tin kế toán tại đơn vị
Là phương pháp có liên quan đến việc thu thập thông tin, số liệu, tóm tắt, trình bày, mô tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng nghiên cứu bằng cách sử dụng bảng thống kê, sơ đồ.
Phương pháp dùng để mô tả lưu đồ hoạt động trong các chu trình nghiên cứu, sự tương tác giữa người dùng với phần mềm kế toán, với sổ sách, chứng từ.
2.2.2.2 Phương pháp so sánh dùng để đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị toán tại đơn vị
Là phương pháp đối chiếu những đặc điểm, hiện trạng thực tế với những cơ sở lý thuyết về tính hoàn thiện của hệ thống. Phương pháp này đòi hỏi các chỉ tiêu so sánh cần phải tương xứng về trình độ, quy mô và khả thi về giải pháp áp dụng thực hiện.
Phương pháp này dùng để phân tích những rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị, đánh giá hệ thống, quy trình được mô tả ở các chu trình nghiên cứu.
26
Chƣơng 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
3.1.1 Thông tin chung
Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE
Trụ sở chính – Nhà máy Long An: Quốc lộ 1A, P.Khánh Hậu, TP.Tân An, Long An.
Nhà máy tại Hưng Yên: Thôn Ngọc Quỳnh, xã Như Quỳnh, huyện Văn Lâm, Hưng Yên.
Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh: 360A Bến Vân Ðồn, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh.
Văn phòng tại Hà Nội: Lầu 12, Tòa nhà C'Land, 156 Xã Đàn II , Q.Đống Đa, Hà Nội.
Website: www.laviewater.com.vn Điện thoại: (08) 39 451 081
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Thành lập tháng 9 năm 1992, La Vie là công ty liên doanh giữa Perrier Vittel-Pháp (sở hữu 65% vốn), thuộc tập đoàn Nestlé và công ty thương mại tổng hợp Long An Việt Nam (sở hữu 35% vốn).
Sàn phẩm của La Vie lần đầu tiên được đưa ra thị truờng vào tháng 07 năm 1994 và đã nhanh chóng phát triển thành nhãn hiệu dẫn đầu trong ngành nước đóng chai tại Việt Nam. La Vie là nhãn hiệu nước đóng chai duy nhất có mặt trên toàn quốc và là công ty nước giải khát đầu tiên tại Việt Nam đạt chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 về đảm bảo chất lượng năm 1999.
Logo công ty: “La Vie” ra đời trong tình huống rất đặc biệt. Sau khi có giấy phép đầu tư, các thành viên trong Hội đồng quản trị mất một thời gian dài tìm tên nhãn hiệu có ý nghia gắn với sản phẩm nước khoáng mà chưa tìm được. Trong cuộc gặp mặt thân mật, bà Forey, phu nhân của nguời sáng lập công ty đã bật lên ý nghĩ: “Nuớc rất cần cho sự sống” mà La Vie có nghĩa là cuộc sống. Chính từ đó, “La Vie - Một phần tất yếu của cuộc sống” - đã ra đời.
La Vie là kết quả quá trình thăm dò khảo sát tìm kiếm các nguồn nước khắp đồng bằng sông Cửu Long của công ty “Corporation Franco-Asiatique
27
Holding PTE. LTD” (CFAH) trong suốt 3 năm 1990-1992. CFAH đã chọn một địa chỉ duy nhất là Long An.
Các cột mốc lịch sử:
• 30-09-1992: Công ty Liên Doanh nước khoáng Long An được cấp giấy phép đầu tư thành lập.
• 01-07-1994: La Vie chính thức đưa hai loại sản phẩm 0,5lit và 1,5lit ra thị trường, được người tiêu dùng nồng nhiệt đón nhận và nhanh chóng có mặt ở khắp Việt Nam.
• 29-01-1996: Thành lập chi nhánh tại Hà Nội.
• 26-07-1996: Thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh.
• 11-1996: Hội nghị cấp cao các nguyên thủ quốc gia các nước nói tiếng Pháp trên thế giới do chính phủ Việt Nam đăng cai tổ chức, La Vie là nước uống duy nhất được chọn để phục vụ hội nghị.
