- Kế toán trưởng: Giúp việc cho Tổng – Phó giám đốc, là ngƣời điều hành trực
tiếp, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với quá trình kinh doanh theo đúng chế độ hiện hành; duyệt báo cáo tài chính; đảm bảo lƣu trữ tài liệu kế toán. Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra sổ tổng hợp, sổ theo dõi TSCĐ, nguồn vốn, thuế, các lọai sổ chi tiết tiền mặt, tiền vay. Đồng thời có nhiệm vụ điều hành, quản lý các nhân viên
KẾ TOÁN TRƢỞNG THỦ QUỸ PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN TIỀN MẶT KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN THUẾ VÀ TSCĐ KẾ TOÁN CHI PHÍ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN NVL, CCDC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG THỦ KHO
CHÚ GIẢI: Quan hệ chỉ đạo: Quan hệ thông báo:
trong phòng kế toán, phân công công việc cho từng kế toán viên sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
- Phó phòng kế toán: Chịu ttrách nhiệm tổng hợp các báo cáo kế toán của các bộ
phận kế toán trong phòng, là ngƣời có thể thay mặt kế toán trƣởng khi kế toán trƣởng đi vắng. Cuối tháng, cuối kỳ kế toán có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, sổ sách báo cáo tài chính và thông báo cho kế toán trƣởng.
- Kế toán tiền mặt: Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có, tình hình biến
động và sử dụng tiền mặt; kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện thu-chi; quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Thƣờng xuyên thông báo không để ứ đọng vốn, đảm bảo chu kỳ kinh doanh đƣợc thông suốt và đạt hiệu quả cao.
- Kế toán công nợ: Theo dõi sổ sách công nợ của khách hàng và thanh toán nội bộ
Công ty. Qua đó đánh giá đƣợc đâu là khách hàng tiềm năng để có chiến lƣợc bán hàng hiệu quả.
- Kế toán thuế và TSCĐ: Theo dõi các khoản nộp Ngân sách, thuế xuất nhập khẩu,
thuế GTGT, cuối kỳ tổng hợp các khoản thuế TNCN, thuế TNDN, lập bảng kê nộp thuế cho cơ quan thuế, xác định số thuế phải nộp theo đúng luật hiện hành. Đồng thời phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm về TSCĐ trong Công ty.
- Kế toán chi phí: Tập hợp các chi phí theo số liệu phát sinh ngày, tập hợp các chi
phí nhƣ: chi phí xe vận tải, chi phí bán hàng, chi phí sản xuất, chi phí quản lý,… để cuối kỳ tập hợp chi phí cho Công ty.
- Kế toán bán hàng: Là thành phần kế toán quan trọng có nhiệm vụ lập các hóa
đơn chứng từ phát sinh hàng ngày của hóa đơn tài chính bán ra, cuối kỳ kế toán xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Kế toán NVL – CCDC: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu chính xác,
đầy đủ kịp thời về số lƣợng, hiện trạng và giá trị; tình hình nhập xuất tồn NVL – CCDC nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tƣ, sử dụng và bảo quản vật tƣ tại Công ty.
- Kế toán tiền lương: Theo dõi và thanh toán lƣơng cho nhân viên, công nhân;
trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo đúng chế độ quy định. Tính chính xác các khoản tiền lƣơng, thƣởng và các khoản phải trả cho ngƣời lao động.
41 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Yến
- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp tiến hành
xuất, nhập, ghi sổ. Trong ngày đối chiếu với sổ kế toán chi tiết, theo dõi ghi sổ quỹ các nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu số dƣ tồn quỹ giữa sổ sách và số tiền tồn thực tế tại quỹ.
- Thủ kho: Phản ánh xuất, nhập, tồn kho hàng hóa, thành phẩm. 2.1.2.3 Chế độ kế toán Công ty áp dụng
Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
Chế độ kế toán áp dụng: Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Các chính sách kế toán áp dụng:
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền: Phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nƣớc công bố vào thời điểm phát sinh.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc.
+ Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền. + Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo quy định của Chuẩn mực số 02 – “Hàng tồn kho” và Thông tƣ số 13/2006/TT-BTC ngày 27/02/2006 của Bộ.
+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ và bất động sản đầu tƣ: ghi nhận theo nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại và các quy định khác của Chuẩn mực số 03 – “Tài sản cố định hữu hình” và Chuẩn mực số 04 – “Tài sản cố định vô hình”.
+ Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đƣờng thẳng
2.1.2.4 Hình thức kế toán áp dụng
Hiện nay Công ty đang áp dụng kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán, mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Trình tự kế toán thực hiện
Công việc hàng ngày
Hàng ngày, kế toán căn cứ chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Công việc cuối tháng
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Thực hiện in báo cáo tài chính theo quy định Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
Báo cáo tài chính Sổ kế toán:
Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
43 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Yến
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
2.1.3 Tình hình Công ty những năm gần đây
Bảng 2.1 Tình hình doanh thu của Công ty qua các năm 2012, 2013, 2014
Đơn vị: đồng Việt Nam
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
353.984.369.053 342.190.498.269 630.369.745.250
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012, 2013, 2014)
Nhận xét:
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 giảm 3,33% tƣơng đƣơng 11.793.870.784 đồng so với năm 2012. Nguyên nhân chủ yếu do tình hình nền kinh tế năm 2013 có nhiều biến động dẫn đến số lƣợng sản phẩm hàng hóa bán giảm mạnh.
Sang năm 2014 do có sự thay đổi trong chính sách tải trọng giao thông vận tải dẫn đến việc buôn bán gặp nhiều thuận lợi nên Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2014 tăng mạnh so với năm 2013, tăng 84.,2% tƣơng đƣơng 288.179.246.981 đồng.
Thuận lợi trong kinh doanh: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Công ty từ khi thành lập đến nay đã gần 20 năm, với thâm niên nhiều năm trong nghề cũng nhƣ việc giữ vững uy tín trong kinh doanh nên Công ty đã có một lƣợng khách hàng ổn định và chỗ đứng vững chắc trong nền kinh tế. Do đó, mặc dù những năm gần đây nền kinh tế gặp nhiều khó khăn nhƣng Công ty vẫn đảm bảo đƣợc kinh doanh có lãi và ngày càng phát triển vững chắc hơn nữa.
Khó khăn:
+ Việc kinh doanh của Công ty chịu ảnh hƣởng từ những chính sách về tải trọng của ngành giao thông vận tải.
+ Việc tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu cũng gặp nhiều khí khăn do nền kinh tế không ổn định dẫn đến việc tăng giá thành làm sản lƣợng tiêu thụ giảm.
2.2 Thực trạng công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh của Công ty
2.2.1 Kế toán doanh thu và thu nhập khác
2.2.1.1 Kế toán Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.1.1.1 Nội dung
Công ty ghi nhận doanh thu khi khả năng nhận đƣợc các lợi ích kinh tế có thể xác định một cách chắc chắn. Căn cứ tính doanh thu trong kỳ hạch toán là số tiền đƣợc ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT).
Doanh thu của công ty chủ yếu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ trong đó hàng hóa gồm các loại cont và romooc; dịch vụ chủ yếu gồm cho thuê cont và romooc, vận chuyển, nâng hạ cont, vệ sinh, sửa chữa,…
2.2.1.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng
Hoá đơn GTGT: là chứng từ do kế toán lập khi bán hàng, nhằm xác định số lƣợng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm cho khách hàng; là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng đã chuyển cho ngƣời mua, mọi rủi ro về số hàng đã cung cấp do khách hàng chịu. Hoá đơn GTGT bao gồm các thông tin về hàng bán nhƣ: tên hàng, đơn vị tính, số lƣợng, đơn giá, thành tiền, địa chỉ khách hàng…là căn cứ lên các sổ kế toán có liên quan; là chứng từ để ngƣời mua vận chuyển hàng trên đƣờng và thanh toán tiền hàng.
