SYSPRO 6.0 là phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp - ERP, hệ thống thông tin kế toán chạy trên ứng dụng là nguồn thông tin quan trọng tạo nên dữ liệu đầu vào cho những báo cáo trong doanh nghiệp. Phần mềm được thiết kế các phân hệ theo yêu cầu của khách hàng, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Sau đây là tổng quan những phân hệ phục vụ hoạt động kế toán (dựa vào website syspro.com)
Phân hệ tổng hợp (General Ledge)
Chức năng: Phân hệ tổng hợp dùng để tổng hợp thông tin từ các phân hệ khác để đưa thông tin lên báo cáo tài chính. Phân hệ lưu giữ được chi tiết và tổng hợp số liệu quá khứ cũng như các tài khoản liên quan không giới hạn, dễ dàng truy xuất.
Ở phân hệ này còn có chức năng cập nhật các chứng từ về bút toán cuối kỳ, bút toán điều chỉnh, phân bổ và kết chuyển tự động cuối kỳ.
Ngoài ra, với chính sách thuế, lương ở mỗi quốc gia khác nhau, SYSPRO lại được thiết kế chung toàn cầu, nên các hạch toán này được quản lý như bút toán khác.
Tự tính tỷ số tài chính, vẽ đồ thị biểu diễn ngân sách hiện thời và trong quá khứ cũng như phân tích chi phí lý tưởng cho tiêu dùng như du lịch, sửa chữa, và duy trì chi phí chung hoặc viện trợ.
Phân hệ tổng hợp cung cấp hệ thống đa dạng các báo cáo tổng hợp và chi tiết các giai đoạn hiện thời hay trước đó bằng bất cứ đơn vị tiền nào; tuỳ chọn hình thức kế toán (nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ).
Phân hệ tiền (Cash Book)
Chức năng: Cung cấp một hệ thống thông tin giao dịch qua ngân hàng các dòng tiền vào và ra khỏi tài khoản doanh nghiệp, thuận lợi cho việc lập báo cáo quản trị tiền tốt nhất và hiệu quả nhất.
Ngoài việc thực hiện các nghiệp vụ tiền mặt và xuất chứng từ, phân hệ còn được liên kết trực tiếp với ngân hàng giao dịch. Ngân hàng sẽ in chứng từ ngân hàng thông qua lệnh chuyển tiền điện tử xem như giấy báo nợ, báo có cho doanh nghiệp.
Sự liên kết ra bên ngoài giúp tăng tốc độ và hiệu quả thanh toán qua ngân hàng, nhưng vẫn đảm bảo tính an toàn vì dấu vết thực hiện nghiệp vụ là vĩnh viễn, không thể xoá được.
Phân hệ kế toán tiền cung cấp các báo cáo sau:
- Xem nhật ký và phân loại các báo cáo từ các sổ tài khoản về tiền - Báo cáo đối trừ và thống nhất thanh toán
21 - Báo cáo các loại ngoại tệ
- Ghi nhận trực tuyến các khoản gửi ngân hàng
- Báo cáo dự đoán được trạng thái dòng tiền thông qua các ước đoán tiền tự động trong hệ thống
- Kiểm tra được mẫu báo cáo nào của nguồn tài chính xảy ra sự gian dối
Phân hệ phải trả (Account Payment)
Chức năng: Cung cấp sự điều khiển kịp thời, chính xác và hiệu quả trong quy trình lập hoá đơn thanh toán và phân tích chi phí và nhận được khoản chiết khấu để nâng cao hiệu quả của dòng tiền, và vẫn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp.
- Dự đoán dễ dàng và chính xác yêu cầu dòng tiền hiện tại và tương lai - Đăng ký triệt để và đầy đủ thông tin để đảm bảo hoá đơn được ghi nhận đúng và được xác nhận bởi cấp quản lý
- Phân tích đầy đủ khoản mua từ nhà cung cấp
- Sử dụng hệ thống ghi nhận hàng hoá đã nhận để ghi nhận tăng tài khoản phải trả và điều khiển sự đa dạng về giá
- Cung cấp quy trình chi trả tự động
- Thực hiện tiện ích từ khoản được chiết khấu, giảm giá
- Chấp nhận hoá đơn thanh toán điện tử, tạo thành dòng chảy dữ liệu - Hỗ trợ các ghi nhận mang tính chu kì
Hệ thống báo cáo trong phân hệ: - Báo cáo hàng nhập mua
- Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp - Báo cáo công nợ theo hóa đơn
- Báo cáo về đơn đặt hàng và hợp đồng.
