Kế toán trưởng: Lập báo cáo thuế, báo cáo chỉ tiêu cho tập đoàn và báo cáo nội bộ khác.
Kế toán tổng hợp: Thực hiện các bút toán điều chỉnh, khấu hao trong doanh nghiệp, các bút toán thuế và phân bổ chi phí sản xuất chung ra sản phẩm; nhập số liệu thuế từ kế toán phải thu và phải trả, tiền lương và khoản trích theo lương từ phòng nhân sự chuyển sang đưa vào hệ thống phần mềm.
Kế toán tiền: Thực hiện các nghiệp vụ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại đơn vị.
Kế toán nợ phải thu: Thực hiện ghi nhận doanh thu và hoàn trả tiền hoa hồng, khuyến mãi, chiết khấu cho khách hàng theo hợp đồng và các thoả thuận có liên quan, tập hợp chi phí thuế đầu ra.
Kế toán nợ phải trả: Thực hiện trả các khoản mua hàng hoá, dịch vụ từ bên ngoài, tập hợp chi phí thuế đầu vào.
Kế toán tài sản cố định: Ghi nhận giá trị tài sản cố định, kiểm tra tình hình tài sản đang sử dụng.
Thủ quỹ: Quỹ tiền mặt của doanh nghiệp không được vượt quá 50 triệu đồng, thực hiện thu tiền những hoá đơn bán lẻ dưới 20 triệu, các khoản chi tại doanh nghiệp. Ở bốn đơn vị Long An, Hà Nội, TP.HCM, Hưng Yên đều có thủ quỹ riêng.
Kế toán RMA - bình 19 lit: Sử dụng phần mềm RMA để ghi nhận khoản phải thu, phải trả, tiền khách hàng đặt cọc vỏ bình, mua vỏ bình và lưu chuyển vỏ bình. Kết xuất dữ liệu cuối kỳ sẽ được tổng hợp cùng với những mặt hàng khác.
Kế toán quản trị: Sử dụng số liệu của hệ thống kế toán tài chính để lập dự toán, cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp.
Kế toán chi phí: Quản lý nhóm tài khoản về nguồn nguyên liệu, nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung để tính giá thành của sản phẩm dựa trên hoạt động.
3.5 ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT SỬ DỤNG PHẦN MỀM SYSPRO 6.0 TẠI ĐƠN VỊ
Do khối lượng công việc nhiều, Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Cụ thể, sản phẩm được đưa ra thị trường trên phạm vi toàn quốc, thống kê riêng bởi hệ thống các chi nhánh nên những số liệu, thông tin về tình hình bán hàng, công nợ khách hàng, lượng hàng tồn kho khó hệ thống, cập nhật không kịp thời; ảnh
34
hưởng đến việc điều tiết sản xuất và bán hàng; chậm các số liệu cho báo cáo (tập đoàn, thuế..)… Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu đẩy mạnh công nghệ thông tin vào hoạt động, hệ thống kế toán máy và phần mềm SYSPRO đã giúp cho hoạt động của đơn vị trở nên dễ dàng hơn. Đây là phần mềm tích hợp tất cả các hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận trên trong một hệ thống phần mềm chung chạy trên mạng. Mỗi bộ phận có phân hệ phần mềm nghiệp vụ riêng nhưng trao đổi được dữ liệu cho nhau, thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo các dòng công việc chung từ bộ phận này sang bộ phận kia như một thể thống nhất trên mạng máy tính với nhiều chức năng: lập Kế hoạch sản xuất; lập và quản lý danh mục thành phẩm; quản lý Kho; tích hợp với hệ thống Kế toán; quản lý tiền lương;....Hệ thống tích hợp nhiều chức năng không chỉ như trên mà còn cả sự tương tác giao tiếp cần thiết khác trong nội bộ doanh nghiệp. Do mạng lưới hoạt động của đơn vị gồm sản xuất và kinh doanh, tuy nhiên các cơ sở này không cùng một hệ thống, cho nên hệ thống mạng máy tính của đơn vị là mạng WAN – mạng diện rộng.
Với đặc thù doanh nghiệp liên doanh, việc tạo lập chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị được thiết kế riêng (đã đăng thông báo đăng ký và được sự đồng ý của Bộ Tài chính), nhằm thuận tiện cho việc quản lý của các cán bộ quản lý người nước ngoài, nhưng các chứng từ này được thiết kế theo mẫu đặc thù, không thể xảy ra gian lận hay sao chép trái phép. Phần mềm SYSPRO của công ty là phần mềm quản lý doanh nghiệp của Úc, nên báo cáo tài chính theo quyết định 15 hiện hành của Bộ Tài Chính không thể tương thích. Do đó để có kết quả này, cần xuất kết quả dưới dạng Excel rồi mới lập được báo cáo tài chính.
Đặc điểm tiếp theo được đề cập là việc sử dụng song ngữ trong tất cả chứng từ, do đó những nhân viên thừa hành cũng có thể hiểu được hoạt động của công ty, đồng thời người quản lý cũng có thể hiểu được. Tuy nhiên, do đặc thù máy móc sản xuất và thiết bị, phần mềm doanh nghiệp đều viết bằng tiếng Anh, đòi hỏi nhân viên cũng cần biết những thuật ngữ cần thiết thuộc lĩnh vực của mình để việc tương tác dễ dàng hơn.
Một số chức năng liên quan trong hệ thống: Thiết kế báo cáo
Đối thoại với doanh nghiệp khác
Đối thoại nội bộ doanh nghiệp
35
Giới thiệu các phân hệ trong phần mềm Syspro: Vốn bằng tiền
Nhận đặt hàng Phải thu Phải trả
Yêu cầu mua hàng Hàng tồn kho Tài sản cố định Bảng kê giá
Theo dõi chất lượng, hạn sử dụng Yêu cầu kế hoạch
Chi phí sản xuất Phân tích doanh thu Chi phí dở dang
Hệ thống phần mềm quản lý bình nước 19 lit - RMA Sổ cái tài khoản
Hình 3.6: Hình chụp màn hình phần mềm SYSPRO 6.0 tại công ty TNHH La Vie
36
3.6 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Lợi nhuận không những chỉ là chỉ tiêu tổng hợp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH La Vie mà nó còn là chỉ tiêu chung nhất áp dụng cho mọi chủ thể kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Các công ty luôn quan tâm đến vấn đề làm thế nào để đạt được tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa rủi ro trong kế hoạch kinh doanh của mình và đây cũng là mục tiêu chính của Công ty trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh 2011đến hết 6 tháng đầu 2014
Đơn vị tính: 1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Số tiền (%) Số tiền (%) Doanh thu 843.352.675 977.984.183 1.093.344.410 134.631.508 15,96% 115.360.227 11,80% Chi phí 748.168.057 862.515.976 958.064.970 114.347.919 15,28% 95.548.994 11,08% LN trƣớc thuế 95.184.618 115.468.207 135.279.440 20.283.589 21,31% 19.811.233 17,16% LN sau thuế 58.218.714 70.078.261 78.839.903 11.859.547 20,37% 8.761.642 12,50% Chỉ tiêu
(*) 6 tháng đầu 2013 (**) 6 tháng đầu 2014 Chênh lệch (**)/(*) Số tiền (%) Doanh thu 540.176.750 619.153.823 78.977.073 14,62%
Chi phí 463.377.834 531.717.433 68.339.599 14,75%
LN trƣớc thuế 76.798.916 87.436.390 10.637.474 13,85%
LN sau thuế 45.127.400 51.146.214 6.018.814 13,34%
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán công ty TNHH La Vie)
Doanh thu của La Vie luôn tăng trưởng trong giai đoạn nghiên cứu. Lý do, sản phẩm của Công ty đã tìm được hỗ đứng trên thị trường như một sản phẩm chăm sóc sức khoẻ người tiêu dùng. Chiến lược bán hàng của Công ty là nâng cao suy nghĩ của khách hàng về chất lượng sản phẩm để phân phối được nhiều hơn cho người tiêu dùng. Những hợp đồng ký kết với khách hàng thường với thời gian dài. Do đó, việc đội ngũ bán hàng là tìm kiếm, mở rộng thị trường để phân phối sản phẩm ngày càng nhiều hơn đến những vùng miền khác nhau, từ đó có nhiều cửa hàng bán sản phẩm của La Vie hơn. Thay vì sản phẩm chỉ được bán sỉ ở siêu thị, khó tiếp cận đến đối tượng mua lẻ (họ thường mua giá cao ở quầy giải khát), Công ty hướng đến những nhà cung cấp ở những khu tạp hoá để khách hàng dễ tìm kiếm sản phẩm hơn. Bên cạnh đó, Công ty cũng xây dựng chiến lược giá phù hợp. Năm 2011 – 2012, Công ty
37
đưa ra thị trường gói giáo dục cung cấp sản phẩm bình 19 lít cho khối trường học đã nhận được những phản hồi tích cực từ nhà tiêu dùng. Năm 2013 – 2014, Công ty tiếp tục phát triển gói sản phẩm này không chỉ ở những quận trung tâm TP.HCM mà còn ở những huyện ven thành phố. Giai đoạn này , ở những tỉnh, thành Tây Nam Bộ cũng được hệ thống bán hàng xây dựng đại lý mua sản phẩm bình 19 lít để bán cho hộ gia đình – công sở, mở rộng địa bàn cung cấp bình 19 lít cho phía nam.
