a. Về công tác hoạch định nguồn nhân lực
Đầu tiên, các nhân viên ở phòng tổ chức - hành chính sẽ xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến nguồn nhân lực của công ty bằng việc phân tích môi trường, xác định các mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty.
Sau đó, căn cứ vào hiện trạng nguồn nhân lực và quan hệ cung cầu nguồn nhân lực để đưa ra dự báo nguồn nhân lực cho công ty trong thời gian tiếp theo nhằm thích ứng với các nhu cầu mới của thị trường.
Hàng năm, phòng tổ chức - hành chính sẽ lên kế hoạch thực hiện các chương trình quản trị nguồn nhân lực cho công ty bao gồm kế hoạch thu hút nhân tài, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực. Song song đó là quá trình kiểm tra, đánh giá thực hiện.
b. Về phân tích công việc
Do đặc thù về ngành nghề may mặc hàng gia công nên chất lượng sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu. Căn cứ vào khả năng, trình độ lành nghề của công nhân mà phòng tổ chức - hành chính thông qua Phó Giám Đốc phụ trách sản xuất sẽ bố trí công nhân ở các phân xưởng một cách hợp lý qua từng khâu, từng giai đoạn của quy trình sản xuất.
c. Về công tác tuyển dụng
Căn cứ vào việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng từ môi trường bên trong, bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Phòng tổ chức - hành chính có nhiệm vụ hoạch định đưa ra dự báo nhu cầu về nhân lực cho công ty bằng việc sử dụng các phương pháp dự báo như: phương pháp định lượng, phương pháp phân tích tương quan, phương pháp hồi quy,… để dự báo được chính xác và đáp ứng đủ nhu cầu về nguồn nhân lực cho công ty.
Công tác tuyển dụng cũng được công ty đặc biệt quan tâm vì mục tiêu của công ty đặt ra là tăng chất lượng tuyển dụng chứ không phải đơn thuần là tăng số lượng lao động. Công tác tuyển dụng của công ty được thực hiện bài bản qua những bước sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng của công ty Cổ Phần Đồng Tiến
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Bước 1: Xác định công việc và nhu cầu tuyển dụng
Phòng tổ chức - hành chính có nhiệm vụ cố vấn cho Ban lãnh đạo trong công tác tuyển chọn nhân sự. Tùy theo kế hoạch, chiến lược, chính sách và mục tiêu kinh doanh hàng năm của công ty mà phòng tổ chức - hành chính sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm tiếp theo. Đối với những thay đổi bất thường như người lao động bất ngờ xin nghỉ việc mà không thể thông báo trước, hoặc khi công ty nhận được những hợp đồng hay dự án mà nhân lực hiện có không thể đáp ứng được nhu cầu và tính chất công việc thì công tác tuyển dụng sẽ được xúc tiến ngay để kịp thời bổ sung vào những khâu thiếu hụt nhằm ổn định tổ chức.
Bước 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng
Có nhiều hình thức để thông báo nhu cầu tuyển dụng đến các ứng viên như: quảng cáo trên báo đài, tivi, thông qua các trung tâm dịch vụ lao động, pano, áp phích,… Nhưng công ty Cổ Phần Đồng Tiến thông báo tuyển dụng chủ yếu thông qua đăng tải trên báo, và dán thông báo ở trước công ty, các trụ sở đơn vị tuyển
Bước 1: Xác định công việc và nhu cầu tuyển dụng Bước 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng
Bước 6: Phỏng vấn lần hai
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ Bước 4: Tổ chức phỏng vấn sơ bộ Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm
Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng Bước 7: Khám sức khỏe
Ứng viên viên
bị loại loại
dụng. Tuy các hình thức thông báo tuyển dụng này sẽ tiết kiệm cho công ty một khoản chi phí vì đây đều là những hình thức ít tốn kém nhưng những hình thức này sẽ không thể phát huy hết tác dụng trong việc thu hút nhân tài do không được nhiều người biết đến.
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Phòng tổ chức - hành chính sẽ thu nhận và nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên. Tất cả mọi hồ sơ xin việc sẽ được ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này. Đánh giá các ứng viên thể hiện trong hồ sơ dự tuyển trên cơ sở đối chiếu với yêu cầu công việc để chọn ra những ứng viên có triển vọng phù hợp cho các vòng tuyển dụng sau. Nghiên cứu hồ sơ nhằm loại bỏ các ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho công ty. Bước 4: Tổ chức phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 10 - 15 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. Bước phỏng vấn này sẽ là cuộc tiếp xúc giữa người chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng thuộc phòng tổ chức - hành chính của công ty với ứng viên dự tuyển.
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm
Ở bước này công ty tiến hành kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn các ứng viên nhằm chọn được những ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức, kỹ năng cơ bản, khả năng thực hành trong ngành may mặc. Các hình thức trắc nghiệm cũng được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, sự hiểu biết, mức độ khéo léo của bàn tay, v.v....
Bước 6: Phỏng vấn lần hai
Để tìm kiếm được những cá nhân xuất sắc, có đủ phẩm chất để hoàn thành công việc không phải là một chuyện đơn giản. Phỏng vấn lần hai sẽ là bước sàng lọc một lần nữa các ứng viên đáp ứng được các tiêu chuẩn tuyển dụng đặt ra ở các bước trên. Bước phỏng vần này sẽ tạo cơ hội để ứng viên tìm hiểu về công việc, để họ so sánh với kế hoạch và tham vọng của họ, đây sẽ là cuộc gặp gỡ và trao đổi giữa người chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng thuộc phòng tổ chức - hành
chính, trưởng bộ phận đang có nhu cầu tuyển dụng với ứng viên dự tuyển. Đến bước này, các ứng viên được chọn sẽ là những người thật sự xuất sắc mà công ty cần đến.
Bước 7: Khám sức khỏe
Đây là bước rất quan trọng vì công ty luôn muốn tuyển những công nhân viên có sức khỏe thật tốt để vào làm việc. Đặc biệt là trong lĩnh vực may mặc đòi hỏi sự chính xác cao trong từng đường may, mũi chỉ. Nếu công nhân không có tinh thần và sức khỏe tốt sẽ dễ dẫn đến tai nạn lao động, cũng như ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm làm ra. Tuy giấy khám sức khỏe là giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ xin việc, nhưng ứng viên trúng tuyển vào vòng này sẽ được tổ chức khám sức khỏe một lần nữa ngay tại công ty.
Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng
Tổng Giám Đốc công ty sẽ là người ra quyết định tuyển dụng lao động. Ứng viên trúng tuyển vào vòng này hay không sẽ được thông báo trong vòng 10 ngày kể từ ngày phỏng vấn lần hai, đây là bước tất yếu để xác định ứng viên đã được nhận vào làm việc tại công ty. Các ứng viên được chọn sẽ được công ty hẹn cụ thể vào một ngày để thỏa thuận hợp đồng lao động và các vấn đề có liên quan. Ứng viên phải chuẩn bị những giấy tờ còn thiếu để bổ sung vào hồ sơ cá nhân nếu hồ sơ đã nộp trước đó chưa đầy đủ. Hợp đồng lao động chính thức sẽ được ký kết giữa Tổng Giám Đốc công ty với ứng viên trúng tuyển.