6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.4. Hoàn thiện Công tác quản trị các khoản phải thu
a. Xây dựng chính sách tín dụng thương mại
Quản trị khoản phải thu gắn liền với việc xây dựng và thực thi chính sách bán tín dụng nhằm đạt được mục tiêu công ty trong từng thời kỳ. Chính sách tín dụng bao gồm bốn biến số sau đây: tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng, chiết khấu nhờ trả sớm, chính sách thu hồi nợ.
Đánh giá tiêu chuẩn tín dụng
Tiêu chuẩn tín dụng được sử dụng để xác định những khách hàng nào đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức độ tín dụng mà họ có thể được hưởng.
Phân tích tín dụng khách hàng doanh nghiệp
Công ty phân tích hiệu quả tài chính của một khách hàng doanh nghiệp bằng phân tích thông số tài chính hiện tại, từ đó có thể kiểm soát được vị thế tài chính của doanh nghiệp. Mục tiêu là để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng. Quá trình phân tích tín dụng doanh nghiệp được thể hiện trên hình 3.2.
Hình 3.2. Phân tích tín dụng khách hàng doanh nghiệp
Nội dung hoạt động kinh doanh của khách hàng Sức mạnh cạnh tranh Khả năng thanh toán và sức mạnh tài chính Độ an toàn về tài chính Khả năng hoàn trả Môi trường kinh doanh Tài sản và nợ hiện tại Lợi nhuận Dòng ngân quỹ
Thông tin tín dụng khách hàng thường bao gồm những thông tin chủ yếu sau:
Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh; Các thông số tài chính quan trọng;
Thông tin từ các nhà cung cấp của doanh nghiệp cho biết họ thường trả đúng thời hạn hay trễ hạn và trong thời gian gần đây họ có lần nào không thanh toán nợ hay không;
Bản mô tả điều kiện vật lý về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
Bản mô tả về những người chủ doanh nghiệp, bao gồm báo cáo về các lần phá sản, kiện tụng…trước đây của doanh nghiệp.
Phân tích tín dụng khách hàng cá nhân
Đánh giá tín dụng khách hàng cá nhân cũng tương tự như vậy, bao gồm thông tin về thu nhập, kinh nghiệm làm việc, sở hữu nhà cửa, đất đai, thông tin về tín nhiệm tín dụng trong quá khứ.
Phần lớn khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng Intimex các tỉnh như: Công ty Olam inernal, Noble Americas, là khách hàng truyền thống của Công ty nên việc xảy ra nợ xấu là rất ít, tuy nhiên đó cũng là lý do ảnh hưởng đến việc thu hồi vốn của Công ty do nợ quá hạn.
Kế hoạch doanh thu của Công ty năm 2014 là 390.000 triệu đồng, với kỳ thu tiền bình quân bằng 38 ngày. Lâu nay Công ty chưa áp dụng bán tín dụng cho khách hàng. Công ty đang cân nhắc mở bán tín dụng thêm cho 2 công ty là Công ty Olam Inernal và Công ty Noble Americas.
Qua tìm hiểu các thông tin về hai khách hàng này, Công ty thấy rằng, các khách hàng có những phản ứng như sau nếu Công ty mở rộng bán tín dụng:
Bảng 3.4 Dựđoán thông tin tín dụng của các khách hàng
STT Chỉ tiêu Olam Inernal Noble Americas
1 Tỷ lệ doanh số tăng thêm 10% 15%
2 Tỷ lệ chậm trễ trong thanh toán 20% 30%
Qua Bảng 3.4, Nếu Công ty mở tín dụng cho Olam Inernal thì doanh số sẽ tăng lên 10% so với doanh thu kế hoạch và nếu mở đến Noble Americas doanh thu lúc này sẽ tăng lên 25% (tức là 10% dành cho Olam Inernal và 15% dành cho Noble Americas). Việc gia tăng sản lượng không làm tăng thêm chi phí cố định, vì thế tỷ lệ chi phí cố định tính trên một đơn vị sản lượng ứng với việc mở rộng khách hàng giảm xuống.
Với chi phí biến đổi biên tế là 80% (Tỷ trọng chi phí biến đổi trong doanh thu); chi phí cơ hội vốn là 20% (Khi doanh thu tăng lên thì công ty chỉ mất phần biến phí còn định phí không thay đổi, không tăng lên).
Bảng 3.5 Phân tích quyết định mở rộng tín dụng cho các khách hàng
ĐVT: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Hiện nay Mởđến Olam Inernal Mởđến Noble Americas 1 Doanh số 390.000 429.000 487.500
2 Doanh số tăng biên 39.000 58.500
3 Kỳ thu tiền 38 46 49
4 Thu nhập tăng thêm 7.800 11.700
5 Khoản phải thu tăng thêm 4.940 8.028
6 Vốn đầu tư khoản phải thu 3.952 6.422
7 Chi phí cơ hội vốn 790 1.284
Lợi nhuận của Công ty tăng lên khi mở đến Noble Americas, nếu có mất mát thì toàn bộ khoản phải thu bị mất đi. Do đó cần xác định khoản mất mát của từng khách hàng:
Bảng 3.6 Xác định khoản mất mát của từng khách hàng
ĐVT: Triệu đồng
STT Chỉ Tiêu Olam inernal Noble
Americas
1 Khả năng mất mát 12% 25%
2 Xác suất thu được tiền 88% 75%
3 Lợi nhuận 7.010 10.416
4 Khả năng mất mát khoản phải thu 4.940 8.028
5 Kết quả kỳ vọng 5.576 5.805
Như vậy Công ty nên mở tín dụng cho cả hai khách hàng dựa trên việc cân nhắc kết quả kỳ vọng >0.
Như vậy, Việc nới lỏng tiêu chuẩn tín dụng khách hàng sẽ làm tăng nguy cơ mất mát, tăng nhu cầu vốn đầu tư vào khoản phải thu và do vậy tăng thêm chi phí vốn.
Qua Bảng 3.5, cho thấy Công ty mở tín dụng đến Noble Americas sẽ làm tăng chi phí vốn hơn so với phương án chỉ mở đến Olam Inernal là 494 triệu đồng.
Bằng cách phân tích biên chúng ta thấy Công ty nên mở đến Noble Americas sẽ đạt được mức lợi nhuận tăng thêm so với chính sách bán hàng hiện nay và đạt cực đại 10.416 triệu đồng, kỳ thu tiền bình quân là 48 ngày.
Đánh giá thời hạn bán hàng
Thời hạn bán hàng chỉ độ dài thời gian mà tín dụng được mở cho một khách hàng và tỷ lệ chiết khấu nếu họ trả sớm. Về cơ bản, có những điều khoản bán hàng như sau:
Không cấp tín dụng: nghĩa là thanh toán tiền mặt lúc giao hàng;
Thời hạn tín dụng: Người bán xác định cụ thể thời hạn tối đa mà khách hàng phải thanh toán;
Chiết khấu tiền mặt: Ngoài việc mở tín dụng, Công ty có thể đưa ra chiết khấu tiền mặt nếu hóa đơn được thanh toán trong thời kỳ đầu của thời hạn bán hàng. Chiết khấu tiền mặt được đưa ra để thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm;
Như vậy, thời hạn bán hàng là một biến số chung bao gồm hai biến số là thời hạn tín dụng và chiết khấu trả trước.
Xác định thời hạn bán tín dụng
Thời hạn bán hàng có thể tác động rất lớn đến doanh số.
Khi mở rộng thời hạn bán hàng, Công ty phải xem xét sự đánh đổi hay bù trừ giữa lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm.
Doanh số năm 2014 là 390.000 triệu đồng, Kỳ thu tiền hiện nay của Công ty là 38 ngày. Công ty muốn lựa chọn 2 phương án thời hạn bán tín dụng là: Phương án 1: 40 ngày, Phương án 2: 45 ngày. Chi phí cơ hội vốn là 15%, Chi phí biến đổi biên tế là 80%. Các thông tin về các phương án thời hạn tín dụng như sau: Bảng 3.7 Thông tin về chính sách nới rộng thời hạn tín dụng STT Chỉ tiêu Phương án 1 Phương án 2
1 Tỷ lệ gia tăng doanh số so với hiện nay 10% 12%
2 Tỷ lệ chậm trể trong thanh toán 2% 6%
3 Tỷ lệ mất mát 1% 2%
Bằng phương pháp phân tích biên chúng ta có thể xác định được thời hạn tín dụng tốt nhất mà Công ty nên mở:
Bảng 3.8 Phân tích quyết định kéo dài thời hạn bán hàng
ĐVT: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu Hiện nay Phương án 1 Phương án 2 1 Doanh số 390.000 429.000 436.800 2 Kỳ thu tiền bình quân 38 41 48 3 Doanh số tăng biên 39.000 7.800 4 Thu nhập tăng thêm 7.800 1.560 5 Khoản phải thu 5.1 Cho doanh số cũ 41.167 3.033 8.223 5.2 Cho doanh số tăng so với hiện nay 4.420 1.034
5.3 Vốn đầu tư cho khoản phải thu 41.167 6.569 9.049 6 Chi phí vốn tăng thêm 985 1.357
7 Mất mát 4.290 8.736
8 Mất mát tăng biên 4.290 4.446
9 Lợi nhuận tăng thêm 2.525 (4.243) 10 Lợi nhuận cao nhất 2.525
Dựa vào Bảng 3.8 ta thấy phương án 1 có lợi nhuận lớn nhất là 2.525 triệu đồng, lợi nhuận tăng thêm có thể bù đắp được chi phí cơ hội do đầu tư tăng thêm vào khoản phải thu. Như vậy Công ty nên áp dụng thời hạn bán tín dụng là 40 ngày. Doanh số và kỳ thu tiền bình quân ứng với thời hạn bán tín dụng mới là: doanh số là 429.000 triệu đồng, thời hạn bán hàng là 40 ngày, kỳ thu tiền bình quân là 41 ngày.
Xây dựng định mức chiết khấu phù hợp
Chiết khấu tiền mặt được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và giảm đầu tư vào khoản phải thu và các chi phí liên quan. Bù lại các khoản tiết kiệm hay lợi ích này, công ty phải mất đi chi phí chiết khấu trên
phần doanh thu của các hóa đơn.
Các khách hàng của Công ty hầu như là thanh toán không đúng thời hạn. Chính vì vậy, Công ty cần áp dụng chiết khấu tiền mặt để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và giảm đầu tư vào khoản phải thu và các chi phí liên quan. Bù lại các khoản tiết kiệm hay lợi ích này, Công ty phải mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn.
Công ty bán tín dụng với thời hạn Net 40 và không cấp chiết khấu. Để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu, Công ty muốn cấp chiết khấu cho khách hàng theo hai phương án:
Phương án 1: Bán tín dụng với thời hạn 1/10 Net 40. Kỳ thu tiền bình quân trong chính sách 1/10 Net 40 giảm xuống còn 30 ngày, với chính sách này thì có 30% khách hàng nhận chiết khấu.
Phương án 2: Bán tín dụng với thời hạn 2/10 Net 40. Kỳ thu tiền trong chính sách 2/10 Net 40 giảm xuống còn 25 ngày, với chinh sách này thì có 50% khách hàng nhận chiết khấu.
Bảng 3.9. Phân tích quyết định cấp chiết khấu cho khách hàng tín dụng ĐVT: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Net 40 1/10 Net 40 2/10 Net 40 1 Doanh số 429.000 429.000 429.000
2 Kỳ thu tiền bình quân (Ngày) 41 30 25
3 Tỷ lệ chiết khấu 1% 2%
4 Số khách hành nhận chiết khấu 30% 50%
5 Khoàn phải thu 48.858 35.750 29.792
6 Giảm khoản phải thu 13.108 5.958
7 Giảm vốn đầu tư vào khoản phải thu 10.487 4.767
8 Tiết kiệm chi phí cơ hội 1.573 715
9 Thiệt hại do chiết khấu 1.287 4.290
10 Lợi nhuận ròng 286 (3.575)
Với kết quả phân tích ở Bảng 3.9, Công ty nên cấp tín dụng với thời hạn 1/10 Net 40. Nghĩa là với thời hạn này, tiết kiệm chi phí cơ hội do đẩy nhanh tốc độ thu tiền lớn hơn chi phí dành cho chiết khấu.
Xây dựng chính sách thu hồi nợ
Công ty cần phải kiểm soát chu kỳ tín dụng, nếu chu kỳ quá dài thì phải đẩy nhanh hơn tiến trình này.
Chính sách thu hồi nợ liên quan đến các thủ tục mà công ty sử dụng để thu hồi các khoản nợ quá hạn. Các thủ tục này bao gồm các hoạt động như gửi thư đến cho khách hàng, điện thoại, viếng thăm và cuối cùng là các hành động mang tính luật pháp. Một trong những biến số cơ bản nhất của chính sách này chính là số tiền chi cho các thủ tục thu hồi.
kỳ thu tiền và phần trăm thất thoát nợ. Công ty cần tính đến tất cả các yếu tố này khi xây dựng chính sách tín dụng.
Công ty cần phải kiểm soát chu kỳ tín dụng. Chu kỳ tín dụng của Công ty quá dài, Công ty cần phải đẩy nhanh hơn tiến trình này. Chu kỳ tín dụng của Công ty quá dài là do các nguyên nhân sau: Điều khoản tín dụng quá lỏng lẻo, thủ tục và hệ thống thu hồi không hiệu quả.
