a) Kiểm soát đối với chi phí mua hàng
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động yêu cầu hàng hoá, dịch vụ Yêu cầu không
xuất phát từ nhu cầu thực tế Phát sinh chi phí không đúng mục đích
Lập chỉ số tồn kho an toàn với từng mặt hàng / Mỗi chức năng yêu cầu mua hàng được phần mềm phân cho việc truy những mã nguyên liệu duy nhất.
Trưởng bộ phận ký xác nhận Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của đơn đặt hàng. Hoạt động nhận hàng Mất hàng trong quá trình nhận hàng Mất tài sản Sổ sách kế toán ghi chép không chính xác
Phân chia trách nhiệm trách nhiệm cho bộ phận nhận hàng
Ðối chiếu với đơn đặt hàng
Bộ phận kiểm tra chất lượng hỗ trợ nhận hàng/ Lập biên bản nhận hàng Hoạt động nhận hoá đơn, ghi nhận nợ
Nhập liệu hoá đơn có nhiều sai sót
Phản ánh sai nợ phải trả, sai về hàng mua
Kiểm tra số tổng
Liên kết với nhà cung cấp
Ðối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho
Ghi nhận nợ sai và không đúng thời điểm
Thanh toán sai cho nhà cung cấp, sai số tiền
Ðối chiếu với công nợ Kiểm tra số tổng
82
Hoạt động thanh toán Không hưởng chiết
khấu thanh toán
Không nhận được quyền lợi đáng nhận
Từng bộ phận yêu cầu hàng chịu trách nhiệm quản lý thời gian trả nợ và trình thông báo kế toán trả Lưu trữ hóa đơn theo ngày thanh toán.
b) Kiểm soát với chi phí trong sản xuất
Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát
Sản xuất thừa, thiếu sản phẩm
Quản lý tồn kho không đảm bảo, dẫn đến hư hỏng hàng hoá
Có cơ chế quản lý hàng tồn kho an toàn, cập nhật thông tin
Yêu cầu thừa, thiếu nguyên vật liệu
Lãng phí nguyên vật liệu/ Không đủ thực hiện kịp tiến độ hoạt động
Xuất kho đủ như chứng từ quy hoạch nguyên vật liệu, có chính sách quản lý nguyên vật liệu thừa sau sản xuất hợp lý Hàng tồn kho và Tài sản cố định bị mất cắp Mất tài sản, lãng phí nguồn lực đơn vị Có chứng từ nhập xuất kho, phân quyền trách nhiệm quản lý
83
BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN VỚI HÀNG TỒN KHO BÌNH 5 LÍT
In: 6/6/2014 16:32 CÔNG TY TNHH LA VIE
Phiên bản SYSPRO: 6.0.003 Báo cáo Nhập xuất tồn Trang: 1
Mã hàng Mô tả Mô tả chi tiết Nhà cung cấp Tên nhà cung cấp 1040 NUOC KHOANG LA VIE 5.0L LAVIE 5L x 4PET
Đặc điểm Ngày Liên quan Địa điểm bình SL nhập Giá trị SL xuất Giá trị SL khoá sổ Giá trị Chi phí HTK O/B 31/08/14 SXC1 01 10527 477.788.950 45,387 REC 03/09/14 SXC2 01 216 9.803.590 10743 487.592.540 45,387 Tra 04/09/14 TP09405 01 469 21.286.500 11212 508.879.040 45,387 Tra 04/09/14 TP09404 01 648 29.410.780 10564 479.468.260 45,387 Tra 04/09/14 TP09390 01 648 29.410.780 9916 450.057.480 45,387 Tra 04/09/14 TP09395 01 576 26.142.910 9340 423.914.570 45,387 Tra 05/09/14 TP09393 01 648 29.410.780 8692 394.503.790 45,387 REC 06/09/14 SXC3 01 864 39.214.370 397 17.973.250 8296 376.530.540 45,387 REC 07/09/14 SXC1 01 1980 89.866.260 9160 415.744.910 45,387 REC 07/09/14 SXC2 01 2304 104.571.650 11140 505.611.170 45,387 REC 07/09/14 SXC3 01 2124 96.401.990 13444 610.182.820 45,387 REC 08/09/14 SXC1 01 967 43.889.230 15568 706.584.810 45,387 Inv 08/09/14 4060 01 288 13.071.460 16247 750.474.040 45,387 Inv 08/09/14 4062 01 72 3.267.860 16175 737.402.580 45,387 Inv 08/09/14 4063 01 100 4.538.700 16075 734.134.720 45,387 Inv 08/09/14 4066 01 60 2.723.220 16015 729.596.020 45,387 TỒN ĐẦU KỲ 10527 477.788.950 45,387 Chứng từ 8924 405.033.590 Chuyển đổi 2916 132.348.500 Bán 520 23.601.240 Làm tròn 0.01 TỒN CUỐI KỲ 16015 726.872.810 45,387
Ghi chú: Tra: Chuyển kho từ Long An về kho TP.HCM; REC: Nhập hàng từ nhà máy vào kho; Inv: Hoá đơn bán hàng.
