán hàng: kế toán căn cứ vào biên bản nghiệm thu, bảng thanh toán lƣợng hoàn thành đã đƣợc chủ đầu tƣ thanh toán để xuất hóa đơn giá trị gia tăng và ghi nhận doanh thu vào công nợ theo dõi nợ phải thu của khách hàng.

- Quy trình luân chuyển chứng từ của tài khoản thu nhập hoạt động tài chính: cuối tháng căn cứ vào tờ kê tính lãi tiền gởi của công ty tại ngân hàng và giấy báo có. Kế toán ngân hàng kiểm tra đối chiếu nếu chính xác sau đó nhập số liệu vào máy để làm sổ sách kế toán và theo dõi số tiền gửi và lãi tại ngân hàng.

- Quy trình luân chuyển của tài khoản chi phí hoạt động tài chính: đến cuối tháng nhận thông báo chi lãi vay, tờ kê tính lãi và giấy báo nợ của ngân hàng về kiểm tra và nhập số liệu vào máy theo dõi tiền lãi phải trả.

- Quy trình luân chuyển chứng từ của tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp: kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ đã đƣợc duyệt để nhập số liệu vào máy lên sổ sách kế toán.

58

- Quy trình luân chuyển chứng từ của tài khoản chi phí khác: kế toán tổng hợp căn cứ vào biên bản xử lý đƣợc Hội đồng công ty đồng ý nhập số liệu vào máy theo tờ kê số.

- Quy trình luân chuyển chứng từ của tài khoản chi phí thuế TNDN: kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng xác định hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty quý 3 năm 2013. Tính đƣợc lợi nhuận trƣớc thuế và xác định thuế TNDN tạm nộp trong quý.

4.2.2.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong quá trình hoạt động kinh doanh tại công ty

a. Quá trình luân chuyển các chứng từ và lưu đồ biểu thị:

Khi nhân viên phòng kinh doanh tiến hành thƣơng lƣợng với khách hàng và ký kết hợp đồng, sau đó sẽ tiến hành chuyển hợp đồng đã ký đến phòng kế toán thanh toán. Tại đây, phòng kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập hợp đồng thi công, phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng.

Phiếu xuất kho sẽ đƣợc gửi đến bộ phận kho để tiến hành xuất nguyên vật liệu thi công, hóa đơn giá trị gia tăng sẽ đƣợc lập thành 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại sẽ đƣợc chuyển đến phòng kế toán tổng hợp để tiến hành ghi sổ. Sau khi đã nhận đƣợc hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan (chứng từ phát sinh chi phí, thu nhập tài chính, chi phí tài chính, thu nhập khác, chi phí khác), kế toán tổng hợp sẽ tiến hành ghi sổ nhật ký và sổ cái. Cuối kỳ, tiến hành xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính.

59

Phòng kinh doanh Phòng kế toán thanh toán Phòng kế toán tổng hợp

Nguồn: Phòng kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Số 10 - IDICO

Hình 4.1 Lƣu đồ quá trình luân chuyển chứng từ trong công tác xác định kết quả kinh doanh Bắt đầu HĐ GTGT BP liên quan CT liên quan CT liên quan Phòng KD Kho HĐ GTGT HĐGTGT Kết thúc Ký kết HĐ Thƣơng lƣợng HĐ HĐ HĐ HĐ PXK HĐ HĐ HĐTC Lập HĐTC, HĐ GTGT, PXK Yêu cầu mua hàng KH Lƣu ƣu HĐ GTGT KH Ghi sổ NK, sổ cái trên PM Xác định KQKD Báo cáo KQHĐKD

60

b. Nhận xét:

Nhìn chung quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty khá chặt chẽ ở từng bộ phận, đồng thời xác định đƣợc nhiệm vụ của từng bộ phận xử lý chứng từ tại công ty, giúp cho các hoạt động ghi sổ thuận lợi và công việc nhẹ nhàng hơn cho nhân viên các phòng ban. Tuy nhiên, nếu xét về quy mô thì ta thấy ở loại hình doanh nghiệp lớn nhƣ công ty, việc thực hiện ghi chép chứng từ chỉ ở mức thấp, bởi ở một số chứng từ công ty không xuất đúng số liên mà thông thƣờng chỉ dùng một chứng từ làm đại diện và sau đó nhập vào máy. Điều này chƣa tốt và không đúng với hình thức xuất và luân chuyển chứng từ, cần phải có sự điều chỉnh hợp lý, đầy đủ hơn về số liên chứng từ để thuận lợi cho quá trình lƣu trữ đúng với chế độ kế toán hiện hành tại Việt Nam.