Phân hệ phải thu (Account Receivable)
Chức năng:
- Tổng hợp và quản lý hoạt động của khách hàng, đảm bảo thu nợ đúng hạn, thông tin hiệu quả để mở rộng việc quản lý dòng tiền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nâng cao dịch vụ khách hàng thông qua những giao dịch tức thời qua màn hình máy tính tới tất cả thông tin của các tài khoản, bao gồm xuất hoá đơn, đặt hàng.
- Theo dõi các khoản thu bằng việc sử dụng các công cụ quản lý tài khoản Có. Giữ thông tin liên lạc, tạo ghi chú và chi tiết hoá thông tin quản lý tài khoản Có giúp ích cho việc công tác dịch vụ khách hàng được hiệu quả.
- Phân tích lợi nhuận của từng tài khoản; tìm ra nợ xấu nhanh chóng; tự chọn tính chi phí tài chính cho những tài khoản quá hạn.
- Hỗ trợ những hoá đơn có bản chất tuần hoàn; hỗ trợ hỗn hợp cho những hoá đơn tiền chưa được đặt tên tài khoản.
22 Hệ thống báo cáo:
- Báo cáo bán hàng.
- Báo cáo công nợ theo khách hàng. - Báo cáo công nợ theo hóa đơn. - Báo cáo về hợp đồng và đơn hàng.
Phân hệ tài sản (Fix Asset)
Chức năng:
- Duy trì sự ghi nhận toàn bộ tài sản và địa điểm của tài sản. - Ghi nhận chi phí do sử dụng tài sản
- Tính khấu hao bao gồm thuế - Ghi nhận lịch sử tồn tại của tài sản - Dự đoán vòng đời hữu dụng của tài sản
- Báo cáo về bỏ tài sản, đánh giá lại hay mua mới tài sản - Cung cấp báo cáo chi tiết và màn hình vấn tin dữ liệu - Cung cấp sự xem xét về khởi đầu đầu tư tài sản Hệ thống báo cáo:
- Nhật ký về thêm bớt tài sản và báo cáo sổ cái - Lịch trình giá trị và thuế về tài sản
- Báo cáo phân tích về nhân công để duy trì công việc - Báo cáo doanh thu, chi phí, khấu hao
- Báo cáo biến động tài sản
Phân hệ chi phí – giá thành (Bill of Materials) Chức năng:
Thiết lập được mối quan hệ giữa những đối tượng trong quá trình sản xuất với những đối tượng chất liệu hợp thành cũng như chuỗi điều hành để sản xuất các đối tượng, giúp cho việc đánh giá chi phí dự kiến so với chi phí thực tế sản xuất sản phẩm.
- Chi tiết màn hình vấn tin về thông tin chi phí và biểu đồ hoạt động - Nhiều cấp nhận dạng nguyên liệu thực hiện bị thiếu hụt
- Tiêu chuẩn và truy vấn chi phí và phân tích với so sánh với chi phí hiện hành
- Hỗ trợ lập thử hoá đơn kế hoạch, bộ phận ảo và phụ điều hành hợp đồng
- Tuỳ chọn cấu thành hỗ trợ cho việc mua hàng cho sản xuất. Hỗ trợ tính chi phí từ nhiều đơn vị đo lường khác nhau và xác định cấu thành như số lượng, (%), của nguồn gốc hoặc số lượng chi tiết liên quan trong một đợt sản xuất
- Xác định yếu tố phế liệu cho những kế hoạch chính xác Hệ thống báo cáo:
23
- Báo cáo chi tiết bộ phận nào sử dụng vật liệu - Báo cáo hoá đơn tập hợp chi phí
- Tuỳ chọn tiêu chuẩn để đa dạng loại báo cáo
Phân hệ kế toán hàng tồn kho (Inventory)
Chức năng: Quản lý hàng tồn kho và đưa ra mức tồn kho an toàn cho hoạt động sản xuất; phân loại nhà cung cấp chủ chốt cho từng loại vật liệu; ghi nhận đồng loạt vật liệu cùng hạn sử dụng.
