2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là hoạt động lưu thông phân phối hàng hoá trên thị trường buôn bán của Quốc gia mình và giữa các nước trên thế giới, thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất , nhập khẩu đến nơi tiêu dùng. Chính vì vậy mà bộ máy kế toán phải đảm bảo tính tập trung kịp thời . Do đó mà công ty cổ phần LeHut đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung. Tức là công tác kế toán được thực hiện ở bộ phận kế toán của công ty, từ việc thu nhập đến việc lập các báo cáo kế toán. Đặc điểm của hình thức này cũng có những mặt tích cực và mặt hạn chế. Cụ thể ưu điểm là toàn bộ thông tin kế toán được nắm bắt và quản lý dễ dàng, đánh giá chỉ đạo kịp thời. Nhược điểm là công việc không được phân công rõ ràng, dễ gây ra nhầm lẫn và độ chính xác không cao. Nấu nhự a Nhuộm màu Nhậ p kho Đồng lá, cuộn Xoắn đồng Dập cắt Lưỡi gà Dây cắm Đổ khuôn Hạt nhự a Đón g gói Lắp ráp hoà n thi ện K t s p
Tại công ty cổ phần công nghệ LeHut, bộ phận kế toán được tổ chức theo phương pháp ghép việc, nghĩa là một nhân viên kế toán phải kiêm nhiều phần hành kế toán. Phòng kế toán của công ty bao gồm 8 người : 1 kế toán trưởng, , 6 kế toán viên, 1 thủ quỹ, mỗi người được phân công phụ trách một hoặc nhiều phần hành khác nhau. Tất cả các kế toán viên đều có trình độ đại học.
Kế toán trưởng là người điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ tài chính của đơn vị, đồng thời hướng dẫn, cụ thể hoá kịp thời các chế độ, chính sách, quy định tài chính của Nhà nước và của Bộ Tài chính. Kế toán trưởng còn là người lập ra các báo cáo quyết toán, tham mưu cho giám đốc về việc sử dụng các chế độ quản lý của nhà nước ban hành sao cho phù hợp với tình hình sản xuất của doanh nghiệp. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật.
Thủ quỹ là người có trách nhiệm về công tác thu, chi tiền một cách hợp lý, để từ đó vào sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán tiền mặt có chức năng quản lý tình hình thu, chi, và tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Để quản lý tốt vốn bằng tiền mặt trong nội bộ công ty thì trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời kế toán trưởng phải phân công công việc của một số nhân viên làm
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán tiền lương Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân Kế toán bán hàng và công nợ Kế toán mua hàng và thanh toán công nợ phải trả Kế toán chi phí sx và tính giá
nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của nhau, để tránh tình trạng gian lận cũng như việc móc ngoặc giữa các nhân viên với nhau.
Kế toán tiền gửi ngân hàng có chức năng phản ánh tình hình tăng, giảm vốn và số dư tiền gửi ngân hàng, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Tiền gửi ngân hang bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng bạc trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng. Để tiến hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi công ty phải theo dõi tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng, không được phép bù trừ khoản phải thu, giữa các đối tượng khác nhau. Kế toán phải tổng hợp tình hình thanh toán với người bán theo tính chất nợ phải thu hay phải trả trước khi lập báo cáo kế toán. Đối với khoản phải thu, phải trả người bán có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi được bằng vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VND theo tỷ giá thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo ké toán năm.
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Kế toán có nhiệm vụ theo dõi số lượng hàng hoá mà công ty mua vào theo thời gian cụ thể, đồng thời kế toán cũng phải cần ghi chép và theo dõi chi phí phải trả cho người bán.
Kế toán vật tư: Kế toán có nhiệm vụ theo dõi và quản lý các loại vật tư một cách đầy đủ và thường xuyên. Các loại vật tư sau khi mua về sẽ được nhập kho sau đó mới xuất cho sản xuất, và đặc biệt là công tác dự trữ nguyên vật liệu, dụng cụ trong kho là rất cần thiết đòi hỏi kế toán vật tư phải làm tốt được nhiệm vụ đó.
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Trong công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là chỉ tiêu luôn được các nhà quản lý quan tâm. Thông qua số liệu tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm các nhà lãnh đạo công ty biết được chi phí và giá thành sản phẩm thực tế của từng loại sản phẩm cũng như kết quả kinh doanh. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhau nhưng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán. Đó là :
Thu thập, xử lý, phân loại và tổng hợp thông tin về hoạt động nghiên cứu và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính, cung cấp cho các đối tượng sử dụng có liên quan.
Phản ánh chứng từ, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, kịp thời, trung thực theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ quy định.
Do bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tập trung, thống nhất đã giúp cho công tác quản lý và công việc đôn đốc kiểm tra các bộ phận và nhân viên trong công ty, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc sản xuất và kinh doanh.