Phiếu đề nghị xuất kho: do kế toán kho lập khi bán hàng với các nội dung về tên vật tƣ, hàng hóa; đơn vị tính; số lƣợng, đơn giá, thành tiền…nhằm theo dõi chặt sẽ số lƣợng thành phẩm xuất bán, là căn cứ để thủ kho lập phiếu xuất kho và xuất hàng.
Phiếu thu: do kế toán thanh toán lập, là chứng từ xác định số tiền thực nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền.
Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty
Phòng kinh doanh Lập lệnh bán hàng Phòng kế toán Lập hóa đơn GTGT, phiếu thu Giám đốc, Kế toán trƣởng Ký duyệt Thủ quỹ Thu tiền Thủ kho Phiếu xuất kho, xuất hàng Kế toán kho Lập phiếu đề nghị xuất kho
45 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Yến
o Phòng kinh doanh: Tiếp nhận đơn đặt hàng của Khách hàng. Sau đó lập Lệnh
bán hàng. Lệnh bán hàng gồm có 3 liên: + Liên 1: Lƣu tại phòng kinh doanh
+ Liên 2: Chuyển cho bộ phận kho để làm căn cứ xuất kho + Liên 3: Chuyển cho bộ phận kế toán.
o Phòng kế toán: Nhận đƣợc liên 3 lệnh bán hàng của phòng kinh doanh làm căn cứ và lập hóa đơn GTGT, phiếu thu
Hóa đơn GTGT gồm có 3 liên: + Liên 01: Lƣu
+ Liên 02: Giao khách hàng.
+ Liên 03: Giao cho kế toán thanh toán. Đóng thành tập lƣu theo thứ tự và theo tháng.
Mọi trƣờng hợp liên quan đến hóa đơn bị hủy phải lƣu đồng thời cả 3 liên bị gạch chéo và ghi hủy.
o Kế toán thanh toán lập phiếu thu 3 liên, phiếu thu đƣợc Giám đốc, kế toán trƣởng ký duyệt và đƣợc chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhận tiền
o Thủ quỹ : Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ và khách hàng cùng ký tên vào phiếu thu. Liên 1 chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi vào sổ và lƣu tại bộ phận, liên 2 giao khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ và lƣu lại.
o Kế toán kho lập phiếu đề nghị xuất kho đƣa GĐ và kế toán trƣởng ký duyệt sau đó chuyển cho thủ kho
o Tại kho : Nhận đƣợc liên 2 Hóa đơn GTGT, liên 2 lệnh bán hàng và phiếu đề nghị xuất kho đƣợc ký duyệt, xác định số lƣợng, quy cách cần xuất trên chứng từ, thủ kho lập phiếu xuất kho đƣa GĐ và kế toán trƣởng ký duyệt sau đó xuất kho hàng hóa, kiểm tra hàng hoá khi giao lên xe cho ngƣời nhận hàng đồng thời thủ kho sẽ ghi chép thông tin về bán hàng vào sổ kho. Khi kiểm tra và nhận đủ hàng thì nhân viên lấy hàng ký xác nhận vào hoá đơn GTGT, làm chứng từ để giao cho khách hàng.
2.2.1.1.3 Sổ sách kế toán sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sổ kế toán chi tiết các tài khoản 5111 – “ Doanh thu bán hàng hóa ” (Phụ lục 21), tài khoản 5112 – “ Doanh thu thành phẩm ” (Phụ lục 22), tài khoản 5113 – “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ” (Phụ lục 23).
- Sổ cái tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” (Phụ lục 24)
Kế toán ghi sổ cụ thể trên phần mềm nhƣ sau:
- Khi bán hàng kế toán vào phần mềm Sunsoft mục Bán hàng – Phải thu (Phụ lục 4), chọn Hóa đơn bán hàng (Phụ lục 5).