84
Ƣu điểm: Ngoài chức năng theo dõi số lượng sản phẩm trong doanh nghiệp để có những số liệu báo cáo tức thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo còn bao gồm những thông tin nổi bật:
+ Thông tin về đặc điểm thành phẩm chuyển kho, đưa từ nhà máy vào kho hoặc đang gửi đi bán đều được ghi nhận rõ, theo thời gian và kho chứa liên quan.
+ Truy được nguồn gốc hàng hoá được sản xuất từ dây chuyền nào, và nhập kho vị trí nào. Do đó, việc kiểm tra về chất lượng được đảm bảo.
Nhƣợc điểm: Phần mềm đưa thông tin mang tính chất rập khuôn cố định, tuỳ mục đích sử dụng mà người dùng tìm những thông tin mình cần.
BÁO CÁO GIÁM SÁT ĐIỀU HÀNH HÀNG NGÀY
Ví dụ báo cáo ca 1 ngày làm việc 08/09/2014 của giám sát kho:
Sản xuất Bình 0,35l Bình 0,5l Bình 1,5l Bình 5,0l Bình 19 lít
Thực tế 1259 2347 1046 726 520
Kế hoạch 1450 2370 1136 800 530
Tỷ lệ 87% 99% 92% 91% 98%
Theo kế hoạch sản xuất, thành phẩm hàng ngày phải đạt 90% kế hoạch trở lên. Đối với những mặt hàng chưa đủ chỉ tiêu, kho đề nghị bộ phận sản xuất nên yêu cầu những chuyền chạy sản phẩm bị thiếu cần bổ sung chỉ tiêu để tăng cường thành phẩm bán ra.
Ƣu điểm: Việc kiểm tra giúp cho hàng trong kho luôn đủ cung cấp cho khách hàng.
Nhƣợc điểm: Việc sản xuất còn tuỳ thuộc vào công suất chạy máy và thời gian làm việc theo lịch làm việc chung của nhà máy, những ước tính chủ quan như kế hoạch có thể không được đáp ứng khi số lượng thành phẩm thấp hơn số lượng mà nhân viên nhập vào hệ thống hoặc nhu cầu cho ngày cuối tuần tăng đột ngột thì máy chạy không kịp.
Tương tự, liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận cung ứng cũng tương tự. Dựa vào kế hoạch bán hàng thực tế so với kế hoạch, nếu do ảnh hưởng của thời tiết, không đạt doanh số. Báo cáo kế hoạch sản xuất sẽ được thay đổi theo hướng giảm sản xuất để tránh sản xuất dư thừa.
85
BÁO CÁO DOANH SỐ BÁN HÀNG HẰNG NGÀY
Ví dụ báo cáo ngày làm việc 01/09/2014 của bộ phận bán hàng tại TP.HCM:
Bán hàng Thùng 0,35l Thùng 0,5l Thùng 1,5l Thùng 5,0l Bình 19 lít
Thực tế 229 380 288 210 163
Kế hoạch 297 400 300 250 140
Tỷ lệ 77% 95% 96% 84% 116%
Do ảnh hưởng thời tiết và dịp nghỉ lễ, hàng bán đi của công ty bị ứ đọng so với kế hoạch. Do đó mức chệnh lệch giữa (90% - tỷ lệ bán thực tế) x Số kế hoạch là lượng hàng mà nhà máy cần lưu ý cấn trừ lại so với kế hoạch sản xuất của mình. Hoặc, nếu phòng kinh doanh có giải pháp tiêu thụ thì đồng ý cho bên sản xuất tiếp tục tiến độ kế hoạch. Tất cả được ghi nhận vào tập tin Excel và gửi nội bộ các bên liên quan.
Ƣu điểm: Thông báo kịp thời giúp bộ phận sản xuất thực hiện điều chỉnh kế hoạch sản xuất hợp lý hơn, là căn cứ xét duyệt và đạt chỉ tiêu của bộ phận kinh doanh.
Nhƣợc điểm: Việc so sánh với số kế hoạch chưa đánh giá được tuyệt đối năng lực bán hàng và dự trù được chính xác khả năng có thể bán hàng tương lai.
86
CHƢƠNG 5
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE