Chứng từ sử dụng trong chu trình:
Đơn đặt hàng (Phụ lục 3 – 4): Ghi nhận theo phần mềm và xuất ra tập tin Excel. Thông thường thông tin khách hàng được ghi nhận vào phần mềm sau khi ký hợp đồng.
Nội dung của những giao dịch bao gồm việc ghi nhận số lượng, loại hàng và tình hình thanh toán công nợ. Đối với việc giao hàng tuy đã được ghi nhận trên hợp đồng, nhưng mỗi lần ghi nhận đơn đặt hàng, người tiếp nhận thường đòi hỏi những thông tin này phải được xác minh lại chính xác nhất.
Việc ghi nhận những thông tin này đã đầy đủ các thông tin cần thiết để lập hóa đơn. Do đặc thù của ngành kinh doanh, khách hàng của Công ty sau khi có nhu cầu về hàng hóa thường không thay đổi đặt hàng và điều này giúp cho việc lập Hóa đơn đơn giản sau khi những bước đầu tiên đã có sẵn thông tin cần thiết và không phải điều chỉnh. Những điều chỉnh nếu có cũng thuộc trách nhiệm của nhân viên nhận đơn đặt hàng.
Hóa đơn (Phụ lục 5) mà đơn vị sử dụng có mẫu theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm 4 liên. Với việc ủy quyền cho hãng vận tải, họ chịu trách nhiệm giao hàng nên giao dịch giữa vận tải và khách hàng phụ thuộc vào chữ ký của khách hàng vào liên giao vận tải và đối chiếu nhận đủ hàng từ khách hàng.
Tương tự với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Phụ lục 7), Hóa đơn cũng là căn cứ xem như phiếu xuất kho. Thủ kho chỉ theo dõi thông tin ghi vào nhật ký làm việc. Ngoài ra, do là chứng từ lưu chuyển nội bộ nên phiếu này không đóng mọc của Công ty. Nhân viên kiểm soát bằng việc nhận dạng chữ ký của những cá nhân tham gia lập phiếu và biểu mẫu được ấn định rõ, khó làm giả được ở những chốt chặn của bảo vệ khi chuyển thành phẩm đi.
Việc đơn giản hóa hoạt động lập chứng từ trong điều kiện có thể kiêm nhiệm được cùng một chứng từ cho nhiều chức năng khác nhau sẽ giảm thiểu
59
việc ghi nhận về hình thức và lưu trữ - điều mà Công ty đang cố gắng thực hiện bởi số lượng nghiệp vụ khá lớn và quản lý mặt hàng bao gồm nhiều chủng loại khác nhau.
-Phiếu giao hàng và Nhật ký giao hàng (phụ lục 6) đặc trưng cho bình 19 lít. Nếu như mặt hàng chai nhỏ bán lẻ, việc gửi hóa đơn và khách hàng xác nhận đã nhận hàng được xem như chấm dứt hoạt động giao dịch. Còn đối với vỏ bình 19 lít vẫn còn được sử dụng lại, Phiếu giao hàng sẽ tập hợp thêm thông tin của vỏ bình rỗng. Điều này giúp cho việc giao hàng được chính xác, có chứng từ làm căn cứ thực hiện nghiệp vụ.
Báo cáosử dụng trong chu trình:
- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận hàng tháng: Là mặt hàng cung ứng ra thị trường đồng đều về số lượng hàng tháng và không phụ thuộc quá lớn về chu kỳ kinh doanh. Cho nên yêu cầu về báo cáo tình hình kinh doanh là cấp thiết nên Công ty luôn cố gắng lập báo cáo doanh thu định kỳ hàng tháng để nắm rõ tình hình kinh doanh sớm nhất để có những điều chỉnh thích hợp trong tương lai.
- Báo cáo bán hàng theo mặt hàng: Do số lượng hàng bán với quy mô lớn, có nhiều cấp quản lý bán hàng phân theo vùng địa lý và nhãn hàng khác nhau, cho nên việc tổng hợp để xem xét những thiếu sót và yếu kém kinh doanh so với chỉ tiêu đề ra là hết sức cần thiết. Những kết quả về lợi nhuận tổng hợp sẽ làm trung bình hoá sự phát huy tích cực của đội ngũ kinh doanh. Những báo cáo mang tính chất kinh doanh thật chi tiết mới đánh giá được đúng tầm sự phát triển hiện tại của doanh nghiệp.
- Báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu ra: Việc kê khai thuế để nộp thuế là nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tính thuế đúng đắn làm hạn chế những sai sót trong nộp thuế, ảnh hưởng đến dòng tiền của đơn vị. Ngoài ra, việc kê khai thuế hàng tháng dựa trên phần mềm xuất hoá đơn làm giảm thiểu công việc của nhân viên kế toán. Đồng thời đây là kết quả của việc nhập liệu vào phần thuế trong phân hệ Sổ cái của SYSPRO.
- Báo cáo thu nợ khách hàng: Với nhãn hàng chai nhỏ, tiền được thanh toán trước, nên công nợ chỉ thực hiện đối với bình 19 lít. Tuy Công ty yêu cầu sự đặt cọc trước của khách hàng, những món nợ quá hạn được phần mềm tự động chặn không cho phép xuất hoá đơn để bán tiếp, chỉ sau khi những hoá đơn cũ thanh xong thì hàng mới tiếp tục được xuất bán. Việc thu tiền cọc trước với khách hàng giúp Công ty giảm rủi ro nợ xấu, nhưng nguyên tắc của Công ty phải thu hút khách hàng về mình hơn là những thanh toán sòng phẳng, làm mất khách hàng của doanh nghiệp. Báo cáo về nợ được trích từ phần mềm định kỳ hằng ngày để có những thông báo khách hàng kịp thời, vừa lòng khách hàng.
60
Sổ sách sử dụng trong chu trình: Được xem như nhật ký ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống. Do số lượng nghiệp vụ quá lớn và không in sổ nên những ghi nhận chi tiết này đảm bảo nhu cầu tìm kiếm thông tin. Các sổ sử dụng trong chu trình:
- Sổ cái tiền mặt/ Sổ cái tiền gửi ngân hàng - Sổ cái giá vốn hàng bán/ Sổ cái hàng tồn kho - Sổ chi tiết phải thu khách hàng
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
- Sổ quỹ tiền mặt/ Sổ tiền gửi ngân hàng (nằm dưới dạng tài khoản khách hàng doanh nghiệp, ghi trên trang thông tin của ngân hàng giao dịch)