4.2.2.1 Các thông tin hóa đơn bán hàng kèm phiếu xuất kho
Màn hình nhập liệu:
Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá vốn).
Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế, khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế.
Chương trình khai báo có hoặc không sử dụng chức năng kiểm tra mã số thuế hoặc cảnh báo khi nhập mã số thuế sai.
Giá bán của mặt hàng sẽ được hổ trợ tự động lấy từ trong danh mục giá bán, nhưng khách hàng có thể thay đổi được. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Cho phép tuỳ chọn cập nhật lại giá vào Danh mục giá bán. Menu Hệ thống, danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn, khai báo cáo tham số tuỳ chọn.
50
Chương trình cho phép sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế. Để thực hiện các việc này chỉ việc đánh dấu vào các nút tương ứng: Sửa hạch toán thuế, sửa tiền thuế.
Chương trình cho phép nhập tỷ lệ chiết khấu và tiền chiết khấu cho từng mặt hàng.
Chương trình cho phép dùng phím F5 để xem các phiếu nhập kho cho mặt hàng ở dòng chi tiết hiện thời.
Chương trình cho phép lấy số liệu từ phần cập nhật hợp đồng bán bằng cách “Chọn hđb”, có thể điều chỉnh lại số liệu tuỳ ý.
Chương trình cho phép có hoặc không sử dụng trường khuyến mãi và hạch toán thuế khuyến mãi được sử khai báo ở menu hệ thống/khai báo các tham số tự chọn.
4.2.2.2 Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ
Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau:
Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải thu khác ngoài việc bán hàng hóa, dịch vụ thông thường .
Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa nợ cho khách hàng.
Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng và công nợ bán hàng phải thu của khách hàng.
Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng.
Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng và công nợ phải thu thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ trung gian – tạm ứng trước tiền hàng, tài khoản ghi có là tài khoản công nợ phải thu về bán hàng, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật theo tỷ giá của phiếu thu (hoặc giấy báo có) được ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền hàng. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ giá ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền hàng.
51
4.2.2.3 Cập nhật hợp đồng, đơn hàng bán
Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn hàng như hoá đơn hàng hàng, chi phí bán hàng, thu tiền bán hàng… ta phải chỉ rõ số hợp đồng, đơn hàng liên quan đến các phát sinh đó.
Việc khai báo thêm trường số hợp đồng để cập nhật trên các màn hình cập nhật chứng từ thực hiện ở phần khai báo các màn hình cập nhật chứng từ
52
4.2.2.4 Theo dõi việc thu tiền bán hàng
Bán hàng thu tiền ngay
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hoá đơn bán hàng và phiếu thu.
Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở chương 1 "Giới thiệu chung" mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Fast Accounting".
Thu tiền bán hàng
Phiếu thu tiền bán hàng (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngân hàng) của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”.
Tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng
Trường hợp tạm ứng trước tiền của khách hàng thì ta cũng nhập như một phiếu thu bình thường ở phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”.
Trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá thì phải hạch toán tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền hàng của khách và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng của khách với tài khoản công nợ phải thu về bán hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.