Khía cạnh liên kết:
Trên tinh thần phần mềm chủ đạo là SYSPRO, nhưng chức năng của phần mềm không được mua hết, mà chỉ mua những phân hệ có chức năng ưu việt nhất. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho việc mua một phần mềm đắt tiền từ nước ngoài.
Những phần mềm hỗ trợ như RMA và HR-Pro nêu trên hỗ trợ những phân hệ vẫn còn thiếu. Dữ liệu từ các phần mềm cho kết quả ra tập tin Excel và tổng hợp lại cho phần mềm chính SYSPRO.
45
HR-Pro là phần mềm chấm công do phòng nhân sự quản lý và kết quả Excel gửi cho Kế toán đưa vào SYSPRO. Việc này đòi hỏi công tác nhập liệu phải chính xác và thật sự trung thực. Việc kiểm tra lương của các đối tượng nhập liệu được thực hiện bởi Kiểm toán nội bộ để đề phòng những trường hợp gian lận về lương.
RMA bao gồm việc xuất hóa đơn cho nhãn hàng 19 lít. SYSPRO xuất hóa đơn cho mặt hàng chai nhỏ, cả hai phần mềm cùng liên kết với phần mềm quản lý hóa đơn giá trị gia tăng nên tuy việc quản lý hàng từ những kênh phần mềm khác nhau nhưng việc kết xuất vẫn đảm bảo được tính thống nhất.
Khía cạnh tương tác của người dùng
Tính cồng kềnh duy nhất trong việc liên kết trong kênh bán hàng là việc yêu cầu khách hàng thanh toán sao cho đúng nhất để trả tiền vào những tài khoản thích hợp. Do khách hàng có thể mua cùng lúc nhiều nhãn hàng trong cùng một đơn hàng, trong khi việc thu tiền cho những nhãn hàng này trên nguyên tắc phải tách biệt. Tuy nhiên, việc trả nhằm nhóm tài khoản thường diễn ra, đòi hỏi các bộ phận có liên quan trong công tác giảm trừ công nợ thông báo cho bộ phận có liên quan nếu có số tiền trả nhằm cho bộ phận của mình.
Ưu điểm về tính trôi chảy của hệ thống thông tin đi kèm một hệ quả khi gặp sai sót ở một bộ phận sẽ dễ dàng kéo theo chuỗi các sự kiện sai sót dây chuyền. Sự điều chỉnh tiền chi vượt mức thực tế đòi hỏi Công ty phải liên hệ để thu tiền lại từ nhà cung cấp. Thông thường, trường hợp này ít khi xảy ra.
Nghiệp vụ quản lý bởi nhiều hệ thống khác nhau, quy trình thực hiện có nhiều bước thực hiện nên nhân viên gặp những tình huống chưa nắm rõ nghiệp vụ. Điển hình bộ phận bán hàng xuất hoá đơn, nhưng vận chuyển chưa tìm được xe giao hàng nên kho hàng không thể xuất kho theo yêu cầu hoá đơn (thường trễ một ngày). Vấn đề xảy ra khi chia cắt niên độ, đòi hỏi công tác kế toán phải tìm hiểu và phân tích rõ bản chất vấn đề.
Tương tự, với nghiệp vụ nhập mã khách hàng. Giữa kế toán lập hoá đơn và quản lý kho hàng nhập vào hệ thống theo quy ước, nhưng có những trường hợp sai biệt giữa hai bên, dẫn đến cuối tháng đối chiếu có sự khác biệt, đòi hỏi thống nhất tên khách hàng và chỉnh sửa lại.
Khía cạnh kiểm soát kỹ thuật
Phần mềm được mã hoá những thông tin đòi hỏi sự chính xác cao để thực hiện hoàn tất nghiệp vụ. Nếu công ty đối tác không đạt được những yêu cầu nhất định thì sẽ rất khó để thực hiện giao dịch với doanh nghiệp. Thông tư 156/2013 Bộ Tài chính quy định về Luật quản lý thuế là một ví dụ điển hình, quy định tài khoản doanh nghiệp là đối tượng duy nhất được chuyển trả, thay vì người thụ
46
hưởng có thể là nhân viên được chỉ định. Phần mềm SYSPRO không đồng ý nhập chuyển khoản cho cá nhân, kiểm soát có tính cứng nhắc nhưng thực hiện đúng tinh thần của thông tư.
