Sản phẩm của Công ty được hoạch định theo định mức nên việc ước tính của các bộ phận liên quan trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, với chính sách hàng tồn kho an toàn, nguyên vật liệu được bộ phận quản lý kho cân đối để nguyên liệu luôn đủ cho sản xuất. Chu trình liên hợp Chi phí – Sản xuất gồm những nghiệp vụ hợp thành như sau:
Hình 4.9: Quy trình thực hiện hoạt động chi phí – sản xuất tại La Vie
4.3.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý
Thẻ theo dõi công việc và tính giá thành Giấy vận chuyển vật liệu Lệnh sản xuất Thanh toán tiền Nhận hàng – Theo dõi nợ Đặt hàng Yêu cầu vật liệu
66
67
Phân tích chu trình chi phí Yêu cầu mua nguyên liệu
Dựa trên nhu cầu thực tế của hoạt động liên quan đến chu trình chi phí, nhân viên sẽ đề xuất mua mới hay trang bị thêm nguyên liệu hay các vật dụng cần thiết. Những đề xuất này (thường là thông báo hay dự toán gửi qua thư điện tử cho cấp quản lý để được xét duyệt) được nhập liệu trực tiếp vào phần mềm và trình ký lại bởi những cá nhân có thẩm quyền xét duyệt. Nhờ vào những dự toán được lập và đề nghị xét duyệt trước, cấp quản lý sẽ dễ dàng hiểu được những mẫu tin được ghi nhận và xuất in từ phần mềm. Bản in này đồng thời là ghi nhận để giao dịch với nhà cung cấp.
Liên kết tập tin Hàng tồn kho trong chu trình giúp cho Yêu cầu mua được ghi nhận chính xác hơn. Nhờ định dạng về số lượng nhập và đối chiếu với tồn kho an toàn mà số liệu nhập vào chính xác hơn. Đồng thời, ứng với mỗi loại mặt hàng, công ty chọn nhà cung cấp cố định riêng cho nên việc nhập liệu dễ dàng hơn nhờ khả năng ghi nhớ những nghiệp vụ có bản chất lập lại.
Vấn đề theo dõi nợ phải trả
Với đặc thù số lượng nghiệp vụ tương đối lớn, những hợp đồng và hoá đơn được bộ phận đề xuất mua quản lý và theo dõi kỳ hạn thanh toán. Ngoài việc giúp giảm khối lượng công việc cho chức năng kế toán, việc chuyên môn hoá giúp cá nhân liên quan hiểu rõ những ràng buộc, yêu cầu khác đề ra trong hợp đồng. Và bản thân họ sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán để gửi cho kế toán công nợ đề xuất chi tiền.
Vấn đề nhập kho nguyên liệu
Với sản phẩm mua về là hàng cần nhập kho, chức năng đề xuất mua thường là quản lý kho sẽ đối chiếu Đơn đặt hàng và Phiếu đóng gói từ nhà cung cấp gửi qua để biết chắc hàng yêu cầu đã giao đủ. Ở đây, bộ phận kiểm soát chất lượng cũng tham gia để kiểm tra chất lượng trước khi cho hàng nhập vào kho. Phiếu nhập kho được lập hai liên, lưu giữ tại kho và liên còn lại chuyển cho chức năng kế toán.
Thanh toán nợ cho nhà cung cấp
Bộ chứng từ gồm Phiếu đề nghị thanh toán, Hoá đơn từ nhà cung cấp, yêu cầu mua hàng được xét duyệt và Phiếu kiểm tra chất lượng được đóng thành bộ làm căn cứ xác đáng để thực hiện nghiệp vụ Uỷ nhiệm chi (Kế toán tiền lập).
68
Ƣu điểm
- Bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ quản lý thời gian trả nợ nhà cung cấp sẽ giảm áp lực công việc cho cùng một người, đồng thời chuyên môn hoá hiểu biết thanh toán cho từng đối tượng nhà cung cấp.
- Vận dụng triệt để phần mềm để thực hiện nghiệp vụ, công tác kế toán được kiểm soát chặt chẽ và nghiêm ngặt, giảm thiểu các rủi ro về gian lận có thể xảy ra.
- Các chứng từ thanh toán từ các địa phương được scan và gửi về cho văn phòng chính, mặc dù chứng từ gửi qua bưu điện chưa về kịp nhưng vẫn đủ điều kiện thanh toán cho nhà cung cấp, cấp quản lý vẫn có thể kiểm tra được thông qua chứng từ scan và thông tin đã ghi nhận vào phần mềm chung.
- Theo dõi hàng tồn kho qua chứng từ bằng tài khoản riêng, chỉ sau khi kiểm kho mới chuyển từ tài khoản theo dõi sang tài khoản tồn kho chính thức.