4.2.3 Các tài khoản và các loại sổ kế toán áp dụng trong quy trình xác định kết quả hoạt động kinh doanh xác định kết quả hoạt động kinh doanh

4.2.3.1 Các tài khoản sử dụng xác định kết quả kinh doanh

- Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”, với:

+ 632.00364: chi phí sản xuất bê tông thƣơng phẩm. + 632.0067: chi phí về khối lƣợng xây lắp hoàn thành. + 632.00882: cho thuê công cụ, dụng cụ (dàn giáo, coppha). - Tài khoản 641 – “Chi phí bán hàng”.

- Tài khoản 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, với: + 5111.0067: doanh thu về khối lƣợng xây lắp hoàn thành. + 5111.0036: doanh thu cung cấp bê tông thƣơng phẩm.

+ 5111.00881: doanh thu cung cấp dịch vụ cho thuê xe bơm bê tông + 5111.00882: doanh thu về cho thuê công cụ, dụng cụ (dàn giáo, coppha)

+ 5113.0005: doanh thu cung cấp dịch vụ cho thuê mặt bằng. - Tài khoản 515 – “Doanh thu tài chính”.

- Tài khoản 911 – “Xác định kết quả kinh doanh”.

4.2.3.2 Các sổ sử dụng xác định kết quả kinh doanh

- Sổ nhật ký chung sử dụng mẫu số S03a – DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính).

61

- Sổ cái các tài khoản sử dụng mẫu số S03b – DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính).

- Sổ chi tiết các tài khoản sử dụng mẫu số S38 – DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính).

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sử dụng mẫu số B02 – DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính).

4.2.4 Nghiệp vụ tiêu biểu phát sinh trong quý 3/2013

Nghiệp vụ 1: Ngày 16/07/2013 ghi nhận doanh thu về cung cấp bê tông cho công ty TNHH ĐTXD Huy Hƣng Phát. Giá trị trên hóa đơn chƣa thuế GTGT là 68.509.090 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng chƣa thanh toán.

Nghiệp vụ 2: Ngày 30/07/2013 ghi nhận doanh thu từ cung cấp bê tông cho công ty XD Kiến Hƣng. Giá trị trên hóa đơn chƣa thuế GTGT là 16.836.363 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng chƣa thanh toán.

Nghiệp vụ 3: Ngày 26/08/2013 ghi nhận doanh thu từ cung cấp bê tông cho công ty TNHH MTV Hằng An Sóc Trăng. Giá trị trên hóa đơn chƣa thuế GTGT là 89.572.726 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%. Công ty TNHH MTV Hằng An Sóc Trăng chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản (xem phụ lục 1).

Nghiệp vụ 4: Ngày 29/08/2013 ghi nhận doanh thu từ cung cấp bê tông cho công ty TNHH MTV VLXD và TTNT Mai Hoa 2. Giá trị trên hóa đơn chƣa thuế GTGT là 176.836.362 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%. Công ty TNHH MTV VLXD và TTNT Mai Hoa 2 sẽ thanh toán bằng chuyển khoản (xem phụ lục 2).

Nghiệp vụ 5: Ngày 31/08/2013 ghi nhận doanh thu từ cung cấp bê tông cho công ty TNHH TM và XD Tân Long. Giá trị trên hóa đơn chƣa thuế GTGT là 39.300.000 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%. Công ty TNHH TM và XD Tân Long chƣa thanh toán.

Nghiệp vụ 6: Ngày 30/09 tiến hành kết chuyển doanh thu và chi phí SXKD quý III năm 2013 vào TK 911 là 3.230.656.830 đồng.

Nghiệp vụ 7: Ngày 30/09/2013 nhận đƣợc thông báo lãi từ Ngân hàng TMCP Công Thƣơng Việt Nam – CN Cần Thơ đối với TK 9.5 tháng 09/2013, với số tiền là 29.174 đồng.

62

Nghiệp vụ 8: Ngày 30/09/2013 tiến hành kết chuyển toàn bộ doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong quý 3/2013 sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh, tổng số tiền là 943.167 đồng (xem phụ lục 3).

Nghiệp vụ 9: Ngày 30/09 tiến hành điều chỉnh hạch toán chi phí cát, sika cung cấp cho CTY Toàn Tâm do chƣa thống nhất đơn giá, số tiền điều chỉnh là (166.648.334) đồng.