Đối với việc quản lý về tài chính của công ty một cách nhạy bén và nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao thì công ty đã sử dụng một số phần mềm kế toán cơ bản đó là phần mềm kế toán Fast 2000 cho tất cả các phần hành như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, …
2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Công ty
Cơ sở để ghi sổ kế toán của công ty là các chứng từ được lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Tất cả các chứng từ đều được tập hợp tại phòng kế toán, sau đó kế toán viên sẽ xử lý tương ứng với phần hành mà họ quản lý. Các chứng từ sử dụng là các chứng từ thông dụng như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toán tạm ứng, Bảng chấm công… ( Xem phụ lục)
* Việc thực hiện nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ thì công ty căn cứ vào Luật Kế toán và Nghị định số 129/ 2004/ NĐ- CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, và các quy định trong Quýêt định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006
2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại Công ty
Công ty sử dụng hệ thống danh mục tài khoản Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC của Bộ tài chính ngày 20/3/2006 ( Xem phụ lục)
2.2.4. Hình thức kế toán ở Công ty Cổ Phần Công Nghệ LEHUT:
Là hình thức Nhật ký chứng từ, hệ thống sổ kế toán công ty bao gồm các loại sau: - Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 7, số 8, số 9, số 10
- Các bảng kê số 1,số 2, số 3, số 4, số 5 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- 4 báo cáo tài chính:
+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01 – DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( mẫ số B02 – DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( mẫu số B03 – DN )
+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu số B09 – DN) Sổ kế toán tổng hợp Sổ cái, bảng cân đối số phát sinh.
Niên độ kế toán Công ty áp dụng từ 1/1/N đến 31/12/N dương lịch hàng năm. Công tác hạch toán kế toán ở công ty được vi tính hoá, chủ yếu là dựa trên chương trình Microsoft Excel để lập một số sổ kế toán tổng hợp, và chương trình phần mềm Fast 2000, sổ kế toán chi tiết và lập báo cáo tài chính
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty
Chú thích: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng
: Kiểm tra đối chiếu
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng kê Sổ kế toán chi Bảng tổng hợp chi Nhật ký chứng từ
2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của công ty. Nói cách khác, báo cáo tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của công ty cho những người quan tâm.
Báo cáo tài chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư Hướng dẫn chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày Báo cáo tài chính”
4 báo cáo tài chính:
+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01 – DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( mẫ số B02 – DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( mẫu số B03 – DN )
+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu số B09 – DN)
2.3. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut
2.3.1. Đặc điểm tổ chức quản lý về nguyên vật liệu tại công ty
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Về phía doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.
Trong khâu thu mua: Doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả.
Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá
lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vât liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp đã tính toán đầy đủ chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng doanh nghiệp đã tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
Để đáp ứng tốt trong nhu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu ở công ty đã thực hiện:
Tổ chức hệ thống chứng từ tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý ngưên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh được sự trùng lặp, luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất.
Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành, đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời.
Các báo cáo về nguyên vật liệu được xây dựng theo chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu
2.3.1.1. Đặc điểm của vật liệu tại Công ty
Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị chiếu sáng thiết bị điện – thiết bị chiếu sáng, thiết bị nguồn chuyên dụng, thiết bị dụng cụ TDTT mang nhãn hiệu LeHut. Với đặc điểm là sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng và chủng loại. Do vậy mà nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các yếu
tố đầu vào. Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng vào sản xuất kinh doanh bao gồm nhiều loại, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau với số lượng mỗi loại tương đối lớn.
Biểu minh hoạ chủng loại nguyên vật liệu tại công ty:
STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính
1 1102 Thuỷ tinh loại I Cái
2 1102 Thuỷ tinh loại II Cái
3 NA3451 Nhựa PK Kg 4 NA 3452 Nhựa MH Kg 5 NA 3453 Nhựa BB Kg 6 KH 8580 Nhôm trắng Kg 7 KH 8581 Nhôm màu Kg 8 KH 8582 Nhôm chống gỉ Kg 9 5400 NaOH Kg …
Quy trình sản xuất bóng đèn huỳnh quang: Nguyên vật liệu đầu vào là thuỷ tinh chịu nhiệt, đây là nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng để sản xuất bóng đèn huỳnh quang. Nguyên vật liệu này có đặc điểm chịu nhiệt tốt, nhưng lại rất dễ vỡ khi chịu lực mạnh.
Quy trình sản xuất máy tập TDTT: Nguyên vật liệu đầu vào là kim loại như: nhôm, sắt… Những nguyên vật liệu này có đặc điểm dễ bị gỉ khi để ngoài không khí nhưng lại chịu được tác động mạnh.
Quy trình sản xuất ổ cắm điện: Nguyên vật liệu đầu vào là nhựa, nguyên vật liệu này có đặc điểm chịu nhiệt tương đối tốt, giá thành rẻ, tiện dụng khi dùng.
Đối với quá trình sản xuất sản phẩm khác nhau, nguyên vật liệu đầu vào cũng khác nhau, do đó mà công ty phải dựa vào những đặc điểm này để bảo quản nguyên vật liệu cho tốt, phải đưa ra biện pháp cụ thể nhằm mang lại hiệu quả cao cho công ty.
Với một đơn vị sản xuất tương đối lớn nên công ty cũng đã chú trọng đầu tư hệ thống kho chứa nguyên vật liệu, gồm 18 kho chứa 5 loại nguyên vật liệu: