2. Thường xuyên liên hệ và trao đổi chuyên môn với Giảng viên hướng dẫ n:
2.2.1.4Quy trình xử lý BCT theo L/C nhập khẩu (FT4)
Bảng 1.5: Thông số tổng hợp của quy trình xử lý BCT theo L/C nhập khẩu
Thông số Mô tả Yêu cầu
Đầu vào Ngân hàng nước ngoài BCT kèm theo
L/C nhập khẩu đề nghị thanh toán BCT đầy đủ theo quy định
Đầu ra BCT được xử lý theo quy định Hồ sơ lưu trữ đầy đủ
Nguồn: Phòng DV KH DN Miền Nam
Bƣớc 1: Ngân hàng nƣớc ngoài gửi bộ chứng từ
Ngân hàng nước ngoài gửi BCT yêu cầu xử lý
Bƣớc 2: Nhận và kiểm đếm BCT từ Ngân hàng nƣớc ngoài
Khi nhận BCT từ nước ngoài NV - CSC thực hiện: - Ghi chú rõ ngày giờ nhận được BCT;
- NV - CSC kiểm đếm số lượng chứng từ từng loại nhận được và điền thông tin vào mẫu Phiếu liệt kê kết quả kiểm tra BCT;
- TQD - CSC xác nhận thông tin trên Phiết liệt kê BCT và giao cho NV - CSC đăng ký thông tin BCT trên hệ thống.
Bƣớc 3: Cập nhật thông tin trên hệ thống, Scan gửi hồ sơ về TTXLNV
NV - CSC cập nhật đầy đủ các thông tin về BCT trên hệ thống.
NV - CSC scan BCT kèm Thư đòi tiền cùng Phiếu liệt kê kết quả kiểm tra BCT có xác nhận của TQD - CSC và gửi về TT XLNV để tiếp tục xử lý.
Bƣớc 4: Kiểm tra BCT
TTV thực hiện kiểm tra 1 lần các chứng từ được scan về theo các điều khoản quy định trong L/C do VPBank phát hành.
Bƣớc 5: Cập nhật kết quả trên hệ thống
TTV ghi kết quả kiểm tra chứng từ trên Phiếu liệt kê BCT và nhập các thông tin trên hệ thống.
Bƣớc 6: Duyệt kết quả kiểm tra hồ sơ trên hệ thống
Người có thẩm quyền duyệt tại TT XLNV tiến hành kiểm tra và duyệt kết quả kiểm tra chứng từ. Nếu kết quả kiểm tra đã đầy đủ và chính xác thì TTV thông báo cho TT CSC.
Bƣớc 7: In, ký đóng dấu Thông báo gửi cho KH và lƣu giữ BCT gốc
NV - CSC điền thông tin vào Thông báo về việc nhận và kiểm tra BCT cho KH đồng thời liệt kê các khoản phí phải thu để gửi cho KH. Thông báo thanh toán chứng từ thuộc L/C. TQD - CSC kiểm soát, xác nhận thông tin, ký đóng dấu trên Thông báo và gửi qua email cho KH.
TQD - CSC phải lưu trữ BCT gốc vào file hồ sơ theo từng KH để chờ xử lý.
Bƣớc 8: Lƣu hồ sơ
Sau khi TT XLNV hoàn tất việc kiểm tra BCT và gửi kết quả cho TT CSC, TTV lưu hồ sơ. Đồng thời TTV cần ghi sổ/lịch thanh toán để theo dõi ngày đến hạn thanh toán BCT.
Nhận xét:
Quy trình xử lý BCT theo L/C nhập khẩu gồm có 8 bước được thực hiện nghiêm túc từ khi ngân hàng nước ngoài gửi bộ chứng từ về cho đến lúc ngân hàng tiến hành lưu hồ sơ. Kiểm tra BCT là bước rất quan trọng, nó giúp ngân hàng phát hiện được những sai sót, tính không hợp lệ của bộ chứng từ tránh việc bị người nhập khẩu từ chối thanh toán cho ngân hàng trong khi ngân hàng đã thanh toán tiền cho người thụ hưởng. Nhận biết được tính quan trọng của nó, trong quy trình của ngân hàng quy định 2 bộ phận là TT CSC, TT XLNV thực hiện tiếp nhận, kiểm đếm và kiểm tra BCT để kiểm soát lẫn nhau. Sau khi kết quả kiểm tra hồ sơ được duyệt thì mới tiến hành thông báo gửi cho khách hàng và lưu hồ sơ.