Chi phí của Công ty cũng được duy trì ở mức ổn định do việc lập dự toán hàng năm giúp mọi hoạt động trong Công ty luôn giữ đúng định mức. Tuy nhiên, việc hậu mãi là hết sức cần thiết trong công tác bán hàng, Công ty có chính sách khuyến mãi tỷ lệ thuận với lượng hàng bán ra cho nhà phân phối, do đó chi phí thường tăng tỷ lệ thuận với lượng hàng bán ra. Chương trình quảng bá hình ảnh La Vie thường được diễn ra dưới dạng tài trợ đồng hành cùng chương trình thể thao, âm nhạc thường niên như chạy Maraton, tour diễn toàn quốc của ca sĩ đại diện của La Vie Hồ Ngọc Hà nằm trong dự án quảng bá của bộ phận Marketing, những chi phí này biến động theo lượng người tham gia luôn tăng theo từng năm.
Thuế TNDN Theo quy định hiện hành, theo điều 6 khoản 2.19 của Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/7/2012 Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, quy định về chi phí hoa hồng, khuyến mãi không được vượt quá 10% tổng chi phí. Nhưng thực tế cho thấy để nắm giữ được thị trường, Công ty đã chấp nhận khoản chi phí vượt quá 10% không được khấu trừ để tiếp tục thu hút được nhiều khách hàng hơn.
Với sự khuyến khích đầu tư của Uỷ ban nhân dân tỉnh Long An, tỉnh chỉ thu thuế suất 20% đối với sản lượng quy định thống nhất với Công ty. Sản lượng vượt mốc trên chịu thuế suất 25% như quy định Bộ tài chính. Có quyết định văn bản cho ưu đãi nêu trên.
Từ đó nhận thấy, tuy được ưu đãi thuế suất thuế TNDN nhưng Công ty vẫn còn gặp trở ngại lớn với vấn đề chi phí khuyến mãi cho khách hàng.
3.7 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN 3.7.1 Thuận lợi 3.7.1 Thuận lợi
Là một trong những thương hiệu nước khoáng hàng đầu tại Việt Nam, La Vie luôn tập trung phát triển thế mạnh về chất lượng của mình so với những sản phẩm cùng loại trên thị trường. Đội ngũ nhân viên tại đơn vị có kinh nghiệm chuyên môn vững vàng, luôn năng động nhiệt huyết với hoạt động của công ty.
38
Với triết lý hoạt động luôn vì sức khoẻ người tiêu dùng, doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của nhà nước về chất lượng và an toàn. Tạp chí Thời báo kinh tế Sài Gòn đã vinh danh La Vie thuộc top 40 Green Values - những doanh nghiệp đóng góp tích cực bảo vệ môi trường, càng làm chỗ đứng của La Vie vững vàng đối với người tiêu dùng. Với chiến lược đầu tư quảng cáo, chiêu thị hiện đại, thương hiệu luôn tiếp cận được với người tiêu dùng, giúp nâng cao được nhận thức về tính thiết yếu của sản phẩm trong đời sống hiện đại, phân biệt được sản phẩm nước khoáng La Vie với nước tinh khiết, nước đóng chai khác, đặc biệt so sánh về chi phí để thấy được sản phẩm không ảnh hưởng đến chi phí cuộc sống.
3.7.2 Khó khăn
- So với những đối thủ trên thị trường, mức định giá của sản phẩm tương đối cao.
- Hệ thống phân phối sản phẩm chưa rộng khắp đến các vùng miền.
- Các hãng nước uống đối thủ phát triển thêm nước uống có gas, hương vị... nhưng La Vie vẫn tập trung vào nước khoáng đóng chai và chưa có ý định phát triển thêm những sản phẩm mới.
3.7.3 Định hƣớng phát triển
- Duy trì và đẩy mạnh sự phát triển để trở thành công ty nước đóng chai hàng đầu tại Việt Nam.
- Ðầu tư vào hệ thống / quy trình (ERP – quản lý doanh nghiệp, RMA – quản lý phân phối bình 19 lit) tái thiết cách thức làm việc để nâng cao năng suất, bắt đầu thực hiện từ năm 2015.
- Ðầu tư vào đổi mới nhãn hiệu và sản phẩm, tập trung vào chất lượng.
