GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN ÁNH NẮNG

Một phần của tài liệu nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại công ty tnhh tiếp vận ánh nắng (Trang 33)

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH Ánh Nắng chính thức được thánh lập vào ngày 01/06/2008 tại số 69/15 Đường D2, phường 25 quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch kinh doanh là SUNLOG CO.,LTD. Có mã số thuế là 0305722916. Công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng là một công được sáng lập và điều hành bởi các doanh nhân người gốc Cần Thơ giàu kinh nghiệm trên thương trường đã và đang trong hoạt động cung cấp các dịch vụ thủ tục hải quan, giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, đại lý vận tải cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước.

Công ty Ánh Nắng lấy sự thỏa mãn và quyền lợi của khách hàng là điều kiện hàng đầu. Công ty luôn luôn không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng và tôn trọng triệt để các nguyên tắc về tính độc lập, khách quan và bảo mật phù hợp với luật pháp Việt Nam cũng như các điều kiện thương mại quốc tế hiện hành được Việt Nam công nhận.

3.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty Ánh Nắng được xây dựng theo mô hình cơ cấu chức năng, trong đó các công việc chuyên môn được phân ra thành các bộ phận, phòng ban tương ứng như phòng kinh doanh, phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng, phòng kế toán. Trong đó phòng kinh doanh lại có các nhóm nhân viên chuyên biệt với các chức năng và nhiệm vụ riêng như : nhóm hàng xuất, nhóm hàng nhập, nhóm chỉ định, và cuối cùng là nhóm khai báo hải quan. Mô hình này cho phép nâng cao hiệu quả tác nghiệp trong cùng một bộ phận và làm tăng tính chuyên môn hoá, bên cạnh đó vẫn không làm cản trở tới việc tác nghiệp giữa các phòng ban khác nhau. Do vậy cơ cấu này rất phù hợp với công ty tiếp vận Ánh Nắng trong điều kiện quy mô công ty còn nhỏ (Xem hình 2.3).

Nguồn: Phòng kinh doanh công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng, năm 2013

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng

Các chức năng, nhiệm của các phòng ban được phân chia ra một cách rõ rang tuy nhiên vẫn hỗ trơ tương thích lẫn nhau.

Giám Đốc : Bà Nguyễn Thị Minh Huệ. Là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Các công việc chính của Giám Đốc gồm :

+ Hoạch định chiến lược kinh doanh của công ty trong ngắn cũng như dài hạn.

+ Thay mặt công ty thực hiện ký kết các hợp đồng kinh doanh với đối tác. + Quản lí toàn bộ công ty, cũng như xử lí các vấn đề khi xảy ra.

Phó giám Đốc : Bà Nguyễn Thị Hồng Trang. Là người quản lí điều hành ngay sau giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc và thay thế khi giám đốc vắng mặt. Ngoài ra phó giám đốc còn có trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực.

GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ GIÁM ĐỐC CHỈ ĐỊNH HÀNG NHẬP KHẨU HÀNG XUẤT KHẨU PHÒNG DỊCH VỤ CHĂM SÓC KHÁCHHÀ NG PHÒNG KINH DOANH KHAI BÁO HẢI QUAN

Phòng Kinh Doanh: Thực hiện các công việc sau: Tìm kiếm khách hàng là các công ty có nhu cầu về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, thực hiện các nghiệp vụ giao nhận với khách hàng, xây dựng các chương trình marketing cho Công ty. Bên cạnh đó phòng kinh doanh còn được chia ra làm các nhóm nhỏ chuyên thực hiện các công việc chuyên biệt như: bộ phận chuyên làm hàng xuất khẩu, bộ phận chuyên làm hàng nhập khẩu, bộ phận chỉ định thực hiện các khâu do khách hàng chỉ định yêu cầu, và cuối cùng là bộ phận chuyên thực hiện khai báo hải quan.

Phòng Dịch Vụ Chăm Sóc Khách Hàng: có chức năng hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc hoàn thiện việc cung cấp các dịch vụ của công ty một cách tốt nhất, đáp ứng và làm hài long khách hàng một cách tối ưu nhất có thể. Các dịch vụ mà công ty thực hiện sẽ được mô tả chi tiết trong phần sau.

Phòng Kế toán: Có chức năng thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán lien quan và thay mặt công ty thực hiện các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước.

3.1.3 Đặc điểm về vốn và nguồn lực của công ty

3.1.3.1 Nguồn vốn

Vốn chủ sở hữu là vốn sở hữu cá nhân và vay thêm từ ngân hàng của bà Nguyễn Thị Minh Huệ và bà Nguyễn Thị Hồng Trang bỏ ra thành lập công ty vào 6/2008. Trong năm 2008 với số vốn ban đầu là 1.150.000.000 đồng, số vốn tăng qua các năm do nhu cầu tái đầu tư và mở rộng kinh doanh.

Bảng 3.1 Nguồn vốn của công ty qua các năm

Năm Nguồn vốn (đồng) Tốc độ gia tăng so với

năm trước (%) 2008 1.150.000.000 - 2009 1.715.815.227 49,2 2010 2.913.248.591 69,8 2011 5.305.494.313 82,1 2012 5.848.849.022 10,2 2013 7.165.804.315 22,5

Nguồn vốn của công ty TNHH Ánh Nắng tương đối nhỏ là do quy mô hoạt động của công ty còn nhỏ và do đặc điểm của dịch vụ giao nhận thông thường là đầu tư đơn giản, chủ yếu chỉ gồm chi phí văn phòng, hệ thống thông tin, và đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn là đủ. Tuy nhiên tốc độ gia tăng nguồn vốn của Ánh Nắng lại khá cao do nhu cầu mở rộng kinh doanh.

3.1.3.2 Nguồn lực lao động

Nguồn lực nhân viên có xu hướng tăng qua các năm do nhu cầu và quy mô mở rộng của công ty.

Cụ thể vào năm mới thành lập 2008 công ty chỉ có 2 nhân viên sau đó tăng nhanh qua các năm 2009 là 6 nhân viên, năm 2010 là 10 nhân viên, năm 2011 là 13 nhân viên, năm 2012 là 14 nhân viên và năm 2013 là 16 nhân viên.

Trình độ nhân viên hiện tại: có 8/16 nhân viên trong công ty có bằng đại học chuyên ngành kinh tế, 6 nhân viên tốt nghiệp từ những trường cao đẳng chuyên nghiệp, và 2 nhân viên tốt nghiệp trung cấp chuyên ngành.

Tuổi trung bình: độ tuổi trung bình của nhân viên công ty là 26. Đây là một mức tuổi đang còn rất trẻ, tràn đầy năng lượng và hoài bão, với đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, Ánh Nắng luôn biết khai thác và tận dụng những thế mạnh của mình trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kinh doanh công ty rất năng động và nhiệt tình.

Kỹ năng của nhân viên: 100% nhân viên của công ty đều thành thạo các nghiệp vụ giao nhận, cũng như thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc thực hiện nghiệp vụ, khả năng tiếng anh thương mại (liên quan đến nghiệp vụ giao nhận) đó cũng chính là một thế mạnh của Ánh Nắng trong kinh doanh với các đối tác trong cũng như ngoài nước.

3.1.3.3Hệ thống thông tin-kỹ thuật của công ty

Hệ thống thông tin là một tài sản quan trọng của công ty, đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong hoạt động giao nhận quản lí hàng hoá. Các nhân viên của công ty sử dụng rất thành thạo hệ thống thông tin thiết lập để trao đổi thông tin với các đại lý của công ty được thiết lập tại các cảng biển mà công ty có quan hệ giao nhận, để trao đổi thông tin với khách hàng, phát hành B/L và các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ thông tin về hàng hoá, phân tích và tổng hợp các số liệu để lâp báo cáo thống kê kịp thời và đặc biệt cung cấp cho khách hàng những

thông tin về tình trạng hàng hoá của họ ở mọi nơi mọi lúc. Hiên nay Ánh Nắng đang sử dụng các hệ thông tin sau đây.

Hệ thống truyền tin: đây là hệ thống trao đổi thông tin giữa Công ty và đại lý của họ ở khắp nơi trên thế giới giới dưới dạng telex. Ngoài ra đây còn là hệ thống thông tin hữu hiệu với nhiều chức năng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin nhanh chóng, và được hầu hết các nhân viên của công ty sử dụng mỗi ngày.

Hệ thống quản lý đơn đặt hàng: là một trong những hệ thống quan trọng nhất của công ty Ánh Nắng. Ban đầu nó được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management).

Hệ thống này được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng. Với những đặc điểm chính như sau:

+ Với những khách hàng đặc biệt, hệ thống này được cài đặt để nhận biết ngay được số đơn đặt hàng (Purchase Order- PO) vừa được cập nhật là đúng hay sai, giúp nhân viên cập nhật số liệu có thể ngay lập tức liên hệ với khách hàng, để kiểm tra lại và sửa lại cho đúng.

+ Trường hợp, nhiều khách hàng cung cấp trước cho Ánh Nắng số đơn đặt hàng cùng chi tiết của từng đơn hàng, trong đó nêu rõ thời hạn sớm nhất và hạn trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khách hàng; thì hệ thống sẽ cập nhật và lưu trữ số liệu của tất cả các PO được cung cấp trước từ khách hàng. Công việc này có tên gọi là PO Upload. Sau này khi một PO được xuất đi, nhân viên cập nhật dễ dàng truy xuất các số liệu sẵn có, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng. Nhờ đó Công ty có thể biết rõ nhà cung cấp có cung cấp đủ số hàng hay chưa? Giao hàng mấy lần? Vào những thời điếm nào?

Hệ thống quản lý đơn đặt hàng được cài đặt chương trình đặc biệt là Shipping Window để quản lý thời hạn giao hàng. Nếu sau thời gian chậm nhất phải giao hàng của một PO nào đó mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của PO đó, thì hệ thống sẽ tự động gửi một thông báo giao hàng trễ đến cho khách hàng. Việc này giúp giảm một lượng thời gian đáng kể trong việc truyền tin và nhận lệnh từ khách hàng. Khi hệ thống được mở rộng cho vận tải hàng không thì khoảng thời gian tiết kiệm được là rất có ý nghĩa.

+ Hệ thống quản lý đơn đặt hàng có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ quá trình làm hàng như: Nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order), nhận hàng vào kho (Cargo Receiving), hàng được xếp lên chuyến bay/tàu (Container Stuffing), vận

đơn (B/L), tính cước phí, chứng từ được gửi đi (Shipping Advice), và nhiều chương trình khác đảm bảo theo dõi được lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển từ khi Ánh Nắng nhận được yêu cầu của người gửi hàng cho đến khi hàng được giao tận tay người nhận.

+ Nhờ những chương trình nêu trên mà các nhân viên của của công ty Ánh Nắng sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng để cập nhật mọi thông tin về hàng hoá qua các khâu: nhận thông báo xếp hàng (Shipping Order); nhận hàng vào kho; nhận hàng tại bãi container (CY); sơ đồ và số lượng hàng hoá được đóng trong từng container, tính toán cước phí, phát hành chứng từ, gửi hướng dẫn chi tiết B/L cho các hãng tàu .

+ Đặc biệt hệ thống này giúp Ánh Nắng quản lý chi tiết các đơn đặt hàng của khách hàng, số lượng, mã hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng…

Hệ thống dữ liệu và đặt hàng trực tuyến:

+ Đây là công cụ chính được công ty sử dụng trong chiến lược phát triển thương mại điện tử của mình.

+ Hệ thống này cho phép các khách hàng của công ty gửi những yêu cầu uỷ thác xếp hàng/ đặt chỗ (Booking note) qua mạng internet rất nhanh chóng và tiện lợi. Hình thức này sẽ thay thế dần cho việc gửi yêu cầu uỷ thác xếp hàng/đặt chỗ theo phương pháp truyền thống: qua fax hay điện thoại. Hình thức này giúp cho cả hai bên khách hàng và công ty trong giao dịch hàng ngày. Khách hàng có thể gửi booking note qua internet mọi lúc, mọi nơi và cũng nhận được xác nhận của công ty qua internet nhanh chóng. Ánh Nắng cũng dễ dàng có được các booking note với đầy đủ thông tin và xác nhận các booking note kịp thời.