Nghiệp vụ 10: Ngày 30/09 căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành hoạt động sản xuất kinh doanh quý 3/2013, tiến hành tập hợp chi phí với số tiền là 3.177.805.164 đồng.

Nghiệp vụ 11: Ngày 30/09 tiến hành kết chuyển giá vốn vào TK 911 với số tiền 3.011.156.830 đồng để xác định kết quả kinh doanh trong quý.

Nghiệp vụ 12: Ngày 11/07/2013 chi tiền mặt thanh toán tiền chi phí thí nghiệm nén bê tông công trình với số tiền 330.000 đồng (xem phụ lục 4).

Nghiệp vụ 13: Ngày 30/08/2013 chi tiền mặt thanh toán tiền chi phí tiếp khách cho Đặng Văn Rỡ, số tiền 2.200.000 đồng.

Nghiệp vụ 14: Ngày 30/09/2013 tiến hành kết chuyển tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong quý sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Với tổng chi phí bán hàng là 25.656.546 đồng và tổng chi phí quản lý doanh nghiệp là 186.817.957 đồng.

4.2.5 Ghi sổ kế toán

Do các nghiệp vụ phát sinh tại công ty đƣợc nhập vào phần mềm và số lƣợng các nghiệp vụ trong quý 3 rất nhiều, vì thế chỉ ghi vào sổ nhật ký chung một số nghiệp vụ tiêu biểu phát sinh trong quý 3/2013 làm đại diện để tham khảo. Việc ghi sổ đƣợc căn cứ vào thời gian phát sinh các nghiệp vụ và thông tin trên các chứng từ phát sinh: hóa đơn GTGT, giấy báo lãi, phiếu xuất kho, bảng tổng hợp chi phí sản xuất, phiếu chi.

Sau khi đã ghi sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản liên quan trong quá trình hoạt động kinh doanh.

63 Bảng 4.1 Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh quý 3/2013

Ngày, tháng ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Đơn

vị tính Đã ghi sổ cái Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có

11/07 PC041 11/07 Lâm Thị Tố Trinh thanh toán chi phí thí nghiệm nén bê tông công trình

Đồng x Chi phí bán hàng Tiền mặt VND 641 1111 330.000 330.000 16/07 TK406 16/07 Doanh thu: cung cấp bê tông cho CTY

TNHH ĐTXD Huy Hƣng Phát

Đồng x

Doanh thu bán hàng Phải thu khách hàng

Thuế GTGT hàng bán nội địa

5111 1311 33311 75.359.999 68.509.090 6.850.909 30/07 TK431 30/07 Doanh thu: cung cấp bê tông cho công ty XD

Kiến Hƣng

Đồng x

64 Phải thu khách hàng

Thuế GTGT hàng bán nội địa

1311 33311

18.519.999

1.683.636 26/08 TK478 26/08 Doanh thu: cung cấp bê tông cho công ty

TNHH MTV Hằng An Sóc Trăng

Đồng X

Doanh thu bán hàng Phải thu khách hàng

Thuế GTGT hàng bán nội địa

5111 1311 33311 89.572.726 98.530.000 8.957.274 29/08 TK485 29/08 Doanh thu: cung cấp bê tông cho công ty

TNHH MTV VLXD và TTNT Mai Hoa 2

Đồng X

Doanh thu bán hàng Phải thu khách hàng

Thuế GTGT hàng bán nội địa

5111 1311 33311 194.520.000 176.836.362 17.683.638 30/08 PC111 30/08 Đặng Văn Rỡ thanh toán tiền chi phí tiếp

khách

Đồng X Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tiền mặt VND

642

1111

2.200.000

65 31/08 TK488 31/08 Doanh thu và thuế phải nộp: cung cấp bê

tông cho CTY TNHH TM và XD Tân Long

Đồng X

Doanh thu bán hàng

Phải thu khách hàng

Thuế GTGT hàng bán nội địa

5111 1311 33311 43.230.000 39.300.000 3.930.000 30/09 GBC15 30/09 Nhận đƣợc thông báo lãi từ Ngân hàng

TMCP Công Thƣơng Việt Nam – CN Cần Thơ đối với TK 9.5 tháng 09/2013

Đồng X

Tiền gửi ngân hàng VND Thu nhập tài chính

1121

515

29.174

29.174 30/09 TK538 30/09 Điều chỉnh hạch toán chi phí cát, sika cung

cấp cho CTY Toàn Tâm do chƣa thống nhất đơn giá Đồng X Giá vốn hàng bán Nguyên vật liệu 632 1525 (166.648.334) (166.648.334) 30/09 TK552 30/09 Kết chuyển doanh thu quý 3/2013 Đồng X

