Việc nhập kho của công ty được thực hiện thông qua ký kết “Hợp đồng mua hàng” ( Biểu số 2.1) hoặc trực tiếp mua hàng. Khi “Hợp đồng mua hàng” được thực hiện nhà cung cấp sẽ giao hàng theo thời gian đã ghi trong hợp đồng kèm theo hoá đơn GTGT( Biểu số 2.2)
Bảng biểu số 2.1
Hợp đồng mua hàng
Hợp đồng số: 115/ EM- HAP
- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 28/09/1989 của hội đồng nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành
- Căn cứ vào đơn đặt hàng của Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut Hôm nay ngày 3 tháng 12 năm 2006
Chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty kinh doanh thuỷ tinh cao cấp Anh Quân
Địa chỉ: 56 – Phố Vọng – Hà Nội
Điện thoại: 04. 8643589 Fax: 04.8643589 Mã số thuế: 010010095-2
Đại diện: Ông Nguyễn Trung Thành Chức vụ : Giám đốc
Bên B: Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut
Địa chỉ : 12 Trường Chinh – Q. Hai Bà Trưng – TP Hà Nội Điện thoại : 04. 2141168 Fax: 04. 8690154
Mã số thuế: 010010045-2 Đại diện : Ông Lê Hữu Tình Chức vụ: Giám đốc
Hai bên thống nhất thoả thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Mặt hàng, số lượng, giá cả.
STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thuỷ tinh loại I Cái 100.000 7.000 700.000.000 2 Thuỷ tinh loại II Cái 200.000 5.000 1.000.000.000
Tổng 300.000 1.700.000.000
Điều 2: Chât lượng sản phẩm
- Thuỷ tinh chịu nhiệt tốt
- Kích thước và số lượng đạt yêu cầu
Điều 3: Phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán
Thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trước ngày 10/04/2007 Điều 4: Vận chuyển
Địa điểm giao hàng: Tại kho bên B Chi phí vận chuyển do bên A thanh toán Ngàygiao hàng: 14/ 12/ 2006
Hợp đồng có hiệu lực từ ngày 3/12/2006 đến ngày 30/03/2007
Hợp đồng này được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản. Đại diện bên A Đại diện bên B ( Ký tên, đóng dấu) ( Ký tên, đóng dấu)
Bảng biểu số 2.2
Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu DK/2005B
Ngày 14 tháng 12 năm 2006 Số : 008605 Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh thuỷ tinh cao cấp Anh Quân
Địa chỉ: 56 – Phố Vọng – Hà Nội
Điện thoại: Điện thoại: 04. 8643589 Fax: 04.8643589 Mã số thuế: 010010095-2
Họ tên người mua hàng: : Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut
Địa chỉ : 12 Trường Chinh – Q. Hai Bà Trưng – TP Hà Nội Điện thoại : 04. 2141168 Fax: 04. 8690154
Số tài khoản: 0021000756820 tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 010010045-2
STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thuỷ tinh loại I Cái 100.000 7.000 700.000.000 2 Thuỷ tinh loại II Cái 200.000 5.000 1.000.000.000
Cộng tiền hàng 1.700.000.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 170.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.870.000.000 Số tiền viết bằng chữ
Một tỷ tám trăm bảy mươi triệu đồng chẵn
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng biểu số 2.3
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut Mã số: 05-VT Bộ phận: Kho thuỷ tinh Số: 660
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Ngày 14 tháng 12 năm 2006
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 5010 ngày 3 tháng 12 năm 2006 của Công ty kinh doanh thuỷ tinh cao cấp Anh Quân.
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Nguyễn Văn Khang Trưởng ban Bà: Hoàng Hải Yến Uỷ viên Bà: Mai Thanh Hà Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại sau:
STT Tên hàng Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Đúng quy cách Không đúng quy cách A B C D E F G H 1 Thuỷ tinh loại I Chọn mẫu Cái 100.000 100.000 0
2 Thuỷ tinh loại II
Chọn mẫu Cái 200.000 200.000 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm : Hàng đủ tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản : Một bản giao cho phòng xuất nhập khẩu, một bản giao cho phòng kế toán.