Đo lường bằng đơn vị đo cụ thể của từng mặt hàng và nhiều đơn vị đo lường cùng sử dụng cho một loại vật liệu; tuỳ chọn bảo vệ đa dạng với thông tin vật liệu
Phương pháp tính giá hàng tồn kho đa dạng cho từng kho chứa (trung bình, tiêu chuẩn, LIFO, FIFO, giá cuối cùng)
Dễ dàng phân loại hàng hoá theo mã “bar code” (bình 19 lít có một tem “bar code” để đếm số lần vô nước và phân phối) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chính sách đặt hàng và yêu cầu tồn kho an toàn được xác định riêng cho từng kho hàng
Hệ thống báo cáo: Các báo cáo phân tích dòng hàng tồn kho và phân tích quản trị hiệu quả nguồn lực.
Phân hệ RMA (Returned Merchandise Authorization)
Chức năng:
- Là phương pháp hiệu quả điều khiển sự trao đổi hàng hoá đã bán cho khách hàng, đảm bảo về tính quan sát được và ghi nhận cho đến khi nghiệp vụ hoàn tất. Ở đây là việc quản lý trả vỏ chai 19 lit.
- Tạo mã quản lý hàng quay về
- Sử dụng lựa chọn linh hoạt để thiết kế quy trình
- Người sử dụng thiết kế thời gian trở về cho hoạt động của RMA - Hỗ trợ tìm kiếm hàng đã bán và hợp thức hoá chúng
- Tạo tính năng chỉnh sửa đặt hàng cho hàng có/ không có đảm bảo - Thực hiện nghiệp vụ trao đổi hàng trong nội bộ
Hệ thống báo cáo:
- Hoạt động trả hàng có thể ghi nhận bằng sự ghi mã bởi báo cáo RMA - Cung cấp danh sách chứng từ hàng ngày
2.1.6 Vai trò của nhân viên kế toán trong môi trƣờng kinh doanh hiện đại (tham khảo Accounting Information System - Gelinas)
2.1.6.1 Vai trò của kế toán với việc thiết kế hệ thống
Đứng trên góc độ người thiết kế, kiểm toán viên cần có kiến thức về nguyên lý kế toán, nguyên lý kiểm toán, kỹ năng về công nghệ máy tính và
24
phương pháp phát triển hệ thống. Khi thiết kế kệ thống thông tin kế toán, kế toán viên cần trả lời các câu hỏi sau:
- Hệ thống sẽ lưu thông tin gì? (ví dụ: cái gì là sự kiện kinh tế được ghi nhận)
- Hệ thống sẽ lưu sự kiện như thế nào? - Hệ thống sẽ lưu sự kiện khi nào?
- Những giám sát nào là cần thiết để cung cấp những ghi nhận hợp lệ, chính xác và hoàn chỉnh; để bảo vệ tài sản; và để chắc chắn là hệ thống có thể kiểm toán được?
- Những báo cáo nào sẽ được xuất và xuất khi nào? - Những chi tiết nào sẽ được đưa vào báo cáo?
Những câu hỏi trên sẽ giúp người thiết kế có cái nhìn khái quát về AIS. Kế toán thực hiện nhiều chức năng trong tổ chức, gồm nhiệm vụ điều khiển, nguồn vốn, phân tích thuế, phân tích tài chính, kế toán chi phí, kế toán tổng hợp, hệ thống thông tin và phân tích ngân sách.
2.1.6.2 Vai trò của kế toán với việc sử dụng hệ thống
Đứng trên góc độ người sử dụng, kế toán viên thường trực tham gia vào quá trình thiết kế hệ thống. Thực chất, người sử dụng hệ thống thông tin sẽ phải liên quan mật thiết để chắc chắn rằng hệ thống mới có đủ những thuộc tính đã yêu cầu. Để việc thiết kế hệ thống hiệu quả, người dùng phải biết hệ thống phát triển như thế nào, kỹ thuật sử dụng để phát triển hệ thống, và công nghệ nào được sử dụng trong hệ thống.
2.1.6.3 Vai trò của kế toán với việc kiểm tra hệ thống
Đứng trên góc độ kiểm toán viên công và kiểm toán viên nội bộ, họ sẽ kiểm tra hệ thống thông tin kế toán AIS hoặc cung cấp những dịch vụ đảm bảo khác để đánh giá hệ thống. Kiểm toán viên thực hiện đánh giá độ tin cậy của dữ liệu kế toán và những báo cáo xuất từ hệ thống. Họ sẽ kiểm tra sự điều khiển với hệ thống, đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống và tham gia vào quá trình thiết kệ hệ thống.Để thực hiện được điều đó, kiểm toán viên phải có kiến thức về kỹ thuật thiết kế hệ thống, điều khiển, kỹ thuật sử dụng trong hệ thống thông tin và việc thiết kế, điều hành AIS.
25
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp được lấy từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014, chứng từ giao dịch và một số báo cáo nội bộ của công ty TNHH La Vie. Đề tài còn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và thực hiện lại đối với công tác kế toán tại công ty TNHH La Vie.
Ngoài ra, đề tài còn sử dụng thông tin từ Internet, các website của công ty phần mềm, tư vấn sử dụng phần mềm.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả dùng để miêu tả hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị tin kế toán tại đơn vị
Là phương pháp có liên quan đến việc thu thập thông tin, số liệu, tóm tắt, trình bày, mô tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng nghiên cứu bằng cách sử dụng bảng thống kê, sơ đồ.
Phương pháp dùng để mô tả lưu đồ hoạt động trong các chu trình nghiên cứu, sự tương tác giữa người dùng với phần mềm kế toán, với sổ sách, chứng từ.
2.2.2.2 Phương pháp so sánh dùng để đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị toán tại đơn vị
Là phương pháp đối chiếu những đặc điểm, hiện trạng thực tế với những cơ sở lý thuyết về tính hoàn thiện của hệ thống. Phương pháp này đòi hỏi các chỉ tiêu so sánh cần phải tương xứng về trình độ, quy mô và khả thi về giải pháp áp dụng thực hiện.
Phương pháp này dùng để phân tích những rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị, đánh giá hệ thống, quy trình được mô tả ở các chu trình nghiên cứu.
26
Chƣơng 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
3.1.1 Thông tin chung
Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE
Trụ sở chính – Nhà máy Long An: Quốc lộ 1A, P.Khánh Hậu, TP.Tân An, Long An.
Nhà máy tại Hưng Yên: Thôn Ngọc Quỳnh, xã Như Quỳnh, huyện Văn Lâm, Hưng Yên.
Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh: 360A Bến Vân Ðồn, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh.
Văn phòng tại Hà Nội: Lầu 12, Tòa nhà C'Land, 156 Xã Đàn II , Q.Đống Đa, Hà Nội.
Website: www.laviewater.com.vn Điện thoại: (08) 39 451 081
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Thành lập tháng 9 năm 1992, La Vie là công ty liên doanh giữa Perrier Vittel-Pháp (sở hữu 65% vốn), thuộc tập đoàn Nestlé và công ty thương mại tổng hợp Long An Việt Nam (sở hữu 35% vốn).
Sàn phẩm của La Vie lần đầu tiên được đưa ra thị truờng vào tháng 07 năm 1994 và đã nhanh chóng phát triển thành nhãn hiệu dẫn đầu trong ngành nước đóng chai tại Việt Nam. La Vie là nhãn hiệu nước đóng chai duy nhất có mặt trên toàn quốc và là công ty nước giải khát đầu tiên tại Việt Nam đạt chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 về đảm bảo chất lượng năm 1999.
Logo công ty: “La Vie” ra đời trong tình huống rất đặc biệt. Sau khi có giấy phép đầu tư, các thành viên trong Hội đồng quản trị mất một thời gian dài tìm tên nhãn hiệu có ý nghia gắn với sản phẩm nước khoáng mà chưa tìm được. Trong cuộc gặp mặt thân mật, bà Forey, phu nhân của nguời sáng lập công ty đã bật lên ý nghĩ: “Nuớc rất cần cho sự sống” mà La Vie có nghĩa là cuộc sống. Chính từ đó, “La Vie - Một phần tất yếu của cuộc sống” - đã ra đời.
La Vie là kết quả quá trình thăm dò khảo sát tìm kiếm các nguồn nước khắp đồng bằng sông Cửu Long của công ty “Corporation Franco-Asiatique
27
Holding PTE. LTD” (CFAH) trong suốt 3 năm 1990-1992. CFAH đã chọn một địa chỉ duy nhất là Long An.
Các cột mốc lịch sử:
• 30-09-1992: Công ty Liên Doanh nước khoáng Long An được cấp giấy phép đầu tư thành lập.
• 01-07-1994: La Vie chính thức đưa hai loại sản phẩm 0,5lit và 1,5lit ra thị trường, được người tiêu dùng nồng nhiệt đón nhận và nhanh chóng có mặt