• Năm 1999: La Vie cho ra đời sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu đông đảo người tiêu dùng ở bộ phận gia đình và công sở. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• 03-06-1999: La Vie là doanh nghiệp nước giải khát đầu tiên của Việt Nam được trao chứng chỉ ISO 9000.
• Năm 2000: Công ty đổi tên thành Công ty Liên Doanh La Vie.
• Năm 2000: Công ty Liên Doanh La Vie đã cùng với sự hỗ trợ của tập đoàn Nestlé Waters khảo sát và tìm được nguồn nuớc khoáng mới tại Hưng Yên.
• Cuối năm 2002: La Vie chính thức cung cấp các sản phẩm từ nguồn nuớc mới tại Như Quỳnh, Hưng Yên.
• 08-2007: “Công ty Liên Doanh La Vie “chính thức đổi tên thành “Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn La Vie”.
• 09-04-2008: Các sản phẩm La Vie mang logo thống nhất của tập đoàn Nestlé Waters.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
Tổng số nhân viên chính thức của 459 nhân viên, được điều phối ở hai nhà máy Long An, Hưng Yên và 2 chi nhánh ở Hồ Chí Minh, Hà Nội, cùng các văn phòng đại diện ở Bình Dương, Vũng Tàu, Ðồng Nai. Trong đó, trụ sở tại Hồ Chí Minh là văn phòng làm việc chính với tổng số 131 nhân viên, làm việc tại 11 phòng ban.
28
Công ty có 375 nhân viên L&A (Le & Associates – công ty nhân lực thuê ngoài) làm việc tại hai nhà máy và khoảng 299 nhân viên SFF (nhân viên nhà thầu phụ) trên toàn quốc.
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH La Vie
Hội đồng quản trị:
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty và thông tin chính thức hoạt động cho tập đoàn, là cơ quan thông qua những chính sách dài hạn trong phát triển công ty, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất, họp thường kỳ để giám sát hoạt động, thay đổi linh hoạt các chính sách sản xuất kinh doanh.
Tổng Giám Ðốc có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về toàn bộ lĩnh vực quản lý, kinh doanh của công ty và tất cả các Bộ phận chức năng.
Phó Tổng giám đốc quản lý và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất ở nhà máy sản xuất.
Bộ phận Marketing: Nghiên cứu thị trường, hành vi người tiêu dùng, thu thập và phân tích thông tin về xu hướng thị trường, về các đối thủ cạnh tranh.
Thực hiện các hoạt động truyền thông tiếp thị nhằm cung cấp thông tin về công ty và sản phẩm đến người tiêu dùng. Phát triển kinh doanh cho các sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm, bao bì sản phẩm...
Bộ phận nhân sự: Chức năng thực hiện các công việc: lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự, quản lý nhân sự, thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên.
Tổng giám đốc Phòng kinh doanh Phòng IT Phòng Marketing Phòng nhân sự Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Chuỗi cung ứng
29
Ngoài ra, bộ phận còn thực hiện tổ chức cập nhật, nâng cao trình độ cho các vị trí từ nhân viên lên đến cấp quản lý.
Thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ cho Giám đốc, lập báo cáo cho hội đồng quản trị, báo cáo cho tập đoàn.
Bộ phận chuỗi cung ứng: Chịu trách nhiệm về quản trị và cung ứng nguồn lực vật chất cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Hoạch định nhu cầu và kế hoạch cung ứng, quản lý hàng tồn kho.
Bộ phận IT – Quản lý hệ thống: Nhiệm vụ đảm bảo hệ thống mạng của công ty hoạt động hiệu quả. Ngoài ra, bộ phận còn có nhiệm vụ đảm bảo về tính bảo mật thông tin, quản lý hệ thống RMS (hệ thống quản lý khách hàng), đảm bảo dữ liệu được xuyên suốt trong quá trình hoạt động của công ty.
Bộ phận kinh doanh gồm các tổ sau:
+ HOD (bộ phận bán hàng kênh nhà riêng và công sở): đối tượng là các kênh mua với số lượng lớn, ổn định trong thời gian dài. HOD còn bao gồm các tổ nhỏ như: Chăm sóc và dịch vụ khách hàng, Giao nhận, thu ngân, kỹ thuật.
+ Bộ phận chai nhỏ: đối tượng chủ yếu là các kênh phân phối dưới 19 lit, tập trung vào đối tượng trung gian như đại lý, siêu thị, nhà phân phối ...
+ Bộ phận xúc tiến thương mại: chủ yếu phân phối vào các đại lý trung gian như siêu thị; tập trung trưng bày sản phẩm ở những nơi thuận lợi và bắt mắt người tiêu dùng.
+Bộ phận hỗ trợ bán hàng: thực hiện hoạt động nhập liệu, thống kê sản lượng bán ra hàng ngày của phòng kinh doanh. Tổng kết hoạt động khuyến mãi, tỷ lệ phần trăm hỗ trợ khách hàng nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh có lãi.
Bộ phận tài chính – kế toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bộ phận tài chính: có chức năng quản trị và cung cấp nguồn lực tài chính cho các hoạt động của công ty như: hoạch định, quản lý nguồn vốn, điều phối việc phân bổ tài chính, đánh giá dự án hoạt động sàn xuất kinh doanh của công ty.
- Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ lập, ghi chép, hạch toán, hệ thống sổ sách chứng từ, thực hiện báo cáo thuế, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị để phục vụ cho việc phân tích hoạt động, quản trị tài chính của công ty.
Nhà máy sản xuất: Tại Hưng Yên và Long An, Công ty phân nhiệm chức năng quản lý, kiểm tra hoạt động sản xuất và báo cáo kết quả định kỳ. Các bộ phận phụ trách sản xuất sản phẩm được mô tả trong quy trình:
30
Hình 3.2: Quy trình cơ bản về sản xuất sản phẩm của La Vie
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Công ty TNHH La Vie chuyên sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực nước giải khát thiên nhiên có lợi cho sức khoẻ. Sản phẩm nước khoáng thiên nhiên đóng chai với nhiều loại kích cỡ khác nhau nhằm đáp ứng theo các nhu cầu của khách hàng.
Đối với mặt hàng nước giải khát hiện nay, sản phẩm của La Vie là một phần thiết yếu, luôn có mặt ở tất cả các siêu thị, đại lý phân phối chính thức từ khắp mọi nơi trên thị trường Việt Nam. Các đơn vị trên đã mạnh dạn ký hợp đồng dài hạn với công ty. Bên cạnh thị trường ổn định mà công ty đang có chỗ đứng, La Vie còn hướng đến những hợp đồng phân phối cho những cửa hàng, đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ khác. Ngoài ra, với sản phẩm bình 19 lít, công ty đã có được những hợp đồng lớn, dài hạn từ khối công sở, nhà riêng.
Phân phối bình 19 lít là một thị trường tiềm năng đang được khai thác. Khối cơ quan và hộ gia đình trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh có chính sách phúc lợi cho nhân viên cũng như hộ thu nhập ổn định đã chọn nước khoáng La Vie để chăm sóc sức khoẻ.
Các sản phẩm nước khoáng La Vie:
Chai La Vie 350ml Chai La Vie 500ml Chai La Vie 750ml
Lọc nƣớc Thổi chai
31
Chai La Vie 1,5 lit Bình La Vie 5 lit Bình La Vie 19 lit Ngoài ra, La Vie còn cung cấp các thiết bị đi kèm bình 19 lít:
Bình Pro H2O tinh khiết Máy nóng lạnh La Vie Bình sứ và chân sắt Hình 3.3: Các mặt hàng kinh doanh của công ty TNHH La Vie
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
32
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán Chế độ kế toán Chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QÐ-BTC ngày 20-03-2006; theo chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và văn bản đã sửa đổi bổ sung theo Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31-12-2009.
Niên độ từ 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng. Phương pháp tính thuế: Theo phương pháp khấu trừ.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
Hình thức ghi sổ
Công ty hạch toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Với đặc điểm kinh doanh quy mô lớn, công ty đã mạnh dạn ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh, làm giảm khối lượng công việc cho nhân viên và tạo một hệ thống chặt chẽ và chính xác.
Sau đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức Kế toán trên máy vi tính tại công ty:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ kế toán cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty TNHH La Vie)
Hình 3.5: Sơ đồ hình thức kế toán của công ty PHẦN MỀM TRÊN MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH – BÁO CÁO QUẢN TRỊ SỔ KẾ TOÁN: SỔ
TỔNG HỢP VÀ SỔ CHI TIẾT
33
3.4.3 Phƣơng pháp tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Lập báo cáo thuế, báo cáo chỉ tiêu cho tập đoàn và báo cáo nội bộ khác.
Kế toán tổng hợp: Thực hiện các bút toán điều chỉnh, khấu hao trong doanh nghiệp, các bút toán thuế và phân bổ chi phí sản xuất chung ra sản phẩm; nhập số liệu thuế từ kế toán phải thu và phải trả, tiền lương và khoản trích theo lương từ phòng nhân sự chuyển sang đưa vào hệ thống phần mềm.
Kế toán tiền: Thực hiện các nghiệp vụ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại đơn vị.
Kế toán nợ phải thu: Thực hiện ghi nhận doanh thu và hoàn trả tiền hoa hồng, khuyến mãi, chiết khấu cho khách hàng theo hợp đồng và các thoả thuận có liên quan, tập hợp chi phí thuế đầu ra.
Kế toán nợ phải trả: Thực hiện trả các khoản mua hàng hoá, dịch vụ từ bên ngoài, tập hợp chi phí thuế đầu vào.
Kế toán tài sản cố định: Ghi nhận giá trị tài sản cố định, kiểm tra tình hình tài sản đang sử dụng.
Thủ quỹ: Quỹ tiền mặt của doanh nghiệp không được vượt quá 50 triệu đồng, thực hiện thu tiền những hoá đơn bán lẻ dưới 20 triệu, các khoản chi tại doanh nghiệp. Ở bốn đơn vị Long An, Hà Nội, TP.HCM, Hưng Yên đều có thủ quỹ riêng.
Kế toán RMA - bình 19 lit: Sử dụng phần mềm RMA để ghi nhận khoản phải thu, phải trả, tiền khách hàng đặt cọc vỏ bình, mua vỏ bình và lưu chuyển vỏ bình. Kết xuất dữ liệu cuối kỳ sẽ được tổng hợp cùng với những mặt hàng khác.
Kế toán quản trị: Sử dụng số liệu của hệ thống kế toán tài chính để lập dự toán, cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp.
Kế toán chi phí: Quản lý nhóm tài khoản về nguồn nguyên liệu, nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung để tính giá thành của sản phẩm dựa trên hoạt động.
3.5 ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT SỬ DỤNG PHẦN MỀM SYSPRO 6.0 TẠI ĐƠN VỊ
Do khối lượng công việc nhiều, Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Cụ thể, sản phẩm được đưa ra thị trường trên phạm vi toàn quốc, thống kê riêng bởi hệ thống các chi nhánh nên những số liệu, thông tin về tình hình bán hàng, công nợ khách hàng, lượng hàng tồn kho khó hệ thống, cập nhật không kịp thời; ảnh
34
hưởng đến việc điều tiết sản xuất và bán hàng; chậm các số liệu cho báo cáo (tập đoàn, thuế..)… Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu đẩy mạnh công nghệ thông tin vào hoạt động, hệ thống kế toán máy và phần mềm SYSPRO đã giúp cho hoạt động của đơn vị trở nên dễ dàng hơn. Đây là phần mềm tích hợp tất cả các hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận trên trong một hệ thống phần mềm chung chạy trên mạng. Mỗi bộ phận có phân hệ phần mềm nghiệp vụ riêng nhưng trao đổi được dữ liệu cho nhau, thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo các dòng công việc chung từ bộ phận này sang bộ phận kia như một thể thống nhất trên mạng máy tính với nhiều chức năng: lập Kế hoạch sản xuất; lập và quản lý danh mục thành phẩm; quản lý Kho; tích hợp với hệ thống Kế toán; quản lý tiền lương;....Hệ thống tích hợp nhiều chức năng không chỉ như trên mà còn cả sự tương tác giao tiếp cần thiết khác trong nội