Nhƣợc điểm
- Việc thanh toán phụ thuộc nhiều vào các bộ phận khác, kế toán dựa trên những kiểm tra sơ bộ ký duyệt từ những phòng ban để chi tiền.
- Công tác đòi hỏi sự có mặt thường xuyên, hạn chế nghỉ phép của nhân viên kế toán để đảm bảo thanh toán đúng hạn.
69
Hình 4.11: Mô tả chu trình sản xuất Công ty TNHH La Vie
70
Phân tích chu trình sản xuất
Tập tin Phân tích doanh thu và chứng từ phân tích liên quan
Nhờ vào liên kết giữa các phân hệ trong phần mềm quản trị doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh có được thông tin hàng đã bán thông qua những nhập liệu bán từ kế toán. Cũng từ đó, việc phân tích bán hàng ước tính theo từng loại sản phẩm được dễ dàng hơn. Nhờ phần mềm, những dữ liệu hàng bán có thông tin kịp thời để có giải pháp phù hợp. So sánh kế hoạch trong tháng, bộ phận kinh doanh có những đề xuất cho bên sản xuất mới.
Việc đối chiếu tồn kho và yêu cầu mới trước khi sản xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Yêu cầu sản xuất mới được gửi thư điện tử thông báo cho bộ phận kho dự trù nguyên liệu và dự kiến về khả năng sản xuất nhà máy có thể đáp ứng. Thực sự, số liệu phòng kinh doanh gửi là hàng họ cần cho bán ra, nhưng số lượng xưởng cần sản xuất cần đối chiếu lại với số liệu còn tồn kho. Do đó, sự đối chiếu về nhu cầu là cần thiết để hàng sản xuất ra không quá thừa hay thiếu cung cho thị trường. Tập tin Hàng tồn kho giúp cho việc kiểm tra nhanh chóng để kịp tiến độ sản xuất hàng ngày.
Tập tin Hoạch định nguyên liệu và Lệnh xuất kho nguyên liệu
Việc điều phối nguyên liệu sản xuất thông qua phân hệ hoạch định giúp cho công việc của bộ phận quản lý kho dễ dàng và nhanh chóng hơn. Và kết quả từ phần mềm cũng là căn cứ để lập phiếu xuất kho gửi cho nhà máy. Do công tác sản xuất vận dụng dây chuyền máy móc, nên lượng sản phẩm sản xuất ra có sự sai khác so với số tuyệt đối đề ra. Do đó, có sự bàn giao về nguyên liệu dư từ về kho sau khi được duyệt gửi lại. Nguyên liệu được gửi lại nên cần chứng từ ràng buộc để kiểm soát được ký bởi những chức năng quản lý trong nhà máy.
Kiểm tra từ phòng kỹ thuật
Tương tự với thành phẩm hoàn thành, nhà máy cũng lập bảng kê số lượng hoàn thành, đưa cho phòng kỹ thuật kiểm kê trước khi nhập kho thành phẩm. Việc quản lý của bộ phận kỹ thuật là đặc điểm nổi bật trong chu trình sản xuất, chú trọng đến chất lượng hàng hoá có liên quan trực tiếp đến sức khoẻ người tiêu dùng. Phiếu kiểm chất lượng là căn cứ để sản phẩm được nhập vào kho thành phẩm, làm căn cứ để lập phiếu nhập kho.
Chấm lương từ phòng nhân sự
Công ty sử dụng phần mềm chấm công bằng vân tay giúp việc chấm công chính xác và nhanh chóng hơn, điều này quản lý chấm công theo ngày
71
cho nhân viên văn phòng. Công tác chấm công theo giờ cho công nhân ở nhà máy còn cần thêm sự đối chiếu với chấm thủ công tại xưởng trước khi có bảng lương chính thức. Việc đối chiếu giữa hai bảng chấm nhằm rà soát lại để có kết quả chính xác và minh bạch nhất.
Ưu điểm
- Việc chấm công tự động giúp giảm bớt công tác nhân sự thủ công mất nhiều thời gian và kém chính xác hơn.
- Bộ phận kỹ thuật tham gia vào chu trình sản xuất giúp cho chất lượng thành phẩm được đảm bảo.
- Bộ phận kho được chuyên môn hoá khi mỗi thủ kho chịu trách nhiệm quản lý một loại hàng riêng.
Nhược điểm
- Việc ghi nhận thông tin từ nhiều phần mềm khác nhau đòi hỏi thông tin liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận và chức năng liên quan.Kết quả từ các phần mềm được tích hợp lại đòi hỏi công tác thủ công.
- Việc ước tính nhu cầu thị trường và xây dựng kế hoạch sản xuất đòi hỏi việc thu thập số liệu cần nhiều thời gian và chi phí.
72
4.3.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ trong chu trình chi phí – sản xuất
Giới thiệu Tập tin trong chu trình Chi phí
Hình 4.12: Mối quan hệ tập tin nghiệp vụ chu trình chi phí
Thẻ Nguyên vật liệu trong Tập tin Hàng tồn kho có vai trò là tập tin chính cho chu trình chi phí sản xuất. Bởi nguyên vật liệu theo suốt mọi hoạt động cần thiết trong chu trình.
Đề nghị mua hàng và Chi tiết mua hàng liên kết 1-1, là những tập tin bắt đầu chu trình. Những đề nghị mua cập nhật những thông tin cần thiết về số lượng, chủng loại và thời gian cần bổ sung hàng vào những kho hàng liên quan giúp cho thủ kho tiếp nhận thông tin rõ ràng và chính xác hơn.
Chi tiết mua hàng liên kết với Hàng tồn kho theo liên kết nhiều – 1, từ một tập tin chính Hàng tồn kho sẽ phát sinh ra nhiều tập tin nghiệp vụ Chi tiết mua hàng.
Với mỗi loại nguyên vật liệu cần mua đều được niêm yết giá với nhà cung cấp, cho nên việc đặt hàng thì cũng tự động nhập tên nhà cung cấp. Việc liên kết và tự động thông tin sẽ giúp giảm bớt lỗi có thể xảy ra do đánh máy. Mối quan hệ giữa Hàng tồn kho và Nhà cung cấp là quan hệ 1-1.
Đơn đặt hàng là kết quả của quá trình xử lý, tính toán nhu cầu mua và xét duyệt từ cấp quản lý, tập tin sẽ in ra Đơn đặt hàng để gửi nhà cung cấp. Từ 1 nhà cung cấp sẽ có nhiều đợt đặt hàng, nên liên kết ở đây là 1 – nhiều. Việc đặt hàng được quản lý bởi chức năng kiểm soát hàng tồn kho nên số lượng cần mua đã được tính toán chính xác, không bị xảy ra lỗi do nhập liệu về thừa hay thiếu so với yêu cầu.
Với mỗi đơn hàng, Công ty nhập kho một lần, do đó liên kết ở đây là 1-1
giữa Đơn đặt hàng và Tiếp nhận hàng. Thông tin tiếp nhận hàng có thông tin về nhập kho, người nhận và thời gian. Những thông tin này cốt yếu giúp quy trách nhiệm cho những cá nhân có liên quan đến hàng nhập.
73
Tiếp nhận hàng còn liên kết một tập tin về Chi tiết nhận hàng (1-1) nhằm tính lại giá nhập kho và ghi nhận vào phân hệ Hàng tồn kho. Điều này thuận lợi cho phương pháp tính giá bình quân của Công ty được nhanh chóng và chính xác hơn. Thông tin về giá được ghi nhận nhờ tập tin Hoá đơn NCC.
Khi nhận được hoá đơn được giao bởi nhà cung cấp, bộ phận kế toán nhập liệu vào Phân hệ Phải trả, nhờ liên kết 1-1 giữa Tập tin nhận hàng và Phải trả, nên kế toán có thể đối chiếu số lượng hàng nhập kho đã nhập liệu ở phân hệ Hàng tồn kho với số liệu trên hoá đơn phải trả, truy tìm những khoản nợ đến hạn này cũng dễ dàng hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nghĩa vụ Thanh toán sẽ kết thúc chu trình chi phí, dựa trên những chứng từ được giao bởi các bộ phận cho Kế toán thanh toán. Kế toán tiền đối chiếu chứng từ và số liệu từ phần mềm. Tập tin Thanh toán có liên kết với Phải trả (1-1), dựa vào mã Phải trả, kế toán Tiền truy được khoản nợ cần thanh toán nhà cung cấp và thực hiện nghiệp vụ.
Giới thiệu Tập tin trong chu trình Sản xuất
Hình 4.13: Mối quan hệ tập tin trong chu trình sản xuất
Trong phân hệ Sản xuất, tập tin Lệnh sản xuất được xem như trung tâm của hoạt động, khi có thể điều khiển về nguyên liệu và nhân công phù hợp cho mỗi dây chuyền sản xuất.
Lệnh sản xuất là tập tin chính trong chu trình cần một Tập tin nghiệp vụ
Chi tiết sản xuất (1- nhiều) để theo dõi về số lượng, mặt hàng, quy cách sản phẩm và lô sản xuất cho hoạt động theo dõi chất lượng.
Từ một Lệnh sản xuất sẽ tập hợp nhiều loại nguyên vật liệu. Do đó phân hệ cần có thiết kế liên kết 1 – nhiều giữa Lệnh sản xuất và Nguyên vật liệu xuất.
