6. Kết cấu của đề tài
3.2.4.3 Các giải pháp nhằm nâng cao độ tin cậy
Củng cố và tăng cƣờng độ tin cậy của khách hàng là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lƣợng dịch vụ trong các doanh nghiệp logistics Việt Nam. Để nâng cao độ tin cậy, doanh nghiệp phải luôn làm cho khách hàng tin tƣởng vào dịch vụ của mình. Yếu tố quyết định trong ngành logistics chính “Just In Time-JIT” (Hệ thống sản xuất tức thời) “giao đúng hàng, đúng số lƣợng, đến đúng nơi và vào đúng lúc cần thiết” nhằm triệt tiêu các lãng phí phát sinh và nâng cao chất lƣợng dịch vụ cung cấp cho khách hàng sử dụng dịch vụ logistics.
Để tạo lòng tin với khách hàng, các doanh nghiệp logistics Việt Nam phải thực hiện đúng cam kết của mình về dịch vụ đối với khách hàng. Muốn vậy, các doanh nghiệp logistics nội địa phải có sự bảo đảm sẵn có về tàu vận chuyển và về các hoạt động tại đầu nƣớc ngoài. Để làm đƣợc điều này, các doanh nghiệp logistics nội địa cần ký hợp đồng dài hạn với các hãng tàu để vào mùa cao điểm hàng hóa vẫn đƣợc vận chuyển mà không bị rớt lại. Bên cạnh đó, mối quan hệ với đầu đại lý cần phải thắt chặt thông qua cam kết có giá trị pháp lý. Các doanh nghiệp cần củng cố nội lực tiến đến xây dựng văn phòng đại diện ở đầu nƣớc ngoài nhằm từng bƣớc nâng cao tính tự chủ.
Để hạn chế sai sót, các doanh nghiệp cần xây dựng 1 bộ phận kiểm soát từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng.
Hình 3. 8: Qui trình quản lý công việc trong các công ty logistics Việt Nam
Nguồn: Chuyên gia Trần Thanh Long
Các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng để tránh các lỗi phát sinh. Các doanh nghiệp cần xây dựng bộ phận theo dõi đơn hàng. Đối với hàng xuất khẩu, khi các bộ phận khác đã thực hiện xong nhiệm vụ và hàng hóa đã lên tàu để xuất ra nƣớc ngoài. Thì bộ phận này có nhiệm vụ phát vận đơn tàu đồng thời theo dõi để cập nhật thông tin lô hàng cho khách hàng. Đối với hàng nhập khẩu, khi bộ phận chứng từ làm xong thì bộ phận theo dõi đơn hàng có nhiệm vụ phát lệnh giao hàng đồng thời theo dõi đơn hàng cho đến khi khách hàng nhận đƣợc hàng . Trong các doanh nghiệp logistics Việt Nam, bộ phận chứng từ thƣờng bị phàn nàn nhiều nhất. Để cải thiện tình trạng này, các doanh nghiệp logistics nội địa cần tuyển chọn nhân viên có chuyên môn, nghiệp vụ đồng thời có trình độ ngoại ngữ tốt để hạn chế sai sót. Chứng từ đúng, không sai sót sẽ giúp cho qui trình đƣợc thực hiện nhanh chóng, đồng thời tạo niềm tin với khách hàng và thể hiện tính chuyên nghiệp trong chất lƣợng dịch vụ của doanh nghiệp.
Để khách hàng dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa của mình, các doanh nghiệp cần tận dụng vai trò của công nghệ thông qua phần mềm chuyên dụng “track and trace” trên internet. Từng bộ phận của doanh nghiệp có nhiệm vụ cập nhật
Bộ phận nhận đơn hàng
Bộ phận đặt chỗ tàu
bộ phận chứng từ
Bộ phận theo dõi đơn hàng
Bộ phận nhận đơn hàng
Bộ phận chứng từ
Bộ phận giao hàng
thông tin lô hàng vào hệ thống dữ liệu của công ty. Khi khách hàng cần thông tin lô hàng của mình chỉ cần thông qua công cụ “track and trace” sẽ nắm đƣợc thông tin. Công cụ này giúp giảm thời gian cho khách hàng và cả doanh nghiệp đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp logistics tăng niềm tin khách hàng.
