6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3.Hoàn thiện Công tác quản trị tiền mặt
Tại sao có những doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng họ vẫn bị phá sản? Lý do là họ không đủ tiền mặt để phục vụ cho hoặt động sản xuất kinh doanh chứ không phải vì không có lợi nhuận. Do đó tiền mặt vẫn luôn là nhân tố quan trọng đảm bảo cho hoặt động kinh doanh được thông suốt.
Quản trị tiền mặt hiệu quả đặc biệt quan trọng với Công ty TNHH Trung Hiếu vì nhiều nguyên nhân: khó khăn trong việc vay vốn, nguồn vốn chủ yếu vay ở các ngân hàng thương mại; định hướng phát triển của Công ty sẽ trở thành công ty kinh doanh chuyên ngành nông sản mạnh nhất, có tính chất chuyên môn hóa cao trong lĩnh vực cà phê nông sản, do tăng trưởng với tốc độ nhanh nên đòi hỏi tăng tồn kho và khoản phải thu do đó sẽ sử dụng tiền mặt nhiều hơn.
a. Các kỹ thuật quản trị tiền mặt
Mục tiêu của quản trị tiền mặt là tối đa hóa thời gian khả dụng của tiền mặt. Quản trị tiền mặt hiệu quả bao gồm quản trị riêng rẽ dòng nhập quỹ và dòng xuất quỹ, bao gồm: Đồng bộ hóa dòng tiền mặt, giảm thời gian kiểm tra hóa đơn, kỹ thuật vốn trôi nổi, đẩy nhanh tốc độ thu tiền, kiểm soát quá trình thanh toán.
Phương pháp thu tiền nhanh
Có nhiều kỹ thuật được áp dụng vừa để đẩy nhanh tốc độ thu nợ vừa để đưa quỹ đến nơi cần thiết. Hai kỹ thuật phổ biến nhất đó là:
Hệ thống tài khoản thu gom: Các tờ sec của khách hàng được gửi đến hộp thư đặt ở bưu điện của thành phố chứ không phải ở trụ sở công ty. Ngân hàng ở địa phương đó đến kiểm tra hộp thư nhiều lần trong ngày và chuyển tiền vào tài khoản của công ty ngay tại thành phố đó. Sau đó, ngân hàng báo cáo cho công ty những biên lai nhận được trong ngày, thông thường qua hệ thống chuyển dữ liệu điện tử vì hệ thống này cho phép cập nhật trực tuyến những báo cáo về khoản phải thu của công ty. Hệ thống tài khoản thu gom được thể hiện trong hình 3.1.
Hình 3.1. Hệ thống tài khoản thu gom
b. Hoạch định nhu cầu tiền mặt
Có hai phương pháp để hoạch định nhu cầu tiền mặt:
Phương pháp trực tiếp: Ước tính những số thu và số chi tiền mặt;
Khách hàng A Khách hàng B Khách hàng C Khác hàng D Khách hàng E Khách hàng F Hộp thư số 1 Hộp thư số 2 Hộp thư số 3
Ngân hàng địa phương thu sec từ các hộp
thư bưu điện
Xử lý sec
Gửi thông tin chi tiết về cho Công ty Chuyển sec vào tài khoản của Công ty
Phương pháp gián tiếp: Điều chỉnh báo cáo thu nhập ròng.
Công ty TNHH Trung Hiếu nên áp dụng phương pháp trực tiếp để dễ dàng hơn trong việc giải thích cho giám đốc chưa qua đào tạo về tài chính. Phương pháp này rất hữu ích cho kế hoạch tiền mặt ngắn hạn.
Bằng cách sử dụng phương pháp này, công ty ước tính tổng tiền mặt thu vào và chi ra của các khoản mục chính (tức là, tập hợp khoản phải thu, vay mới, tiền lương, mua sắm hàng tồn kho,…) cho giai đoạn lập kế hoạch.
Các khoản mục chính có thể bao gồm:
Thu tiền mặt: Tiền thu từ bán hàng; khoản phải thu; bán tài sản; lãi nhận được; tiền thu được từ các khoản vay; thu tiền mặt khác.
Chi tiền mặt: Khoản phải trả; trả lương; bảo hiểm xã hội; phúc lợi xã hội; chi phí bán hàng, chi phí quản lý; chi phí lãi vay; trả nợ; chi phí đầu tư; thuế thu nhập; các khoản chi bằng tiền khác.
Cân đối thu - chi cho từng tháng, quí.
Dự kiến các nguồn tài trợ cho khoản thiếu tiền và đầu tư tiền nhàn rỗi khi thừa tiền.
Theo phương pháp trên, ta có thể lập kế hoạch tiền mặt trong năm 2014 như sau:
Trên cơ sở kế hoạch doanh thu của Công ty năm 2014 là 390.000 triệu đồng, ước tính tỷ trọng doanh thu phân phối doanh thu theo từng quí là: Quí 1 là 20%, Quí 2 là 10%, Quí 3 là 30%, Quí 4 là 40%.
Theo kinh nghiệm bán hàng qua các năm, khoảng 30% doanh thu bán hàng sẽ thu được trong vòng 30-60 ngày, 70% doanh thu còn lại sẽ thu trong 5 tháng đến 1 năm.
Giá trị hàng mua thường chiếm 97% doanh thu, khi mua hàng của nhà cung cấp, công ty phải thanh toán ngay hoặc chỉ được chiếm dụng từ 30-40 ngày (trả ngay trong quí).
Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh thường phụ thuộc vào tình hình doanh thu thực hiện được, và thường chiếm khoảng 1,5% doanh thu thực hiện.
Dựa trên những dự báo thu - chi, có thể lập biểu kế hoạch thu chi tiền mặt hàng quí cho Công ty như sau:
Bảng 3.2. Kế hoạch thu chi tiền mặt năm 2014 ĐVT: Triệu đồng STT Chỉ Tiêu Quí 4/2013 Quí 1/2014 Quí 2/2014 Quí 3/2014 Quí 4/2014 I KẾ HOẠCH THU 1 Doanh thu dự kiến 131.214 78.000 39.000 117.000 156.000 2 Thu trong quí 39.364 23.400 11.700 35.100 46.800 3 Thu trong quí sau 68.887 27.555 16.380 8.190 24.570 Tổng thu trong quí 50.955 28.080 43.290 71.370 II KẾ HOẠCH CHI 1 Mua hàng hóa 75.660 37.830 113.490 151.320 2 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý 1.170 585 1.755 2.340 3 Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 257 129 386 515 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng chi trong quí 77.087 38.544 115.631 154.175 III CHÊNH LỆCH THU
- CHI (26.132) (10.464) (72.341) (82.805) Dựa trên dự toán nhu cầu thu - chi trong từng quí, có thể xây dựng kế hoạch ngân sách tiền mặt như sau:
Bảng 3.3. Kế hoạch ngân quĩ năm 2014 ĐVT: Triệu đồng STT Chỉ Tiêu Quí 1/2014 Quí 2/2014 Quí 3/2014 Quí 4/2014
1 Thu trong quí 50.955 28.080 43.290 71.370
2 Chi trong quí 77.087 38.544 115.631 154.175
3 Chênh lệch thu - chi (26.132) (10.464) (72.341) (82.805)
Qua kế hoạch ngân quĩ, ta thấy nhu cầu tiền mặt của Công ty đều bị thiếu ở tất cả các quí, mà đặc biệt thiếu nhiều nhất là ở quí 3 và quí 4. Điều này có thể giải thích là trong quí 3 và quí 4 là những quí thuộc mùa vụ nên Công ty phải bỏ vốn ra để mua hàng hóa, khi mua hàng thì Công ty phải thanh toán ngay tiền hàng cho nhà cung cấp nhưng tiền thu từ bán hàng lại chưa thu được. Do đó, Công ty nên chủ động xây dựng kế hoạch tìm nguồn tài trợ để bổ sung cho lượng tiền bị thiếu này. Công ty nên dự tính sát và tương đối các nguồn thu và nguồn chi, để có thể dự tính kế hoạch huy động vốn kịp thời cho lượng tiền thiết. Công ty cũng cần dự tính thêm một mức dự trữ tiền mặt dự phòng hợp lý để tài trợ cho những khoản chi phí phát sinh khác.
c. Chính sách tài chính trong quản trị tiền mặt
Các chính sách tài chính trong quản trị tiền mặt được xây dựng căn cứ vào kết quả của dòng ngân quỹ. Nếu dòng ngân quỹ ròng dương, Công ty phải tìm cơ hội đầu tư ngắn hạn để sinh lời. Nếu dòng ngân quỹ ròng âm, Công ty phải thu xếp một nguồn tiền ngắn hạn để tài trợ tạm thời cho khoản thiếu hụt đó.
Huy động vốn ngắn hạn cho nhu cầu tiền mặt: các nguồn huy động vốn rất đa dạng, Công ty cần phân tích so sánh giữa chi phí đi vay, thời hạn vay và ưu điểm của các nguồn vay để đưa ra quyết định đúng đắn.
lượng tiền bao nhiêu, thời gian bao lâu phải là quyết định cân bằng giữa lợi nhuận và rủi ro, đảm bảo tính thanh khoản và tương thích với dự báo ngân quỹ của công ty.