- 3 2Chứng từ gốc
02 31/12 Quyết toán chi phí SXC quý IV/2004 Công trình: Đờng Bảo lâm Mốc 23 và đờng Xuân
3.2.2.1 Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ, và nâng cao trình độ hạch toán kế toán bằng việc hoàn thiện công tác sử dụng phần mềm kế toán
kế toán bằng việc hoàn thiện công tác sử dụng phần mềm kế toán
Các Xí nghiệp, các tổ đội thi công do Công ty trực tiếp quản lý nên các chứng từ phát sinh ở cấp Xí nghiệp, tổ, đội đều đợc chuyển về phòng Kế toán - TC của Công ty để duyệt quyết toán.
Việc chứng từ kế toán đến cuối tháng, cuối quý mới chuyển về Công ty dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót trong quá trình kế toán.
Việc các chứng từ không hợp lệ, cũng nh những chứng từ chi sai mục đích vẫn đợc thanh toán càng làm cho khâu kiểm tra, kế toán chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ càng khó khăn. Vì vậy việc so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán là không chính xác, ảnh hởng đến các quyết định KD cho các cấp lãnh đạo Công ty. Thờng thì khi chứng từ phát sinh đều phải đợc kế toán cập nhật hàng ngày nhng do thực tế địa bàn hoạt động trải rộng, các công trình thi công ở nhiều vùng khác nhau nên việc hoàn chứng từ từ đội, Xí nghiệp rồi chuyển lên Công ty để duyệt quyết toán và tạm ứng thờng bị chậm trễ là điều không thể tránh khỏi. Việc hoàn chứng từ chậm là do công trình ở xa, điều kiện đi lại khó khăn, chi phí tốn kém.
Về điểm này, em xin kiến nghị Công ty nên yêu cầu các Xí nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định phải hoàn trả chứng từ, sổ sách kế toán về Xí nghiệp, để khi về Công ty quyết toán tránh những trờng hợp sai sót có thể xảy ra, công tác kế toán chi phí
sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp đợc đảm bảo đúng đắn với quy định. Vì vậy, cần phải nâng cao nghiệp vụ thu thập phân loại chứng từ của kế toán dới Xí nghiệp thành viên, đôn đốc việc hoàn chứng từ tại các Xí nghiệp xây dựng và đề ra các quy định chặt chẽ hơn.
* Về việc sử dụng phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán giá thành.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy ACSOFT 2000 để hỗ trợ cho công tác hạch toán kế toán. Tuy nhiên, do thực tế đơn vị đang thực hiện công tác khoán chi phí về các đầu mối sản xuất. Cơ chế khoán linh hoạt, có phần phức tạp do đó công tác kế toán trên các đầu mối kế toán thành viên tơng đối phức tạp.
Do đó phần mềm kế toán máy chỉ mới làm công tác theo dõi chi tiết cho một số tài khoản chi tiết tại phòng kế toán Công ty nh tạm ứng, các hộ phải thu nội bộ, kho vật t xuất ứng cho các đơn vị thành viên … cha đủ khả năng nhập và bóc tách chi tiết số liệu chi tiết cũng nh làm công tác phân bổ, kết chuyển chi phí giá thành…
Để giảm thiểu chi phí cho công tác kế toán và nâng cao trình độ hạch toán, cần chú trọng xem xét việc thống nhất hệ thống luân chuyển chứng từ theo yêu cầu của luật kế toán và phù hợp với các quy chế, quy định quản lý kinh tế của đơn vị, tạo cơ sở nâng cấp phần mềm kế toán