3.2.4.4 Các giải pháp nhằm cải thiện phương tiện hữu hình
Nhƣ đã đề cập trong chƣơng 2, website có tầm ảnh hƣởng quan trọng đến chất lƣợng dịch vụ trong các doanh nghiệp logistics. Tuy nhiên phần lớn website của doanh nghiệp Việt Nam chƣa đáp ứng đƣợc tính tiện ích cho khách hàng nhƣ thiếu các công cụ track and trace, lịch tàu, e-booking, theo dõi chứng từ,…và đặc biệt yếu tố visibility. Do đó, các doanh nghiệp vận tải logistics Việt Nam cần chú trọng xây dựng website đầy đủ tiện ích để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Khi xây dựng website các doanh nghiệp logistics cần chú ý tạo ra nguồn thông tin sẵn có cho đối tác đồng thời có đầy đủ các công cụ giúp khách hàng có thể tƣơng tác trực tiếp trên trang web của công ty, có thể đặt hàng và theo dõi quá trình đi, đến của hàng hóa của mình thông qua các công cụ nhƣ track and trace, lịch tàu, e-booking, theo dõi chứng từ,…
Về trang phục của nhân viên phải đƣợc xây dựng sao cho thể hiện đƣợc tinh thần hòa đồng, đoàn kết và tính chuyên nghiệp, đóng vai trò tạo nên sức mạnh tập thể. Các doanh nghiệp cần xem đồng phục nhƣ là một cách quảng bá thƣơng hiệu của mình.
3.2.4.5 Các giải pháp nhằm nâng cao tính đáp ứng
Khi nội lực của doanh nghiệp vững mạnh sẽ đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó, một yếu tố ảnh hƣởng không nhỏ đến sự đáp ứng kịp thời nhu cầu đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động logistics. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin giúp quy trình tạo lập chứng từ nhanh chóng, chính xác và có hệ thống giúp hạn chế sai sót, tổn thất cho khách hàng và ngƣời vận
chuyển, đồng thời cắt giảm tối đa chi phí quản lý, nhân sự và thời gian cho doanh nghiệp. Toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đƣợc vi tính hoá sẽ tránh đƣợc việc thất lạc thông tin, nhất là khi có sự thay đổi nhân sự. Ứng dụng công nghệ thông tin giúp nâng cao chất lƣợng dịch vụ và khả năng cạnh tranh toàn cầu. Thông qua phần mềm đồng bộ dữ liệu trực tuyến tức thời với website sẽ giúp trao đổi thông tin, chứng từ trực tuyến với khách hàng toàn cầu an toàn và nhanh chóng, hạn chế sự thất lạc chứng từ.
Sau đây là các phần mềm đang đƣợc các doanh nghiệp nƣớc ngoài sử dụng, các doanh nghiệp logistics Việt Nam cần hƣớng đến ứng dụng các phần mềm vận tải này để quá trình phục vụ khách hàng đƣợc nhanh chóng hơn:
Phần mềm phát triển hệ thống giao thông thông minh (ITS): ITS là một giải pháp kết hợp công nghệ cao nhƣ hệ thống định vị toàn cầu (GPS), hệ thống thông tin địa lý (GIS), cơ sở dữ liệu (DB) và các giải pháp truyền thông. ITS áp dụng hoàn hảo công nghệ tiên tiến và phần mềm máy tính vào các thiết bị kiểm soát, chỉ dẫn, điều khiển, thông tin liên lạc.
Để nâng cao khả năng cạnh tranh và tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh, các công ty logistics Việt Nam cần phải ứng dụng các chƣơng trình, phần mềm quản lý logistics chuyên dụng nhƣ Perfect Logistic Management và Transport Management System - Phần mềm quản lý vận tải, Warehouse Management- Phần mềm quản lý kho,… hay các công cụ truyền dữ liệu trực tuyến nhƣ EDI. Nếu tuân thủ các tiến trình hoạt động trên phần mềm, các công ty có thể quản lý chặt chẽ các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, từ quản lý chi phí kinh doanh đến chi phí vận chuyển và cả các chi phí văn phòng khác một cách chính xác và hiệu quả. So với hoạt động thủ công thì điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhân lực mà còn tạo một qui trình chặt chẽ, xuyên suốt giúp việc lƣu thông hàng hóa trở nên khoa học hơn.
Phần mềm SMS- shipping management system - phần mềm quản lý vận tải hàng hóa quốc tế chuyên dụng đƣợc xây dựng và phát triển nhằm phục vụ cho các công ty giao nhận vận tải quôc tế giúp đơn giản hóa, hệ thống hóa và hiện đại hóa toàn bộ các hoạt động kinh doanh, tiết kiệm chi phí, nhân lực, nâng cao chất lƣợng phục vụ và khả năng cạnh tranh toàn cầu.
Bên cạnh đó, muốn đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng thì doanh nghiệp logistics cần đa dạng nhiều loại hình dịch vụ nhằm tiến tới cung ứng dịch vụ trọn gói cho khách hàng. Các doanh nghiệp cần mở rộng và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp cho khách hàng đồng thời mở rộng nhiều dịch vụ giá trị gia tăng cao nhƣ lấy hàng, đóng gói, quản lý và kiểm soát hàng hóa tồn kho, đóng mã vạch /nhãn,… để dần hƣớng tới phát triển toàn diện dịch vụ logistics là giải pháp hết sức cần thiết đối với các doanh nghiệp logistics Việt Nam hiện nay.
3.3 Một số iến nghị
Thực trạng các hoạt động thuê ngoài logistics hiện nay đòi hỏi cần phải có các giải pháp thiết thực, khả thi giải quyết những bất cập, hạn chế đã và đang là những rào cản đối với sự phát triển của hoạt động này ở Việt Nam. Các giải pháp phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu khả thi cả trong ngắn và dài hạn, không chỉ giúp các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics giải quyết đƣợc những khó khăn trƣớc mắt mà còn giúp đƣợc các cơ quan quản lý hoạt động logistics có thể xây dựng và thực hiện những chiến lƣợc phát triển hoạt động thuê ngoài logistics ở Việt Nam.
Những kiến nghị đƣợc đề xuất dƣới đây dựa trên việc nghiên cứu thực trạng tình hình thuê ngoài logistic ở Việt Nam, những hạn chế của thị trƣờng thuê ngoài logistics và những xu hƣớng phát triển của hoạt động logistics trong thời gian tới. Mục tiêu của các kiến nghị này là giúp các doanh nghiệp khắc phục đƣợc hạn chế và thúc đẩy thị trƣờng thuê ngoài logistics phát triển theo đúng xu hƣớng.
3.3.1 Đầu tƣ phát triển, nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ hoạt động logistics hoạt động logistics
Từ thực trạng cơ sở hạ tầng của Việt Nam chƣa đƣợc đồng bộ, nhiều nơi còn xuống cấp trầm trọng, không đáp ứng kịp yêu cầu của các hoạt động logistics đang tăng nhanh cả về số lƣợng và loại hình, dẫn đến tình trạng kém hiệu quả của các hoạt động logistics. Do vậy, cần phải đầu tƣ phát triển cơ sở hạ tầng cũng nhƣ trang thiết bị, cơ sở vật chất của ngành logistics, tạo điều kiện cho hoạt động cung ứng logistics phát triển, góp phần giảm chi phí cho hoạt động thuê ngoài logistics cũng nhƣ nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics.
Đối với vận tải biển:
Việc xây dựng hệ thống cảng biển phải tuân thủ theo Quy hoạch cảng biển đã đƣợc Chính phủ phê duyệt nhằm đảm bảo phát triển hệ thống cảng có hệ thống, tránh đầu tƣ dàn trải không đem lại hiệu quả sử dụng cao. Cần chú trọng phát triển hệ thống cảng container nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển hệ thống cảng Việt Nam và sự phát triển của dịch vụ logistics, khắc phục tình trạng cảng vệ tinh, phụ thuộc hoàn toàn vào các cảng trung chuyển của nƣớc ngoài. Bên cạnh việc xây dựng cảng container trung chuyển quốc tế, cần phải đẩy mạnh hoạt động nâng cấp, phát triển năng lực tiếp nhận và xử lý hàng hóa của các cảng hiện tại.
Về nguồn vốn xây dựng cảng, ngoài nguồn vốn Nhà nƣớc nhƣ vốn từ ngân sách, vốn viện trợ, vốn vay của các tổ chức nƣớc ngoài, Nhà nƣớc có thể tranh thủ nguồn vốn đầu tƣ từ nƣớc ngoài bằng cách kêu gọi các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài bỏ vốn vào đầu tƣ cho hệ thống cảng biển trong nƣớc. Hoặc cũng có thể tranh thủ nguồn vốn từ khu vực tƣ nhân thông qua mô hình “công tƣ hợp doanh” (Private Public Partnership – PPP). Để tranh thủ đƣợc vốn từ các nguồn này, các cơ quan quản lý vùng kinh tế biển, các khu vực cảng trọng điểm cần chuẩn bị tốt các dự án kêu gọi đối tác tham gia, cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan nhƣ quy hoạch tổng thể và chi tiết, quan điểm dài hạn trong quy hoạch phát triển biển cũng nhƣ các ƣu đãi mà họ nhận đƣợc. Các nhà đầu tƣ cũng cần phải đƣợc cam kết đầy đủ kịp thời các cơ sở hạ tầng thiết yếu nhƣ giao thông, năng lƣợng, viễn thông và đƣợc đối
xử bình đẳng nhƣ những doanh nghiệp Nhà nƣớc trong việc tiếp cận các hỗ trợ của Nhà nƣớc.
Bên cạnh đó, cần đầu tƣ, tập trung phát triển đội tàu vận tải biển Việt Nam cả về số lƣợng, chất lƣợng và cơ cấu đội tàu, đặc biệt là tàu dầu, tàu hàng rời, tàu container, bảo đảm đội tàu biển Việt Nam đạt 8,5 - 9,5 triệu DWT vào năm 2015, đến năm 2020 đạt 11,5 - 13,5 triệu DWT. Từng bƣớc trẻ hoá đội tàu biển Việt Nam đến năm 2020 đạt độ tuổi bình quân 12 năm.6 Với tình trạng nhiều doanh nghiệp vận tải biển đang gặp khó khăn, ngày càng nhiều tàu biển neo bến không hoạt động, Nhà nƣớc cần có cơ chế tài chính riêng biệt để hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh vận tải biển giữ lại tàu hoặc mua lại tàu, nhất là những doanh nghiệp vẫn còn năng lực tốt, còn đang cầm cự để hoạt động. Đồng thời, nhà nƣớc cần ban hành quy chế định giá lại những con tàu biển.
Đối với hệ thống giao thông kết nối nội địa như đường sắt, đường bộ:
Đối với hệ thống giao thông đƣờng bộ, cần nâng cấp cơ sở hạ tầng, cầu đƣờng để có thể lƣu thông các xe ô tô lớn hơn, nới lỏng các giới hạn về tải trọng, trọng lƣợng và kích thƣớc xe để các xe lớn hơn có thể lƣu thông trên các tuyến đƣờng thích hợp. Đồng thời, Sở giao thông vận tải tại các địa phƣơng cũng cần triển khai nâng cấp mở rộng các tuyến đƣờng quốc lộ, tỉnh lộ cũng nhƣ hệ thống cầu tại những nơi có nhu cầu vận tải lớn, theo đúng kỹ thuật, đảm bảo cho các phƣơng tiện vận tải chuyên dụng có thể lƣu thông thông suốt.
Đối với hệ thống đƣờng sắt, Tổng công ty đƣờng sắt Việt Nam cần phối hợp với các ngành, các cấp quy hoạch toàn tuyến đƣờng sắt Hà Nội – Tp. Hồ Chí Minh, kêu gọi nguồn vốn đầu tƣ từ các thành phần kinh tế, liên doanh, liên kết với các tập đoàn trong và ngoài nƣớc làm tổng thầu, xây dựng mới hệ thống đƣờng sắt. Đối với các tuyến nhất kết nối giữa tuyến đƣờng sắt với các cảng biển Hải Phòng, Đà nẵng hay cụm cảng ở khu vực phía nam nhƣ Cái Mép, Thị Vải, Hiệp Phƣớc, Nhà Bè... phải đƣợc ƣu tiên đầu tƣ, cải tạo nâng cấp hoặc xây mới để đảm bảo hoạt động phân
phối và lƣu thông hàng hóa. Ngoài ra, Tổng công ty đƣờng sắt Việt Nam cũng cần phải tăng cƣờng số đầu máy, toa xe nhất là số toa xe chuyên dụng để vận chuyển container, đầu tƣ thiết bị chuyên dụng nhƣ cầu container tại các ga chính, để nâng cao năng lực xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa.
3.3.2 Hoàn thiện hành lang pháp lý, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh cạnh tranh lành mạnh
Trong thời gian qua, chúng ta đã có một số văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động logistics nhƣ Luật thƣơng mại 2005, Nghị định 140/2007/NĐ-CP quy định về điều kiện kinh doanh logistics, Nghị định 87/2009/NĐ-CP quy định hoạt động vận tải đa phƣơng thức… và hàng loạt các quy phạm pháp luật về giao thông vận tải, cảng biển, xuất nhập khẩu, hải quan, thuế... Trong đó đặc biệt các quy hoạch về giao thông vận tải, cảng biển, vận tải biển, vận tải đƣờng bộ, đƣờng thủy..., các cảng khô, khu logistics... đến năm 2020 và tầm nhìn 2030 đã ra đời. Các quy định này đã có tác động tích cực đến phát triển thị trƣờng logistics trong thời gian qua. Tuy nhiên, hành lang pháp lý cho hoạt động logistics nhƣ trên vẫn chƣa đủ mạnh, thậm chí chƣa phù hợp, chƣa tạo ra đƣợc một thị trƣờng dịch vụ logistics lành mạnh, minh bạch, cạnh tranh bình đẳng giữa các thành phần, chƣa kể là thiếu chính sách nhằm nuôi dƣỡng và thúc đẩy các hoạt động dịch vụ logistics7.
Để hoàn thiện hành lang pháp lý cho các doanh nghiệp logistics, ta có thể thực hiện một số biện pháp sau:
Thành lập Hiệp hội logistics quốc gia, cùng với Bộ giao thông vận tải và Bộ Công thƣơng quản lý về logistics và dịch vụ logistics. Đồng thời, Hiệp hội cũng là diễn đàn logistics cho các doanh nghiệp cùng tham gia bày tỏ ý kiến liên quan đến