IV. HƯỚNG DẪN NHÂN DÂN TÌM KIẾM CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT CẦN THIẾT ĐỐI VỚI HỌ:
4. Kiểm kê, bảo quản tài liệu, sách, báo:
- Kiểm kê sách: công tác kiểm kê sách phải được tiến hành vào cuối năm. Phương pháp kiểm kê: cán bộ quản lý tủ sách đối chiếu giữa sổ đăng ký cá biệt với số sách hiện có và với sổ mượn sách của bạn đọc.
Kết thúc kiểm kê phải lập biên bản xác nhận tình hình tài liệu, sách, báo pháp luật hiện có, kèm theo bản kê các sách bị mất hoặc sách bị thanh lý do hư hỏng trong quá trình sử dụng, sau đó báo cáo với Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn; lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, trường học để xoá mục ghi tương ứng trong sổ đăng ký cá biệt.
- Bảo quản sách, báo và bảo vệ tủ sách:
+ Đối với sách, báo: cán bộ quản lý tủ sách cần quan tâm tới việc bảo quản, để sách, báo được dùng lâu hơn, bền hơn. Những nơi có kinh phí thì nên cho đóng bìa cứng để sử dụng lâu dài.
Những sách, báo do lưu hành nhiều bị xộc xệch thì cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật phải có trách nhiệm dán lại. Luôn giáo dục bạn đọc có ý thức giữ gìn sách, báo.
+ Đối với tủ sách: không để các vật có thể gây cháy, gây hơi ẩm ướt ở gần, có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, phát hiện và diệt trừ mối mọt, chuột, gián… bằng hoá chất.
Việc bảo quản Công báo để sử dụng được lâu dài là một công việc rất quan trọng đối với cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật. Hàng năm, cán bộ phụ trách tủ sách có trách nhiệm báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp xã; lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, trường học để đề nghị hỗ trợ kinh phí đóng Công báo thành từng quyển, trên gáy sách có ghi rõ năm để tiện cho người tra cứu.
Cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật hàng năm hoặc theo định kỳ có báo cáo lãnh đạo chính quyền và cơ quan Tư pháp đánh giá kết quả tổ chức và hoạt động của tủ sách pháp luật, từ đó đề ra kế hoạch bổ sung trong thời gian tới (bổ sung định kỳ và bổ sung hoàn bị); đồng thời, giúp lãnh đạo biết được tình hình hoạt động của tủ sách pháp luật để có sự chỉ đạo kịp thời.
Nội dung báo cáo cần tập trung đánh giá kết quả về tổ chức và hoạt động phục vụ của tủ sách pháp luật và những tồn tại, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm về tổ chức và hoạt động của tủ sách; nêu các kiến nghị cụ thể với các cấp lãnh đạo để có các giải pháp kịp thời, thoả đáng nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của tủ sách pháp luật trong những năm tiếp theo.