- Sơ đồ, danh mục riêng cho từng tiêuchuẩn.
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ KHẢO SÁT VÀ ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH TÍCH H ỢP CHO CÔNG TY PTSC
3.2.2.2 Hệ thống tài liệu
Mô hình cấu trúc của hệ thống tài liệu như sau:
Tầng I: Chính sách SKATMTCL công ty, Mục tiêu SKATMTCL công ty; Tầng II: Sổ tay hệ thống SKATMTCL công ty, các văn bản áp dụng tại công ty;
Tầng III: Các quy trình theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 và OHSAS 18001:2007 áp dụng tại công ty. Các quy trình tác nghiệp tại công ty;
Tầng IV: Các hồsơ theo yêu cầu tiêu chuẩn, đầu ra của các quá trình. Sổ tay QHSE
Sổ tay SKATMTCL công ty được xây dựng phù hợp với Sổ tay SKATMTCL Tổng công ty và các Tiêu chuẩn áp dụng liên quan. Sổ tay của công ty được biên soạn, quản lý, kiểm soát và phân phối bởi HSEQ MR công ty.
Kiểm soát tài liệu
Các tài liệu, hồsơ theo yêu cầu của HTQL SKATMTCL của công ty được kiểm soát bằng các quy trình kiểm soát tài liệu của Tổng công ty. Quy trình kiểm soát tài liệu phải xác định các nội dung sau:
Quy định về thẩm quyền đề xuất/phê duyệt ban hành/sửa đổi tài liệu; thẩm quyền soạn thảo/sửa, kiểm tra/soát xét và phê duyệt tài liệu phải được thiết lập nhằm đảm bảo việc phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành;
Hệ thống tài liệu phải được soát xét và cập nhật định kỳ, ít nhất 1 lần/năm nhằm đảm bảo việc xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu nếu có;
Mỗi tài liệu phải thiết lập bảng “theo dõi sửa đổi” ghi lại những nội dung thay đổi của tài liệu qua các lần ban hành/sửa đổi nhằm đảm bảo sự nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu;
“Sổ phân phối tài liệu” và/hoặc “Sổ công văn đi” và/hoặc các phần mềm máy tính được áp dụng để phân phối tài liệu nhằm đảm bảo các phiên bản của tài liệu áp dụng sẵn có ởnơi sử dụng;
64
Phải quy định bố cục, cách trình bày, ngôn ngữ, kiểu chữ của tài liệu; phải thể hiện tên, mã hiệu, ngày hiệu lực của tài liệu; thể hiện tên, chữ ký người soạn thảo, người kiểm tra/soát xét và người phê duyệt tài liệu để đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ đọc và dễ nhận biết;
Tất cả các Phòng/Bộ phận khi tiếp nhận tài liệu có nguồn gốc bên ngoài phải được đăng ký vào Sổ đăng ký tài liệu bên ngoài của Phòng/Bộ phận; sau đó tài liệu này được gửi cho người có trách nhiệm để xem xét, thực hiện nhằm đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà công ty xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý SKATMTCL được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát;
Đểngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích gì, Công ty cần áp dụng một hoặc kết hợp các phương pháp kiểm soát như sử dụng phần mềm máy tính và/hoặc dùng các con dấu “Được kiểm soát”, “Tài liệu lỗi thời” và/hoặc “Tài liệu tham khảo”.
Kiểm soát hồ sơ
Hồsơ được thiết lập để cung cấp chứng cứ của sự phù hợp với các yêu cầu và chứng cứ của tính hiệu lực vận hành của hệ thống quản lý SKATMTCL. Ngoài việc kiểm soát hồ sơ như một dạng tài liệu nêu tại 4.2.3 của Bộ Tiêu chuẩn ISO, kiểm soát hồ sơ phải đáp ứng: Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ đọc, dễ nhận biết, và dễ truy cập; Xác định hồ sơ cần lưu trữ; Lưu trữ và bảo quản trong tình trạng không làm thất lạc hay hư hại hồ sơ; Truy cập và tra cứu dễ dàng khi cần thiết; Xác định thời gian lưu trữ; Xử lý các hồ sơ hết hạn lưu.
Tại công ty, hồ sơ được kiểm soát dạng bản cứng (hard copy). Các hồ sơ dạng file điện tử (e-copy) mang tính chất tham khảo, được quản lý bằng các công cụ tin học hỗ trợ liên quan.
Tài liệu liên quan mục 4.2.3 & 4.2.4 của Bộ Tiêu chuẩn ISO:
Quy trình Quản lý hồsơ, tài liệu.
