1.2.5.1. Xác định mục đích của đào tạo
Mục đích của đào tạo là đầu tư ngắn hạn vào con người để thu được lợi ích dài hạn, phát huy tiềm năng của mỗi cá nhân, nhóm và tổ chức. Đào tạo nhằm cập nhật phương pháp và kinh nghiệm quản lý mới cho người lãnh đạo, giúp giải quyết các vấn đề của tổ chức, đồng thời hướng dẫn công việc cho
18
nhân viên mới. Thông qua đào tạo, chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, thu hút và phát triển thái độ tích cực trong đội ngũ nhân viên, tạo cơ hội cho sự thăng tiến của họ. Đào tạo để nâng cao năng suất lao động, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Xác định mục đích của đào tạo là xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Bao gồm những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ kỹ năng có được sau đào tạo, số lượng và cơ cấu học viên, thời gian đào tạo.
1.2.5.2. Lựa chọn hình thức đào tạo
Có nhiều hình thức đào tạo nhân lực, mỗi một hình thức có cách thức thực hiện, ưu, nhược điểm riêng mà các tổ chức cần cân nhắc để lựa chọn cho phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm về lao động và nguồn tài chính của mình.
Có hai hình thức đào tạo chủ yếu là đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc:
* Đào tạo trong công việc:
“Đào tạo trong công việc là hình thức đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ tiếp thu được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn” [8, tr.155]. Hình thức này bao gồm các phương pháp: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, đào tạo theo kiểu học nghề, kèm cặp và chỉ bảo, luân chuyển và thuyên chuyển công việc...:
Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cả một số công việc quản lý. Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và các chỉ dẫn tỷ mỷ, theo từng bước về cách thực hiện các tác nghiệp. Người học sẽ nắm được
19
kỹ năng công việc qua quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn chặt chẽ của người dạy.
Đào tạo theo kiểu học nghề: Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân.
Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này thường dùng để giúp cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho công việc trước mắt và công việc tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi hơn. Có ba cách kèm cặp là: Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp; kèm cặp bởi một cố vấn; kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn.
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện những công việc cao hơn trong tương lai.
Hình thức đào tạo trong công việc mang lại sự chuyển biến gần như tức thời về kiến thức và kỹ năng thực hành, cho phép học viên thực hành những gì mà tổ chức mong đợi ở họ sau khi đào tạo. Đào tạo trong công việc thường không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị đặc thù, đồng thời đào tạo sát với yêu cầu thực tiễn của tổ chức. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này có nhược điểm là lý thuyết được trang bị không có hệ thống, học viên có thể làm theo những kinh nghiệm hoặc thao tác không tiên tiến của người dạy.
20
*Đào tạo ngoài công việc:
“Đào tạo ngoài công việc là hình thức đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế” [8, tr. 157]. Đào tạo ngoài công việc bao gồm các phương pháp: Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp, cử đi học ở trường chính quy, các bài giảng, hội nghị hoặc hội thảo, đào tạo theo kiểu chương trình văn hoá, với sự trợ giúp của máy tính, đào tạo theo phương thức từ xa, đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm, mô hình hoá hành vi, đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ...:
Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp: Đối với những nghề tương đối phức tạp hoặc các công việc có tính đặc thù, thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng. Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện và thiết bị dành riêng cho học tập. Trong phương pháp này, chương trình đào tạo gồm hai phần: Lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết được giảng tập trung do các chuyên viên phụ trách. Còn phần thực hành được tiến hành ở xưởng thực tập do người giỏi tay nghề hướng dẫn. Phương pháp này giúp cho học viên học tập có hệ thống hơn.
Cử đi học ở trường chính quy: Doanh nghiệp cũng có thể cử người lao động đến học tập ở các trường dạy nghề hoặc quản lý. Trong phương pháp này, người học sẽ được trang bị tương đối đầy đủ cả kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực hành. Tuy nhiên, phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo.
Các bài giảng, hội nghị hoặc hội thảo: Các buổi giảng bài hay hội nghị có thể tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở một cơ sở bên ngoài, có thể tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chương trình đào tạo khác. Trong các buổi hội thảo, học viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm và qua đó, họ học được kiến thức và kinh nghiệm cần thiết.
21
Đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của máy tính: Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại ngày nay mà nhiều doanh nghiệp đang sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình được đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính. Phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần người dạy.
Đào tạo theo phương thức từ xa: Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng thông qua việc sử dụng các phương tiện nghe nhìn như đĩa video, cassette, phim. Phương pháp này không cần có giáo viên. Tuy nhiên có nhược điểm là thiếu sự trao đổi trực tiếp giữa người học và người dạy.
Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm: Phương pháp này bao gồm các cuộc hội thảo học tập, trong đó sử dụng các kỹ thuật như bài tập tình huống, diễn kịch, mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý hoặc các bài tập giải quyết vấn đề.
Mô hình hoá hành vi: Đó cũng là phương pháp diễn kịch nhưng các vở kịch được thiết kế sẵn để mô hình hoá các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt.
Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ: Đây là một kiểu bài tập, trong đó người quản lý nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một người quản lý có thể nhận được khi tới nơi làm việc và họ có trách nhiệm phải xử lý nhanh chóng, đúng đắn. Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hàng ngày.
Hình thức đào tạo ngoài công việc giúp học viên được trang bị đầy đủ và có hệ thống các kiến thức lý thuyết và thực hành. Tuy nhiên, hình thức này đòi hỏi phải có phương tiện, trang thiết bị riêng cho học tập, tốn kém và thường không sát với yêu cầu thực tiễn của tổ chức.
22
1.2.5.3. Thực hiện chu trình đào tạo
Chu trình đào tạo bao gồm các nội dung: Phân tích nhu cầu đào tạo; Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo; Thực hiện chương trình đào tạo; Dự tính chi phí đào tạo; Đánh giá chương trình đào tạo.
* Phân tích nhu cầu đào tạo
Phân tích nhu cầu đào tạo nhằm xác định mức độ cần thiết của đào tạo, khi nào, bộ phận nào cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào và bao nhiêu người. Nhu cầu đào tạo được xác định trên cơ sở phân tích nhu cầu tổ chức, nhu cầu cá nhân và nhu cầu công việc.
Phân tích nhu cầu của tổ chức: Xác định mức độ thích hợp của đào tạo với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, các nguồn lực sẵn có phục vụ cho đào tạo, sự ủng hộ của lãnh đạo và đồng nghiệp đối với hoạt động đào tạo.
Phân tích doanh nghiệp thực hiện mục tiêu ở mức độ nào, đánh giá chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức. Phân tích tổ chức bao gồm việc phân tích các tiêu thức như năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chi phí lao động, tỷ lệ vắng mặt, thuyên chuyển, kỷ luật lao động… sẽ giúp cho các nhà quản trị xác định những vấn đề cơ bản của doanh nghiệp và sự cần thiết phải đào tạo. Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, cần xác định được những chức vụ sẽ trống và cách thức chuẩn bị các ứng viên. Nếu áp dụng đề bạt trong nội bộ, cần có dự kiến chương trình đào tạo. Nếu áp dụng hình thức tuyển ngoài, cần nghiên cứu kỹ thị trường lao động và các biện pháp để có thể tuyển được nhân viên mong đợi. Trong phân tích, cần đánh giá tác động của vấn đề đào tạo không đầy đủ đến môi trường tổ chức.
Phân tích nhu cầu của cá nhân: Xác định điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Loại phân tích này chú trọng đến năng lực và các đặc tính cá nhân
23
của nhân viên để xác định xem ai cần đào tạo và những kỹ năng, kiến thức nào cần được lĩnh hội trong quá trình đào tạo. Xác định liệu thực hiện công việc không tốt là do thiếu các kỹ năng, kiến thức, khả năng hay do có vấn đề trong việc tạo động lực và thiết kế công việc, xác định sự sẵn sàng của người lao động với đào tạo.
Phân tích nhu cầu của công việc: Nhân viên cần có những kỹ năng gì để thực hiện tốt công việc? Xác định các nhiệm vụ, bước thao tác, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần được chú trọng để người lao động hoàn thành tốt công việc của mình. Loại phân tích này thường được sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc các công việc mới được thực hiện lần đầu đối với nhân viên.
Căn cứ vào các văn bản cho công việc và việc đánh giá tình hình thực hiện công việc, căn cứ vào cơ cấu tổ chức và kế hoạch về nhân lực, công ty sẽ xác định được số lượng, loại lao động và loại kiến thức kỹ năng cần đào tạo. Sau khi đã có thông tin về nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần xác định thứ tự ưu tiên cho các nhu cầu đào tạo. Thứ tự ưu tiên được xác định trên cơ sở mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và năng lực hiện tại của nhân viên.
Các phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo: Bao gồm phương pháp quan sát, câu hỏi điều tra, phỏng vấn, đọc tài liệu, phân tích thông tin sẵn có...
Phỏng vấn là phương pháp đơn giản và được sử dụng nhiều hiện nay. Người phỏng vấn sẽ trao đổi với nhân viên về những khó khăn trong thực hiện công việc, về nguyện vọng đào tạo của họ (kiến thức, kỹ năng, thời gian phù hợp, các hỗ trợ cần thiết từ phía doanh nghiệp...)
Câu hỏi điều tra cũng là một phương pháp thông dụng để thu thập thông tin về nhu cầu đào tạo, nhân viên sẽ trả lời những câu hỏi liên quan đến công việc, khả năng thực hiện công việc, nguyện vọng đào tạo được chuẩn bị sẵn trong bảng hỏi. Sự khác nhau giữa yêu cầu công việc và năng lực hiện tại
24
của nhân viên chính là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng nhu cầu đào tạo. Thông tin về nhu cầu đào tạo có thể thu thập qua việc quan sát thực hiện công việc của nhân viên hoặc nghiên cứu tài liệu sẵn có (kết quả đánh giá thực hiện công việc, báo cáo về năng suất, hiệu quả làm việc...)
* Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Xuất phát từ nhu cầu đào tạo để xây dựng chương trình đào tạo. Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn và bài được học, cho thấy những kiến thức và kỹ năng cần được học và học trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp.
Khi lựa chọn phương pháp đào tạo cần xem xét các yếu tố: Học từ kinh nghiệm hay học từ sách vở; Học các kỹ năng cơ bản hay kiến thức cơ bản; Mức độ phức tạp của nội dung; Quan điểm, thái độ của người học trong chương trình; Sử dụng kết quả khoá học; Nội dung học là khái quát hay cụ thể; Khả năng của người hướng dẫn; Quy mô của lớp học; Khả năng của học viên và thời gian khoá học.
* Thực hiện chương trình đào tạo
Vấn đề quan trọng trong giai đoạn thực hiện chương trình đào tạo là ở khâu phương pháp giảng dạy. Để đào tạo có hiệu quả, giáo viên cần được trang bị phương pháp lấy học viên làm trung tâm, dành nhiều thời gian cho việc thảo luận, trao đổi học tập lẫn nhau của học viên. Có thể lựa chọn giáo viên từ những người trong biên chế của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài. Để có thể thiết kế nội dung chương trình đào tạo phù hợp nhất với thực tế tại doanh nghiệp, có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp. Việc kết hợp này cho phép người học tiếp cận với kiến thức mới, đồng thời không xa rời với thực tiễn tại doanh nghiệp. Các giáo viên cần phải được tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chương trình đào tạo chung.
25
Số lượng học viên cũng là vấn đề lớn trong thực hiện chương trình đào tạo, thông thường lớp chỉ nên có tối đa 40 học viên để giáo viên có thể sử dụng các phương pháp giảng dạy tích cực như trò chơi, thảo luận nhóm, bài tập tình huống, đóng vai...
* Dự tính chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo quyết định việc lựa chọn các phương án đào tạo, bao gồm các chi phí cho việc học, chi phí cho việc giảng dạy.
* Đánh giá chương trình đào tạo
Đánh giá chương trình đào tạo là quá trình thu thập các kết quả cần thiết để xác định hiệu quả chương trình đào tạo. Mô hình bốn mức độ đánh giá kết quả đào tạo là: Sự phản ứng của người học; Kết quả học tập; Áp dụng kết quả học tập vào công việc; Tác động đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chương trình đào tạo có thể được đánh giá theo các tiêu thức như mục tiêu đào tạo có đạt được hay không, những điểm yếu, điểm mạnh của chương trình đào tạo và đặc tính hiệu quả kinh tế của việc đào tạo thông qua đánh giá chi phí và kết quả của chương trình, từ đó so sánh chi phí và lợi ích
