4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.4.1 Thực trạng quản lý chi phắ vật liệu trực tiếp cho công trình
ạ Quản lý chi phắ theo loại vật tư:
Sau khi nhận ựược công trình Công ty tiến hành tham khảo giá thị trường tại nơi có công trình sau ựó tiến hành làm hợp ựồng nguyên tắc với các ựơn vị cung cấp nguyên vật liệu ựến tận chân công trình, ựảm bảo ựúng số lượng chất lượng, quy cách mẫu mã vật liệu theo hợp ựồng giao khoán với sự giám sát vật liệu thi công của bên B. đội trưởng chỉ huy công trình của Công ty cũng kiểm tra và giám sát cùng bên B.
Bảng 4.2: Chủng loại vật tư chắnh sử dụng trong công trình Công trình: Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên
STT Loại vật tư đVT đơn giá(ự) Nhà cung cấp
1 Trần nhựa khung xương M2 80.200 Xưởng SX của Công ty lắp dặt
2 Xà gồ gỗ M2 1.943.000 Xưởng SX của Công ty lắp dặt
3 Cửa sắt hoa M2 230.000 Xưởng SX của Công ty lắp dặt
4 Gạch viên 1.000 Công ty CP gạch Cao ngạn Ờ
TP- Thái nguyên
5 Cát vàng M3 195.000 Gốc vối Thái nguyên
6 Xi măng Bỉm sơn kg 1.214 180 - Tại ựại lý Hồng chắnh hãng XM Bỉm sơn Ờ Thái nguyên
7 Tôn lợp mái M2 270.000 Tại ựại lý chắnh hãng tôn liên doanh ở TP- TN
8 đá 1 x 2 M3 220.000 Mỏ núi voi ở Thái nguyên
9 Sắt các loại kg 22.000 Tại ựại lý chắnh hãngthép Tisco ở TP Ờ TN
10 Xi măng hoàng thạch PCB30
kg 1.200 153- đại lý Hòa Lan chắnh hãng XM Hoàng thạch Ờ Thái nguyên
Nguồn: Phòng Tài chắnh - Kế toán
b. Lựa chọn nhà cung ứng:
Trong quá trình quản lý giám sát thi công ựội trưởng ựội XD phát hiện chất lượng xi măng Bỉm sơn do ựại lý Hồng cung cấp không ựảm bảo chất lượng cho nên công ty cổ phần XD số 1 phải ựổi nhà cung cấp khác là Số nhà 153- đại lý Hòa Lan chắnh hãng XM Hoàng thạch Ờ Tại TP - Thái nguyên vừa
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 51 ựể ựảm bảo chất lượng vật tư cho công trình mà giá xi măng hoàng thạch cũng rẻ hơn xi măng Bỉm sơn.
Bảng 4.3: Phương án lựa chọn nhà cung cấp vật tư Công trình: Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên
đơn vị tắnh: đồng STT Nhà cung cấp đG Tổng Chiết khấu Số tiền thực tế đG thực tế 1 Xi măng Hoàng Thạch PCB30 1.320 25.344.000 2.534.400 22.809.600 1.200 2 Xi măng Bỉm Sơn 1.320 25.344.000 2.027.520 23.316.480 1.214 3 Xi măng Thăng Long 1.330 25.536.000 1.276.800 24.259.200 1.264
Nguồn: Phòng Tài chắnh - Kế toán
- Cung ứng vật tư và biện pháp kiểm tra
Nguồn vật tư cung cấp cho công trường ựược lựa chọn kỹ và trình công ty xem xét và duyệt trước khi ựưa vào thi công. Sau khi công ty ựã chấp nhận về chủng loại vật tư thì ựội trưởng ựội XD sẽ ký hợp ựồng với các bên cung cấp ựể chuyển vật liệu tới công trường. Khi vật tư ựược chuyển tới công trường, ựội trưởng ựội XD sẽ kiểm tra lại và chỉ những vật liệu nào ựáp ứng ựúng yêu cầu mới ựược tiếp nhận và ựưa vào nơi bảo quản, tất cả những vật tư không ựúng chủng loại ựều bị kiên quyết trả lại, bên cung cấp phải trình ựầy ựủ chứng chỉ chất lượng cho ựội XD. để tổ chức cung cấp vật tư ựảm bảo ựược tiến ựộ ựề ra, các kỹ sư hiện trường căn cứ vào bảng tiến ựộ chung và tình hình thi công thực tế trên công trường, từ ựó tắnh toán khối lượng vật tư theo nhu cầu của các bộ phận và gửi trước cho bộ phận vật tư của công trình ựể tổng hợp lại và yêu cầu các nhà cung cấp ựáp ứng theo ựúng thời gian mà ựội ựòi hỏị Bộ phận vật tư phải ựảm bảo cung cấp ựầy ựủ, kịp thời vật tư cho công trình, không ựể ảnh hưởng ựến tiến ựộ thi công, công tác cung ứng phải ựảm bảo cung cấp các vật liệu xây dựng và thiết bị cần thiết cho việc thực hiện tiến ựộ thi công ựã ựề ra sao cho ựủ số lượng, ựúng chất lượng và kịp thời hạn. Nhiệm vụ chắnh của bộ phận cung ứng là ựặt và nhận hàng (như vật liệu xây dựng, bán thành