3.2.2.3 Trách nhiệm của Lãnh đạo
Cam kết của lãnh đạo
Giám đốc - Lãnh đạo cao nhất của công ty có vai trò quyết định trong việc xây dựng, triển khai và không ngừng cải tiến HTQL, thể hiện qua việc hoạch định, cung cấp các nguồn lực cần thiết và xem xét định kỳđểđạt được các mục tiêu đã đề ra.
65
Định hướng thiết lập chính sách An toàn, sức khỏe, môi trường và chất lượng
Chính sách HSEQ và các chính sách liên quan của Tổng công ty được phổ biến và áp dụng cho toàn bộcác đơn vị thành viên của Tổng công ty. Bên cạnh đó, công ty xây dựng mục tiêu HSEQ và các quy trình quản lý của riêng mình trên cơ sở các Chính sách chung và hoạt động thực tế của công ty.
Giám đốc công ty đưa ra Chính sách an toàn, sức khỏe, môi trường và chất lượng như là sự cam kết của mình trong việc đáp ứng ngày càng tốt hơn sự mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm cũng như cam kết trong việc ngăn ngừa thương tật, các ảnh hưởng bất lợi đến sức khỏe con người cũng như ngăn ngừa ô nhiễm môi trường. Chính sách HSEQ được Lãnh đạo công ty xem xét định kỳ qua các cuộc họp xem xét của lãnh đạo để bảo đảm sự phù hợp của nó.
Để chính sách và tầm quan trọng của việc định hướng các hoạt động vào khách hàng và các bên quan tâm được phổ biến đến mọi cấp trong công ty nhằm lôi cuốn tất cả cán bộ công nhân viên thấu hiểu và cùng thực thi, công ty thực hiện các biện pháp: Tổ chức đào tạo về quản trị chất lượng, các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 và OHSAS 18001:2007 cho các cấp quản lý trong công ty; HTQL được đưa vào chương trình giới thiệu cho các nhân viên mới; Các chính sách của công ty được dựng tại nơi cán bộ công nhân viên thường xuyên qua lại để phổ biến, nhắc nhở và cổ động sự tham gia của mọi người; Ngoài ra, Chính sách HSEQ của công ty còn được phổ biến rộng rãi đến khách hàng, đối tác, nhà thầu phụ, chính quyền, … thông qua các tài liệu giới thiệu công ty, các hội nghị khách hàng, hội thảo ATSKMTCL, hồ sơ đấu thầu…
Các chính sách Sức khỏe An toàn Môi trường Chất lượng (SKATMTCL)
Hệ thống các chính sách SKATMTCL công ty bao gồm: Chính sách Sức khỏe An toàn Môi trường Chất lượng; Chính sách Sử dụng Rượu cồn và các chất kích thích.
Giám đốc công ty xác lập và ban hành các chính sách SKATMTCL công ty, áp dụng xuyên suốt trong mọi hoạt động của công ty, đảm bảo: Phù hợp với mục đích của công ty và Tổng công ty; Đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của chính sách SKATMTCL; Cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu SKATMTCL; Được truyền đạt và thấu hiểu trong toàn công ty; Được xem xét để luôn thích hợp.
66
Tài liệu liên quan Chính sách của Công ty PTSC:
Chính sách An toàn, sức khỏe, môi trường và chất lượng. Chính sách Sử dụng rượu, cồn và các chất kích thích. Hoạch định
Mục tiêu Sức khỏe, An toàn, Môi trường, Chất lượng (SKATMTCL)
Mục tiêu SKATMTCL phải đo lường được và nhất quán với chính sách SKATMTCL. Mục tiêu SKATMTCL ở cấp thấp hơn phải đáp ứng và phù hợp với Mục tiêu của cấp cao hơn (Mục tiêu SKATMTCL công ty hơn phải đáp ứng và phù hợp với mục tiêu của Tổng công ty, mục tiêu SKATMTCL ở các Phòng/Bộ phận phải đáp ứng và phù hợp với Mục tiêu của công ty)
Mục tiêu phải được thiết lập theo hướng ngày càng tốt hơn và đảm bảo bao gồm đủ các yếu tố thuộc các lĩnh vực SK, AT, MT và CL.
Mục tiêu SKATMTCL phải được thiết lập kèm theo một “Kế hoạch thực hiện mục tiêu” mô tả các việc phải thực hiện, biện pháp, trách nhiệm, và khung thời gian cho mỗi một mục tiêu đặt ra.
Mục tiêu SKATMTCL được lập định kỳhàng năm. Thời hạn ban hành Mục tiêu cho năm mới không được chậm sau ngày 15/2 hàng năm.
Kết quả thực hiện Mục tiêu SKATMTCL phải được xem xét, đánh giá định kỳ ít nhất 6 tháng 1 lần, làm cơ sở cho việc điều chỉnh và/hoặc thiết lập các biện pháp khắc phục/phòng ngừa, và làm đầu vào cho các cuộc họp xem xét của Lãnh đạo.
Hệ thống mục tiêu SKATMTCL của công ty bao gồm: Mục tiêu SKATMTCL công ty do Giám đốc ký phê duyệt; Mục tiêu SKATMTCL Phòng/Bộ phận do Trưởng Phòng/Bộ phận ký đề xuất và Giám đốc công ty (hoặc người được phân công) ký chấp thuận.
Đại diện lãnh đạo về quản lý hệ thống tích hợp (HSEQ MR) công ty có trách nhiệm: Soạn thảo và trình Giám đốc công ty phê duyệt Mục tiêu và Kế hoạch thực hiện mục tiêu SKATMTCL công ty; Hướng dẫn các Phòng/Bộ phận lập Mục tiêu và Kế hoạch thực hiện mục tiêu SKATMTCL của Phòng/Bộ phận; Chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch thực hiện Mục tiêu SKATMTCL của Phòng/Bộ phận, đảm bảo hoàn thành; Xem xét, đánh giá, tổng hợp kết quả thực hiện Mục tiêu SKATMTCL Phòng/Bộ phận và báo cáo đến Giám đốc công ty.
67
Trưởng Phòng ATCL công ty có trách nhiệm: Hỗ trợ HSEQ MR trong các công tác trên; Hỗ trợ HSEQ MR theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Mục tiêu tại Phòng/Bộ phận đảm bảo hoàn thành Mục tiêu đúng thời hạn.
Trưởng các Phòng/Bộ phận có trách nhiệm: Soạn thảo, phê duyệt/trình duyệt ban hành Mục tiêu và Kế hoạch thực hiện mục tiêu SKATMTCL của Phòng/Bộ phận mình; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Mục tiêu và báo cáo kết quả thực hiện; Hoạch định HTQL SKATMTCL
Giám đốc công ty đảm bảo: Tiến hành hoạch định HTQL SKATMTCL đểđáp ứng các yêu cầu của các tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 và OHSAS 18001:2007 cũng như các mục tiêu SKATMTCL; Tính nhất quán của hệ thống được duy trì khi các thay đổi đối với hệ thống được hoạch định và thực hiện; Hoạch định để xác định mối nguy, đánh giá rủi ro và xác định biện pháp kiểm soát sức khỏe và an toàn nghề nghiệp.
Công ty thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục để nhận biết các mối nguy về sức khỏe và an toàn nghề nhiệp (SK&AT nghề nghiệp), đánh giá các rủi ro và xác định các biện pháp kiểm soát cần thiết tại các Phòng/Bộ phận trong công ty.
Các thủ tục nhận biết và đánh giá rủi ro xem xét đến: Các hoạt động thường xuyên và không thường xuyên; Các hoạt động của những người có khảnăng tiếp cận đến nơi làm việc (bao gồm cả các nhà thầu phụ và khách hàng); Các hành vi, khảnăng và nhân tố liên quan đến con người khác; Xác định các mối nguy bắt nguồn từ bên ngoài nơi làm việc mà có khảnăng ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và an toàn của những người chịu ảnh hưởng kiểm soát của công ty trong phạm vi nơi làm việc; Các mối nguy do các hoạt động dưới sự kiểm soát của công ty tạo ra trong vùng lân cận của nơi làm việc; Hạ tầng cơ sở, trang thiết bị và vật liệu tại nơi làm việc do công ty hay người khác cung cấp; Các thay đổi hay đề xuất thay đổi trong công ty, đối với các hoạt động, hay vật tư; Các điều chỉnh đối với HTQL SKATMTCL bao gồm cảthay đổi mang tính tạm thời và ảnh hưởng của chúng đối với việc điều hành, các quá trình và các hoạt động; Các nghĩa vụpháp lý có liên quan đến việc đánh giá rủi ro và thực hiện các biện pháp kiểm soát; Việc thiết kế các khu vực làm việc, các quá trình, việc lắp đặt, các máy móc/thiết bị, các quy trình điều hành và tổ chức công việc, bao gồm việc thích ứng với khảnăng con người.
