4.2.2.1 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền thông qua bảng câu hỏi
Câu hỏi Có không
1.Trước khi xét duyệt bán hàng, bộ phận xét duyệt có cho kiểm tra hàng tồn kho theo yêu cầu đơn đặt hàng hay không ?
2.Trước khi xét duyệt bán hàng, bộ phận xét duyệt có kiểm tra lại điều kiện bán chịu cho khách hàng đó hay không ?
3.Việc xuất kho có dựa trên chứng từ đã duyệt không ?
4.Bộ phận gửi hàng và bộ phận kho có độc lập với nhau hay không ?
5.Hóa đơn bán hàng có được lập đúng thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không ? 6.Hóa đơn bán hàng và các chứng từ có được đánh số thứ tự hay không ?
7.Bộ phận lập hóa đơn có độc lập với kế toán hay không ?
8.Doanh nghiệp có thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá mới đã được duyệt hay không ?
9.Giá ghi trên hóa đơn bán hàng có được ghi theo giá mới nhất đã được duyệt hay không ?
v v v v v v v v v
43 10.Hóa đơn trước khi gửi đi có được kiểm tra lại bởi một người độc lập với người lập hóa đơn hay không ?
11.Các khoản nợ phải thu có được liệt kê theo nhóm tuổi để theo dõi hay không ?
12.Có phân chia trách nhiệm giữa nhân viên kế toán chi tiết công nợ với nhân viên kế toán tổng hợp hay không ?
13.Có định kì gửi thông báo nợ cho khách hàng để xác minh và điều chỉnh chênh lệch (nếu có) hay không ?
14.Khi khách hàng thanh toán, có phân chia trách nhiệm giữa người thu tiền và người ghi bảng tổng hợp hay không ?
15.Có bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ với kế toán hay không ?
16. Cuối ngày thủ quỹ có đối chiếu các khoản thu trong ngày để kiểm tra và nộp tiền vào ngân hàng hay không ?
17.Doanh nghiệp có chứng từ riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với hàng bán bị trả lại và giảm giá hay không ?
18.Doanh nghiệp có bộ phận độc lập chuyên trách về việc tiếp nhận, xử lí các công việc liên quan đến hàng bán bị trả lại không? 19.Về các khoản chiết khấu, giảm giá doanh
v v v v v v v v v
44 nghiệp có quy định rõ ràng và thông báo với khách hàng hay không ?
20.Các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán có được ghi nhận và lưu trữ lại hay không ? 21.Hàng bán bị trả lại có được kiểm tra trước khi nhập kho hay không ?
22.Đối với các khoản nợ khó đòi đã xác định không thu hồi được có được xét duyệt xóa nợ bởi nhà quản lí hoặc người có thẩm quyền quyết định hay không ?
23.Doanh nghiệp có các quy định chặt chẽ về việc xét duyệt xóa nợ các khoản nợ không đòi được để tránh gian lận, chiếm dụng hay
không?
24.Doanh nghiệp có quy định cụ thể và áp dụng đúng theo quy đinh của Bộ Tài Chính về ghi nhận doanh thu hay không ?
v v v v v v
Kết luận: Thông qua bảng câu hỏi, có 2 câu trả lời “Không” tuy có ảnh hưởng nhưng không nghiêm trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị là khá hoàn thiện về khoản mục doanh thu.
45
4.2.2.2 Quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các Giai Đoạn Kiểm Soát Nội Bộ
Tiếp nhận đơn đặt hàng
- Giao trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hàng tại phòng kinh doanh.
- Đánh số thứ tự các đơn đặt hàng khi nhận
Xử lý đơn đặt hàng
- Phân chia trách nhiệm xử lí đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh
- Quy định cụ thể về phương thức bán hàng - Quy định về chính sách bán hàng: tỷ lệ hoa hồng, mức chiết khấu giảm giá, hỗ trợ vận chuyển…
Xét duyệt bán chịu
Phân quyền xét duyệt bán chịu:
- Bộ phận tín dụng xét duyệt hạn mức bán chịu cho khách hàng và chịu trách nhiệm thu hồi nợ trước ban giám đốc.
- Giám đốc chịu trách nhiệm đối với các hợp đồng có giá trị lớn và khách hàng mới của công ty.
Chuyển giao hàng
- Quy định trách nhiệm của thủ kho trong việc giao hàng: giao hàng đúng chủng loại, số lượng như trong phiếu xuất kho đã được phê duyệt đúng đắn.
- Quy định trách nhiệm lập phiếu xuất kho cho kế toán kho.
- Người nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng và chủng loại sản phẩm ngay tại kho.
Lập hóa đơn bán hàng
- Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng.
- Hóa đơn GTGT thể hiện đầy đủ nội dung : số lượng, chủng loại, đơn giá, thành tiền.
46
4.2.2.3 Quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình thu tiền
Quá trình kiểm soát nghiệp vụ thu tiền phụ thuộc vào phương thức bán hàng và thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua tài khoản ngân hàng, thu tiền bán chịu…
Thu tiền ngay
Trường hợp khách hàng trả tiền ngay hoặc trả một phần tiền hàng, căn cứ vào hóa đơn bán hàng về số tiền phải thu khách hàng kế toán tiến hành lập phiếu thu có đầy đủ chữ ký kế toán trưởng, giám đốc, người lập. Công ty sử dụng mẫu phiếu thu theo quy định của Bộ Tài chính có đánh số thứ tự sẵn để thuận tiện cho việc kiểm soát tránh trường hợp ngắt quãng phiếu thu. Sau khi phiếu thu được duyệt thì thủ quỹ tiến hành thu tiền và xác nhận vào phiếu thu .
Thu tiền qua ngân hàng
Tại công ty, phần lớn khách hàng của công ty thanh toán tiền hàng thông qua hệ thống ngân hàng và như vậy các giấy báo của ngân hàng là chứng từ quan trọng, giấy báo được ngân hàng gửi cho công ty thường xuyên theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi nhận được “giấy báo có” của ngân hàng, kế toán thanh toán kiểm tra sự hợp lệ, tính hiệu lực. Đồng thời thực hiện sự phân loại giấy báo. Trên cơ sở đó, kế toán thực hiện đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm rồi ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng sau đó chuyển cho kế toán công nợ để ghi giảm nợ khách hàng.
Bán chịu
Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết về việc bán chịu cho khách hàng, kế toán công nợ tiến hành lập sổ chi tiết phải thu khách hàng , căn cứ vào sổ chi tiết phải thu khách hàng tiến hành lập sổ tổng hợp chi tiết khoản phải thu khách hàng. Hàng tháng, kế toán công nợ lập bảng đối chiếu công nợ về số tiền khách hàng còn nợ để đối chiếu số liệu giữa khách hàng và số phải thu tại công ty, đồng thời thông báo cho khách hàng về số nợ đén hạn thanh toán.
Căn cứ vào việc theo dõi các khoản phải thu khách hàng để đánh giá khả năng thu hồi công nợ cũng như phản ánh trung thực các khoản phải thu khách hàng trên BCTC. Kế toán công nợ tiến hành:
- Lập dự phòng: Căn cứ tình hình thanh toán tiền hàng còn nợ của khách và thời hạn thanh toán, kế toán công nợ tiến hành lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Tại công ty việc tiến hành lập dự phòng được áp dụng cho những
ký của người lập, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
47
khách hàng có thời hạn nợ trên 2 năm, mặc dù công ty đã áp dụng các biện pháp cần thiết để đòi nợ nhưng chưa thu hồi được. Việc trích lập dự phòng cho công ty được hạch toán vào chi phí quản lý kỳ đúng chế độ kế toán.
- Xử lý các khoản nợ không thu hồi được: Việc xóa sổ các khoản nọ không thu hồi được thực hiện đối với các khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc bị pháp luật cưỡng chế. Hiện tại, công ty vẫn có những khách hàng nợ trên 2 năm. Tuy nhiên công ty vẫn tiếp tục theo dõi vì các khách hàng này vẫn đang hoạt động.
- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: tại công ty nếu xảy ra trường hợp khách hàng trả hàng lại, Giám đốc công ty sẽ trực tiếp duyệt về số lượng về số hàng mà khách hàng trả lại và làm thủ tục kiểm nhận số hàng, hoàn trả lại tiền cho khách ( nếu khách đã trả tiền). Đồng thời, kế toán tiêu thụ, công nợ sẽ ghi bút toán đảo để hủy bỏ việc ghi nhận doanh thu cũng như việc theo dõi công nợ. Tại công ty, mỗi phương thức bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu đều được bộ phận kế toán thực hiện theo hình thức ghi sổ. Vì công ty chưa có phần mềm kế toán riêng nên trình tự phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán phản ánh vào sổ. Vì vậy mà việc tính toán chính xác là điều hết sức phải quan tâm.