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 52 phẩm, các chi tiết, các cấu kiện, dụng cụ, thiết bị). Trước khi ựưa vật tư ựến công trình các nhà cung cấp sẽ gửi mẫu ựến công trình ựể kiểm tra và nếu ựạt yêu cầu sẽ chuyển cho công ty ựể ký duyệt mẫụ Khi hàng tới công trình, bộ phận vật tư sẽ so sánh ựối chiếu với mẫu ựã ựược công ty ký duyệt trước khi làm thủ tục nhập khọ Vật tư trước khi thi công ựược kỹ sư phụ trách kiểm tra và trình cho kỹ sư tư vấn kiểm tra lại lần nữa ựể ựảm bảo không có hàng kém phẩm chất. Các thủ tục xuất nhập kho ựều phải có ựầy ựủ chữ ký của các bên giao nhận.[10]
c. Quản lý chất lượng và bảo quản vật tư, vật liệu:
* Kiểm tra chất lượng vật tư, vật liệu: Vật liệu xây dựng chủ yếu dùng cho Công trình như cát vàng, ựá, gạch, xi măng, sắt,...ựược lấy mẫu kiểm tra tại phòng thắ nghiệm và thiết kế cấp phối vữa trước khi ựưa vào công trình.
Hồ sơ kiểm ựịnh và thiết kế cấp phối do các phòng thắ nghiệm chuyên ngành ựảm nhiệm, hồ sơ này sẽ trình cho công ty và Tư vấn thiết kế trước khi thi công. Các loại vật tư khác như gạch xây, gạch ốp lát, sơn v.v... sẽ ựược ựội XD trình mẫu cho công ty phê duyệt trước khi sử dụng cho công trình Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên.Trong quá trình thi công, tất cả các loại vật tư vật liệu trước khi sử dụng ựều ựược ựối chiếu với mẫu vật tư ựã có chữ ký xác nhận của công tỵ đối với trường hợp vi phạm, ựội XD sẽ kiên quyết sửa chữa và hoàn toàn chịu trách nhiệm. Trước khi thi công bất cứ hạng mục nào ựội XD sẽ mời kỹ sư giám sát của công ty xác nhận vật liệu vật tư và ựối chiếu với nguyên mẫu ựã trình trước ựó.
* Bảo quản vật tư, vật liệu
Tại kho của công trường, sắt ựược ựể trong kho có mái che cách xa khu xăng dầụ Xi măng ựể trong kho riêng ựược bao che kắn xếp trên sàn gỗ cánh nền 45cm, xếp theo dãy có khoảng cách, vật liệu rời ựược tập kết trên sân láng xi măng có khoảng cách ựể không bị lẫn lộn, gạch xây ựược xếp thành kiêu tại vị trắ qui ựịnh trên công trường.Các loại vật liệu như gạch ốp lát, thiết bị vệ sinh v.v... ựược vận chuyển ựến công trình theo lô ựể ựảm bảo tắnh ựồng nhất về mầu sắc, hình dáng và ựược lưu giữ trong kho tại công trường.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 53 - đặc tắnh kỹ thuật, nguồn cung cấp và tiến ựộ cấp vật tư, vật liệu xây dựng, chắnh sử dụng cho công trình ựược liệt kê cụ thể trong danh mục vật tư kèm theọ
* Ngoài ra Công ty quản lý vật liệu xây dựng theo 2 trường hợp sau: + Trường hợp 1: Nhập kho sau ựó mới xuất
- Loại vật tư: Kho vật tư ựược ựặt tại công trình, khi xuất vật tư sử dụng cho xây dựng thì khối lượng, chủng loại vật tư ựược căn cứ vào ựơn giá giao khoán trong hợp ựồng giao khoán của công ty với ựội xây dựng.
- đơn giá vật tư: Giá trị khối lượng vật tư ựược tắnh vào giá thành công trình là khối lượng vật tư xuất kho theo ựịnh mức của công ty, phòng kế toán sẽ căn cứ vào giá trị thực tế này ựể tắnh giá thành công trình.
Khi có nhu cầu vật tư cho thi công, ựội trưởng các ựội xây dựng viết giấy ựề nghị xuất vật tư, kế toán ựội căn cứ vào dự toán, tình hình thực tế và giấy ựề nghị xuất vật tư ựể tiến hành viết phiếu xuất khọ
Phiếu xuất kho là do cán bộ vật tư dưới ựội xây dựng lập và theo dõi về số lượng. Sau ựó, phiếu nhập kho ựược gửi lên phòng kế toán ựội và kế toán ựội sẽ trực tiếp tắnh toán giá xuất và tổng hợp phiếu xuất kho vào cuối mỗi tháng. Giá xuất kho ựược tắnh theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Hàng tháng ựể kiểm tra số vật tư xuất thực tế thì công ty cử cán bộ kỹ thuật và cán bộ kế toán xuống ựội ựể kiểm tra khối lượng công tác thực tế hoàn thành, từ ựó chiếu với số liệu thực tế về tồn kho ựể xác ựịnh số liệu thực tế xuất hàng.
+ Trường hợp 2: Mua vật tư chuyển thẳng ựến công trình
Loại vật tư: Vật tư chuyển ựến chân công trình ựược cán bộ kỹ thuật, ựội trưởng ựội thi công kiểm nhận và tập kết ựể thi công, những loại vật tư sử dụng trong XD công trình thì Công ty sẽ giao khoán cho ựội trưởng ựội XD ựi mua và phải mua theo ựúng mẫu yêu cầu của giám sát thi công.[5]
d. Quản lý giá vật tư:
Khi mua vật tư sẽ ựược tắnh theo giá mua trong hóa ựơn mua hàng, ựội trưởng ựội xây dựng phải có trách nhiệm nộp hóa ựơn mua hàng cùng với biên bản
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 54 giao nhận hàng lên phòng kế toán ựội ựể kế toán tập hợp, phản ánh vào sổ sách và gửi về phòng kế toán Công ty Cổ Phần Xây Dựng số 1 Phúc Yên Ờ Vĩnh Phúc.
Vật liệu của Công ty cổ phần XD số 1 Phúc Yên Ờ Vĩnh Phúc bao gồm nhiều loại chủ yếu là ựội thi công tự mua ngoài tại các nhà máy, ựại lý theo giá thị trường. để tiến hành mua ngoài vật liệu ựội trưởng thi công phải căn cứ vào hợp ựồng giao nhận khoán, căn cứ vào dự toán khoán quản lý chi phắ của Công ty lập ựối với công trình và căn cứ vào tình hình thực tế thi công viết giấy ựề nghị tạm ứng tiền gửi lên ban Giám ựốc và kế toán trưởng ký.
Do Công ty thực hiện việc khoán gọn cho ựội xây lắp vì vậy ựội trưởng ựội thi công công trình phải chủ ựộng mua vật tư, nhằm ựảm bảo sử dụng vật liệu tiết kiệm, tránh ứ ựọng vốn trong thi công nên vật liệu chỉ ựược mua khi có nhu cầu, vật liệu mua ựược chuyển tới công trình ựể sử dụng mà ựôi khi không phải nhập qua kho ựể giảm thiểu chi phắ bốc xếp.
