3.1.1. ưu điểm
Tuy là một doanh nghiệp mới thành lập chưa bao lâu nhưng công ty cổ phần công nghệ LeHut đã không ngừng phát triển vươn lên để trở thành một công ty có quy mô sản xuất, trình độ quản lý và thế đứng hiện nay. Từ chỗ cơ sơ vật chất còn nghèo nàn lạc hậu, lao động thủ công là chủ yếu đến nay công ty đã áp dụng các máy móc thiết bị hiện đại vào sản xuất cùng hàng trăm công nhân lành nghề. Sản phẩm của công ty ngày càng được ưa chuộng trên thị trường.
Cùng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý của công ty cũng từng bước được nâng cao và hoàn thiện. Trong cơ chế thị trường hiện nay, sự linh hoạt và nhậy bén trong công tác quản lý kinh tế, quản lý sản xuất đã thực sự trở thành đòn bẩy mạnh mẽ cho quá trình phát triển của ông ty.
_ Thứ nhất: Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được lập theo đúng chế độ, quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảm bảo tính kịp thời của số liệu, đảm bảo tính chặt chẽ, giúp cho ban lãnh đạo quản lý dễ dàng hơn. Cụ thể: Thủ tục nhập, xuất kho được thể hiện khá đầy đủ, rõ ràng tuân theo từng bước cụ thể đối với từng loại NVL. Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... được công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng quy định đã ban hành. Việc theo dõi nhập, xuất kho vật liệu được tổ chức khá chặt chẽ, có sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán để đảm bảo chính xác và đầy đủ số liệu.
_ Thứ hai: Vấn đề quản lý NVL của công ty được thực hiện một cách chặt chẽ, công ty đưa ra các nội quy về việc quản lý NVL trong kho, tại nơi sản xuất, trách nhiệm của thủ kho... Trong mỗi nội quy lại quy định rõ thủ tục nhập – xuất NVL hàng ngày, việc sử dụng NVL tại nơi sản xuất, những người có trách nhiệm nếu xảy ra hao hụt quá định mức, các biện pháp bảo quản từng loại vật liệu trong kho.
84
Chính vì có những quy định chặt chẽ như vậy, việc quản lý vật liệu ở công ty đã diễn ra khá chặt chẽ, nhịp nhàng. Nhìn chung trong công ty tinh thần trách nhiệm của thủ kho cũng như trách nhiệm của các tổ trưởng và công nhân sản xuất đối với việc quản lý vật liệu rất cao, tình trạng xảy ra hao hụt ngoài định mức rất hiếm.
_ Thứ ba: Do đặc điểm NVL của công ty nhiều loại, được nhập xuất liên tục nên công ty áp dụng hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý, đáp ứng được nhiều thuận lợi trong công quản lý. Bên cạnh đó để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công ty đã áp dụng ghi thẻ song song. Phương pháp này khá đơn giản, dễ thực hiện đảm bảo khả năng so sánh số liệu giữa kho với phòng kế toán, đảm bảo khả năng cung cấp thông tin nhanh và chính xác bất cứ lúc nào khi nhà quản lý doanh nghiệp cần. Hình thức này phù hợp với tình hình đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty, phù hợp với việc sử dụng kế toán máy của doanh nghiệp.
_ Thứ tư: Hệ thống tài khoản được mở phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán NVL của công ty.
_ Thứ năm: Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật kí chứng từ. Hình thức sổ này phù hợp với qui mô và trình độ kế toán của doanh nghiệp, tạo điêù kiện cho các phần hành thực hiện hiệu quả hơn.
_ Thứ sáu: Về khâu thu mua: Công ty đã ký hợp đồng với nhiều công ty có uy tín, vật tư có chất lượng cao, đúng chủng loại, giá cả hợp lý và đáp ứng đựơc nhu cầu thu mua. Bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ cán bộ thu mua linh hoạt, am hiểu chất lượng và thị trường giá cả nên việc thu mua tương đối ổn định, đảm bảo cung cấp vật liệu trong quá trình sản xuất đúng tiến độ và đúng kế hoạch và mang lại thuận lợi trong sản xuất.
_Thứ bảy: Dự trữ, bảo quản NVL là rất cần thiết, do đó mà công ty đã thực hiện rất tốt về vấn đề này. Cụ thể: Công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, xây dựng định mức vật liệu tối đa và tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất không ngừng trệ, không gây lãng phí vốn và giải phóng vốn lưu động đáng kể. Bên cạnh đó hệ thống kho tàng của công ty được xây dựng khá tốt, phù hợp với quy mô sản
85
xuất của công ty, tránh được tổn thất lãng phí, đảm bảo an toàn kho vật tư, hàng hoá.
_ Thứ tám: NVL của công ty phong phú về chủng loại, nhiều về số lượng có thể xuất từ nhiều nguồn khác nhau. Việc quản lý sẽ rất khó khăn, khó có thể đạt được hiệu quả cao nếu công ty làm kế toán thủ công, nhưng nhờ có hệ thống kế toán máy công ty đã lập được danh điểm vật tư rất chi tiết, rõ ràng, cụ thể và có hệ thống. Hệ thống danh điểm này chặt chẽ, đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp.. tiện cho công tác kế toán ngay cả khi cung cấp thông tin vào máy, hay khi yêu cầu thông tin đầu ra để phục vụ nhanh cho các quyết định trong công tác quản lý sản xuất và kinh doanh. Từ đó mang lại hiệu quả cao trong việc sản xuất kinh doanh.
_ Thứ chín: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung góp phần đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng về nhiệm vụ cũng như bảo đảm được sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty. Mặt khác các cán bộ phòng kế toán được đào tạo một cách bài bản và chuyên môn sâu, giúp cho qua trình làm việc được thuận lợi và nhanh chóng. Không những vậy mà các cán bộ kế toán luôn luôn học hỏi và nâng cao trình độ của mình nên tránh được tình trạng lạc hậu và không theo kịp những thay đổi của thị trường.
3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân:
_ Thứ nhất: NVL tại công ty chủ yếu là mua ngoài do đó mà công ty vẫn phải chịu những biến động bất thường về giá cả, rủi ro trong quá trình vận chuyển, tiền bảo hiểm, các loại thuế …Các yếu tố này khiến chi phí NVL của công ty khá cao, dẫn đến nhiều bất lợi trong việc sản xuất kinh doanh.
_ Thứ hai: Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho áp dụng tại công ty là phương pháp thẻ song song, phương pháp này không phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty vì thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau, với số lượng nhập, xuất lớn.
_ Thứ ba: Tình trạng sản xuất bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu và phải đi mua sỉ, mua lẻ ở bên ngoài nên có hiện tượng không đảm bảo về chất lượng. Do
86
đó chất lượng sản phẩm sản xuất ra không đồng đều giữa các đợt hàng, tiến độ giao hàng chậm lại, và vấn đề giá thành cũng bị ảnh hưởng khi phải mua giá lẻ cao hơn, gây khó khăn cho việc tính toán giá thành đầu vào và ảnh hưởng đến lợi nhuận.
_ Thứ tư: Giá cả của NVL biến động liên tục qua các năm, do vậy vào cuối mỗi năm công ty cần phải lập dự phòng giảm giá vật liệu cho từng loại, nhưng tại công ty cổ phần Công Nghệ LeHut đã không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dẫn đến việc không bù đắp được giá trị tổn thất do giảm gía hàng tồn kho khi xảy ra.
_ Thứ năm: Nguyên vật liệu tồn kho của công ty có một loại nguyên vật liệu tồn không nhiều đó là phế liệu từ khâu sản xuất, lượng phế liệu này chưa được quản lý chặt chẽ trong khâu phân loại. Do vậy có tình trạng trong quá trình hạch toán chưa cụ thể hoá được từng thứ phế liệu chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong giá thành mỗi loại sản phẩm.
_ Thứ sáu: Phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng là phần mềm Fast 2000 đây là phần mềm kế toán cũ, hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm hiện đại, đảm bảo phục vụ cho nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh.
_ Thứ bảy : Về việc xử lý NVL thừa thiếu tại công ty chưa sát với quy định của Bộ tài chính. Cụ thể như đã trình bày ở trên, khi phát hiện thừa thiếu NVL, kế toán không tìm hiểu nguyên nhân mà hạch toán trực tiếp tăng (giảm) chi phí hoặc thu nhập khác.
_ Thứ tám: Khi nhập nguyên vật liệu, trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa nhập kho, kế toán không ghi sổ bởi vì không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ lưu lại hoá đơn đó trong một tập hồ sơ riêng, việc này chưa đúng và ảnh hưởng đến tính đúng kỳ của kế toán.
