2.4.1 Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu thu thập được là số liệu thứ cấp, được công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng cung cấp. Các số liệu thể hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics của công ty qua các năm từ 2008 đến 2013 như: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí logistics….
Bên cạnh đó, còn có các số liệu thu thập qua báo chí, internet, tạp chí kinh tế,giao thông vận tải… Như các chỉ số đánh giá về tình hình hoạt động logistics của các quốc gia trên thế giới do Wordbank xếp hạng, các số liệu thể hiện sự phát triển của ngành logistics trên thế giới được thu thập qua mạng internet, ngoài ra còn có các báo cáo về hệ thống giao thông hạ tầng của nước ta thông qua tạp chí giao thông vận tải và các báo cáo thường niên.
Đối với mục tiêu 1: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để thể hiện thực trạng tình hình kinh doanh dịch vụ logistics của công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng qua các năm.
Phương pháp thống kê mô tả: Là phương pháp có liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, tính toán và mô tả đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng nghiên cứu.
Số tương đối động thái (lần, %): Là kết quả so sánh giữa hai mức độ của cùng một chỉ tiêu ở hai thời kỳ hay hai thời điểm khác nhau để thấy đucợ sự thay đổi của chỉ tiêu nghiên cứu.
Số tương đối kết cấu (%): Dùng để xác định tỷ trọng của từng bộ phận cấu thành nên một tổng thể.
Đối với mục tiêu 2: Từ những mô tả có ở trên ta tiếp đến sử dụng phương pháp so sánh tương đối, tuyệt đối thông qua các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của công. Sau đó kết hợp với phương pháp suy luận để đưa ra các yếu tố tác động đến hiệu quả kinh doanh dịch vụ logistics của công ty.
+ Phương pháp so sánh tuyệt đối: Là hiệu số của hai chỉ tiêu là chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu kỳ gốc. Chẳng hạn như so sánh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch hoặc giữa việc thực hiện kỳ nay so với kỳ trước.
∆y= y1-y0
Trong đó:
y0: là chỉ tiêu năm trước y1: là chỉ tiêu năm nay
∆y: là giá trị chênh lệch giữa hai chỉ tiêu
+ Phương pháp so sánh tương đối: là tỷ lệ phần trăm của chỉ tiêu cần phân tích so với chỉ tiêu gốc để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch của một công ty hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu kỳ gốc để nói lên mức độ tăng trưởng. ti= 1 i i y y Trong đó: ti: là tốc độ tăng trưởng
yi: là mức độ cần thiết kỳ nghiên cứu (Mức độ kỳ báo cáo) yi-1: là mức độ kỳ trước (Mức độ dung làm cơ sở)
Đối với mục tiêu 3: Tổng hợp kết hợp sử dụng phương pháp suy luận, tự luận để đưa ra giải pháp giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ logistics cho công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN ÁNH NẮNG
3.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN ÁNH NẮNG 3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Ánh Nắng chính thức được thánh lập vào ngày 01/06/2008 tại số 69/15 Đường D2, phường 25 quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch kinh doanh là SUNLOG CO.,LTD. Có mã số thuế là 0305722916. Công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng là một công được sáng lập và điều hành bởi các doanh nhân người gốc Cần Thơ giàu kinh nghiệm trên thương trường đã và đang trong hoạt động cung cấp các dịch vụ thủ tục hải quan, giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, đại lý vận tải cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước.
Công ty Ánh Nắng lấy sự thỏa mãn và quyền lợi của khách hàng là điều kiện hàng đầu. Công ty luôn luôn không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng và tôn trọng triệt để các nguyên tắc về tính độc lập, khách quan và bảo mật phù hợp với luật pháp Việt Nam cũng như các điều kiện thương mại quốc tế hiện hành được Việt Nam công nhận.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty Ánh Nắng được xây dựng theo mô hình cơ cấu chức năng, trong đó các công việc chuyên môn được phân ra thành các bộ phận, phòng ban tương ứng như phòng kinh doanh, phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng, phòng kế toán. Trong đó phòng kinh doanh lại có các nhóm nhân viên chuyên biệt với các chức năng và nhiệm vụ riêng như : nhóm hàng xuất, nhóm hàng nhập, nhóm chỉ định, và cuối cùng là nhóm khai báo hải quan. Mô hình này cho phép nâng cao hiệu quả tác nghiệp trong cùng một bộ phận và làm tăng tính chuyên môn hoá, bên cạnh đó vẫn không làm cản trở tới việc tác nghiệp giữa các phòng ban khác nhau. Do vậy cơ cấu này rất phù hợp với công ty tiếp vận Ánh Nắng trong điều kiện quy mô công ty còn nhỏ (Xem hình 2.3).
Nguồn: Phòng kinh doanh công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng, năm 2013
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH tiếp vận Ánh Nắng
Các chức năng, nhiệm của các phòng ban được phân chia ra một cách rõ rang tuy nhiên vẫn hỗ trơ tương thích lẫn nhau.
Giám Đốc : Bà Nguyễn Thị Minh Huệ. Là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Các công việc chính của Giám Đốc gồm :
+ Hoạch định chiến lược kinh doanh của công ty trong ngắn cũng như dài hạn.
+ Thay mặt công ty thực hiện ký kết các hợp đồng kinh doanh với đối tác. + Quản lí toàn bộ công ty, cũng như xử lí các vấn đề khi xảy ra.
Phó giám Đốc : Bà Nguyễn Thị Hồng Trang. Là người quản lí điều hành ngay sau giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc và thay thế khi giám đốc vắng mặt. Ngoài ra phó giám đốc còn có trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực.
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ GIÁM ĐỐC CHỈ ĐỊNH HÀNG NHẬP KHẨU HÀNG XUẤT KHẨU PHÒNG DỊCH VỤ CHĂM SÓC KHÁCHHÀ NG PHÒNG KINH DOANH KHAI BÁO HẢI QUAN
Phòng Kinh Doanh: Thực hiện các công việc sau: Tìm kiếm khách hàng là các công ty có nhu cầu về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, thực hiện các nghiệp vụ giao nhận với khách hàng, xây dựng các chương trình marketing cho Công ty. Bên cạnh đó phòng kinh doanh còn được chia ra làm các nhóm nhỏ chuyên thực hiện các công việc chuyên biệt như: bộ phận chuyên làm hàng xuất khẩu, bộ phận chuyên làm hàng nhập khẩu, bộ phận chỉ định thực hiện các khâu do khách hàng chỉ định yêu cầu, và cuối cùng là bộ phận chuyên thực hiện khai báo hải quan.
Phòng Dịch Vụ Chăm Sóc Khách Hàng: có chức năng hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc hoàn thiện việc cung cấp các dịch vụ của công ty một cách tốt nhất, đáp ứng và làm hài long khách hàng một cách tối ưu nhất có thể. Các dịch vụ mà công ty thực hiện sẽ được mô tả chi tiết trong phần sau.
Phòng Kế toán: Có chức năng thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán lien quan và thay mặt công ty thực hiện các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước.
3.1.3 Đặc điểm về vốn và nguồn lực của công ty
3.1.3.1 Nguồn vốn
Vốn chủ sở hữu là vốn sở hữu cá nhân và vay thêm từ ngân hàng của bà Nguyễn Thị Minh Huệ và bà Nguyễn Thị Hồng Trang bỏ ra thành lập công ty vào 6/2008. Trong năm 2008 với số vốn ban đầu là 1.150.000.000 đồng, số vốn tăng qua các năm do nhu cầu tái đầu tư và mở rộng kinh doanh.