+ Hiện công ty đang tích cực chuẩn bị cho hoạt động thương mại điện tử của mình trong tương lai gần. Thương mại điện tử là xu thế tất yếu của thời đại. Một khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở nước ta được hoàn thiện hơn, cơ sở pháp lý thương mại điện tử được hình thành và phát triển, thanh toán điện tử và bảo mật điện tử có đủ trình độ, chắc chắn công ty sẽ áp dụng thành công trong lĩnh vực này.

Công cụ theo dõi tình trạng hàng hoá của khách hàng: Hệ thống Startrach được thiết kế để kiểm tra tình trang hàng hoá của khách hàng. Hệ thống này được điều hành bởi Tradevision đây một tổ chức chuyên cung cấp các thông tin có mạng kết nối hàng trăm website của các hàng hàng không và hàng tàu trên thế giới.

+ Khách hàng của công ty có thể tìm kiếm thông tin về tình trạng hàng hóa của mình thông qua hệ thống này. Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong hệ thống bằng cách nhập một trong các số liệu sau: Số đơn đặt hàng, số vận đơn, số container, ngày khởi hành… Ngoài ra khách hàng cũng có thể có các số liệu thống kê thông qua hệ thống này.

Hệ thống thông tin vận tải hàng không toàn cầu: Hệ thống này được công ty thiết lập sau hệ thống quản lý đơn hàng là hệ thống được cài đặt riêng cho việc giao nhận hàng hóa bằng hàng không, để phát hành vận đơn hàng không. Bên cạnh đó nó còn có một chương trình tự động tích cước phí và tự động lấy mức cước phí của các hợp đồng cước phí đang có hiệu lực được lưu trong hệ thống, chương trình này cũng có thể tự động chuyển các số liệu cước phí sang bộ phận phát hành các không vận đơn và không kết nối với các hệ thống Startrack-hệ thống kiểm tra tình trạng hàng hoá vận chuyển bằng hàng không. Hệ thống này khắc phục được các nhược điểm trên, nhưng lại bộc lộ điểm yếu khác: không có chương trình quản lý PO như hệ thống quản lý đơn hàng. Do hai hệ thống này chưa tương thích, do đó các nhân viên của công ty phải cùng lúc cập nhật thông tin vào cả hai hệ thống, làm cho công việc giảm hiệu quả. Sắp tới công ty sẽ nâng cấp hai hệ thống này để đạt mức độ phối hợp cao hơn, giúp người sử dụng có thể tận dụng các tiện ích của chương trình PO Upload và Shipping Window của hệ thống quản lí đơn hàng.

+ Hiện nay, nhờ hệ thống thông tin vận tải hàng không toàn cầu mà người sử dụng có thể: nhập các thông tin về hàng hoá, phát hành không vận đơn hàng không, in nhãn hiệu hàng hoá, tính toán cước phí và phát hành hoá đơn.

+ Đặc biệt hệ thống này được gắn kết nối với mạng Tradevision-một công cụ tìm kiếm thông tin về hàng hoá hàng không rất hiệu quả. Do vậy khách hàng của công ty có thể nhận được thông tin về hàng hoá được vận chuyển đường hàng không một cách nhanh và chính xác nhất.

3.1.4 Các dịch vụ mà công ty cung cấp

3.1.4.1 Giao nhận bằng đường biển

Giao nhận hàng xuất khẩu: Nhận hàng từ phía nhà xuất khẩu và vận chuyển nội địa đến cảng; sau đó đăng kí với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ; làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch, …; tổ chức vận chuyển xếp hàng lên tàu và theo dõi quá trình xếp hàng lên tàu; lập biên lai thuyền phó ghi số lượng tình trạng hàng hoá xếp hàng lên tàu; nhận Master B/L

từ người chuyên chở có chữ kí của thuyền trưởng; cấp vận đơn House B/L cho chủ hàng có chữ kí của công ty giao nhận; lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng; thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần); thông báo cho người xuất khẩu biết về thời gian dự kiến khởi hành (ETD- estimate time of depature) và thời gian dự kiến tàu đến (ETA- estimate time of arriver); giám sát quá trình vận chuyển, hành trình của tàu và thông báo cho các bên khi cần thiết

Đối với hàng nhập khẩu: lập bộ chứng từ cần thiết để nhận hàng như : 02

Một phần của tài liệu nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại công ty tnhh tiếp vận ánh nắng (Trang 33)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(95 trang)