Doanh thu bán hàng

Xác định kết quả kinh doanh

5111 911

3.230.656.830

66

Nguồn: Phòng kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Số 10 - IDICO

30/09 TK552 30/09 Kết chuyển doanh thu tài chính quý 3/2013 Đồng X Doanh thu tài chính

Xác định kết quả kinh doanh

515 911

943.167

943.167 30/09 TK551 30/09 Tập hợp chi phí sản xuất quý 3/2013 Đồng X

Giá vốn hàng bán Chi phí sản xuất 632 154 3.177.805.164 3.177.805.164

30/09 TK551 30/09 Kết chuyển giá vốn quý 3/2013 Đồng X

Giá vốn hàng bán

Xác định kết quả kinh doanh

632

911 3.011.156.830

3.011.156.830

30/09 TK552 30/09 Kết chuyển chi phí bán hàng quý 3/2013 Đồng X

Chi phí bán hàng

Xác định kết quả hoạt động

641

911 25.656.546

25.656.546

30/09 TK552 30/09 Kết chuyển chi phí quản lý quý 3/2013 Đồng X

Chi phí quản lý

Xác định kết quả kinh doanh

642

911 186.817.957

67

Sau khi ghi vào sổ nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản 511, 515, 632, 641, 642, 911.

Bảng 4.2 Sổ chi tiết tài khoản doanh thu của mặt hàng bê tông

Đơn vị tính: đồng

Ngày Số Diễn giải TK ĐƢ PS nợ PS có

… … … … …

16/07 TK406 Doanh thu cung cấp bê tông: CT Ngân hàng Liên Vệt – CTY Huy Hƣng Phát

1311N:0036 68.509.090

30/07 TK431 Doanh thu cung cấp bê tông: CT NDD Trần Quang Khải – CTY Kiến Hƣng

1311N:0036 16.836.363

26/08 TK478 Doanh thu cung cấp bê tông: Cầu Cái Răng Bé – Hằng An Sóc Trăng

1311N:0036 89.572.726

29/08 TK485 Doanh thu cung cấp bê tông: CT nhà thờ An Thới – CT Mai Hoa 2

1311N:0036 176.836.362

31/08 TK488 Doanh thu cung cấp bê tông: NDD Lữ Thị Thuận (CTY Tân Long)

1311N:0036 39.300.000

… … … … …

30/09 TK552 Kết chuyển doanh thu và chi phí SXKD quý 3/2013

9111 3.230.656.830

Số phát sinh 3.230.656.830 3.230.656.830

68

Bảng 4.3 Sổ cái tài khoản doanh thu của mặt hàng bê tông

Đơn vị tính: đồng

Nguồn: Phòng kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Số 10 - IDICO

Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản PS nợ PS có Ngày Số CT … … … … … 16/07 TK406 DT cung cấp BT: CT Ngân hàng Liên Vệt – CTY Huy Hƣng Phát 1311N:0036 68.509.090 30/07 TK431 DT cung cấp BT: CT NDD Trần Quang Khải – CTY Kiến Hƣng 1311N:0036 16.836.363 26/08 TK478 DT cung cấp BT: Cầu Cái Răng Bé – Hằng An Sóc Trăng 1311N:0036 89.572.726 29/08 TK485 DT cung cấp BT: CT nhà thờ An Thới – CT Mai Hoa 2 1311N:0036 176.836.362 31/08 TK488 DT cung cấp BT: NDD Lữ Thị Thuận (CTY Tân Long) 1311N:0036 39.300.000 … … … … … 30/09 TK552 Kết chuyển doanh thu và chi phí SXKD quý 3/2013 9111 3.230.656.830 Tổng cộng 3.230.656.830 3.230.656.830

69

Bảng 4.4 Sổ chi tiết tài khoản doanh thu tài chính

Đơn vị tính: đồng

Ngày Số Diễn giải TK ĐƢ PS nợ PS có

… … … … …

30/09 GBC15 Ngân hàng báo lãi TK9.5 tháng 09/2013

1121VT 29.174

30/09 TK552 Kết chuyển doanh thu và chi phí SXKD quý 3/2013

9111 943.167

Số phát sinh 943.167 943.167

Nguồn: Phòng kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Số 10 - IDICO

Bảng 4.5 Sổ cái tài khoản doanh thu tài chính

Đơn vị tính: đồng

Nguồn: Phòng kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Số 10 - IDICO