- Ðầu tư vào hệ thống các kênh phân phối sản phẩm, nâng cao hiệu quả trong kinh doanh.
39
Chƣơng 4
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE
4.1 PHÂN TÍCH VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE VIE
4.1.1 Mối quan hệ giữa các phân hệ trong phần mềm SYSPRO
(Nguồn: Tổng hợp từ syspro.com)
Hình 4.1: Sơ đồ mối liên hệ giữa các phân hệ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp SYSPRO liên quan đến chu trình doanh thu và chi phí sản xuất
Đánh giá về tính năng nổi bật của phần mềm
Phân hệ tiền: Nhờ vào liên kết với phân hệ Phải thu và Phải trả nên truy tìm mã nghiệp vụ cần thanh toán sẽ dễ dàng, nhanh chóng thực hiện được các nghiệp vụ cần thanh toán, hoặc thu tiền mặt hoặc ghi tăng quỹ tiền khách hàng trả trước khi có giấy báo ngân hàng. Chỉ những khoản tiền điền đầy đủ mã thông tin trong phân hệ Phải trả, Phải thu liên kết sang mới được chi hoặc thu tiền. Khi thanh toán xong cần thực hiện nghiệp vụ xoá nợ cho khách hàng và nợ trả nhà cung cấp. Việc này sẽ giúp đối chiếu được sự chính xác và khớp số liệu lần hai.
Để đảm bảo những nghiệp vụ này thực hiện chính xác, bộ phận thông tin máy tính trong Công ty đã phân quyền triệt để và rõ ràng nhất giữa chức năng ghi nhận thông tin phải thu, phải trả và chức năng ghi nhận tiền.
40
Hình 4.2: Mô tả mã khách hàng liên kết từng số hoá đơn và số tiền tương ứng
Đối với tài khoản tiền ngân hàng thanh toán theo lệnh chuyển tiền điện tử, nhân viên có Cổng đăng nhập vào tài khoản ngân hàng riêng, liên kết này giúp cho việc nhanh chóng trong yêu cầu chi tiền, nhưng cũng đi kèm những rủi ro về bảo mật, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa thông tin máy tính tại Công ty và bộ phận thông tin máy tính ở ngân hàng giao dịch và cả việc quản lý cổng đăng nhập cẩn thận của Kế toán tiền.
Do Kế toán tiền ở TP. Hồ Chí Minh, nên các chứng từ yêu cầu chi tiền được ghi nhận ở từng địa phương, chuyển fax – thư điện tử về Phòng kế toán trung tâm, Kế toán phải trả ở đây sẽ kiểm tra lại giữa chứng từ và phần mềm trước khi chuyển sang Kế toán tiền. Nếu phát hiện sai sót sẽ thông báo cho Kế toán phải trả địa phương đó điều chỉnh, Kế toán tại TP. Hồ Chí Minh không được quyền thay đổi số liệu này. Điều này giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ được minh bạch, có nhiều bộ phận kiểm tra làm tăng độ chính xác của nghiệp vụ
Chính vì sự liên kết này mà số tiền chi trả không thể tự nhập liệu được. Bên cạnh đó, bộ phận yêu cầu thanh toán thường dựa vào kỳ hạn thanh toán để trả tiền, nếu có sai sót xảy ra, việc điều chỉnh phải do kế toán phải trả thực hiện, công tác chi tiền có thể chậm trễ, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của Công ty.
Phân hệ Hàng tồn kho: Có liên quan đến hầu hết các phân hệ khác trong chu trình. Từ công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, thành phẩm, và các vật dụng cần thiết khác trong văn phòng và nhà xưởng đều được theo dõi riêng, được phân cho nhiều phòng ban phụ trách tuỳ trách nhiệm của họ. Từ đó, giúp chuyên môn hoá được nhiệm vụ của từng cá nhân.
+ Đặc trưng cho nguyên vật liệu là có thể theo dõi được hạn sử dụng và số tồn kho an toàn. Từ đó những đề xuất về mua bổ sung sẽ dễ dàng được thực hiện, không bị sai sót khi kiểm thủ công.
+ Đối với thành phẩm, đặc biệt là vỏ bình 19 lít phải sử dụng lại. Căn cứ vào tem trên mỗi bình mà hệ thống biết được số lần quay vòng và được báo cáo loại ra bởi liên kết với Phân hệ chất lượng, hàng tiêu dùng có liên quan trực tiếp đến sức khoẻ người tiêu dùng là hết sức quan trọng, chất lượng là yếu tố hàng
41
đầu làm nên uy tín và thương hiệu của Công ty. Do việc theo dõi hàng hoá được