Việc xuất kết quả thông tin ra tập tin Excel được lưu lại và phân quyền truy cập cho những cá nhân có liên quan. Khi người dùng chọn lệnh cập nhật thông tin trên tập tin Excel đó thì có thể nhìn thấy được kết quả đăng dữ liệu vào phần mềm ngay lập tức. Điều này giúp giảm thiểu thời gian mỗi cá nhân phải tự xuất dữ liệu vừa thực hiện ra phần mềm để xem lại.
Việc đổ dữ liệu và cập nhật dữ liệu liên tục để có được sự chính xác nhất về thông tin đòi hỏi sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của bộ phận công nghệ thông tin trong Công ty. Điều này thường làm chậm trễ tiến độ thực hiện nghiệp vụ khi phải chờ sự kiểm tra đường truyền dữ liệu.
Báo cáo tài chính thường được thực hiện thủ công, dựa trên kết quả xuất từ các phần mềm. Do đặc thù phải thực hiện Báo cáo thuế theo tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam và Báo cáo chỉ tiêu theo yêu cầu của tập đoàn Nestlé nên kết quả thu được từ các phần mềm không thể tương thích.
Kết quả thực hiện nghiệp vụ
Kết quả hoá đơn sau khi kết thúc xử lý nghiệp vụ. Phân tích hoá đơn xuất bán hàng cho Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xây dựng Lưu Gia Phát ngày 25/08/2014 có một số điểm lưu ý như hình bên dưới.
47
Hình 4.5: Phân tích hoá đơn giá trị gia tăng Công ty TNHH La Vie
+ Chỉ tiêu về Số tài khoản và Ngân hàng giao dịch của La Vie không ghi nhận là do Hợp đồng đã được ghi điều khoản này nên nhân viên bộ phận lập Hoá đơn không ghi lại, tuy nhiên do xử lý bằng máy nên La Vie cần mặc định ngân hàng giao dịch vào hoá đơn. Chỉ tiêu này không quan trọng nhưng giúp khách hàng phân loại thanh toán phù hợp hơn, đảm bảo Công tác kiểm soát thu nợ được dễ dàng hơn.
+ Công ty sử dụng Tiếng Việt không dấu theo thông tư 64/2013 Bộ Tài chính về Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm
48
2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Điều này giúp cho việc ghi nhận thông tin trên phần mềm nước ngoài tiện lợi hơn.
+ Gạch chéo phần trống trong kê khai hàng bán vào hoá đơn thường không được thực hiện lý do phần mềm thực hiện in hoá đơn. Ở đây, nhân viên lập hoá đơn có thể gạch thủ công để kiểm soát chắc chắn nội dung hoá đơn.
+ Đối với ngày thanh toán tiền: Đối với mặt hàng chai nhỏ, khách hàng phải thanh toán tiền ngay. Còn đối với bình 19 lít, thời gian thanh toán được ghi nhận trên phần mềm, sử dụng thống nhất cho các đơn hàng. Đơn hàng trên đây đã thu tiền trước nên vị trí này để trống.
+ Ký duyệt của thủ trưởng đơn vị: Với đặc thù về khoảng cách giữa cơ sở sản xuất, kho hàng và văn phòng làm việc và khối lượng nghiệp vụ nhiều nên việc thực hiện thủ tục chứng từ sẽ được kiểm soát bằng phần mềm, đồng thời bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra từng đơn hàng. Thủ trưởng đơn vị không ký vào đây, trách nhiệm được uỷ quyền cho nhân viên lập hoá đơn. Hàng bán ra khỏi cổng kho, cổng nhà máy phải trình hoá đơn được đóng mọc bởi người uỷ quyền. Họ dựa trên chứng từ đã ghi nhận đủ thông tin hợp lệ.