Bảng 3.1 Nguồn vốn của công ty qua các năm
Năm Nguồn vốn (đồng) Tốc độ gia tăng so với
năm trước (%) 2008 1.150.000.000 - 2009 1.715.815.227 49,2 2010 2.913.248.591 69,8 2011 5.305.494.313 82,1 2012 5.848.849.022 10,2 2013 7.165.804.315 22,5
Nguồn vốn của công ty TNHH Ánh Nắng tương đối nhỏ là do quy mô hoạt động của công ty còn nhỏ và do đặc điểm của dịch vụ giao nhận thông thường là đầu tư đơn giản, chủ yếu chỉ gồm chi phí văn phòng, hệ thống thông tin, và đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn là đủ. Tuy nhiên tốc độ gia tăng nguồn vốn của Ánh Nắng lại khá cao do nhu cầu mở rộng kinh doanh.
3.1.3.2 Nguồn lực lao động
Nguồn lực nhân viên có xu hướng tăng qua các năm do nhu cầu và quy mô mở rộng của công ty.
Cụ thể vào năm mới thành lập 2008 công ty chỉ có 2 nhân viên sau đó tăng nhanh qua các năm 2009 là 6 nhân viên, năm 2010 là 10 nhân viên, năm 2011 là 13 nhân viên, năm 2012 là 14 nhân viên và năm 2013 là 16 nhân viên.
Trình độ nhân viên hiện tại: có 8/16 nhân viên trong công ty có bằng đại học chuyên ngành kinh tế, 6 nhân viên tốt nghiệp từ những trường cao đẳng chuyên nghiệp, và 2 nhân viên tốt nghiệp trung cấp chuyên ngành.
Tuổi trung bình: độ tuổi trung bình của nhân viên công ty là 26. Đây là một mức tuổi đang còn rất trẻ, tràn đầy năng lượng và hoài bão, với đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, Ánh Nắng luôn biết khai thác và tận dụng những thế mạnh của mình trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kinh doanh công ty rất năng động và nhiệt tình.
Kỹ năng của nhân viên: 100% nhân viên của công ty đều thành thạo các nghiệp vụ giao nhận, cũng như thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc thực hiện nghiệp vụ, khả năng tiếng anh thương mại (liên quan đến nghiệp vụ giao nhận) đó cũng chính là một thế mạnh của Ánh Nắng trong kinh doanh với các đối tác trong cũng như ngoài nước.
3.1.3.3Hệ thống thông tin-kỹ thuật của công ty
Hệ thống thông tin là một tài sản quan trọng của công ty, đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong hoạt động giao nhận quản lí hàng hoá. Các nhân viên của công ty sử dụng rất thành thạo hệ thống thông tin thiết lập để trao đổi thông tin với các đại lý của công ty được thiết lập tại các cảng biển mà công ty có quan hệ giao nhận, để trao đổi thông tin với khách hàng, phát hành B/L và các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ thông tin về hàng hoá, phân tích và tổng hợp các số liệu để lâp báo cáo thống kê kịp thời và đặc biệt cung cấp cho khách hàng những
thông tin về tình trạng hàng hoá của họ ở mọi nơi mọi lúc. Hiên nay Ánh Nắng đang sử dụng các hệ thông tin sau đây.
Hệ thống truyền tin: đây là hệ thống trao đổi thông tin giữa Công ty và đại lý của họ ở khắp nơi trên thế giới giới dưới dạng telex. Ngoài ra đây còn là hệ thống thông tin hữu hiệu với nhiều chức năng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin nhanh chóng, và được hầu hết các nhân viên của công ty sử dụng mỗi ngày.
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng: là một trong những hệ thống quan trọng nhất của công ty Ánh Nắng. Ban đầu nó được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management).
Hệ thống này được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng. Với những đặc điểm chính như sau:
+ Với những khách hàng đặc biệt, hệ thống này được cài đặt để nhận biết ngay được số đơn đặt hàng (Purchase Order- PO) vừa được cập nhật là đúng hay sai, giúp nhân viên cập nhật số liệu có thể ngay lập tức liên hệ với khách hàng, để kiểm tra lại và sửa lại cho đúng.
+ Trường hợp, nhiều khách hàng cung cấp trước cho Ánh Nắng số đơn đặt hàng cùng chi tiết của từng đơn hàng, trong đó nêu rõ thời hạn sớm nhất và hạn trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khách hàng; thì hệ thống sẽ cập nhật và lưu trữ số liệu của tất cả các PO được cung cấp trước từ khách hàng. Công việc này có tên gọi là PO Upload. Sau này khi một PO được xuất đi, nhân viên cập nhật dễ dàng truy xuất các số liệu sẵn có, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng. Nhờ đó Công ty có thể biết rõ nhà cung cấp có cung cấp đủ số hàng hay chưa? Giao hàng mấy lần? Vào những thời điếm nào?
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng được cài đặt chương trình đặc biệt là Shipping Window để quản lý thời hạn giao hàng. Nếu sau thời gian chậm nhất phải giao hàng của một PO nào đó mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của PO đó, thì hệ thống sẽ tự động gửi một thông báo giao hàng trễ đến cho khách hàng. Việc này giúp giảm một lượng thời gian đáng kể trong việc truyền tin và nhận lệnh từ khách hàng. Khi hệ thống được mở rộng cho vận tải hàng không thì khoảng thời gian tiết kiệm được là rất có ý nghĩa.
+ Hệ thống quản lý đơn đặt hàng có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ quá trình làm hàng như: Nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order), nhận hàng vào kho (Cargo Receiving), hàng được xếp lên chuyến bay/tàu (Container Stuffing), vận
đơn (B/L), tính cước phí, chứng từ được gửi đi (Shipping Advice), và nhiều chương trình khác đảm bảo theo dõi được lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển từ khi Ánh Nắng nhận được yêu cầu của người gửi hàng cho đến khi hàng được giao tận tay người nhận.
+ Nhờ những chương trình nêu trên mà các nhân viên của của công ty Ánh Nắng sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng để cập nhật mọi thông tin về hàng hoá qua các khâu: nhận thông báo xếp hàng (Shipping Order); nhận hàng vào kho; nhận hàng tại bãi container (CY); sơ đồ và số lượng hàng hoá được đóng trong từng container, tính toán cước phí, phát hành chứng từ, gửi hướng dẫn chi tiết B/L cho các hãng tàu .
+ Đặc biệt hệ thống này giúp Ánh Nắng quản lý chi tiết các đơn đặt hàng của khách hàng, số lượng, mã hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng…
Hệ thống dữ liệu và đặt hàng trực tuyến:
+ Đây là công cụ chính được công ty sử dụng trong chiến lược phát triển thương mại điện tử của mình.
+ Hệ thống này cho phép các khách hàng của công ty gửi những yêu cầu uỷ thác xếp hàng/ đặt chỗ (Booking note) qua mạng internet rất nhanh chóng và tiện lợi. Hình thức này sẽ thay thế dần cho việc gửi yêu cầu uỷ thác xếp hàng/đặt chỗ theo phương pháp truyền thống: qua fax hay điện thoại. Hình thức này giúp cho cả hai bên khách hàng và công ty trong giao dịch hàng ngày. Khách hàng có thể gửi booking note qua internet mọi lúc, mọi nơi và cũng nhận được xác nhận của công ty qua internet nhanh chóng. Ánh Nắng cũng dễ dàng có được các booking note với đầy đủ thông tin và xác nhận các booking note kịp thời.
+ Hiện công ty đang tích cực chuẩn bị cho hoạt động thương mại điện tử của mình trong tương lai gần. Thương mại điện tử là xu thế tất yếu của thời đại. Một khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở nước ta được hoàn thiện hơn, cơ sở pháp lý thương mại điện tử được hình thành và phát triển, thanh toán điện tử và bảo mật điện tử có đủ trình độ, chắc chắn công ty sẽ áp dụng thành công trong lĩnh vực này.
Công cụ theo dõi tình trạng hàng hoá của khách hàng: Hệ thống Startrach được thiết kế để kiểm tra tình trang hàng hoá của khách hàng. Hệ thống này được điều hành bởi Tradevision đây một tổ chức chuyên cung cấp các thông tin có mạng kết nối hàng trăm website của các hàng hàng không và hàng tàu trên thế giới.
+ Khách hàng của công ty có thể tìm kiếm thông tin về tình trạng hàng hóa