Nguyên vật liệu xuất sẽ liên kết 1-1 với Chi tiết Nguyênvật liệu xuất để liên kết với giá của nguyên liệu giúp đưa vào giá thành sản phẩm.
74
Do hoạt động sản xuất bằng máy, nên số lượng thành phẩm thực tế sẽ có sai khác với kế hoạch đề ra. Tập tin Nguyên vật liệu sử dụng được dùng để thống kê về nguyên vật liệu và là cơ sở để trả nguyên vật liệu thừa về kho và cũng cho biết rõ bộ phận nào đang thừa những nguyên liệu tương ứng.
Hoạt động sản xuất được thiết kế ghi nhận thông tin về các loại thành phẩm, nguyên liệu thừa và nhân sự tham gia nhằm theo dõi hoạt động sản xuất, tiến độ thực hiện của Công ty. Từ một tập tin Hoạt động sản xuất sẽ liên kết với nhiều Tập tin Nguyên vật liệu sử dụng và nhiều tập tin Tổ sản xuất.
Mỗi tổ sản xuất sẽ bao gồm thông tin nhiều nhân công tham gia vào từng công đoạn của dây chuyền sản xuất. Việc liên kết này làm căn cứ chấm công, quản lý nhân công theo tổ, việc tổng hợp từ cấp quản lý lấy từ tổ trưởng nên thực hiện nhanh chóng trên số lượng nhân viên đông.
Ứng với mỗi nhân viên sẽ phân lô thành phẩm do mình phụ trách để tiến hành tổng hợp bàn giao cho bộ phận khác, do đó ở đây còn liên kết 1-nhiều
giữa nhân công với những thành phẩm họ chịu trách nhiệm quản lý. Thành phẩm ở đây bắt đầu được ghi nhận cùng những dấu vết có thể theo dõi về thời gian, địa điểm và chất lượng, bắt đầu có thể được đưa ra thị trường.
Giới thiệu tập tin hoạt động mua hàng và thanh toán
a) Tập tin hàng tồn kho STT Mã Hàng Tên Hàng Loại Hàng Số Lượng Đơn Giá Quy Cách Hạn Sử Dụng GhiChú 1 HC001 Axit Sunfuric Bình Hoá chất 4 534070 Thùng bọc 2 lớp 31/12/2014 2 HC002 Kiềm NaOH Bình Hoá chất 2 216835 Thùng đế chống mốc 28/11/2015 3 HC003 Quỳ Giấy thử 15 92402 Gói giấy bao bạc 26/8/2016 4 ....
b) Tập tin Đề nghị mua hàng
STT Số Yêu Cầu Ngày Yêu Cầu Mã Kho Người Yêu Cầu
Ngày Giao Hàng Điều Kiện Thanh toán 1 PO1038 3/9/2014 Lab01 Nguyễn Bạch Huệ 5/9/2014 8/9/2014 2 PO1038 3/9/2014 Lab02 Nguyễn Bạch Huệ 5/9/2014 8/9/2014 3 PO1038 3/9/2014 Lab03 Nguyễn Bạch Huệ 5/9/2014 8/9/2014 4 ...
75
c) Tập tin chi tiết mua hàng
STT Số Yêu Cầu Số phiếu nhập kho Mã hàng Tên Hàng Số
Lượng Đơn Giá Loại hàng
1 PO1038 (02)5/9/14 HC001
Axit
Sunfuric 4 534070
Bình Hoá chất 2 PO1038 (02)5/9/14 HC002 Kiềm NaOH 2 216835
Bình Hoá chất 3 PO1038 (02)5/9/14 HC003 Quỳ 15 92402 Giấy thử 4 ... d) Tập tin nhà cung cấp STT Mã NCC Tên Công
Ty Địa Chỉ Điện thoại MS Thuế
Mã TK Ngân Hàng Tên ngân hàng 1 S53208 Cty CP Hoá chất 1 Đồng Nai KCN Duy An, QL 1, Long Khánh, ĐN +613864107 3600305623- 001 1100020307 ACB chi nhánh ĐN 2 S53209 Cty CP Hoá chất 1 Đồng Nai KCN Duy An, QL 1, Long Khánh, ĐN +613864108 3600305623- 001 1100020307 ACB chi nhánh ĐN 3 S53210 Cty CP Hoá chất 1 Đồng Nai KCN Duy An, QL 1, Long Khánh, ĐN +613864109 3600305623- 001 1100020307 ACB chi nhánh ĐN 4 ... e) Tập tin đặt hàng STT Số đặt hàng Ngày đặt hàng Số yêu cầu Mã Hàng Tên Hàng Mã NCC Tên NCC Số Lượng 1 PO1038 3/9/2014 13068 HC001 Axit Sunfuric S53208 Cty CP Hoá chất 1 Đồng Nai 4 2 PO1038 3/9/2014 13068 HC002 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});