3.7.1 Thuận lợi
Là một trong những thương hiệu nước khoáng hàng đầu tại Việt Nam, La Vie luôn tập trung phát triển thế mạnh về chất lượng của mình so với những sản phẩm cùng loại trên thị trường. Đội ngũ nhân viên tại đơn vị có kinh nghiệm chuyên môn vững vàng, luôn năng động nhiệt huyết với hoạt động của công ty.
38
Với triết lý hoạt động luôn vì sức khoẻ người tiêu dùng, doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của nhà nước về chất lượng và an toàn. Tạp chí Thời báo kinh tế Sài Gòn đã vinh danh La Vie thuộc top 40 Green Values - những doanh nghiệp đóng góp tích cực bảo vệ môi trường, càng làm chỗ đứng của La Vie vững vàng đối với người tiêu dùng. Với chiến lược đầu tư quảng cáo, chiêu thị hiện đại, thương hiệu luôn tiếp cận được với người tiêu dùng, giúp nâng cao được nhận thức về tính thiết yếu của sản phẩm trong đời sống hiện đại, phân biệt được sản phẩm nước khoáng La Vie với nước tinh khiết, nước đóng chai khác, đặc biệt so sánh về chi phí để thấy được sản phẩm không ảnh hưởng đến chi phí cuộc sống.
3.7.2 Khó khăn
- So với những đối thủ trên thị trường, mức định giá của sản phẩm tương đối cao.
- Hệ thống phân phối sản phẩm chưa rộng khắp đến các vùng miền.
- Các hãng nước uống đối thủ phát triển thêm nước uống có gas, hương vị... nhưng La Vie vẫn tập trung vào nước khoáng đóng chai và chưa có ý định phát triển thêm những sản phẩm mới.
3.7.3 Định hƣớng phát triển
- Duy trì và đẩy mạnh sự phát triển để trở thành công ty nước đóng chai hàng đầu tại Việt Nam.
- Ðầu tư vào hệ thống / quy trình (ERP – quản lý doanh nghiệp, RMA – quản lý phân phối bình 19 lit) tái thiết cách thức làm việc để nâng cao năng suất, bắt đầu thực hiện từ năm 2015.
- Ðầu tư vào đổi mới nhãn hiệu và sản phẩm, tập trung vào chất lượng.
- Ðầu tư vào hệ thống các kênh phân phối sản phẩm, nâng cao hiệu quả trong kinh doanh.
39
Chƣơng 4
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE
4.1 PHÂN TÍCH VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE VIE
4.1.1 Mối quan hệ giữa các phân hệ trong phần mềm SYSPRO
(Nguồn: Tổng hợp từ syspro.com)
Hình 4.1: Sơ đồ mối liên hệ giữa các phân hệ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp SYSPRO liên quan đến chu trình doanh thu và chi phí sản xuất
Đánh giá về tính năng nổi bật của phần mềm
Phân hệ tiền: Nhờ vào liên kết với phân hệ Phải thu và Phải trả nên truy tìm mã nghiệp vụ cần thanh toán sẽ dễ dàng, nhanh chóng thực hiện được các nghiệp vụ cần thanh toán, hoặc thu tiền mặt hoặc ghi tăng quỹ tiền khách hàng trả trước khi có giấy báo ngân hàng. Chỉ những khoản tiền điền đầy đủ mã thông tin trong phân hệ Phải trả, Phải thu liên kết sang mới được chi hoặc thu tiền. Khi thanh toán xong cần thực hiện nghiệp vụ xoá nợ cho khách hàng và nợ trả nhà cung cấp. Việc này sẽ giúp đối chiếu được sự chính xác và khớp số liệu lần hai.
Để đảm bảo những nghiệp vụ này thực hiện chính xác, bộ phận thông tin máy tính trong Công ty đã phân quyền triệt để và rõ ràng nhất giữa chức năng ghi nhận thông tin phải thu, phải trả và chức năng ghi nhận tiền.
40
Hình 4.2: Mô tả mã khách hàng liên kết từng số hoá đơn và số tiền tương ứng
Đối với tài khoản tiền ngân hàng thanh toán theo lệnh chuyển tiền điện tử, nhân viên có Cổng đăng nhập vào tài khoản ngân hàng riêng, liên kết này giúp cho việc nhanh chóng trong yêu cầu chi tiền, nhưng cũng đi kèm những rủi ro về bảo mật, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa thông tin máy tính tại Công ty và bộ phận thông tin máy tính ở ngân hàng giao dịch và cả việc quản lý cổng đăng nhập cẩn thận của Kế toán tiền.
Do Kế toán tiền ở TP. Hồ Chí Minh, nên các chứng từ yêu cầu chi tiền được ghi nhận ở từng địa phương, chuyển fax – thư điện tử về Phòng kế toán trung tâm, Kế toán phải trả ở đây sẽ kiểm tra lại giữa chứng từ và phần mềm trước khi chuyển sang Kế toán tiền. Nếu phát hiện sai sót sẽ thông báo cho Kế toán phải trả địa phương đó điều chỉnh, Kế toán tại TP. Hồ Chí Minh không được quyền thay đổi số liệu này. Điều này giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ được minh bạch, có nhiều bộ phận kiểm tra làm tăng độ chính xác của nghiệp vụ
Chính vì sự liên kết này mà số tiền chi trả không thể tự nhập liệu được. Bên cạnh đó, bộ phận yêu cầu thanh toán thường dựa vào kỳ hạn thanh toán để trả tiền, nếu có sai sót xảy ra, việc điều chỉnh phải do kế toán phải trả thực hiện, công tác chi tiền có thể chậm trễ, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của Công ty.
Phân hệ Hàng tồn kho: Có liên quan đến hầu hết các phân hệ khác trong chu trình. Từ công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, thành phẩm, và các vật dụng cần thiết khác trong văn phòng và nhà xưởng đều được theo dõi riêng, được phân cho nhiều phòng ban phụ trách tuỳ trách nhiệm của họ. Từ đó, giúp chuyên môn hoá được nhiệm vụ của từng cá nhân.
+ Đặc trưng cho nguyên vật liệu là có thể theo dõi được hạn sử dụng và số tồn kho an toàn. Từ đó những đề xuất về mua bổ sung sẽ dễ dàng được thực hiện, không bị sai sót khi kiểm thủ công.
+ Đối với thành phẩm, đặc biệt là vỏ bình 19 lít phải sử dụng lại. Căn cứ vào tem trên mỗi bình mà hệ thống biết được số lần quay vòng và được báo cáo loại ra bởi liên kết với Phân hệ chất lượng, hàng tiêu dùng có liên quan trực tiếp đến sức khoẻ người tiêu dùng là hết sức quan trọng, chất lượng là yếu tố hàng
41
đầu làm nên uy tín và thương hiệu của Công ty. Do việc theo dõi hàng hoá được ghi nhận theo kho, giờ xuất phát mà kiểm tra được vỏ bình đang lưu trữ ở đâu. Đây là đặc điểm tiện lợi của hệ thống giúp cho việc truy xuất thông tin tồn kho dễ dàng trong điều kiện kinh doanh ở nhiều khu vực khác nhau.
Phân hệ tài sản: Phân hệ quản lý toàn bộ tài sản của Công ty. Liên kết với sổ cái để thực hiện điều chỉnh khấu hao thường xuyên. Giá trị khấu hao này được đưa vào Chi phí sản xuất để tính giá thành.
Phân hệ Đặt mua hàng: Phân hệ có ý nghĩa chủ chốt trong chu trình chi phí. Thông qua việc liên kết với Hàng tồn kho/ hoặc Tài sản cố định để xác định hàng tồn thực tế để có nhu cầu đặt hàng cho sản xuất.
Phân hệ Yêu cầu bán: Liên kết với Hàng tồn kho loại thành phẩm, cung ứng ra thị trường. Nhờ liên kết này mà Yêu cầu bán đọc được những đơn vị tính khác nhau được ghi nhận bởi Hàng tồn kho nên những bước tiếp theo của chu trình được thực hiện dễ dàng. Sản phẩm bán lẻ có đơn vị tính là thùng và bình 19 lít tính theo bình, tuy nhiên khi nhập liệu số lượng cần bán ra (bình/ thùng), phần mềm sẽ quy ra cột khối lượng (kg) tương ứng. Thông qua Lệnh bán hàng, bộ phận kho vận có thể sắp xếp được xe chở hàng phù hợp với trọng tải, nhanh chóng giúp kế toán bán hàng lập Hoá đơn để giao hàng kèm số hiệu xe vận tải cho mỗi đơn hàng. Doanh thu bán hàng cũng dựa vào kết quả nhập liệu của phân hệ này để phân tích thông tin cho các báo cáo nội bộ.
Do đặc thù kinh doanh không có sản phẩm dở dang cuối kỳ, nên Phân hệ Sản phẩm dở dang chỉ đơn thuần là tập hợp chi phí nhờ liên kết với Chi phí sản xuất. Phân hệ Chi phí sản xuất liên kết với Hàng tồn kho liên quan tài khoản loại 621, Phân hệ sổ cái liên quan đến tài khoản loại 622 và 627. Ngoài ra, phân hệ này được thiết kế phân loại theo từng sản phẩm khác nhau.
Phân hệ giá sản phẩm: Giá ở phân hệ này bao gồm giá thành sản phẩm và giá bán. Tuỳ theo đối tượng khách hàng mà công ty có chính sách gía bán khác nhau. Phân hệ này có nhiệm vụ quản lý giá. Liên kết giữa phân hệ với Yêu cầu hàng và Phải trả và Tiền sẽ giúp người thực hiện dễ dàng truy cập được giá bán, không cần xem lại hợp đồng, rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ.
42
Hình 4.3: Phân loại khách hàng theo gói giáo dục
Phân hệ phải trả: Được liên kết với phân hệ Yêu cầu mua. Với quy mô lớn, Kế toán công nợ chỉ thực hiện chức năng chi trả, còn quản lý về Yêu cầu mua hàng cho những hoạt động trong doanh nghiệp được các bộ phận tự quản lý. Nhờ sự liên kết này mà văn phòng chính kiểm soát được hoạt động ở các chi nhánh trên toàn quốc.
Liên kết với phân hệ phải thu nhằm trả khoản khuyến mãi cho khách hàng. Liên kết này phù hợp với đặc thù kinh doanh của Công ty khi có nhiều cơ sở đại lý cần thực hiện khuyến mãi sau khi bán hàng.
Liên kết với Hàng tồn kho và Tài sản, Công ty thiết kế riêng tài khoản “Theo dõi hoá đơn” (“Goods receipt note”) giúp quản lý và đối chiếu hàng hoá lưu kho rõ ràng trước khi hạch toán đưa vào công nợ của đơn vị. Khi thực hiện kê khai thường xuyên mới hoà nhập vào tài khoản Hàng tồn kho hay Tài sản tương ứng nhằm kiểm soát được tình hình nhập kho mà bộ phận Kho ghi vào phân hệ Hàng tồn kho với chứng từ từ thực tế kế toán ghi nhận.
Khi nhận được phiếu nhận hàng, kế toán ghi nhận: Nợ Chi phí/ Có TK tạm.
Khi nhận được hoá đơn, tài khoản tạm sẽ chuyển thành tài khoản phải trả và thực hiện trả tiền.
Lý do của tài khoản tạm là để giải quyết những đơn hàng đã nhận nhưng chưa có hoá đơn, hoặc có sự chênh lệch bất thường đòi hỏi bộ phận đặt hàng phải chịu trách nhiệm giải quyết.
43
Bên cạnh đó, hạn chế duy nhất ở phân hệ này là mang nặng tính chất của kế toán Úc, nên việc hạch toán thuế đầu vào phải theo dõi riêng ở tập tin Excel. Cuối kỳ sẽ được gửi cho Kế toán tổng hợp và ghi nhận vào Phân hệ sổ cái.
Phân hệ phải thu: Khi lệnh bán hàng được lập ra, kế toán bán hàng lập hoá đơn dựa trên thông tin ghi nhận từ Phân hệ Yêu cầu bán cũng như liên kết với tài khoản tiền khi biết được khách hàng đã thanh toán. Điều này giúp giảm bớt thời gian lập hoá đơn bán hàng.
Hình 4.4: Thông tin nhập liệu yêu cầu đặt hàng từ khách hàng
Cũng tương tự như Phân hệ phải trả, thuế đầu ra của nghiệp vụ bán hàng cũng được theo dõi riêng trên tập tin Excel và ghi vào Phân hệ sổ cái.
Các bộ phận có yêu cầu mua mới tài sản cũng yêu cầu tương tự như bộ phận mua nguyên liệu, nên tính chất liên kết được đề cập như trên.
Sổ cái: Thông qua những liên kết với tất cả phân hệ, việc kết chuyển sổ được thực hiện dễ dàng hơn. Như đã đề cập, thuế và lương đều nằm trong phân hệ này, nên các bộ phận liên quan phải gửi kết quả cho Kế toán tổng hợp qua tập tin Excel.
4.1.2 Các phần mềm khác trong Công ty
* Phần mềm Quản lý nhân sự HR-Pro: Phần mềm sử dụng hệ thống chấm công bằng vân tay khi ra vào Công ty/ Nhà máy. Phần mềm sẽ kết xuất dữ liệu dưới dạng tập tin Excel. Đồng thời với việc chấm công của máy, nhân viên ở tại địa điểm đặt máy chấm công (bảo vệ) sẽ điểm danh theo danh sách nhân viên vào Công ty. Kết thúc giờ làm, nhân viên tự điểm vân tay hoặc tuỳ theo đặc thù công việc mà có hình thức chấm công bổ sung.
44
+ Đối với nhân sự tính lương theo ngày làm việc, kết quả trên cũng chính là kết quả chấm công để tính lương. Nhờ vào phần mềm mà công việc chấm công được chính xác và nhanh chóng hơn, kiểm soát được số lượng lớn nhân sự trong công ty.
+ Đối với nhân sự tính lương theo giờ công: Đồng thời với phần mềm, Quản đốc nhà máy sẽ kiểm tra giờ làm qua chấm thủ công giờ có mặt của nhân sự nhà máy. Phòng nhân sự có chức năng kiểm tra đối chiếu số giữa hai tập tin. Việc kiểm tra thực tế giờ làm sẽ minh bạch và dễ đối chiếu hơn.
Việc chấm công còn tuỳ thuộc vào tính chất công việc mà Công ty thiết lập những chức năng chấm công bổ sung. Thông thường những cá nhân có lịch trình đi công tác sẽ không chấm công theo vân tay mà được một nhân viên trong bộ phận đã được chỉ định theo dõi lịch trình công việc và đồng thời nhân viên đi công tác phải báo cáo kết quả hoạt động của họ cho cấp quản lý cao hơn. Do số lượng nhân sự có công việc linh động tương đối ít nên việc quản lý của cấp trên thông qua báo cáo có thể kiểm soát được công việc của cấp dưới.
Việc chấm công mang đặc điểm về chất lượng hơn số lượng, những báo cáo kết quả hoạt động này là căn cứ để tính điểm đạt yêu cầu xét lên lương hàng năm. Công ty dùng triết lý nhân sự theo kiểu Y – nhân viên có khả năng và chăm chỉ.
Tuy nhiên, một nhược điểm ở đây là việc tin tưởng, tạo thái độ chủ quan ỷ lại ở nhân viên, họ không cố gắng hết mình.
* Phần mềm Quản lý bình 19 lít RMA: Do đăc thù phải quản lý sự quay vòng vỏ bình, ghi nhận đặt cọc thuê vỏ bình mới và cấn trừ tiền ký quỹ vỏ bình sau 90 ngày nếu vỏ không được hoàn trả, Công ty không thể sử dụng chung phần mềm SYSPRO quản lý mặt hàng chai nhỏ (việc giao hàng đồng nghĩa với việc kết thúc nghiệp vụ) cho bình 19 lít được. RMA thực hiện nghiệp vụ bình 19 lít trong điều kiện thị trường này ngày càng mở rộng, nhưng lại không cần quá nhiều nhân sự. Kết quả cuối kỳ cũng được đưa ra tập tin Excel và tích hợp chung với kết quả cũng là tập tin Excel từ phần mềm Quản lý doanh nghiệp SYSPRO.
4.1.3 Phân tích mối quan hệ các phần mềm trong xử lý nghiệp vụ
Khía cạnh liên kết:
Trên tinh thần phần mềm chủ đạo là SYSPRO, nhưng chức năng của phần mềm không được mua hết, mà chỉ mua những phân hệ có chức năng ưu việt nhất. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho việc mua một phần mềm đắt tiền từ nước ngoài.
Những phần mềm hỗ trợ như RMA và HR-Pro nêu trên hỗ trợ những phân hệ vẫn còn thiếu. Dữ liệu từ các phần mềm cho kết quả ra tập tin Excel và tổng hợp lại cho phần mềm chính SYSPRO.
45
HR-Pro là phần mềm chấm công do phòng nhân sự quản lý và kết quả Excel gửi cho Kế toán đưa vào SYSPRO. Việc này đòi hỏi công tác nhập liệu phải chính xác và thật sự trung thực. Việc kiểm tra lương của các đối tượng nhập liệu được thực hiện bởi Kiểm toán nội bộ để đề phòng những trường hợp gian lận về lương.
RMA bao gồm việc xuất hóa đơn cho nhãn hàng 19 lít. SYSPRO xuất hóa đơn cho mặt hàng chai nhỏ, cả hai phần mềm cùng liên kết với phần mềm quản lý hóa đơn giá trị gia tăng nên tuy việc quản lý hàng từ những kênh phần mềm khác nhau nhưng việc kết xuất vẫn đảm bảo được tính thống nhất.
Khía cạnh tương tác của người dùng
Tính cồng kềnh duy nhất trong việc liên kết trong kênh bán hàng là việc yêu cầu khách hàng thanh toán sao cho đúng nhất để trả tiền vào những tài khoản thích hợp. Do khách hàng có thể mua cùng lúc nhiều nhãn hàng trong cùng một