- Căn cứ hợp đồng, kế toán thanh toán ghi nhận các nội dung vào hóa đơn bán hàng nhƣ Số phiếu, ngày phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, ngƣời mua hàng, địa chỉ, mã số thuế, số hợp đồng, nội dung; ở phần Chi tiết mặt hàng ghi nhận Mã hàng, tên hàng, Đvt, TK xuất, kho xuất,…; ở phần Chi tiết phát sinh ghi nhận Tài khoản, đối tƣợng, loại hình, phát sinh Nợ, phát sinh Có,… sau đó kế toán kiểm tra lại, ghi và in hóa đơn. Định khoản ở phần chi tiết phát sinh sẽ đƣợc phần mềm tự động ghi nhận vào từng sổ chi tiết và sổ cái liên quan.
- Cuối tháng kế toán vào Kế toán tổng hợp (Phụ lục 9) chọn Sổ chi tiết tài khoản (Phụ lục 11), ghi vào ô “Từ ngày” là ngày đầu tháng, ô “Đến ngày” là ngày cuối tháng và ô “Tài khoản” là TK 511, sau đó nhấn nút “Tập hợp” để kết chuyển toàn bộ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
2.2.1.1.4 Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 10/12/2014 căn cứ chứng từ BH1-43031 số HĐ 0003671 bán cont khô 40’ HC cho Công ty TNHH Vận tải và Thƣơng mại Mƣời Tèo trị giá thanh toán 53.130.000, thuế VAT 10%, kế toán ghi :
Nợ TK 1311: 53.130.000
Có TK 5111: 48.300.000 Có TK 3331: 4.830.000
47 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Yến
Ngày 23/12/2014 căn cứ chứng từ BH1-43046 số HĐ 0004457 (Phụ lục12) xuất bán cont khô 20’ cho Công ty TNHH MTV TM DV Cơ khí Thành Lợi trị giá thanh toán 31.900.000, thuế VAT 10%, kế toán ghi:
Nợ TK 1311: 31.900.000
Có TK 5111: 29.000.000 Có TK 3331: 2.900.000
Ngày 29/12/2014 căn cứ chứng từ BH1-43082 số HĐ 0004641 xuất bán cont lạnh 40’ (không Group) cho Công ty CP Mai Linh Đông Đô trị giá thanh toán 1.595.000.000, thuế VAT 10%, kế toán ghi:
Nợ TK 1311: 1.595.000.000
Có TK 5111: 1.450.000.000 Có TK 3331: 145.000.000 Ghi nhận doanh thu thành phẩm:
Ngày 10/12/2014 căn cứ chứng từ BH1-2U004 số HĐ 0003661 bán Romooc RRL40F3XBE8000026 cho Công Ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải An Phúc Lộc trị giá thanh toán 303.000.000, thuế VAT 10%, kế toán ghi:
Nợ TK 1311: 303.000.000
Có TK 5112: 275.454.545 Có TK 3331: 27.545.455
Ngày 13/12/2014 căn cứ chứng từ BH1-2M027 số HĐ 0003695 xuất bán cont khô 20’ Công Ty Cổ Phần Đầu Tƣ Xây Dựng Tân Liên Phát trị giá thanh toán 88.000.000, thuế Vat 10%, kế toán ghi:
Nợ TK 1311: 88.000.000
Có TK 5112: 80.000.000 Có TK 3331: 8.000.000
Ngày 29/12/2014 căn cứ chứng từ BH1-2U042 số HĐ 0004659 bán RM RRL40F3XBE8000078 cho Công Ty TNHH Vận Tải Huỳnh Phƣơng Vân trị giá thanh toán 236.000.000, thuế VAT 10%, kế toán ghi:
Có TK 5112: 214.545.455 Có TK 3331: 21.454.546
Ngày 30/12/2014 căn cứ chứng từ BH1-2T015 số HĐ 0004818 (Phụ lục13) bán cont 20'OC SOC22168F cho Công Ty TNHH Thƣơng Mại Dịch Vụ Văn Hóa Minh Châu