Bảng biểu số 2.4
Công ty CPCN LeHut Phiếu nhập kho Mẫu: 01-VT Địa chỉ: 12 Trường Chinh Ngày 14 tháng 12 năm 2006 Số: 18055 Q. Hai Bà Trưng – TP HN
Họ tên người giao hàng: Anh Nguyễn Minh Sơn
Đơn vị: Công ty kinh doanh thuỷ tinh cao cấp Anh Quân.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 008605 ngày 3 tháng 12 năm 2006 của Công ty kinh doanh thuỷ tinh cao cấp Anh Quân.
Nhập tại kho: Thuỷ tinh
STT Tên hàng Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng
từ
Thực nhập
A B C 1 2 3 4
1 Thuỷ tinh loại
I Cái 100.000 100.000 7.000 700.000.000
2 Thuỷ tinh loại
II Cái 200.000 200.000 5.000 1.000.000.000
Cộng 1.700.000.000
Người giao hàng Thủ kho Kế toán TT đơn vị nhập Nguyễn Minh Sơn Lê Hồng Vân Mai Trang Tuấn Hùng
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu tại bộ phận cung ứng vật, một liên cùng với hoá đơn sẽ được gửi cho kế toán thanh toán với người bán để ghi sổ theo dõi, liên còn lại thủ kho giữ làm căn cứ để ghi thẻ kho và chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu để kiểm tra, định khoản và đưa ra số liệu vào máy tính. Thủ kho chỉ ghi vào phiếu nhập kho cột “Số lượng” còn cột “Đơn giá” và “ Thành tiền” là do kế toán ghi.
*Qui trình luân chuyển phiếu nhập
Trách nhiệm l/c Bước công việc
Người có nhu cầu nhập hàng Ban kiểm nghiệm Phụ trách phòng VT-XNK Kế toán NVL Thủ kho 1. Đề nghị nhập hàng 2. Lập bbản kiểm nghiệm 3. Viết phiếu nhập 4. Ký phiếu nhập 5. Nhập kho 6. Ghi sổ
7. Bảo quản lưu trữ
2.3.2.1.2. Đối với nguyên vật liệu tự chế nhập kho, phế liệu thu hồi
Chứng từ là “Phiếu nhập kho” do bộ phận có nguyên vật liệu nhập kho lập. Phiếu này cũng được lập thành 3 liên: một liên giao cho người nộp, một liên giao cho phòng cung ứng vật tư, liên còn lại giao cho thủ kho ghi trên thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để kế toán đưa số liệu vào máy tính.
Bảng biểu số 2.5
Công ty CPCN LeHut Phiếu nhập kho Mẫu: 01-VT Địa chỉ: 12 Trường Chinh Ngày 4 tháng 12 năm 2006 Số: 40987 Q. Hai Bà Trưng – TP HN
Họ và tên người giao hàng: Anh Mai Xuân Tiến – Công ty CPCN LeHut Nhập tại kho: Nhôm thành phẩm
STT Tên hàng Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng
từ
Thực nhập
1 Nhôm trắng kg 45.000 45.000 6.300 283.500.000
2 Nhôm mầu kg 58.000 58.000 5.000 290.000.000
Cộng 573.500.000
Người lập phiếu Thủ kho Kế toán Giám đốc Võ Hoài Nam Nguyễn Thuỳ Linh Mai Trang Lê Hữu Tình
*Đối với nguyên vật liệu xuất kho dùng không hết
Nguyên vật liệu không sử dụng hết tại công ty không được chuyển về kho mà vẫn để lại kho của các xí nghiệp, cuối tháng có báo cáo kiểm kê tại xí nghiệp. Công ty không lập “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” mà số lượng nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ được thể hiện trên thẻ kho.