Trong công tác quản lý chi phắ vật liệu, Công ty quan tâm ựến giá cả vật liệu theo từng giai ựoạn thi công và sự biến ựộng vật tư theo thời giá thị trường, thực tế khi thi công công trình Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên có hiện tượng giá vật tư thay ựổi theo chiều hướng lạm phát, mà công ty chỉ hợp ựồng mua VL ngắn hạn nên ựã bị ựội giá, ựội trưởng ựội thi công nhận khoán ựã lập tờ trình ựề nghị bổ sung CPNVL theo giá mớị
ẹ Quản lý theo chế ựộ báo cáo sử dụng vật tư
Tại ựội XD cứ 15 ngày kế toán phải lập báo cáo sử dụng vật tư ựể ựội trưởng ựội công trình gọi vật tư trước cho kịp tiến ựộ thi công, ựồng thời giám sát khối lượng VL ựã ựược ựưa vào công trình.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 55
Bảng 4.4: Báo cáo sử dụng vật tư theo tiến ựộ Công trình: Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên
Loại vật tư đVT Theo đM đã cấp phát Còn lại
Gạch viên 136.000 136.000 0
Cát vàng m3 536 240 296
Xi măng kg 19.200 15.000 4.200
đá 1 x 2 m3 290 150 140
Sắt các loại kg 13.316 480 12.836
Nguồn: Phòng Tài chắnh - Kế toán
Sau mỗi hạng mục công trình, Công ty yêu cầu đội xây dựng tổng hợp chi phắ ựã phát sinh ựể chuyển về Công ty theo dõị
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 56
Bảng 4.5: Bảng kế hoạch bổ sung CP do giá vật tư thay ựổi
Công trình: Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên
STT Loại vật tư đVT KL thực tế Giá cũ (ựồng) Giá mới (ựồng) Tổng CP theo giá mới (ựồng)
1 Móng công trình M2 900 151.000 187.000 168.300.000
2 Xà gồ gỗ M2 44 190.000 250.000 11.000.000
3 Sắt các loại kg 13.316 22.000 23.500 312.926.000
4 Trần nhựa khung xương M2 296,5 80.200 81.300 24.105.450
5 Gạch viên 36.000 1.000 1.200 43.200.000 6 Tôn M2 1.000 270.000 320.000 320.000.000 7 Cát vàng M3 536 195.000 230.000 123.280.000 8 Xi măng kg 19.200 1.000 1.200 23.040.000 9 đá 1 x 2 M2 290 220.000 238.000 69.020.000 Tổng 1.094.871.450
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 57
Bảng 4.6: Xác ựịnh chêch lệch vật tư giữa dự toán khoán và thực tế
Công trình: Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên
Nguồn: Phòng Tài chắnh - Kế toán
Giá trị khoán Giá trị thực tế
TT Khoản mục đV T Khối lượng đơn giá(ựồng) Thành tiền (ựồng) Khối lượng đơn giá (ựồng) Thành tiền (ựồng) Chêch lệch 1 Móng công trình M2 900 151.000 136.000.000 900 187.000 168.300.000 32.300.000 2 Xà gồ gỗ M3 44 190.000 8.360.000 44 250.000 11.000.000 2.640.000 3 Sắt các loại kg 13.316 22.000 292.952.000 13.316 23.500 312.926.000 19.974.000
4 Trần nhựa khung xương M2 296,5 80.200 23.779.000 296,5 81.300 24.105.450 326.450
5 Gạch viên 36.000 1.000 36.000.000 36.000 1.200 43.200.000 7.200.000 6 Tôn M2 1000 270.000 270.000.000 1000 320.000 320.000.000 50.000.000 7 Cát vàng M3 536 195.000 104.520.000 536 230.000 123.280.000 18.760.000 8 Xi măng kg 19.200 1.000 19.200.000 19.200 1.200 23.040.000 3.840.000 9 đá 1 x 2 M2 290 220.000 63.800.000 290 238.000 69.020.000 5.220.000 Tổng 954.611.000 1.094.871.450 140.260.450
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 58
Tổ chức ghi chép, hạch toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên.
Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phắ chiếm tỷ trọng lớn trong toàn Công ty, vì vậy việc hạch toán ựúng, ựủ chi phắ nguyên vật liệu có tầm quan trọng ựặc biệt trong việc xác ựịnh lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công, ựảm bảo tắnh chắnh xác của toàn công trình xây dựng cũng như phản ánh tình hình sử dụng vật liệu ựối với từng công trình, hạng mục công trình.
Ở Công ty các chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
+ Chi phắ vật liệu chắnh: các loại sắt, thép, gạch, ựá, cát sỏi, xi măngẦ + Chi phắ vật liệu phụ: vôi, ve, sơn, ựinhẦ
+ Chi phắ vật liệu kết cấu: tấm lợp, sà, khung, cửaẦ
+ Chi phắ công cụ dụng cụ: các loại ván, khuôn, quần áo bảo hộ, dụng cụ xây dựng khác.
+ Các chi phắ vật liệu khácẦ.
đội trưởng ựội thi công sau khi ựã nhận khoán sẽ căn cứ vào dự toán và nhiệm vụ thi công của từng hạng mục thi công ựể xác ựịnh ựối tượng vật tư cần thiết phục vụ sản xuất. Nhân viên kế toán ựội có nhiệm vụ tập hợp hoá ựơn, chứng từ chuẩn bị cho việc hoàn ứng.
Khi các ựội xây lắp thanh toán tạm ứng thì kế toán phải lập giấy thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc và bản xác nhận khối lượng thực hiện. Kế toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng và các chứng từ kèm theo ựể xác ựịnh chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng thực hiện ựể xét cho tạm ứng trong thời gian tớị
Các số liệu về chi phắ NVL cho Công trình: Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên ựã ựược kế toán cập nhật và theo dõi ở bảng tổng hợp chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 59
Bảng 4.7: Bảng tổng hợp chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp Công trình: Nhà Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thái Nguyên