- Hệ thống chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành. Nội dung trên các chứng từ kế toán được phản ánh lên sổ sách kế toán tại công ty, đảm bảo cho các thông tin kế toán là đầy đủ và thực sự phát sinh.
Tại công ty, tất cả các chứng từ kế toán như: đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi… đều là cơ sở ghi sổ kế toán. Các chứng từ này luôn được phê duyệt bởi người có thẩm quyền và được kiểm tra chặt chẽ. Để đảm bảo hạn chế khả năng sai sót xảy ra, kế toán trưởng thường xuyên điều hành, theo dõi quá trình lập và luân chuyển chứng từ của các nhân viên kế toán. Để tránh tình trạng lập và luân chuyển chứng từ giả thì công ty quy định mọi chứng từ phải được đánh số thứ tự, phải được phê duyệt đầy đủ và lập đúng liên giao cho bộ phận, cá nhân có liên quan.
- Do đặc điểm hoạt động kinh doanh nên công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán Fast. Trình tự ghi chép kế toán của công ty trong hình thức nhật ký chung được thể hiện như sau:
+ Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Nhìn chung, hệ thống báo cáo kế toán thường được đơn vị cập nhật thường xuyên theo quy định kế toán hiện hành.
+ Có đầy đủ sổ kế toán theo hình thức đã chọn.
+ Ghi kịp thời các nghiệp vụ và thực hiện nguyên tắc cập nhật, đánh số trang.
37
+ Thực hiện đúng nguyên tắc ghi sổ, sửa chữa cộng và lưu sổ.
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
38