* Yờu cầu I: Xỏc định mục tiờu và nhiệm vụ
Quỏ trỡnh xỏc định mục tiờu và nhiệm vụ phải dựa trờn cơ sở chiến lược của tổ chức và những thụng tin cần thiết, chớnh xỏc bờn trong và bờn ngoài. Phải xỏc định được cụ thể bức tranh của tổ chức trong quỏ khứ, trong hiện đại và hướng tới tương lai trong một số điều kiện cụ thể và mụi trường cụ thể.
Đồng thời cựng với núi thỡ nhiệm vụ đề ra phải phự hợp với cỏc hoạt động cụ thể của tất cả cỏc bộ phận.
Sau khi xỏc định được mục tiờu và nhiệm vụ, thỡ cỏc mục tiờu và nhiệm vụ đú phải được thiết lập thành cỏc tiờu chuẩn, cỏc định mức và cỏc chuẩn mực cỏc tiờu chuẩn, định mức, chuẩn mực đú phải được lượng hoỏ một cỏch rừ ràng, cụ thể (Cú thể là định lượng hoặc định tớnh, thời gian hoàn thành…) bằng cỏc con số cụ thể và đơn vị đo lường cụ thể.
Sau đú cỏc tiờu chuẩn, cỏc định mức phải được thụng tin, hướng dẫn thực hiện cho đỳng đối tượng, đỳng nơi, đỳng lỳc và đặc biệt càng ở cỏc cấp quản trị cấp thấp thỡ việc phổ biến cỏc chớnh sỏch và nhiệm vụ càng được cụ thể hơn. Quỏ trỡnh này gọi là quỏ trỡnh xỏc định mục tiờu và nhiệm vụ.
* Yờu cầu II: Xỏc định phương hướng đạt mục tiờu
Sau khi đó xỏc định được mục tiờu và nhiệm vụ cần phải xỏc định, lựa chọn phương phỏp; cỏch thức để đạt được mục tiờu đó đề ra một cỏch tối ưu nhất.
Việc xỏc định phương phỏp cú thể coi như tiờu chuẩn hoỏ cỏc nhiệm vụ để triển khai ỏp dụng.
Trong quản trị chất lượng, phương phỏp sử dụng ở đõy là cỏc biện phỏp phũng ngừa. Chớnh vỡ vậy phải tỡm cho được cỏc yếu tố nguyờn nhõn, lựa chọn, phõn tớch những nguyờn nhõn chớnh và tỡm ra mọi biện phỏp ngăn chặn khụng cú cỏc nguyờn nhõn đú cú cơ hội nảy sinh hoặc lặp lại, làm ảnh hưởng đến chất lượng chung theo cỏc tiờu chuẩn, định mức đó đề ra.
* Yờu cầu III: Huấn luyện và đào tạo cỏn bộ
Cỏn bộ lónh đạo phải chịu trỏch nhiệm về giỏo dục, đào tạo và huấn luyện cỏn bộ cấp dưới của mỡnh. Trờn cơ sở cỏc định mức, cỏc tiờu chuẩn đó được xỏc định, người thừa hành phải được thụng bỏo, hướng dẫn thực hiện một cỏch cụ thể, chi tiết. Sau những lần được đào tạo, huấn luyện cú thể giao quyền hạn cho họ và họ tự làm việc. Đú là con đường để phỏt huy tớnh chủ động, tớnh sỏng tạo của cấp dưới, của người thực hiện.
Quản trị dựa trờn tinh thần nhõn văn, dựa vào niềm tin, vào con người sẽ kớch thớch cỏ nhõn cú những kỳ vọng cải tiến, hoàn thiện cụng việc được giao một cỏch vụ điều kiện.
Được giỏo dục, đào tạo và tin tưởng con người sẽ trở thành một người cú ớch nhất cú những kỳ vọng cải tiến, hoàn thiện cụng việc được giao một cỏch vụ điều kiện.
Được giỏo dục, đào tạo và tin tưởng con người sẽ trở thành một người cú ớch nhất và chủ động nhất trong việc đúng gúp cống hiến vào những hoạt động chung của tổ chức.
* Yờu cầu IV: Tổ chức thực hiện cỏc cụng việc.
Trờn cơ sở những mục tiờu, nhiệm vụ và cỏc tiờu chuẩn cỏc định mức cụ thể, tiến hành tổ chức thực hiện cỏc cụng việc. Nhưng trong thực tế quỏ trỡnh thực hiện cỏc tiờu chuẩn và cỏc quy chế cập nhật, vỡ vậy đụi khi việc tuõn theo một cỏch mỏy múc cỏc tiờu chuẩn đú vẫn cú thể xuất hiện những trục trặc, những khuyết tật. Khi đú chỉ bằng những kinh nghiệm cộng với trỡnh độ, kỹ năng… và ý thức trỏch nhiệm của cỏc cỏn bộ mới cú thể giải quyết được sự thiếu hoàn hảo đú.
lượng rất chỳ ý nguyờn tắc tự nguyện và tớnh sỏng tạo của mọi thành viờn để khụng ngừng cải tiến, nõng cao hiệu quả cụng việc ở từng bộ phận và của chung toàn hệ thống. Mặt khỏc, chỉ đạo tổ chức thực hiện phải đảm bảo tớnh nhất quỏn cao, tớnh khỏch quan trong tổ chức thực hiện - theo tụn chỉ mục đớch đó đề ra.
* Yờu cầu V: Kiểm tra, kiểm soỏt kết quả thực hiện cụng việc
Cú thể khẳng định rằng khụng thể tiến hành quản trị chất lượng được nếu thiếu cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt và cũng khụng thể đỏnh giỏ được mức độ hoàn thành cụng việc được giao.
Trong quản trị chất lượng việc kiểm tra nhằm phỏt hiện ra những sai lệch trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc nhiệm vụ để từ đú cú thể chủ động điều chỉnh và ngăn chặn những sai lệch, tỡm nguyờn nhõn gõy ra sai lệch đú.
Cần phải xỏc định xem tất cả cỏc yếu tố nguyờn nhõn đó được xem xột, kiểm tra chưa? Cần phải kiểm tra từng cụng đoàn, cả quỏ trỡnh: dựa vào cỏc tiờu chuẩn đó đề ra. Chỉ cú thụng qua kiểm tra, kiểm soỏt mới cú thể đề ra những phương ỏn giải phỏp tối ưu nhất.
* Yờu cầu VI: Thực hiện cỏc tỏc động quản trị thớch hợp.
Về mặt nguyờn tắc, khi thực hiện cỏc tỏc động điều chỉnh, điều quan trọng là phải ỏp dụng những biện phỏp để trỏnh lặp lại những sai lệch trong quỏ trỡnh thực hiện mục tiờu. Để loại bỏ nguyờn nhõn cần phải tỡm hiểu cội nguồn của vấn đề tư đú mà ỏp dụng những biện phỏp phũng ngừa, chứ khụng phải là tỡm một cỏch nào đú để mà "chữa chỏy".
Ngăn ngừa khuyết tật là vấn đề quan trọng nhất của quản trị chất lượng, đồng thời cũng là một phương phỏp hiệu quả và ớt tốn kộm nhất. Tất nhiờn, việc ngăn ngừa đú cần phải dựa trờn một sự phõn tớch thận trọng và chớnh xỏc, cần cú sự tham gia của mọi người trong tổ chức.
Cần phải đặt toàn bộ hoạt động của tổ chức trong một hệ thống phũng ngừa thớch hợp.