Việc đẩy nhanh chu kỳ tín dụng cũng có thể làm giảm số nợ xấu vì hệ thống thu nợ tốt làm giảm cơ hội cho những khách hàng vỡ nợ.
Chính sách thu nợ có mục đích là sử dụng các nguồn lực của công ty để thực hiện việc thu tiền đối với các hóa đơn quá hạn.
Trước khi khởi sự các thủ tục thu nợ cần phải tự đặt hai câu hỏi: Khoản nợ quá hạn có giá trị bao nhiêu?
Thời gian quá hạn bao lâu?
Thủ tục thu nợ thường bao gồm một quá trình tự hợp lý cho các giải pháp mà nó áp dụng một cách tổng hợp như: các cú điện thoại, thư tín, các viếng thăm cá nhân, hoạt động luật pháp.
Thủ tục thu nợ vừa mềm dẻo vừa cương quyết có thể từ việc gửi thư với những giọng điệu ngày càng nghiêm khắc đến các cú điện thoại...
Tất nhiên, thu nợ bằng con đường luật pháp là cuối cùng và bị bắt buộc. Đòi nợ bằng luật pháp ít có giá trị thực tế chỉ nên áp dụng đối với sự phá sản, khi mà khoản nợ không thể thu được. Hợp lý hơn cả vẫn là giải quyết bằng thương lượng, thỏa hiệp.
Trên thực tế các biến số của chính sách tín dụng ở trong một mối liên hệ chặt chẽ và phối hợp tất cả các nỗ lực sao cho nó có lợi nhất.
Bảng 3.10. Các biện pháp thu hồi khoản phải thu Thời hạn Hành động cần thiết
15 ngày sau khi hóa đơn đến hạn
Gửi thư kèm theo số hóa đơn nhắc thời hạn và giá trị đúng hạn và yêu cầu trả tiền
45 ngày sau khi đến hạn
Gửi thư kèm theo thông tin hóa đơn thúc giục trả tiền và khuyến cáo là có thể làm giảm uy tín trong các yêu cầu tín dụng.
75 ngày sau khi hóa đơn đúng hẹn
Gửi thư, gửi thông tin của hóa đơn, thông báo là nếu không trả đủ tiền trong thời hạn 30 ngày sẽ hủy bỏ các giá trị tín dụng đã thiết lập.
80 ngày sau khi hóa đơn đến hạn Gọi điện thoại khẳng định thông báo cuối cùng.
105 ngày sau khi hóa đơn đến hạn
Gửi thư, thông báo là hủy bỏ giá trị tín dụng của khách hàng ngay cả khi đã trả đủ tiền.
Nếu khoản nợ quá lớn thông báo cho khách là có thể đòi nợ bằng con đường luật pháp.
135 ngày sau khi hóa đơn đến hạn
Có thể đưa khoản nợ vào nợ khó đòi. Nếu khoản nợ quá lớn thì khởi sự đòi nợ bằng pháp luật.
b. Đánh giá khách hàng tín dụng
hành phân tích để đánh giá rủi ro liên quan và khả năng khách hàng thanh toán các khoản nợ theo kế hoạch.
Quy trình đánh giá khách hàng tín dụng bao gồm ba bước cơ bản sau:
Thu thập thông tin liên quan đến khách hàng tín dụng
Thông tin để đánh giá mức độ tín nhiệm tín dụng của một khách hàng hình thành từ nhiều nguồn bao gồm các nguồn sau:
Báo cáo tài chính do khách hàng nộp lại: Báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán (nên sử sụng báo cáo đã được kiểm toán), và thậm chí có thể là một bản dự toán các ngân sách. Thông tin này có thể được sử dụng để đánh giá sức mạnh tài chính của khách hàng và khả năng trả các khoản nợ tín dụng.
Các ngân hàng: Công ty có thể thu thập thông tin chi tiết về cấu trúc trả nợ và tình hình tài chính của khách hàng đang được điều tra từ các ngân hàng có mối quan hệ lâu năm với Công ty.
Dựa vào kinh nghiệm quá khứ của riêng Công ty với khách hàng tín dụng có thể vô cùng hữu ích khi quyết định có tiếp tục mở tín dụng, tăng mức tín dụng cho khách hàng đó không.
Phân tích thông tin để xác định mức độ tín nhiệm của khách hàng
Một số chỉ dẫn truyền thống có thể làm khuôn khổ cho việc phân tích. Các chỉ dẫn này được gọi là “tín dụng 5C”:
Character - Đặc điểm: Liên quan đến mức độ sẵn sàng của khách hàng