- Sơ đồ, danh mục riêng cho từng tiêuchuẩn.
1.6.1 Mô hình PDCA
Hiện nay có nhiều tiêu chuẩn được chấp nhận rộng rãi đã dựa trên mô hình PDCA của Deming. Do vậy, cấu trúc của hệ thống tích hợp cũng có thể dựa trên khung PDCA này.
1.6.1.1 Chu trình PDCA
Các hệ thống quản lý môi trường, quản lý chất lượng và quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp đều dựa trên mô hình PDCA của Deming hay còn gọi là vòng tròn Deming (hình 1.6).
Hình 1.6: Chu trình PDCA
Lập kế hoạch (Plan): Hoạch định, thiết lập các mục tiêu, các quá trình cần thiết và lập kế hoạch (phân tích hiện trạng của tổ chức, thiết lập các mục tiêu chung và chỉ tiêu, triển khai kế hoạch nhằm đạt được chỉ tiêu, mục tiêu).
Thực hiện (Do): Thực hiện các quá trình, kế hoạch đã lập.
Kiểm tra (Check): Kiểm tra, đo lường kết quả (đo lường, giám sát tổ chức đã đạt các mục tiêu tới đâu) và báo cáo kết quả.
Hành động (Act): Điều chỉnh, cải tiến kế hoạch và đưa vào thực hiện (chỉnh sửa và học hỏi từ các lỗi để cải tiến kế hoạch nhằm đạt kết quả tốt hơn trong lần sau).
30
Như vậy chu trình Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động cứ liên tục thực hiện và sau mỗi lần như vậy, hệ thống quản lý được cải tiến, lên một mức cao hơn. Kết quả của bước điều chỉnh sẽlà thông tin đầu vào cho chu trình mới.
1.6.1.2 Mô hình tích hợp dựa trên PDCA
Dr. David Brewer và Dr. Michael Nash đề nghị cấu trúc IMS được mô tả trong hình 1.7. Nó gồm 4 phần tư, mỗi phần tương ứng với một giai đoạn trong chu trình PDCA. Nó ôm chặt lấy các khái niệm kế hoạch xử lý rủi ro RTP (Risk Treatment Plan) và kế hoạch khai thác cơ hội OEP (Opportunity Exploitation Plan) để nhận biết tất cả các kiểm soát nội bộ và thiết lập một hệ thống hoàn chỉnh cho việc kiểm soát nội bộ.
31
Các thủ tục vận hành và kiểm soát được thiết lập trong giai đoạn “Lập kế hoạch” và đưa vào thực hiện trong giai đoạn “Thực hiện”. Trong các giai đoạn “Kiểm tra” và “Hành động”, tổ chức thực hiện các kiểm soát nội bộ nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh và thỏa mãn các yêu cầu luật định, yêu cầu của hợp đồng và các nghĩa vụ hợp tác với chính phủ.
Thành phần của mỗi giai đoạn như sau:
Lập kế hoạch: Hoạt động đầu tiên là tuyên bố nhiệm vụ của tổ chức. Hoạt động này phục vụ cho mục đích thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó cũng dẫn đến việc công bố mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
Mục tiêu kinh doanh có thể nảy sinh từ: Chính sách tích hợp của tổ chức; các rủi ro kinh doanh; các cơ hội kinh doanh.
Khi thiếu việc kiểm soát nội bộ một số “rủi ro chấp nhận được” có thể bị che giấu để khi không xem xét kỹ hơn thì chúng trở thành “rủi ro không áp dụng”. Trong quá trình điều chỉnh HTQL, các “rủi ro không chấp nhận được” chỉ trở nên “rủi ro áp dụng ” khi có những kiểm soát nội bộ để giảm các rủi ro này đến mức chấp nhận được, và đây chính là kết quả của RTP.
Thực hiện: Trong giai đoạn này, các thủ tục vận hành và kiểm soát được áp dụng. Một số biến đổi trong các hoạt động cũng xảy ra ởgiai đoạn này như:
Quản lý nguồn lực.
Đảm bảo tất cả nhân viên được đào tạo thích hợp, có nhận thức và năng lực phù hợp với trách nhiệm công việc được giao.
Đảm bảo đưa ra các hành động thích hợp đối với các sự cốvà các cơ hội.
Kiểm tra: Giai đoạn này bao gồm ba hoạt động được yêu cầu bởi chu trình PDCA, đó là đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và phản hồi của khách hàng. Ngoài ra, các hoạt động kiểm tra khác có thể bao gồm như kiểm tra hàng ngày về sự phù hợp.
Hành động: Giai đoạn này cũng gồm 3 hoạt động được yêu cầu bởi chu trình PDCA, đó là hoạt động khắc phục, hoạt động phòng ngừa và cải tiến. Về mặt lý thuyết, việc triển khai OEP và RTP đủđể nhận biết tất cả các kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên trong thực tế, có thể xảy ra sai sót do các rủi ro và cơ hội không được hiểu
32
đầy đủ, cụ thể khi việc phân tích được thực hiện lần đầu tiên ởgiai đoạn lập kế hoạch trong chu trình PDCA. Những sai sót này có thể tìm thấy và chỉnh sửa trong giai đoạn kiểm tra và hành động, nhưng dĩ nhiên, nó có thể quá trễđể tránh các thiệt hại có thểngăn chặn được (hoặc mất đi cơ hội) cho tổ chức. Để bổ sung cho việc hoạch định trong giai đoạn kiểm tra, Dr. David Brewer và Dr. Michael Nash đề nghị đưa vào khái niệm “Danh sách các ý tưởng thay thế” AIL (Alternative Ideas List) mà nó hoạt động như một “Lưới An toàn”.
“Lưới an toàn” gồm có một hoặc nhiều AIL. Mỗi AIL là một tập hợp các thủ tục vận hành và kiểm soát được đề nghị.Thường các đề nghị này có được từ việc nghiên cứu thực hành tốt nhất của một vài quy tắc cụ thểnhư những thông tin về bảo mật, về chất lượng và tài chánh. Một hệ thống quản lý có thể có nhiều AIL tùy yêu cầu quản lý của hệ thống đó.
Mỗi việc kiểm soát (hoặc thủ tục vận hành) trong AIL được xem xét để xác định nó có khảnăng áp dụng trong tổ chức hay không. Có 3 trường hợp:
Trường hợp 1: Việc kiểm soát (hoặc thủ tục vận hành) trong AIL được áp dụng và đã được nhận biết trong RTP hoặc OEP.
Trường hợp 2: Việc kiểm soát (hoặc thủ tục vận hành) trong AIL được áp dụng nhưng chưa được nhận biết trong RTP hoặc OEP.
Trường hợp 3: Việc kiểm soát (hoặc thủ tục vận hành) trong AIL không được áp dụng
Trường hợp thứ 2 cho thấy có sai sót khi triển khai RTP hoặc OEP. Do vậy, AIL hoạt động như một lưới an toàn cho các hoạt động của RTP và OEP. Lưới an toàn bao gồm việc nhận biết và tạo ra một hoặc nhiều AIL, sau đó xem xét các nội dung của những AIL này để kiểm tra xem các RTP và OEP có thật sự hoàn tất chưa và cuối cùng đưa ra các tuyên bố về việc áp dụng (SOA - Statement of Applicability) nhằm ghi nhận lại kết quả của việc xem xét.
33
Tiếp cận việc tích hợp hệ thống quản lý dựa trên vòng tròn Deming và cách tiếp