68
Các phương pháp để xác định mối nguy và đánh giá rủi ro của công ty phải: được xác định phù hợp với phạm vi, bản chất và ấn định thời điểm để đảm bảo chủ động ngăn ngừa hơn là phản ứng. Giúp nhận diện, phân loại thứ tựưu tiên và lập thành văn bản các rủi ro; áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp.
Để quản lý các thay đổi, công ty nhận diện các mối nguy về SK&AT nghề nghiệp và các rủi ro có liên quan đến các thay đổi trong công ty, HTQL SKATMTCL, hay các hoạt động, trước khi thực hiện các thay đổi đó.
Công ty đảm bảo rằng các kết quả đánh giá này được xem xét khi xác định biện pháp kiểm soát đối với các rủi ro.
Khi nhận diện các rủi ro hay khi xem xét thay đổi các biện pháp kiểm soát hiện hữu, việc xem xét sẽ hướng đến các biện pháp giảm thiểu rủi ro theo cấp độ sau: Loại bỏ; Thay thế; Các biện pháp kỹ thuật; Các tín hiệu, biển cảnh báo và/hay các biện pháp kiểm soát hành chính; Các thiết bị bảo vệ cá nhân.
Công ty lập thành văn bản và cập nhật các kết quả của việc nhận diện các mối nguy, đánh giá rủi ro và các biện pháp kiểm soát đã được xác định.
Công ty đảm bảo rằng các rủi ro về SK&AT nghề nghiệp và các biện pháp kiểm soát đã xác định được xem xét khi thiết lập, thực hiện và duy trì HTQL SKATMTCL của nó.
Tài liệu liên quan mục 5.4.2.1 của Bộ tiêu chuẩn ISO:
Quy trình xác định mối nguy và đánh giá rủi ro. Khía cạnh môi trường
Công ty thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục để:
Nhận diện các khía cạnh môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ trong phạm vi đã xác định của HTQL SKATMTCL mà công ty có thể kiểm soát và các khía cạnh môi trường mà công ty có thể bịảnh hưởng có tính đến các kế hoạch đã triển khai hoặc lập mới, hoặc các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ mới hoặc được điều chỉnh;
Xác định những khía cạnh môi trường có hoặc có thể có các tác động đáng kể tới môi trường (nghĩa là các khía cạnh môi trường có ý nghĩa).
Công ty lập thành văn bản thông tin này và cập nhật chúng.
Công ty đảm bảo rằng các khía cạnh môi trường có ý nghĩa đã được xem xét đến trong khi thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý của mình.
69
Phương pháp, tiêu chí xác định khía cạnh môi trường và khía cạnh môi trường có ý nghĩa được áp dụng thống nhất trong công ty.
Tài liệu liên quan mục 5.4.2.2 của Bộ tiêu chuẩn ISO:
Quy trình Xác định khía cạnh môi trường.
Xác định và kiểm soát các yêu cầu về sức khỏe an toàn, môi trường và chất lượng
Việc tuân thủ các yêu cầu về pháp luật và các yêu cầu của các bên liên quan về SKATMTCL là bắt buộc đối với toàn thể CBCNV và các Phòng/Bộ phận thuộc công ty.
Các Phòng/Bộ phận cần chủđộng nhận biết, cập nhật và tuân thủđầy đủ các yêu cầu về pháp luật và các yêu cầu khác liên quan đến CBNNV, hoạt động của Phòng/Bộ phận mình, các yêu cầu liên quan đến sản phẩm.
HSEQ MR công ty/Phòng ATCL có trách nhiệm làm đầu mối xác định, cập nhật và kiểm soát sự tuân thủ các yêu cầu về SKATMTCL trong công ty.
Ghi chú: xem thêm Mục 7.2.1 của Bộ tiêu chuẩn ISO – Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm.
Tài liệu liên quan mục 5.4.2.3 của Bộ tiêu chuẩn ISO:
Quy trình Đánh giá sự tuân thủ HSE
Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin
Trách nhiệm và quyền hạn
Công ty xây dựng và áp dụng hệ thống văn bản về trách nhiệm và quyền hạn của tất cả các vị trí trong hệ thống tổ chức của công ty và phổ biến đầy đủ tới đúng đối tượng để thực hiện.
Tài liệu liên quan mục 5.5.1 của Bộ tiêu chuẩn ISO:
Sơ đồ Tổ chức của công ty; Bản Phân công công việc trong Ban Giám đốc công ty; Bản Mô tả chức danh công việc.
Giám đốc công ty
Giám đốc công ty có trách nhiệm đảm bảo các yêu cầu, mục tiêu SKATMTCL của công ty được triển khai và áp dụng, đảm bảo công tác quản lý SKATMTCL tại công ty