3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh, mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-
87
70% tổng chi phí, việc hoàn thiện kế toán NVL là hết sức cần thiết. Nếu doanh nghiệp mà hoàn thiện kế toán NVL tốt sẽ dẫn đến hiệu quả kinh tế càng cao. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp sản xuất thiết bị chiếu sáng, dụng cụ TDTT như công ty cổ phần Công Nghệ LeHut thì NVL là một yếu tố hết sức quan trọng. Nếu NVL thiếu hay không đảm bảo các yêu cầu về chất lượng đều làm ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng sản phẩm và uy tín của công ty. Chính vì vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán NVL tốt sẽ tạo ra nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp về mặt kinh tế, từ đó doanh nghiệp sẽ tạo được thế mạnh trên thị trường
3.3. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Yêu cầu hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu cần phải chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.
Trong khâu thu mua: Thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại.
Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dữ trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu.
Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
Hoàn thiện hạch toán NVL phải dựa trên các qui định ban hành của Bộ Tài Chính về các phương pháp thực hiện, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng và tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam ngoài ra phải đảm bảo yêu cầu hội nhập với các thông tư và chuẩn mực kế toán quốc tế.
3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
88
Qua những đánh giá về hạn chế, nhược điểm còn tồn tại ở công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut em xin được đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại công ty như sau:
3.4.1. Hoàn thiện việc kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu.
Tại công ty, việc kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu chưa được thực hiện một cách liên tục và thường xuyên, dẫn đến nhiều bất lợi cho công ty. Đây là một vấn đề cần chú trọng và quan tâm hơn nữa. Do đó theo em, công ty nên tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu theo quý vì số lượng vật tư nhiều, kiểm kê như vậy tránh được sự nhầm lẫn cho doanh nghiệp. Công việc kiểm kê được xác định trong từng trường hợp cụ thể sau:
Nếu trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu hư hỏng, mất mát thì kế toán ghi: Nợ TK 1381: tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152: giá thực tế của nguyên vật liệu thiếu Khi có biên bản xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112,334, 3388: cá nhân bồi thường Nợ TK 632: thiệt hại doanh nghiệp chịu
Có TK 1381: giá trị tài sản thiếu chờ xử lý
Trường hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa, nếu xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 711
Nếu xác định phải là vật liệu thừa, trả người khác kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK002. Nếu quyết định mua số vật liệu đó, doanh nghiệp thông báo cho bên bán và ghi:
Nợ TK 152
Có TK 338
3.4.2. Hoàn thiện việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu
Việc quản lý và hạch toán từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất kinh doanh NVL vẫn đảm bảo cho quá trình diễn ra nhưng thực tế quan sát cho
89
thấy việc sắp xếp, bảo quản vật tư chưa thực sự ngăn nắp, khoa học điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất để khắc phục tình trạng này công ty nên thực hiện một số biện pháp sau:
Công việc bố trí sắp xếp NVL theo từng loại, từng đặc điểm và tính năng sử dụng NVL một cách phù hợp, đảm bảo thuận lợi khi cần thiết, không tốn thời gian, công ty cũng nên cân đối lại kế hoạch thu mua một cách hợp lý, phải biết tính toán phù hợp với quy trình sản xuất và định mức tiêu thụ, tránh tình trạng gây lãng phí về NVL, đồng thời bộ phận kế hoạch của công ty nên có một khoản dự trữ nhất định để tránh được gián đoạn trong sản xuất, nhằm đáp ứng được nhu cầu mong đợi của khách hàng.
Công ty phải thường xuyên quan tâm đến nguồn vật liệu có chất lượng tốt mang lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng.
3.4.3. Hoàn thiện việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Công việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi có sự thay đổi thường xuyên về giá cả nguyên vật liệu. Nhờ có việc trích lập dự phòng này đã làm giảm bớt những rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Công ty sử dụng rất nhiều loại vật liệu, có một số loại có giá cả không thật ổn định qua các năm, do vậy vào cuối mỗi năm cần phải lập dự phòng giảm giá vật liệu cho từng loại vật liệu. Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện tốt, mang laị lợi nhuận cao cho doanh nghiệp công ty nên lập dự phòng giảm giá cho NVL. Theo em công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối mỗi niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc, qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá NVL, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất như nhau. Quy trình lập dự phòng giảm giá NVL như sau:
Mức dự phòng giảm
giá vật tư cần lập =
Số lượng vật tư *
(Giá vật tư trên sổ kế toán – giá vật tư trên thị trường ngày 31/12)
90
Sau khi xác định mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ như sau: