Hệ thống quản lý tích hợp là hệ thống quản lý mà nó tích hợp tất cả các thành phần của hoạt động kinh doanh vào một hệ thống duy nhất để có khả năng đạt được các mục đích và nhiệm vụ của tổ chức.
Hệ thống quản lý tích hợp (IMS - Integrated Management System) nên tích hợp tất cả các hệ thống hiện có của tổ chức như chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, tài chính, nhân sự, bảo mật thông tin ... vào một hệ thống. IMS nối liền các yếu tố, các thành phần của những hệ thống riêng rẽ lại với nhau sao cho đạt mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Các thành phần này bao gồm cơ cấu, nguồn lực và các quá trình hoạt động.Vì vậy, con người, cơ sở vật chất, thiết bị và văn hoá tổ chức cũng là một phần của hệ thống như các chính sách và các hoạt động đã được văn bản hóa.
Tích hợp là đưa tất cả các hoạt động quản lý của tổ chức vào một hệ thống thống nhất, không chia tách các thành phần. Vì các hệ thống mà tổ chức áp dụng là phần không thể thiếu trong HTQL chung của tổ chức nên cần nối kết chúng sao cho ranh giới giữa các quá trình được nối liền.
Các hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường, và hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp đều dựa trên các nguyên tắc cơ bản tương tự nhau nên hầu hết IMS là sự tích hợp của hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường, và HTQL an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
Các hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường, và HTQL an toàn và sức khỏe nghề nghiệp đều có những yếu tố HTQL chung như sau: Chính sách; Hoạch định; Thực hiện và điều hành; Cải tiến; Xem xét của lãnh đạo.
Sự khác biệt chính giữa ISO 14001, OHSAS 18001 với ISO 9001 là:
ISO 14001 tập trung vào các tác động môi trường, OHSAS 18001 tập trung vào các rủi ro cho nhân viên, còn ISO 9001 tập trung vào các yêu cầu của khách hàng.
ISO 14001 và OHSAS 18001: các yêu cầu ở mức độ cao còn ISO 9001 thì chi tiết hơn.
20
14001 và OHSAS 18001 thì giới hạn trong điều khoản 4.4.
Đánh giá nội bộ: Đánh giá nội bộ nhằm kiểm tra tính hiệu lưc của hệ thống, chỉ được đề cập trong ISO 9001 mà không đề cập trong ISO 14001 và OHSAS 18001.
Tính hiệu lực của hệ thống chỉ được nói đến trong ISO 14001 và OHSAS 18001 ởđiều khoản xem xét của lãnh đạo (4.6).
Hình 1.5: Các thành phần của hệ thống quản lý tích hợp
Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 liên hệ với trách nhiệm xã hội và nhằm đạt được sự thỏa mãn của các bên liên quan.Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mong muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001 hướng đến sự thỏa mãn của nhân viên với việc cung cấp môi trường làm việc an toàn. Do đó, tất cả các quá trình và các tài liệu mô tả chúng phải được tích hợp theo cách thức hiệu quả, hợp lý. Cần lưu ý, tích hợp không có nghĩa là đặt các yếu tố của hệ thống này kế cận các yếu tố của hệ thống kia. Việc đưa hệ thống môi trường và hệ thống chất lượng vào chung một quyển tài liệu bao gồm tất cả các chính
21
sách và các thủ tục của mỗi hệ thống thì không phải là IMS. Nếu tổ chức mua một phần mềm có khả năng xử lý các tài liệu môi trường, chất lượng và an toàn sức khỏe nghề nghiệp thì cũng không phải là tích hợp. Việc đưa trưởng phòng môi trường, trưởng phòng chất lượng và trưởng phòng an toàn vào chung một bộ phận cũng không phải là tích hợp.
22
Theo AFAQ AFNOR, một sốđiểm so sánh giúp ta nhận biết hệ thống tích hợp được trình bày trong bảng sau:
Bảng 1.1: So sánh hệ thống tích hợp và không tích hợp theo AFAQ, AFNOR
Yếu tố Mục tiêu Không tích hợp Có tích hợp
P1
Chính sách quản lý Chính sách riêng cho từng hệ thống, cách truyền
đạt khác nhau.
- Chính sách chung cho các hệ thống, có điểm chung trong sự
nhận dạng các tác động và các nhu cầu.