- Trả phí lưu kho nếu có.
bi) Các cán bộ kinh doanh hay khai thác (Sales) liên hệ với nhà xuất khẩu để biết rõ chi tiết về chuyến hàng chuẩn bị cho việc vận chuyển Những
khẩu để biết rõ chi tiết về chuyến hàng chuẩn bị cho việc vận chuyển. Những thông tin cần tìm hiểu như: đặc tính, trọng lượng, thể tích của hàng hoa, thời
'ki/lui í li Ghi Qhu TCưilng -cân JÍ40@ OCỈIÓU luận tết nụhụệt
gian hàng sẵn sàng để giao... Trong một số trường hợp người cung cấp hàng xuất (Supplier) có thể chủ động liên hệ với Phòng giao nhận hàng không hoặc Phòng đại lý giao nhận theo chỉ dẫn của người nhập khẩu hoặc căn cổ theo quy định trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay trong L/C. Đổ n g thời, các nhân viên k i n h doanh (Sales) hoặc nhân viên dịch vụ khách hàng (Customer Service) bộ phận xuất cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng, lịch bay (Flight Schedule). Chi tiết này đôi k h i có thể do Đạ i lý hoặc nhà N K t ự lựa chọn hoặc do cán bộ khai thác giới thiệu và tư vấn cho họ. Đây là công việc quan trọng
đầu tiên k h i quyết định xuất một lô hàng vì với tư cách là người gom hàng và
người giao nhận cho nhà XK, ta vừa phải lựa chọn dịch vụ tối ưu vừa phải giảm được cước phí vận chuyển, vừa có thể rút ngắn thời gian của hành trình m à vẫn đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt và đảm bảo k i n h doanh có lãi. Các
phương án có t h ế lựa chọn là:
> T u y ế n đường bay thẳng (Direct Flight-Nonstop)
> T u y ế n đường qua một trung tâm chuyển tải (Transit Hub) của Đạ i lý giao nhận nước ngoài đế tiếp tục vận chuyển theo phương thổc gom hàng, hay hàng cần chuyển đến một nước m à Công t y và các hãng hàng không m à Công ty hợp tác chưa có c h u y ế n bay trực t i ế p tới nước đó nên có thể phải qua một trạm trung chuyến.
> T u y ế n đường theo c h u y ế n bay n ố i tiếp ( C o n n e c t i n g F l i g h t ) của cùng một hãng hàng không (thường là đế tiếp nhiên liệu).
b3) Căn cổ vào sự tư vấn của các cán bộ k i n h doanh, nhà X K sẽ t i ế n hành
chọn lựa và quyết định sử dụng dịch vụ vận tải của hãng hàng không nhất
định.
M ) K h i người X K thông báo hàng đã sẩn sàng giao cho Đạ i lý, các cán bộ kinh doanh có nhiệm vụ liên hệ với hãng hàng không đã được chọn để đặt chỗ trước (Booking Space) theo ngày g i ờ quy định để xuất hàng.
b5) Các cán bộ k i n h doanh đồng thời yêu cầu người g ử i hàng cung cấp
Thư chỉ dẫn (Letter o f lnstruction), Giấy chổng nhận xuất x ổ (Certiíicate o f Origin), Hoa đơn thương mại (Commercial Invoice) hay Hoa đơn c h i ế u l ệ
QÙJIIIJĨII CThị ĩĩhii TtkiCiui - cắn X40@ OCỈIÓU luận tết nụhụệt
(Proíoma Invoice), Bản kê chi tiết (Packing l i s t ) , Giấy phép xuất khẩu của Bộ Thương mại... tất cả những chi tiết có liên quan đến lô hàng để có thể hoàn thành thủ tục thông quan và ký phất vận đơn.
Sau đó các nhân viên k i n h doanh hoặc dịch vụ khách hàng chuyển toàn bộ những thông t i n làm hàng trên cho cán bộ hiện trường (Operation) để lên k ế hoạch, chuẩn bị làm hàng hợp lý phù hợp với tính chất, đặc điểm của lô hàng.
bó) Theo thòi gian quy định người gởi hàng đưa hàng ra sân bay hoặc phòng giao nhận cở nhân viên đến tận nơi đế lấy hàng (Pick úp) r ồ i đem hàng tập kết tại sân bay trước 2 ngày.
b7) Tại sân bay, Bộ phận hiện trường sẽ thực hiện việc t i ế p nhận hàng để chở (Acceptance for carriage), tổ chức bốc xếp, cân hàng, dán nhãn, kiểm hải quan hoặc k i ể m dịch động thực vật... cũng có k h i hàng đ e m về k h o cùa Công ty để đóng gói lại nếu cần thiết, cho thêm đá khô ( D r y ice) vào hàng đông lạnh... tuy theo tính chất lô hàng hay dịch vụ trọn gói đã chào cho khách m à bộ phận hiện trường có những bước thực hiện cụ thể.
• Trong thao tác này, nhiệm vụ của bộ phận hiện trường rất quan trọng, đòi h ỏ i phải có k i ế n thức chuyên m ô n nhất định về làm hàng hàng không, chỉ một sai sót nhỏ tại hiện trường cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như mất, thất lạc hàng hoa, chậm trễ hàng, bị phạt cụ thể như:
• Đố i với hàng đặc biệt như đồng đen, vàng, tín phiếu, t h i hài,v.v...phải dán nhãn đặc biệt và chú ý đến nơi đặt hàng.
• Đố i với hàng dễ hỏng, hàng tươi sống (Perishable Goods) như rau quả, hàng đóng lạnh...phải có kỹ thuật và phương tiện chuyên dùng ví như phải được hun trùng.
• Đố i với hàng nguy h i ế m (Dangerous Goods) như hoa chất, súng đạn, chất nổ phải có giấy chứng nhận được phép làm hàng nguy h i ể m do I A T A cấp.
'ki/lui í li Ghi Qhu TCưilng -cân JÍ40@ OCỈIÓU luận tết nụhụệt
• Đố i với hàng súc vật sống (Live animal) phải được chứa trong chuồng thích hợp, chú ý việc đảm bảo điều kiện sống trong suốt quá trình vận chuyển.
Ngoài ra nhân viên hiện trường còn phải nắm vững các m ã sân bay, thành phố (City & Airport Code) để việc gửi hàng được chính xác.
Bên cạnh đó cũng cần phải chú ý đến việc xác định khối lượng hàng. Trong n h i ề u trường hợp, đối với những lô hàng bình thường k h i k h ố i lượng thộc t ế cả bì (Gross weight) cũng là k h ố i lượng tính cước (Chargeable vveight). Tuy nhiên, đối với những lô hàng nhẹ nhưng cồng k ề n h c h i ế m thể tích lớn thì phải tính cước theo thể tích quy đổi ra khối lượng ( V o l u m e weight).
K h i việc cân hàng kết thúc, bộ phận hiện trường đưa cho cán bộ cân hàng (nhân viên hàng không) tờ phiếu càn hàng do hãng hàng không cung cấp để điền khối lượng hàng cân thộc t ế và ký xấc nhận.
Sau k h i hàng đã được kiểm hoa, khai báo hải quan (do người gửi hàng tộ làm việc với hải quan hoặc do bộ phận hiện trường thộc hiện nếu có yêu cầu và uy q u y ề n của người gửi hàng) và có xác nhận trên tờ khai hải quan thì cán bộ hiện trường cầm tò khai này đến cơ quan hải quan các cửa khẩu tại các cảng hàng không khâu xuất để thanh lý tờ khai, đóng dấu thộc xuất lên tờ khai và tờ cân hàng.
Bộ phận hiện trường gửi tờ cân hàng cho hãng hàng không để hãng hàng không lập vận đơn (Master A i r w a y b i l l ) , trên đó nguôi g ử i hàng (Shipper) là V I N A T R A N S , người nhận (Consignee) là Đạ i lý của V I N A T R A N S ờ nước ngoài. Đồ n g thời chuẩn bị những chứng t ừ cần t h i ế t g ử i theo lô hàng (Attached documents). Bộ phận hiện trường đến nhận vận đơn hàng không tại hãng hàng không, bản gốc dành cho người gửi hàng.
Cùng thời điểm đó, người lập vận đơn (thuộc bộ phận hiện trường) tại phòng căn cứ vào số liệu là hàng thộc t ế được g ử ivề t ừ bộ phận hiện trường ngoài sân bay và thư chỉ dẫn của khách hàng phải t i ế n hành hoàn chỉnh vận đơn gom hàng (House Airvvaybill) do V I N A T R A N S phát hành, trên đó người
'ki/lui í li Ghi Qhu TCưilng -cân JÍ40@ OCỈIÓU luận tết nụhụệt
gửi (Shipper) là nhà xuất khẩu V i ệ t Nam, người nhận (Consignee) là nhà nhập khẩu nước ngoài và giao một bản gốc cho người gửi hàng.
M ộ t công việc cũng hết sức quan trọng tại hiện trường là dán nhãn (Sticker) lên các kiện hàng g ử i đi. Có 2 loại nhãn : loại nhãn của Master Airway b i n và nhãn của House A i r w a y bin. Trên m ỗ i nhãn thường g ồ m có 3 mỏc:
• Số vận đơn (Nhãn của Master A i r w a y b i n g h i số Master Airvvay
bin, và nhãn của House A i r w a y bin ghi số House A i r w a y bin).
• Số kiện của lô hàng. • Nơi đi, nơi đến.
T r o n g lô hàng có bao nhiêu kiện thì phải dán bấy nhiêu chiếc nhãn. N h â n viên hàng không sẽ căn cứ theo Vận đơn chủ để t h u x ế p việc gửi hàng chính xấc. Để cho lô hàng có thể được xuất đi, trên nhãn của V ậ n đơn chủ phải có dấu của H ả i quan chứng tỏ lô hàng đã làm xong thủ tỏc. Ngoài ra còn có các loại nhãn đặc biệt khác dùng cho hàng tươi sống, hàng nguy hiểm...
b8) K h i hàng hoa đã được gửi đi, nhân viên dịch vỏ khách hàng bộ phận xuất lập tức viết thông báo hàng đi (Pre-alert/Pre-advice) g ử i cho Đạ i lý ở nước ngoài để họ có thể theo dõi, sắp xếp việc t i ế p nhận hàng từ hãng hàng không khi hàng đến và có thể giao hàng cho khách kịp thời. Đây là khâu đặc biệt quan trọng đối với hàng tươi sống, hàng mau hỏng, hàng có giá trị cao, hàng theo mẫu, hàng theo mùa...
Nội dung của một Pre-alert gồm:
• Số Vận đơn chủ, số kiện, số cân, hình thức thanh toán cước trả trước hay trả sau (Prepaid hay Collect), số hiệu c h u y ế n bay, ngày, giờ bay.
• Số V ậ n đơn gom hàng, số kiện, số cân, hình thức thanh toán cước trả trước hay trả sau...
• Tên hàng hoa.
'ki/lui í li Ghi Qhu TCưilng -cân JÍ40@ OCỈIÓU luận tết nụhụệt