2. Thường xuyên liên hệ và trao đổi chuyên môn với Giảng viên hướng dẫ n:
2.2.1.1 Quy trình phát hành L/C nhập khẩu (FT1)
Bảng 1.4: Thông số tổng hợp của quy trình phát hành L/C nhập khẩu
Thông số Mô tả Yêu cầu
Đầu vào Khách hàng có nhu cầu phát hành
L/C nhập khẩu
Khách hàng hoàn thiện các hồ sơ theo quy định
Đầu ra Khách hàng được phát hành L/C và
hoàn thiện chuyển điện Hồ sơ, Chứng từ được lưu trữ đầy đủ Nguồn: Phòng DV KH DN Miền Nam
Bƣớc 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ Khách hàng
* Đối với KH đã có tài khoản giao dịch với VPBank hồ sơ gồm: Giấy đề nghị phát hành Thư tín dụng - bản gốc (phụ lục 6).
Hợp đồng ngoại thương - bản sao. Phương án kinh doanh - bản sao.
Chứng từ bảo hiểm trong trường hợp Khách hàng nhập khẩu phải mua bảo hiểm. Hạn ngạch nhập khẩu so Bộ Công thương hoặc Bộ quản lý chuyên ngành phát hành đối với mặt hàng nhập khẩu theo hạn ngạch - bản sao.
Các giấy uỷ quyền ký duyệt, phê duyệt nội bộ của công ty - bản gốc.
Bản thoả thuận về phương thức thanh toán L/C giữa đơn vị nhập uỷ thác và đơn vị uỷ thác có sự chấp thuận của VPBank - bản sao.
Các hồ sơ/giấy tờ cần cung cấp trong trường hợp Khách hàng có nhu cầu vay vốn/mua ngoại tệ của VPBank để thanh toán theo L/C.
NV - CSC thực hiện gửi trước hồ sơ qua đường truyền chứng từ Thanh toán hiện hành cho TT XLNV kiểm tra trước, TT XLNV có thể soạn L/C nháp cho Khách hàng nếu thấy hồ sơ hợp lệ.
Ngoài các chứng từ yêu cầu như đối với KH đã mở tài khoản giao dịch tại VPBank, NV - CSC yêu cầu KH cung cấp hồ sơ pháp lý của KH, các hồ sơ khác để mở Tài khoản giao dịch cho KH theo quy định của VPBank.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, NV - CSC scan chứng từ chuyển đến cho TT XLNV kiểm tra và tư vấn nội dung đề nghị phát hành L/C.
Bƣớc 2: Kiểm tra và tƣ vấn nội dung đề nghị phát hành L/C
TTV cần đối chiếu lần lượt các thông tin trên đơn đề nghị mở L/C và đặc biệt lưu ý một số thông tin sau:
- Số tiền và loại ngoại tệ mở L/C; - Thông tin về người thụ hưởng L/C; - Tên hàng hoá nhập khẩu;
- Thời hạn thanh toán của L/C; - Ngày hết hạn hiệu lực của L/C.
Sau khi hoàn tất, TTV gửi thông báo kết quả kiểm tra qua email cho TT CSC.
Bƣớc 3: Scan gửi hồ sơ về TT QHKH
Sau khi nhận được kết quả từ TTV, NV - CSC gửi chuyển tiếp kết quả kiểm tra cho TT QHKH kiểm tra và phê duyệt phát hành L/C.
Bƣớc 4: Thẩm định và lập tờ trình phát hành L/C
Kiểm tra điều kiện tín dụng và thẩm định. Trình duyệt bán ngoại tệ cho khách hàng.
Bƣớc 5: Phê duyệt việc phát hành L/C
Căn cứ kết quả thẩm định KH và tờ trình của đơn vị, các Cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng của VPBank xem xét, nếu đồng ý sẽ duyệt mở L/C cho KH trong phạm vi hạn mức cho phép.
Sau đó NV - QHKH chuyển tờ trình mở L/C đã được phê duyệt cho TT CSC tiếp tục xử lý.
Bƣớc 6: Gửi hồ sơ, kiểm tra tài khoản và điền thông tin giao dịch, phân loại giao dịch
* Sau khi các cấp có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ mở L/C cho KH, NV - CSC thực hiện:
Thông báo cho KH để hoàn tất các điều kiện tín dụng trước khi mở L/C theo phê duyệt của các Cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng. Đồng thời yêu cầu KH nộp đủ tiền ký quỹ, phí mở L/C và các phí liên quan khác (nếu có).
Kiểm tra và mở cho KH 2 tài khoản sau (nếu KH chưa có Tài khoản tại VPBank): Tài khoản tiền gửi Thanh toán ngoại tệ, Tài khoản tiền gửi ký quỹ mở L/C.
Ký duyệt tại “Phần dành cho Ngân hàng” trên Giấy đề nghị phát hành Thư tín dụng - TT CSC xác nhận tính đầy đủ và hợp pháp.
* Sau khi hoàn tất các bước trên:
Đối với L/C ký quỹ 100% thì các thủ tục mở L/C không thông qua TT CPC: NV - CSC scan chứng từ chuyển tiếp cho TTXLNV - Thực hiện bước 9.
Đối với L/C vừa có ký quỹ, vừa có TSĐB khác hoặc trường hợp tăng hạn mức L/C thì chuyển qua cho TT CPC thực hiện bước 7, bước 8.
Bƣớc 7: Hoàn tất các thủ tục liên quan tới TSĐB (nếu có)
NV - CSC và NV - CPC thực hiện các thủ tục liên quan tới TSĐB theo quy trình của VPBank.
Bƣớc 8: Kiểm tra và xác nhận hạn mức phát hành L/C
Việc kiểm tra hạn mức phát hành L/C sẽ do TT CPC thực hiện và xác nhận. Nếu hồ sơ KH đáp ứng được đủ các điều kiện thì scan chuyển chứng từ gồm: Đề nghị phát hành L/C và Phiếu kiểm soát hồ sơ đã có chữ ký xác nhận đủ điều kiện phát hành L/C của TQD - CPC để gửi về TT XLNV.
Bƣớc 9: Hoàn thiện giao dịch trên T24
TTV in hồ sơ giao dịch từ đường truyền chứng từ và thực hiện giao dịch. Sau khi hoàn thiện xong giao dịch, TTV chuyển hồ sơ cho cấp có thẩm quyền tại TT XLNV duyệt và lưu chứng từ nhận được.
Bƣớc 10: Duyệt giao dịch trên T24
Cán bộ có thẩm quyền tại TT XLNV tiến hành kiểm tra giao dịch trên T24. Nếu đồng ý, duyệt giao dịch trên T24.
Gửi email thông báo cho TT CSC về việc giao dịch đã được hoàn thành.
Bƣớc 11: In, ký đóng dấu L/C, gửi trả cho Khách hàng và lƣu hồ sơ gốc
NV - CSC in chứng từ gồm:
- 1 điện MT700 và các giấy báo nợ phí để giao cho KH.
- 1 điện MT700, phiếu hạch toán giao dịch để lưu cùng chứng từ giao dịch tại đơn vị, lưu hồ sơ kế toán và lưu hồ sơ L/C theo dõi.
Bƣớc 12: Lập điện SWIFT
Sau khi Cán bộ có thẩm quyền duyệt giao dịch trên T24 tại TT XLNV, giao dịch sẽ tự động chuyển đổi sang máy chủ SWIFT. TTV kiểm tra, chỉnh sửa điện theo tiêu chuẩn SWIFT hoặc các thoả thuận với Ngân hàng nước ngoài và chuyển sang màn hình duyệt.
Bƣớc 13: Duyệt điện SWIFT
Cán bộ có thẩm quyền duyệt SWIFT tại TT XLNV kiểm tra giao dịch trên SWIFT, nếu đồng ý duyệt và trả kết quả trên đường truyền chứng từ Thanh toán hiện hành cho TT CSC.
Bƣớc 14: Chuyển điện SWIFT
Sau khi điện SWIFT được cấp có thẩm quyền duyệt, TQD - SW kết nối SWIFT và phát hành chuyển điện đi Ngân hàng nước ngoài.
Bƣớc 15: Lƣu hồ sơ
TTV in điện đi SWIFT, phiếu hạch toán giao dịch lưu hồ sơ kế toán và lưu hồ sơ L/C theo dõi cùng chứng từ scan nhận từ TT CSC theo quy định hiện hành.
Nhận xét:
Quy trình phát hành L/C nhập khẩu của VPBank - Phòng DV KH DN Miền Nam gồm có 15 bước được quy định rõ ràng từ khâu tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ khách hàng đến khâu lưu hồ sơ. Các bước được thực hiện tuần tự, liên kết chặt chẽ với nhau, xong bước này mới chuyển qua bước tiếp theo sau khi cấp có thẩm quyền của bộ phận phê duyệt. Nếu không thì chuyển lại về bước trước. Quy trình quy định rõ ràng về trách nhiệm, nhiệm vụ của từng bộ phận cũng như từng cấp bậc CB - NV tạo sự thuận lợi cho việc thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.